En un momento de crisis económica, contar con una adecuada gestión de cobros e impagos es más necesario que nunca. Muchos de los problemas de tesorería a los que se enfrentan las empresas vienen causados por falta de política de cobro sistematizada, y más aún, por la falta de un mecanismo estandarizado para la reclamación y recobro de facturas impagadas.
Para realizarla de forma eficiente, las empresas, especialmente aquellas que cuentan con un gran número de clientes, necesitan utilizar herramientas tecnológicas que les permitan automatizar y sistematizar los diferentes procesos y protocolos que se han definido para reclamar los impagos. En definitiva, el objetivo es que la empresa pueda recobrar una deuda de una manera ágil, flexible y con el menor coste posible.
La utilización de estas herramientas tecnológicas tiene como resultado una reducción drástica de las tasas de morosidad de la empresa, al tiempo que permiten incrementar la eficiencia de los recursos humanos del departamento financiero y reducir costes asociados a los procedimientos de recobro.
Desde un punto de vista de negocio, gestionar los recobros contando con estas herramientas permite optimizar el gasto financiero asociado al recobro, mediante la utilización de métodos automatizados y canales de reclamación de bajo coste (IVR, Internet, etc). La automatización y autogestión permiten reducir el coste de gestionar manualmente muchas de estas operaciones.
Además, se puede incrementar notablemente la flexibilidad en la toma de decisiones, y se mejora el índice de satisfacción del cliente, al evitarse errores, como dar de baja por error a un cliente y la rápida reconexión en caso de que esto suceda.
Business Intelligence
Como herramienta de “business intelligence”, estas herramientas permiten simular escenarios de recobros preventivos, en los que se hacen estimaciones del riesgo de impago asociado a un cliente en función de su forma de pago, o hacer una segmentación granular de la base de clientes en función de parámetros tales como el patrón de consumo, la facturación y el histórico de cobros.
Para que estas herramientas tecnológicas cumplan su objetivo es preciso que se adapten al máximo a los procedimientos de negocio, por lo que requiere una máxima parametrización por parte del usuario, así como la existencia de un motor de decisión que permita dotar a la aplicación de “inteligencia de negocio”. Gracias a ello, el usuario puede tomar decisiones con mayor agilidad.
Es también necesario que estas herramientas estén perfectamente integradas con los sistemas de CRM de la empresa. Toda la información requerida del cliente/cuenta debe ser requerida al sistema CRM o de facturación, para evitar así duplicidades y redundancia de datos. Cada elemento financiero se relaciona con una cuenta contable, que a su vez está integrada en el sistema ERP de la empresa. Estos elementos financieros van desde facturas externas a datos sobre el coste de la gestión de recobros por agencias externas
