Una de las características del año pasado, en lo que a inversión en Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC) se refiere, fue la paralización de los grandes proyectos, sin embargo, a medida que ha avanzado 2010 y la economía se ha recuperado poco a poco, las empresas también han retomado ciertas iniciativas tecnológicas. En cualquier caso, de forma tímida, ya que, a escala mundial, la consultora Gartner predice un gasto en TIC para este año de 3,3 billones de dólares, sólo un 3,3 por ciento más que el registrado en el año 2009. Lo que es un hecho es que, al disponer de presupuestos más reducidos, las empresas deben examinar con sumo cuidado a qué partidas los dedican. En este sentido, prestar atención a proyectos que produzcan una elevada rentabilidad para el negocio es crucial y uno de ellos es, sin duda, mejorar la infraestructura de impresión de las organizaciones.
De este modo, si las compañías optan por utilizar servicios de impresión gestionados les será posible valorar y gestionar mejor el volumen de documentos que circulan entre sus diferentes departamentos y reducir al mínimo los costes de impresión, el acceso compartido y la actualización de tales documentos. De hecho, según la mencionada consultora Gartner, la implantación de una estrategia completa de servicios de impresión gestionados puede proporcionar un ahorro anual en costes de impresión de hasta un 30 por ciento. En este escenario, los proveedores de estos servicios ayudan a evaluar el volumen de documentos digitales y en papel; los procesos de trabajo relacionados y la tecnología que se emplea para la impresión. A partir de esa información, elaboran un plan de optimización que tiene en cuenta los hábitos de trabajo de los empleados, el volumen de impresión diario y el grado de preparación de la empresa para la implantación de los servicios de impresión gestionados.
Esta clase de planes incluyen recomendaciones de consolidación de recursos, ya que al consolidar equipos y eliminar los que tienen un mayor coste y una menor productividad como, por ejemplo, las impresoras de inyección de tinta de uso unipersonal, la eficiencia mejora en gran medida. En su lugar se pueden instalar equipos multifunción, que ofrecen unas funciones avanzadas y que contribuyen a automatizar los procesos empresariales que involucran un gran número de documentos. En este sentido, es reseñable que durante los últimos años, los proveedores han realizado grandes progresos en el desarrollo de estos dispositivos multifunción, de modo que actualmente existe un abanico amplio de soluciones que van desde los sistemas básicos que escanean, imprimen y copian hasta los equipos totalmente integrados que se pueden programar y personalizar para adaptarse a las necesidades específicas de cada organización.
Estos equipos multifunción ayudan a mejorar el flujo de trabajo digitalizando los documentos y son capaces de gestionar los documentos entrantes (es decir, escaneados), al mismo tiempo que digitalizan, indexan y dirigen automáticamente la información a servicios de gestión y almacenamiento electrónicos de documentos. Esto permite a los usuarios simplificar y automatizar la captura, el enrutamiento y el almacenamiento de toda la documentación. El software que incorporan habilita funciones como el cobro al usuario, el flujo de trabajo automatizado y el escaneo directamente a carpetas, la integración con sistemas ERP, la compatibilidad con sistemas de gestión de contenidos empresariales, servidores de correo electrónico o fax únicamente con pulsar un botón o deslizar una tarjeta de identificación. Se trata, en este caso, de dispositivos multifunción avanzados denominados «Sistemas multifunción inteligentes».
También es destacable que muchos servicios de impresión gestionados tienen la capacidad de aprovechar las aplicaciones de software personalizables para adaptar las funciones de los equipos a las necesidades de la empresa y mejorar el flujo de trabajo. De ahí que las plataformas abiertas de software supongan una gran ventaja, ya que permiten que las empresas saquen el máximo provecho de sus servicios de impresión gestionados, adaptando los dispositivos según sus necesidades específicas. Así, al igual que se puede personalizar el escritorio del ordenador para dar prioridad a las herramientas y archivos más usados, los desarrolladores pueden integrar los servicios de impresión gestionados con los recursos clave de información de la organización y personalizar la pantalla táctil del equipo de impresión de modo que se prioricen las herramientas más habituales.
Y es que, el tema no es baladí, ya que las actividades relacionadas con documentos pueden suponer hasta un 15 por ciento de la factura anual de una empresa. Por eso, la adopción de una estrategia de servicios de impresión gestionados y la mejora del flujo de trabajo son cruciales para conseguir un importante ahorro de costes.
Por otra parte, no hay que olvidar que los servicios de impresión gestionados benefician a todo tipo de organizaciones, independientemente de su tamaño. De este modo, además de las grandes ventajas que obtienen de la optimización de su gestión documental las grandes organizaciones, las pequeñas y medianas empresas también reciben grandes beneficios de las soluciones de gestión documental eficientes, sólidas y preparadas para el futuro. En cualquiera de los casos, la clave está en escoger la solución y el proveedor adecuados para cada situación, tarea que no es, por otra parte, sencilla. Sin embargo, precisamente, una buena elección permitirá a las empresas simplificar los procesos existentes, mientras que, por el contrario, una decisión equivocada puede encarecer los costes y complicar mucho las cosas. Así, algunos criterios para elegir al más adecuado serían que ofreciera servicios de consultoría y outsourcing para simplificar los procesos documentales y los costes asociados; analizar el uso de las tecnologías en las oficinas de cara a mejorar la productividad; gestionar los equipos y suministros de impresión, independientemente de quien sea el fabricante de éstos; y realizar, si procede, outsourcing documental que incrementara las ventas y los beneficios. En algunos casos, incluso lo más recomendable sería que la empresa se planteara un outsourcing de procesos de negocio y comunicaciones con ese proveedor, lo que le permitiría transformar sus procesos críticos de negocio, optimizando la gestión de activos como la información de forma eficiente, así como mejorar la efectividad de las comunicaciones con clientes y empleados. Y es que, tareas como, por ejemplo, la digitalización, el indexado, el almacenamiento y la recuperación de la información posibilitan la simplificación de la gestión de la información empresarial. Todo ello encaminado a una reducción de los tiempos y costes en los procesos de impresión.
En definitiva, invertir de forma inteligente en una infraestructura de impresión puede resolver muchos de problemas en una organización, siempre y cuando se facilite un acceso sencillo y seguro a la información y sea compatible con la infraestructura existente. Así, las empresas podrán descubrir el ahorro que los servicios de impresión gestionados representan y la mejora que producen en sus ratios de productividad, dejándoles más tiempo y dinero para centrarse en su principal objetivo: hacer crecer el negocio.
