La Agenda Digital Europea considera el cloud como una herramienta fundamental para la modernización y mejora de las Administraciones Públicas. Consciente de ello, el sector público europeo ha empezado a trabajar en la implantación de tecnología en la nube.
Aun así, un reciente estudio publicado por RICOH asegura que el sector público, aunque es el más dispuesto a utilizar la tecnología cloud para compartir documentos[1], desconoce cómo sacar el máximo provecho del cloud. En cifras, el 52% de trabajadores sénior de este sector afirman que la adopción de “la nube” ha dificultado la gestión de documentos.
”Parece que el sector público no está maximizando los beneficios del cloud computing, como un acceso más fácil a la información, un mayor intercambio de conocimientos y una mejor agilidad de los negocios. Esto puede que se debe a que se cuenta con procesos de documentos desconectados, en los que el sistema, la tecnología y la forma de trabajar de las personas se ven de forma aislada; en vez de ser considerados partes iguales que necesitan trabajar de forma perfectamente integrada”, afirma Carsten Bruhn, Executive Vice President, RICOH Europe.
El estudio muestra que el 47% de las organizaciones del sector público usa el cloud para compartir documentos y que el 71% lo hace para permitir el acceso móvil a ellos. Sin embargo, mientras los trabajadores del sector público reconocen que las nuevas tecnologías les pueden ayudar a servir de forma más efectiva a los ciudadanos en la mayoría de los casos (69%) se invierte en nuevas tecnologías desconociendo la plena funcionalidad de los sistemas existentes.
“Cada vez más, los usuarios esperan que el sector público comparta información en formato electrónico y el cloud tiene un papel clave en la migración de documentación de formato papel a digital. Trabajando con un experto en gestión de documentos para realizar esta transición, el sector público puede estar seguro de que esta información será accesible siempre que sea necesario y en el formato correcto. La tecnología no obstaculiza, sino que facilita los flujos de información”, explica Bruhn.
“Uno de los retos particularmente importantes que afrontan las administraciones públicas es encontrar un equilibrio entre hacer que la información sea accesible y proteger los detalles confidenciales. Con revisiones regulares de los procesos de documentos se identificarán riesgos potenciales y oportunidades para mejorar y hacer más segura la compartición de documentos”, añade Bruhn.
El estudio también revela que el 83% de los trabajadores del sector público afirma tener acceso a algunos de los dispositivos más modernos, como smartphones y tabletas, pero que su uso se ve limitado por antiguos sistemas heredados. Por otra parte, existe una división entre la tecnología que se ofrece a los trabajadores de cara al público y la que se ofrece a los administrativos. Esta diferencia provoca potenciales cuellos de botella, duplicación de esfuerzos, retrasos en el acceso a la información a tiempo real y riesgos de brechas de seguridad.
También un 83% de los trabajadores públicos considera que los métodos de trabajo con los que lidia diariamente están obsoletos y les impide ser tan eficientes y efectivos como deberían. Pese a que el 52% piensa que la seguridad de su información es mejor ahora que en 2009, sólo el 44% se atreve a confirmar que sus procesos de documentos son seguros, por lo que el sector público se expone a riesgos de fugas de datos.
El Índice de Gobierno Documental de RICOH 2012, dirigido por Coleman Parkes Research por cuenta de RICOH, revela hasta qué punto las nuevas tecnologías están impactando a las compañías europeas en su forma de gestionar la información, particularmente los procesos críticos de documentos de negocios que sostienen operaciones como finanzas, recursos humanos y contratación. Las organizaciones encuestadas pertenecían a los sectores de educación, legal, servicios públicos/energía, salud, sector público, minorista, industrial y servicios financieros. El estudio revela que, ante los retos de una sociedad que usa cada vez menos el papel y una forma de trabajar más móvil, la gestión de estos procesos dentro y entre las organizaciones públicas es cada vez más compleja.
