Conforme a esta Ley, los órganos de la Administración del Estado deberán disponer obligatoriamente de mecanismos que faciliten que ciudadanos y empresas puedan relacionarse con sus AA.PP. utilizando medios electrónicos para, entre otras cuestiones: conocer el estado de la tramitación de los procedimientos, obtener copias de documentos contenidos en ellos y obtener copia sellada de los documentos que presenten.
En esta Ley se regulan expresamente los requisitos de la copia electrónica, archivo y consulta de documentos y que tienen una relación directa con la Digitalización Certificada.
Pero, ¿qué es la Digitalización certificada?
Hasta que se aprobó la ORDEN EHA/962/2007, mediante la que se desarrollaron determinadas disposiciones referidas a facturación telemática y conservación electrónica de facturas, no había regulación que pautara la sustitución del papel, de dichos documentos, en soporte informático.
Por esto, la Digitalización Certificada fue la solución planteada para poder eliminar el papel, para que proveedores y clientes pudieran incorporar a los procesos electrónicos las facturas tradicionales, reemplazando por ley a la factura en papel a todos los efectos.
La digitalización certificada, que afecta, a facturas, documentos sustitutivos y otros documentos de naturaleza tributaria ha venido a promulgarse de la mano de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, y su objetivo es utilizar y trabajar electrónicamente con los documentos de la misma manera que se hace con el papel físico, dotando a este documento electrónico de la máxima seguridad a través de la firma certificada para sustituir a todos los efectos los originales en papel, de tal forma que éstos puedan ser destruidos garantizando la integridad de procedimientos y de la información asociada compatible con la facturación telemática a la Administración Pública.
Las principales ventajas que aporta la Digitalización Certificada son entre otras muchas: que otorga validez tributaria a las imágenes de las facturas y documentos sustitutivos, disminuye el tiempo en la captura y el acceso a la información, minimiza el riesgo de errores humanos, incrementa la seguridad y reduce el fraude, reduce costes de transporte, de custodia documental y de inversión (consumibles, fotocopias…), automatiza y agiliza el procesamiento de documentos y contribuye con el Medio Ambiente.
La digitalización certificada, exige el concurso de sistemas de digitalización previamente homologados por la AEAT. Estos sistemas homologados constituirán el núcleo central de posibilidades tecnológicas que podrán ser usadas por administraciones públicas y empresas para digitalizar cualquier otro tipo de documento del que se precise asegurar su eficacia jurídica una vez realizada su transformación de soporte papel a formato digital.
Aquellas organizaciones que deseen garantías jurídicas plenas sobre la información digitalizada, acertarán si evalúan los productos homologados por la AEAT, poniendo especial atención en los que posibiliten una digitalización certificada remota esto es, aquella que es capaz de realizar la transformación sin necesidad de que el usuario disponga de más equipamiento hardware o software que el que habitualmente utiliza en su cotidiano quehacer.
En julio del 2008, IPSA, homologó por la AEAT su plataforma Atril para la Digitalización Certificada de facturas y documentos tributarios. Este software aúna todos los requisitos necesarios y aporta un importante valor añadido al proceso de digitalización certificada de facturas.
¿QUÉ ES LA PLATAFORMA ATRIL DE IPSA?
ATRIL V4DC, esta compuesto de diferentes módulos necesarios para el traspaso de las facturas en formato papel a físico (ver gráfico 1).
Sus principales características son:
Una de las principales características que diferencian a la plataforma Atril® del resto es la posibilidad de digitalizar de manera certificada a través de la Web.
Además sus módulos se adaptan tanto a un crecimiento sostenido de la empresa, como a modificaciones repentinas y significativas en el volumen de información. Es además, totalmente integrable con aplicaciones de facturación electrónica de terceros.
Permite también, el procesamiento masivo de todo el ciclo de vida de los documentos, desde la digitalización y captura masiva de la información hasta el almacenamiento y consulta de los datos obtenidos. Este proceso respeta los requerimientos establecidos por la AEAT.
Atril V4DC dispone de un applet de digitalización que posibilita la captura de la documentación desde cualquier punto sin necesidad de instalación alguna y envía las imágenes digitalizadas y firmadas a un back-office para continuar con el resto del proceso.
Atril esta siendo utilizado por empresas que prestan el servicio de la gestión de facturas. A través de un portal Web, se da la posibilidad de que los clientes digitalicen sus facturas. Estas son enviadas a un centro de proceso de manera automática donde se verifica la calidad de las imágenes y se pasa un proceso de OCR para capturar de forma automática los diferentes campos de la factura.
El modelo que IPSA propone a través de su tecnología Atril, se basa en operar directamente con los documentos (electrónicos e imágenes de documentos físicos) y sus contenidos. De esta forma se trabaja con expedientes electrónicos en lugar de expedientes en papel, con un impacto mínimo para los usuarios, una mejorar radical del proceso y un considerable ahorro de costes de:
– Almacenamiento: Se elimina el coste del archivo físico hasta un 95%. El coste del material y la dedicación necesaria para la conservación del papel (1 hoja) se estima en 0,70€ y 15,5 minutos. Una empresa que gestione 10.000 documentos al año ahorraría 7.000 € y recuperaría 54 días de dedicación productiva.
– Transporte: Reducción de la movilidad de la documentación de varios días a online (disponibilidad inmediata). Ahorros en envío por correo postal estimados en 0,42€ por documento.
– Reducción de costes: Reducción del gasto de papel en la empresas. Según un estudio de IDC, cada trabajador imprime de media 31 páginas al día lo que supone un coste entre 400 y 1.200 €/año. Un documento se copia hasta 19 veces en la vida del mismo, con un coste asociado entre 40 y 420 €.
– Consulta: el tiempo de consulta de un documento electrónico es de 30 seg. Frente a los 4 minutos de un documento en papel. (Según estudio realizado por Andersen Consulting, Gartner Group y Unión Económica Euro).
– Calidad: Se mejora la calidad del servicio permitiendo reducir el tiempo de procesamiento de una tarea hasta en un 75%.
– Ámbito medioambiental: Los costes asociados al manejo del papel son elevadísimos. Sólo el ahorro que supondrían las aproximadamente 10.000 Tm de celulosa consumida serían equivalentes a 170.000 árboles y 20.000 Tm de CO2. Si sumamos los componentes que necesita el papel para cumplir su función: manipulación, impresión, distribución y almacenamiento llegaremos a la cifra aproximada de 0,7 €/documento.
–Ámbito jurídico: Si lo trasladamos al sistema judicial, veremos que un expediente es relevante, como mínimo a cinco elementos: la OJ, dos procuradores y dos partes personadas. El montante de los 8 millones de expedientes años generan, como mínimo, 32 millones adicionales. A una media de 250 folios son unos 8.000.000.000 de folios. Si sacamos los números que ya sabemos de árboles y Tm de CO2 … pues a calcular.
Sólo los expedientes “vivos” que inundan las oficinas judiciales suponen más de 2.000 millones de folios y una ocupación de 650.000 m2. Si a eso le añadimos las fotocopias que generan y los desplazamientos de las partes intervinientes para su consulta, sumaremos al coste intrínseco el de los millones de horas/hombre anuales y los costes de combustible y tráfico. Así podemos hacernos una idea del gasto, sobre todo ahora que sabemos que esa información podría estar en la punta de los dedos sin mucha dificultad.
