Los duros ajustes a los que se han visto obligadas empresas y administraciones públicas nos han enseñado lo vital que, de cara al futuro, resulta adoptar hábitos de moderación en el gasto evitando recaer en prácticas de despilfarro o de falta de control.
Pese al actual clima de cauto o ansiado optimismo, la encuesta bianual Regus Business Tracker realizada a más de 10.000 compañías de todo el mundo, indica que un 59% de las empresas piensa todavía en disminuir sus gastos generales reduciendo personal. Por el contrario y para ahorrar en sus operaciones, el 41% restante piensa aplicar otros métodos más socialmente responsables, como las prácticas de trabajo flexible entre sus empleados y la mejora de la eficiencia de la organización.
Dentro de este último apartado, la tecnología y más concretamente determinados servicios de TI existentes en el mercado, pueden aminorar sacrificios realmente innecesarios con recetas como la Gestión Administrativa Digital, que consiste en trasladar al mundo electrónico o digital, técnicas y procesos basados hasta ahora en el papel, para crear una auténtica Oficina sin Papeles.
Se trata de una reingeniería de procesos cuyos objetivos van más allá de lograr ahorrar en la compra de las 3.000 hojas que consume de media al año un empleado, o de reducir los gastos asociados a la impresión o almacenaje (consumibles, electricidad, espacio, etc.). Su misión real es resolver también los inconvenientes implícitos en la gestión en papel de los procesos administrativos que, finalmente, se traducen en costes para la organización.
Baste señalar, que sumando ambos aspectos, los costes anuales de documentación de una compañía pueden suponer un increíble porcentaje de sus ingresos totales, llegando a oscilar entre el 5 y el 15%. Por el contrario, diversos estudios hablan de una reducción de costes, en este apartado, de entre el 40 y el 80% gracias la gestión documental digitalizada.
Algunos datos concretos para ilustrar cuán claras son las diferencias entre ambos tipos de gestión y cómo se llega a semejantes gastos y ahorros:
- Buscar un documento por el método tradicional ocupa varios minutos y un coste de unos 0,60 euros. Hacerlo a través de un sistema digital, comporta sólo medio minuto y casi ocho veces menos en costes.
- Un estudio de American Express revela que el 67% de los pedidos requiere factura física. El tiempo medio empleado para autorizar una factura es de 6,8 minutos y de 10,4 minutos para procesarla. Esto conlleva a un coste entre 10 y 20 euros por factura procesada incluyendo todos los factores ‘ocultos’ como el copiado, distribución, visado, recogida.
- Gestionar un expediente en un sistema administrativo basado en papel y someterlo a todas las fases posibles de su ciclo de vida dentro de la organización (entrada, procesamiento, salida, archivo y consulta) cuesta 12 veces más –en lo referente al aspecto de manipulación documental- que en un sistema digital total.
Pero también existen ventajas intangibles en la gestión administrativa digital, ya que comporta una superior fiabilidad y una mejora de los servicios que se prestan a clientes, proveedores o, en el caso de las administraciones públicas, a ciudadanos. Y lo que es más importante, se mejora la productividad y competitividad de la organización.
No obstante, para abordar la gestión administrativa digital debe realizarse una aproximación muy rigurosa, adaptándose al sector de negocio u organización (caso de las AAPP) al que se pertenezca y a su coyuntura, para tener en cuenta las necesidades específicas a través de una metodología contrastada. No hay que olvidar que se trata de transformar procesos aportando tecnología. No se trata de una solución, sino del camino hacia la reducción de costes y a un mayor beneficio global.
Y es que tanto en lo tecnológico como en lo organizativo, la gestión digital abarca conceptos y procesos tan diversos como digitalización, archivo legal con valor probatorio, expediente y documentos digitales, notificaciones fehacientes, intercambios reglados, gestión del conocimiento no basada en papel, teletrabajo, etc. En definitiva: trasponer a electrónico la gestión basada en documentos en papel, modificar la entrada, la salida y los documentos internos de manera que sean en formato electrónico, dar seguridad a los objetos electrónicos y fomentar la interoperabilidad entre partes y, por otro lado, potenciar el conocimiento corporativo basado en documentos electrónicos, el teletrabajo y el trabajo colaborativo.
Por ello, es necesario actuar por fases, fijando de antemano las prioridades y oportunidades de mejora a fin de obtener resultados inmediatamente medibles. Así, es aconsejable también iniciar el proceso de cambio allí donde pequeñas actuaciones producen grandes resultados sin requerir de mucha trasformación del negocio, técnicas de adopción del cambio y grandes inversiones o costosos despliegues.
En este punto, la ayuda de un equipo de consultores e integradores con las competencias necesarias, acompañada de un metodología basada en las mejores prácticas y el uso de las mejores herramientas del sector TI en lo relativo a la desmaterialización (digitalización), firma electrónica, archivo seguro con valor probatorio y trazabilidad, confianza digital y auditoría compuesta disposición segura y no recusable, y elementos que componen el ciclo papel pasado electrónico, etc., resultan de vital trascendencia.
Otras opciones existentes en el mercado permiten disfrutar también de los beneficios de la gestión administrativa digital en las modalidades de SaaS, externalizando la tecnología, y BPO, externalizando determinados procesos. Pero en todo caso, y en la actual coyuntura, el objetivo es que las empresas de avengan a meter la tijera a sus gastos. Y nunca mejor dicho.
