Redes complejas que integran múltiples aplicaciones, tecnología web, grupos de trabajo interconectados mediante intranets… Todas estas transformaciones experimentadas durante los últimos años en las actividades y procesos de trabajo han llevado a las empresas a la adopción de sistemas de workflow (flujos de trabajo) que permitan implantar modelos más flexibles, cooperativos y basados en el trabajo en equipo. En definitiva, aprovechar el conocimiento adquirido y responder a los cambios antes que la competencia.
Indalecio González, Director de SBS Seidor
Gracias a la automatización de procesos que antes estaban basados en papel, las organizaciones consiguen hoy significativos ahorros de tiempo y de dinero, accediendo a la información de forma ágil, sencilla y fiable. Los miembros de un equipo de trabajo necesitan compartir ideas y tareas, independientemente de su ubicación física o franja horaria; a través de un sistema de workflow, la cooperación mejora la eficiencia global de los procesos y se obtienen flujos escalables y reutilizables por todos los usuarios.
Los sistemas workflow utilizan un motor en el servidor de la red para “enrutar” los expedientes a cada usuario de negocio siguiendo las reglas de procedimiento previamente fijadas, integrando en el circuito de colaboración todo tipo de formularios electrónicos, acceso a bases de datos y aplicaciones ofimáticas. Con el workflow, cada individuo recibirá la tarea que le corresponde, al mismo tiempo que puede trabajar en cooperación con otros usuarios sin limitaciones de tiempo o espacio. Esta tecnología elimina el problema de los silos de información dentro de una organización –que entorpecen la toma de decisiones- y permite gestionar eficazmente el conocimiento.
Entre las características principales de un sistema workflow figura su capacidad para el diseño gráfico de los procesos, mediante mapas que definan los flujos de tareas de principio a fin; la capacidad para asignar funciones (contemplando posibles excepciones); la monitorización, utilizada por los supervisores para resolver incidencias y prever futuras necesidades; la creación de estadísticas sobre cada proceso; y la conexión con sistemas de gestión documental en los que el usuario pueda hallar todo tipo de documentos de interés para realizar la tarea encomendada. Generalmente, existirán dos tipos de aplicaciones: una para la administración, con capacidades para el control de versiones, el diseño de roles y grupos de trabajo o la generación de informes y estadísticas, entre otras; y la aplicación cliente, con una interfaz entre el usuario y el sistema de workflow. Algunos de los módulos que pueden estar aquí presentes son el visor de procesos, el visor de datos o el monitor de costes (el usuario sólo accederá a aquellos procesos para los que tenga autorización).
Para los objetivos empresariales, las ventajas de la tecnología workflow se manifiestan en diversos frentes: desde el incremento de la productividad y de la satisfacción de los clientes a una significativa reducción de costes, un mayor control sobre los procesos o la flexibilidad para adaptarse a las normativas legales y los movimientos de la competencia.
Explotar al máximo cada recurso
Específicamente, la tecnología de flujos de trabajo reduce los ciclos temporales de cada proceso, mejora la capacidad de respuesta de la organización y evita los errores e imprecisiones asociados a las tareas manuales. Además, diversas tareas pueden ser realizadas de forma simultánea (no así en los procesos basados en papel) y la carga de trabajo se reparte continuamente según los recursos disponibles. En resumidas cuentas, estos sistemas garantizan que las tareas sean ejecutadas en el menor tiempo posible, siempre por las personas indicadas para ello y representando el orden fijado.
La optimización de los flujos de trabajo se obtiene al vincular a las personas, la información y los procesos en un mismo entorno de colaboración. Así, se acelerará la llegada al mercado de los productos comercializados por la empresa y se alcanzarán retornos sobre la inversión más altos y atractivos para el negocio. La aceleración en el time-to-market se debe a que los usuarios de negocio comparten la información en tiempo real, ponen en marcha los procesos simultáneamente siempre que sea necesario y, de este modo, el cumplimiento de los plazos de trabajo es más fácil y eficaz, puesto que existe un mayor control sobre el proceso global llevado a cabo. Gracias a la tecnología de colaboración, es posible responder con mayor rapidez a las nuevas exigencias de los clientes, así como realizar un análisis más certero sobre el efecto (desde el punto de vista de los costes, el tiempo requerido para los procesos de ingeniería, etc.) que un cambio determinado tendrá sobre el negocio.
La eliminación del papel en el funcionamiento, por otro lado, elimina los errores manuales y mejora la calidad global. Puesto que los usuarios recibirán electrónicamente o se conectarán con un repositorio central en el que estén almacenadas las últimas versiones de cada documento, todas las partes que intervengan en un proceso estarán permanentemente coordinadas y podrán trabajar en un entorno muy seguro, con controles de acceso y perfiles de uso. Asimismo, los sistemas de workflow permiten a las compañías monitorizar e identificar los cuellos de botella, especificando las fechas límite para determinadas tareas en particular y para el proceso en general. Los responsables podrán así visualizar qué tareas están pendientes, en qué punto se encuentra el flujo de trabajo en curso, realizar los cambios oportunos directamente y resolver las incidencias antes de que el problema se haga crónico.
El bajo coste de implantación de este tipo de soluciones –unido a su rápido ROI- es otro de sus grandes atractivos. Las soluciones workflow lo que consiguen fundamentalmente es elevar el índice de éxito de los productos de una compañía, al afinar múltiples aspectos que van desde su promoción a su distribución o las prestaciones innovadoras que lo diferencien de la competencia.
Todas estas capacidades contribuyen a una toma de decisiones basada en una perspectiva global de los procesos de trabajo de la compañía, teniendo en cuenta la estacionalidad en un momento determinado y a lo largo del tiempo, gracias al manejo de información histórica. Cuando estas soluciones se conectan con otros sistemas de gestión (relaciones con los clientes, gestión de la cadena de suministro, etc.), se consigue una constante actualización de la información, así como su distribución a la persona indicada y en el momento adecuado. Los errores y aciertos del pasado quedarán grabados en cada proceso de trabajo para repetir únicamente las estrategias de éxito y ofrecer al mercado lo que demande en cada momento.
Una nueva cultura empresarial que apueste por el cambio
La adaptación tecnológica de las empresas exige, en primer lugar, una nueva cultura empresarial que combata la tradicional resistencia al cambio. La lucha por su consolidación en el mercado y los intentos por mantener e incrementar su competitividad han obligado a las empresas a buscar soluciones de gestión eficaces, tanto en términos operativos como de costes. Los distintos departamentos de la empresa (finanzas, ventas, logística, recursos humanos, marketing…) necesitan estar comunicados, acceder a las mismas fuentes de información e, inexorablemente, integrar los distintos sistemas para alinear la tecnología con los objetivos del negocio. La meta consiste en compartir información, evitar las tareas duplicadas y eliminar actividades de escaso valor para el negocio.
Para ayudar a las empresas en esta transformación en la forma de trabajar, la consultora tecnológica –que cuenta con la experiencia obtenida en otros despliegues y que basa su trabajo en prácticas estandarizadas- podrá ayudar a los usuarios a involucrarse en el proceso de implementación y puesta en marcha del sistema. Por otro lado, a medida que el estado del arte de estas tecnologías avance, la empresa evolucionará con ellas gracias a la permanente actualización de su socio tecnológico.
Una plataforma de TI bien construida y adaptada a su negocio permitirá a la empresa adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado, analizar el comportamiento de sus clientes para ofrecerles el servicio más adecuado y aportar innovación al mercado.
