Una empresa es tanto más competitiva si es capaz de cumplir con las expectativas generadas, esto es, cumplir los plazos y niveles de servicio pactados. La automatización de procesos optimiza la toma de decisiones, permitiendo que los trabajadores se dediquen a la actividad primordial del negocio y, contribuyendo de este modo, a maximizar la gestión eficiente de los recursos de la empresa.
Atender de manera eficaz las demandas de mercado, ajustarse a las modificaciones soportadas por la regulación y no perder de vista los movimientos de la competencia obliga a las organizaciones, y en especial a las pymes, a desarrollar una buena estrategia de información empresarial.
Algunas de estas empresas optan por el desarrollo de soluciones de integración y automatización de forma interna para poder paliar la falta de personal y recursos. Esto les supone hacer frente a una inversión que a largo plazo no amortizan, ya que estas soluciones no cuentan con la profesionalidad y calidad que se obtiene con la externalización de este proceso.
Externalizar procesos de negocio es, en la mayoría de los casos, una decisión estratégica para el futuro de la empresa. Por eso, a la hora de hacerlo es muy importante encontrar el socio adecuado, que debe elegirse teniendo en consideración diversos aspectos como son: la propuesta de valor del socio, el coste, las garantías, los compromisos adquiridos por el proveedor y el asentamiento de un acuerdo de servicios satisfactorio para ambas partes.
Transparencia y simplicidad sin disparar costes. Una opción acertada para las pymes
Un problema muy cotidiano y que no sólo afecta a las grandes corporaciones es el incremento de los volúmenes de datos. A esto se suma también la necesidad de reunir todas las herramientas y todos los sistemas dentro de la infraestructura de la empresa e integrarlos para evitar multiplicidades innecesarias que restan eficacia a la empresa. Integrando procesos conseguimos: localizar e interpretar los datos dispersos, conexión entre los sistemas, definición y ejecución de los procesos de negocio desde cualquier aplicación o sistema de empresa, y capacidad para administrar y gestionar estos procesos de forma centralizada, así como monitorizar la actividad del negocio. Una solución de integración es, en definitiva, un mecanismo que impulsa la cooperación entre partners, proveedores y clientes sirviéndose de la unificación de los sistemas informáticos internos y externos.
El ERP constituye una alternativa interesante a la hora de integrar correctamente los procesos de negocio. Si bien es cierto que la adopción de este sistema por parte de pequeñas y medianas corporaciones había sido hasta hace poco muy escasa, en la actualidad, el lanzamiento de soluciones más económicas y conformadas específicamente para este tipo de empresas ha disparado su demanda.
Las soluciones ERP permiten la planificación y el control de forma integral de todos los recursos de la empresa (humanos, materiales, financieros o de información), facilitando una visión global que afecta a toda la empresa al margen de los límites funcionales (producción, contabilidad…) o departamentales (ventas, facturación…).
El sistema ERP suministra a cada empleado la información actualizada y pertinente necesaria para la toma de decisiones, el análisis del rendimiento del negocio y el cálculo de costes de cada operación. Se trata de una herramienta que otorga visibilidad a los procesos (incluso desde la web corporativa) permitiendo promover las acciones necesarias abortar las desviaciones que pudieran sucederse en cualquier momento.
Un sistema preconfigurado puede ser un buen punto de partida para las pymes que incorporen un ERP, ya que se ajusta perfectamente a sus necesidades y el coste disminuye de forma notoria al tratarse de soluciones paquetizadas y estandarizadas, específicamente diseñadas para ciertos sectores.
Son muchas las ventajas que presentan este tipo de soluciones paquetizadas para las pequeñas y medianas empresas, desde su precio y escalabilidad, pasando por su fácil implementación hasta su rentabilidad y especificidad. Podemos encontrar en el mercado este tipo de soluciones que ofrecen a la empresa la posibilidad de implantar una solución de gestión avanzada con gran adaptabilidad al futuro crecimiento de la empresa y que no supone un desembolso desorbitado.
El outsourcing de procesos se alza, pues, como una opción interesante para pymes. Aunque su aplicación práctica puede resultar problemática si no se elige el socio adecuado y no se determina con exactitud qué se va a externalizar y por qué, son innumerables los beneficios que a corto plazo puede aportar si todo el proceso se gestiona del modo apropiado. Siendo así, su implementación tendrá como resultado el incremento de la productividad, la eficacia y el control de costes para la empresa, sus socios y proveedores, lo que derivará en un rendimiento fiable y sostenido en el tiempo: La pieza clave para la supervivencia de la empresa.
Alfonso Ramos, director de Seidor Estrategias del Grupo Seidor.
