LOS INICIOS. Complejidad inicial
Quizá, en un principio, el manejo de la facturación electrónica puede suponer un problema para las empresas. Sin embargo, Konica Minolta cuenta con herramientas que integran todo el proceso de gestión y facilitan el proceso desde la recepción de la tradicional factura en papel, pasando por su digitalización, hasta su envío, bien en formato digital o bien en papel.
Los beneficios son claros. La facturación mejora la relación entre la empresa y sus socios comerciales o clientes, así como los mecanismos internos de gestión (deberá destinar menos recursos de almacenamiento físico). Al mismo tiempo, es muchísimo más fácil y barato realizar copias de seguridad de toda la contabilidad, se agilizan los procesos fiscales, se restringe el acceso de manera realmente sencilla a los datos protegidos, se cumplen las normas ecológicas al reducir el uso de papel, etc.
De cara a la relación con los socios comerciales o clientes, la empresa podrá enviar la factura en cuestión de segundos. Además, al automatizarse el proceso de facturación, se garantiza un cero por ciento de error en los datos.
Algunos estudios indican que, en función del volumen de las empresas, el ahorro por concepto de administración de facturas (recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%.
Entre los motivos que hacen esto posible este ahorro se encuentran la oportunidad en la información, el ahorro de papel, la facilidad en procesos de auditoría, una mayor seguridad en el resguardo de documentos, una menor posibilidad de falsificación, la agilidad en la localización de la información, la eliminación de espacios físicos de almacenamiento y el aumento de la eficiencia en procesos administrativos.
¿Qué es la factura digital?
Definición
Es el proceso que permite convertir documentos de papel a formato digital a través del escaneo de los mismos, dotando de valor legal y fiscal a la imagen resultante de la digitalización. Este término ahora mismo se aplica a facturas, documentos sustitutivos y otros documentos
La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.
Marco Legal
ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación…
De está definición extendida en todo el mercado, se transmite tres condicionantes para la realización de e-Factura:
• Se necesita un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros)
• Es necesario una transmisión telemática (tiene que partir de un ordenador, y ser recogida por otro ordenador).
• Este formato electrónico y transmisión telemática, deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.
El artículo 3.3 de la Ley 59/2003 de 19 de diciembre define la firma electrónica reconocida como:
“la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma”.
Es decir, se tienen que dar tres condicionantes para que se de la firma electrónica reconocida:
• Que sea una firma electrónica avanzada
• Que esté basada en un certificado reconocido, siendo certificado reconocido aquél que “cumpla los requisitos establecidos en esta Ley en cuanto “a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes”.
• Que sea generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma, es decir, aquel que ofrece, al menos, las siguientes garantías:
– Que los datos utilizados para la generación de firma pueden producirse sólo una vez y asegura razonablemente su secreto.
– Que existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la generación de firma no pueden ser derivados de los de verificación de firma o de la propia firma y de que la firma está protegida contra la falsificación con la tecnología existente encada momento.
– Que los datos de creación de firma pueden ser protegidos de forma fiable por el firmante contra su utilización por terceros.
– Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba firmarse ni impide que éste se muestre al firmante antes del proceso de firma.” (Art. 24.3).
Por último y para que tuviera la facturación electrónica la misma validez legal que una factura en papel, se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor).
El proceso permite que los documentos electrónicos aporten el mismo valor probatorio que los de papel, de forma que no es necesario custodiar tales documentos. Es decir, se puede destruir los documentos en papel.
La base de datos y software que ofrece Konica Minolta permite acceder a los documentos instantáneamente y aportarlos en caso de auditoría o inspección tributaria.
Requisitos de todas las facturas
Adicionalmente, y como requisito de todas las facturas independientemente de cómo se transmitan, en papel o en formato electrónico, el artículo 6 del RD 1496/2003 que regula el contenido de una factura establece que los campos obligatorios de una factura son:
• Núm. Factura
• Fecha expedición
• Razón Social emisor y receptor
• NIF emisor y “receptor”
• Domicilio emisor y receptor
• Descripción de las operaciones (base imponible)
• Tipo impositivo
• Cuota tributaria
• Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)
Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basado en certificado reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.
Obligaciones legales para el expedidor
Reglamento sobre Facturación Electrónica
La Orden 962/2007, de 10 de abril, desarrolla determinada disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, que es el reglamento de facturación. Al respecto del consentimiento del destinatario, se encuentra recogido en el Artículo 2 de la citada Orden, donde dice que el consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito.
Conservación de copia o matriz de la Factura
Esta obligación se regula en el artículo 1 del RD 1496/2003, donde se especifica la obligación de expedir, entregar y conservar facturas.
También han existido dudas sobre si las facturas electrónicas pueden emitirse en copia o sólo se debe guardar la matriz. Al respecto la Agencia Tributaria lo ha aclarado en el borrador antes citado (Art. 5) con la siguiente definición:
“Se entiende por Matriz de una factura (…) un conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la generación de las facturas…”
Garantía de accesibilidad completa
Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa:
• visualización,
• búsqueda selectiva,
• copia o
• descarga en línea e impresión.
Esta es una obligación inherente a la conservación de las facturas por medios electrónicos que el legislador denomina acceso completo a datos, tratando de facilitar la auditoria e inspección de las facturas electrónicas. (Articulo 9 del RD 1496/2003)
Subcontratación a un tercero
Todas las fases anteriores pueden ser subcontratadas a un tercero, sin perder su responsabilidad.
Regulado en el artículo 5.1 del RD 1496/2003 el legislador deja claro en ese mismo párrafo que, aunque se permite la subfacturación a terceros, es el obligado tributario el responsable de cumplir todas estas obligaciones.
Ventajas de la facturación electrónica
Entre las muchas ventajas de la facturación electrónica se encuentran:
• Ahorro de costes.
• Mejora de la eficiencia.
• Integración con las aplicaciones de gestión internas, de la empresa.
• Optimización de la tesorería.
• Obtención de información en tiempo real.
• Reducción de tiempos de gestión.
• Agilidad en la toma de decisiones.
• Administración y contabilidad automatizadas.
• Disminución de costes de los documentos en papel.
• Control de acciones erróneas.
• Uso eficaz de los recursos financieros.
• Flujos de transacciones agilizados.
En el futuro será obligatorio para la facturación a muchas Administraciones Públicas.
Juan José Luque Ortiz. Business Aplications Manager. www.konicaminolta.es
