Dentro de este planteamiento el sector tecnológico juega un papel fundamental, ya que los sistemas desarrollados en los últimos años consiguen a la perfección los dos principales objetivos que debe tener una buena acción empresarial: abaratar costes y aumentar la productividad. Motivación de equipos, reducción del gasto, implantación de nuevos planes de gestión,… todas ellas son acciones que, por separado, pueden generar un beneficio concreto, pero pocos proyectos de desarrollo consiguen por sí solos y de forma unilateral reducir los gastos de la empresa a la vez que aumentar la eficacia de sus trabajadores.
El 99% de esas acciones están relacionadas con la implantación de nuevos sistemas tecnológicos en un determinado entorno de trabajo. El desarrollo de esta industria y los continuos avances en i+d+i han puesto en marcha soluciones que, aplicadas a las empresas, producen un beneficio muy potente. Dicho de otro modo, aquella compañía que no utiliza todos los recursos que le ofrece la tecnología tienen muy pocas posibilidades de sobrevivir.
Las compañías punteras, sea cual sea su ámbito de actuación, suelen ser las primeras en ponerse manos a la obra con innovaciones que les ayudan a ser más competitivas y a mejorar los procesos de su día a día. No es cuestión de modernidad o imagen de marca, sino que es algo mucho más práctico y sencillo: desean mantener su posición de liderazgo, y tienen muy claro que es fundamental el conocimiento de estas medidas, y la implantación de aquellas que les puedan resultar más adecuadas a su actividad. En consecuencia, las empresas que teóricamente están por detrás en este sentido deben, si cabe, prestar más atención a este tipo de innovaciones puesto que en teoría su preocupación debe ser recortar ventaja a los competidores que van por delante.
Pongamos un sencillo ejemplo. ¿Se imaginan una compañía sin email? Puede sonar extraño hablar de email en los tiempos que corren, pero es un buen ejemplo comparativo, porque hoy día existen aplicaciones y desarrollos que pueden ya implantarse en una empresa y que, desde el primer momento, consiguen disminuir gastos y utilizar los recursos de la organización con un 100% de eficacia, tal y como ocurrió en su día con los sistemas de envío electrónico de mensajes (e-mail).
¿Para qué enviar cartas a través de mensajería cuando podemos hacerlo por email? Nadie pondrá en duda que el ahorro de dinero, tiempo y espacio es considerable, a la vez que aumenta la productividad de la compañía, ya que no es lo mismo tener a una persona dedicada a introducir cartas en sobres, cerrarlos y enviarlos, que enfocado a cualquier otra tarea.
Estas últimas líneas suenan hoy día a obviedad, pero hace algunos años hubo diferencias entre aquellas empresas que comenzaron a utilizar de forma habitual el email y aquellas que no, estableciéndose debates sobre la conveniencia de aprovechar los recursos de lo que en su momento fue un “nuevo servicio de mensajería y comunicación”, que revolucionó la forma de trabajar en las empresas.
Las diferencias entre una compañía que utiliza email y otra que no lo hace son tan claras que hoy día ni se plantean, puesto que si una organización iniciara su actividad sin esta herramienta reduciría su eficacia hasta tal punto que no podría competir con el resto y acabaría por desaparecer.
Como comentábamos, es dudoso que alguien se atreva a rebatir algunas de las ideas expuestas con anterioridad. Lo sorprendente es que hoy día, y gracias a los avances mencionados, tenemos soluciones que son capaces de producir diferencias tan claras como lo hizo en su día el email. El ser los primeros en detectarlas, estudiarlas e implantarlas marcará las empresas que son, o quieren ser líderes, y las que no. Es por eso que el responsable del área de sistemas tiene cada vez más importancia, ya que su habilidad para saber qué recursos son los que le posibilitarán estar por delante de la competencia, ubicará a la compañía en las primeras posiciones de la parrilla de salida.
¿Cómo detectar estos recursos? Es sencillo. Si implantando una determinada solución el grupo de trabajo gasta menos y produce más entonces habrá dado en el clavo.
Algunas compañías del sector tecnológico llevan años desarrollando estas soluciones de gestión que favorecen el aumento de la productividad a un coste menor, siendo el 2009 donde se han lanzado innovadores conceptos como el cloud computing o digitalización.Términos que durante muchos años se han ido gestando y perfeccionando, en 2009 se han dado a conocer y se ha iniciado su implantación, y para los que 2010 será su año.
De los conceptos mencionados llama la atención el de la digitalización, por generar una serie de beneficios de gestión muy potentes en prácticamente todas las acciones que se llevan a cabo en un entorno de trabajo, al igual que ocurrió en su día con el email, que modificó para siempre la comunicación interna y externa de una organización.
Para ser más gráficos, nos vamos a centrar en un caso muy concreto como es el de las facturas. Todas las empresas envían y reciben facturas (al igual que envían mails), pero no todas aprovechan los recursos que ofrece la tecnología para gestionar las funciones relacionadas con este tipo de documentos, de manera que unas empresas están siendo mucho más competitivas que otras. Estas diferencias se representan en cifras y hay que tener en cuenta que, por cada día que pasa, las compañías que están utilizando este tipo de recursos están avanzando más deprisa que las demás. Ventaja que a corto plazo parece mínima, pero que en tan sólo unos meses marcará la línea divisoria entre un proyecto de éxito y otro que no lo es.
Según datos de la consultora IDC, los trabajadores españoles invierten trece minutos en cada gestión realizada con facturas en formato papel. Un periodo que se ve drásticamente reducido con la utilización de soluciones de digitalización certificada de facturas, que disminuyen el tiempo requerido para esas mismas gestiones hasta en diez minutos, con la consiguiente diferencia de productividad entre las empresas que cuentan con sistemas de digitalización y aquellas que no.
De este modo, una compañía que ponga a disposición de sus trabajadores la digitalización de facturas estará ahorrando un tiempo estimado de 75 días anuales con un volumen de 300 facturas recibidas al mes. La empresa que no cuenta con estos sistemas está desperdiciando 160 horas de trabajo de sus empleados mensualmente, que bien podrían dedicar a otras labores que convertirían a la organización en un ente más productivo. Siguiendo con el ejemplo anterior, la empresa que recibe 300 facturas al mes necesita, aproximadamente, cinco metros cuadrados para almacenar documentos en papel, espacio que anualmente supone un coste para la empresa de unos mil euros de media.
Si una empresa competidora con usted cuenta con una solución de digitalización de facturas certificada, y la suya no, está en una clara desventaja. Está siendo mucho menos productivo, que es lo que más le debería preocupar, pero además está gastando más dinero y aprovechando menos sus recursos humanos, con lo que parece una incongruencia no ponerse ‘manos a la obra’ para implantar este tipo de soluciones, al no ser que se desee perder adrede la carrera empresarial y salir del mercado.
Otro factor que aporta valor en las soluciones de digitalización es la notable mejora de la seguridad, evitando pérdidas de información y con ello, eliminando riesgos para su negocio. La Administración ya reconoce legalmente la posibilidad de trabajar con facturas certificadas, con lo que es difícil encontrar una razón para no establecer este sistema de trabajo.
La alteración de los procesos habituales de trabajo o las supuestas molestias a los empleados por tener que modificar su forma de cumplir con sus tareas son algunos de los supuestos inconvenientes que esgrimen algunas organizaciones para retrasar la puesta en marcha de nuevos sistemas de gestión entre sus empleados. Esta es una actitud pasiva e imperdonable que en contextos económicos favorables se suple por la bonanza de la situación financiera, pero que en tiempos de crisis o exigencia económica deja fuera del mercado a una compañía.
Estamos por tanto en un momento muy exigente que requiere ser los mejores en todas y cada una de las facetas. Los desarrollos de la industria tecnológica ofrecen alternativas y soluciones a medida para rentabilizar cualquier proceso de trabajo. Tecnología que está al alcance de cualquier organización a un precio realmente competitivo, lo que es una oportunidad de crecimiento en tiempos de crisis, algo de valor incalculable que en el caso de la digitalización tiene un coste de implantación bien definido y unos beneficios también claramente marcados.
Ya hay empresas que no entienden cómo es posible que otras clasifiquen en carpetas sus facturas, pierdan varias horas al mes en la búsqueda manual de documentos, trabajen físicamente con ellos, pierdan espacio para almacenarlos y estén malgastando de forma sistemática dinero y recursos. En cierto modo, no valorar la implantación de soluciones de digitalización es como si hace años no hubiera comenzado a trabajar vía email… ¿se imagina trabajar sin e-mail?
