El equipo formado por Ibermática, Fucoda (empresa del grupo ONCE especializada en gestión documental) y HP ha desarrollado el proyecto de optimización del amplio parque de impresoras de la Organización Nacional de Ciegos Españoles. Las dos primeras en labores de consultoría e instalación, y la tercera aportando sus equipos más avanzados, entre las ellas han logrado reducir los costes de adquisición y uso y alcanzar un mayor control de la impresión corporativa de la ONCE.
Tras realizar un estudio del parque existente de impresoras en la ONCE, su Dirección Técnica de Sistemas de Información, junto al partner de HP, Ibermática, propusieron no sólo renovar los equipos obsoletos, sino afrontar un cambio en el modelo de gestión, encaminado a la mejora del servicio a los usuarios e identificación de potenciales ahorros. Este cambio ha pasado por una centralización y mayor control de la impresión en la organización, una garantía de confidencialidad en la impresión de los documentos, y la disponibilidad de equipos multifunción para todos los usuarios, que han visto mejorada la calidad del servicio, al mismo tiempo que se ha logrado una disminución del impacto ambiental.
Este plan de actuación ha dado como resultado una reducción del parque de impresoras en un 50% (-1.023 unidades) aumentando el número medio de usuarios por equipo (de 2,7 a 4,3), la renovación de 461 con mayor capacidad de procesamiento y velocidad, un ahorro de costes de impresión superior a los 200.000 euros, y una mejora en el servicio ofrecido a los usuarios gracias al despliegue de equipos multifunción: copias, digitalización, fax centralizado, etcétera, en más de la mitad de las impresoras nuevas. Esto ha supuesto también la retirada de centenares de escáneres y equipos de fax.
Accesibilidad y seguridad
Ante las posibles reticencias de los profesionales sobre la eventual pérdida de confidencialidad de los documentos al utilizar impresoras de red compartidas, se optó por implantar SafeCom, una solución que, gracias a la autenticación del usuario, permite que sólo él tenga acceso a sus documentos, quedando almacenados en la cola de impresión hasta que se acerque a uno de los equipos, indistintamente de dónde se encuentre dentro del edificio. El mismo software garantiza el almacenamiento adecuado de los documentos escaneados.
Por otra parte, y como muchos de los usuarios presentan deficiencias visuales, se les ha dotado de tarjetas de identificación dotadas con tecnología RFID (Radio Frequency IDentification) para facilitar su accesibilidad a las impresoras. ONCE también se ha beneficiado de la capacidad de personalización de la configuración de la pantalla, incorporando iconos a la pantalla táctil, de mayor tamaño y de más fácil visión, así como una plantilla supletoria marcada en braille.
Un nuevo modelo de gestión
Los nuevos equipos de impresión permiten poner en marcha todo un nuevo modelo de gestión, impulsando una serie de medidas destinadas al ahorro y a la eficiencia: impresión a doble cara por defecto; generalización de la impresión en blanco y negro, limitando el número de impresoras a color a una por cada centro; o el cambio en la gestión de los consumibles, como el tóner y los fusores, realizándose de modo centralizado, lo que permite una simplificación y un ahorro gracias a la compra central y unificada, al control de stocks y a la creación de umbrales de alerta.
Además, la nueva ubicación de muchos de los equipos, antes en los despachos y ahora en zonas comunes, ha supuesto también cambios en el mantenimiento, la supervisión técnica y el servicio de averías. Los usuarios contactan ahora con el centro de atención interno que, junto con Ibermática, controla la gestión de incidencias, las garantías y paquetes de extensiones, los cambios de fusores y la reposición de tóner.
Ahorros y eficiencias
Los equipos de HP cuentan con la certificación Energy Star, y posibilitan la reducción del consumo de energía en un 50% frente a impresoras de características similares gracias a tecnologías como ‘Auto-on / Auto-off’ y ‘HP Instant On’. Además, tienen un consumo menor tanto en tóner como en papel, emisiones de carbono reducidas y están diseñados para un futuro reciclaje.
El análisis de la información va a permitir a la ONCE dar un mejor servicio a sus usuarios, reubicando equipos donde su uso sea más eficaz, sustituyendo algunos por otros más ajustados al uso, así como la puesta en marcha de buenas prácticas y políticas de ahorro que permitan una política de impresión más eficiente. Y es que a partir de ahora se puede facilitar a la dirección de la organización datos sobre quiénes imprimen más, cómo se imprime y qué es lo que se imprime, y si con el servicio ofrecido se satisfacen sus necesidades.
