Los directivos de las empresas suelen preguntarnos con frecuencia cómo iniciar un proceso de transformación digital. En un primer análisis, el tránsito parece ser largo y requerir mucha implicación; y los cambios, drásticos y trascendentales. Es por ello que solemos recomendar a las empresas que vayan avanzando con firmeza, pero dando pequeños pasos. Pero ¿en qué se traduce eso en lo que respecta a la gobernanza de las TIC y la gestión de las inversiones? ¿Cómo podemos hacer pequeños cambios incrementales a partir de hoy mismo si repercuten inmediatamente en ámbitos tan fundamentales y que requieren tanta precaución y responsabilidad?”
Lo que hace que la gobernanza de las TIC y la gestión de inversiones resulten un ámbito particularmente complejo es cómo se gestionan estos ámbitos en las empresas plenamente digitalizadas, que transmiten la sensación de sacrificar control y responsabilidad, precisamente los pilares de este ámbito, para gozar de una mayor agilidad. Este es un error habitual. Al contrario que la preplanificación necesaria de los modelos tradicionaes, una gestión digital ofrece mayor control y responsabilidad si cabe; simplemente sus mecanismos nos resultan muy diferentes.
La gobernanza de las TIC debe cambiar para alinearse con la transformación digital. Las políticas tradicionales, que estructuran el trabajo en torno a proyectos de gran escala; el diseño y aprobación de propuestas de negocio y la gestión en torno a planes rígidos, resultan lentas y limitan la capacidad de innovación. En un entorno digital como el actual, en el que reinan la incertidumbre, la complejidad y unos cambios vertiginosos, ya no resulta posible confiar en los supuestos en torno a los que giran las propuestas de negocio. Pero, sin embargo, el deber fiduciario y la necesidad de control de los ejecutivos siguen siendo imperantes.
La gobernanza de las TIC debe cambiar para alinearse con la transformación digital
A la hora de cambiar las políticas de gobernanza y control, creo que todo se puede condensar en cuatro objetivos clave y hay pasos que cualquier empresa puede empezar a dar hoy mismo para alcanzarlos.
1. Reducid la escala de vuestras iniciativas
Las grandes iniciativas son arriesgadas y requieren demasiado tiempo. Dada la incertidumbre y la rapidez con la que se producen los cambios en el mundo digital, es de esperar que, en el plazo que la empresa requiere para completar un proyecto de gran escala, sus necesidades hayan cambiado considerablemente. Es por ello por lo que las empresas deberían valerse de la nube y de la filosofía DevOps para agilizar su trabajo y obtener resultados partiendo de conjuntos pequeños de necesidades. En el mundo digital, aspiramos a acelerar los ciclos de comercialización (o de obtención de valor para aplicaciones internas) y a obtener impresiones rápidamente para saber si lo que estamos diseñando cumple realmente con nuestros objetivos.
Para empezar a pivotar hacia iniciativas más pequeñas, lo idóneo suele ser mantener las iniciativas en curso como están e intentar reducir la escala de uno o dos proyectos que estén en fase de propuesta. Si fuera necesario, podemos fragmentar una gran idea en sucesivas fases, que presupuestaríamos de forma independientemente. Lo importante es que cada fase del proyecto debe ofrecer funcionalidades perfectamente operativas para los usuarios. En función de los resultados comerciales de cada fase del proyecto, podremos decidir si asignar presupuesto o no para la siguiente.
Personalmente, recomiendo que el objetivo sea limitar nuestras iniciativas a proyectos que puedan hacerse efectivos en un plazo no superior a los seis meses.
2. Reducid vuestros tiempos de puesta en marcha
Reflexionemos un momento sobre los tiempos de puesta en marcha desde el estadio de concepto al de solución plenamente funcional. Pensemos en todo el recorrido: desde que se plantea la idea original hasta que la idea tiene un impacto material sobre la empresa. Delinead bien todo el flujo del valor. Una vez tengáis una perspectiva completa, trabajad agresivamente para reducir esos plazos.
En una empresa convencional, estos procesos suelen incluir unificar la idea con otras similares para conformar un proyecto, preparar una propuesta de negocio, someterla a los procesos de gobernanzas de inversión oportunos, crear un pliego de requisitos técnicos, aprobar el proyecto, reunir los equipos que lo harán posible, desarrollar y testear el software, formar al personal que lo usará y poner la funcionalidad en marcha. Con las técnicas informáticas de las que gozamos hoy en día, es posible acelerar todos y cada uno de estos pasos.
3. Empezad a terminar
En el mundo digital, el producto terminado (que ya reporta algo al negocio) es el elemento de referencia del progreso realizado. En el mundo digital, las funcionalidades solo conocen dos estados: terminada o incompleta. Gracias a la nube y la filosofía DevOps, resulta posible finalizar una funcionalidad informática de pequeña escala rápidamente y pasar a continuación a la siguiente.
En este sentido, recomiendo montar un poco de andamiaje, por así decirlo. El equipo que comenzará a finalizar las cosas debería contar con ciertas herramientas técnicas: una, la capacidad de desplegar infraestructura en la nube; dos, una «zona de aterrizaje» segura en la nube y, tres, todas las herramientas y procesos DevOps que permitan realizar todo el ciclo de producción. Os animo a que intentéis reproducir esto en la escala más pequeña que os sea posible.
4. Centrad vuestro planteamiento en torno a resultados e hipótesis
En el modelo tradicional solíamos organizar la gobernanza en torno a pliegos de requisitos. El problema de todo ello es que los resultados comerciales de un pliego de requisitos técnicos son altamente imprevisibles.
Lo que solíamos llamar «requisitos» no eran sino la hipótesis. Como toda hipótesis, hay que ponerla a prueba. Si demuestra ser válida, es decir, si hay pruebas palpables de que crear la funcionalidad nos ayudará a alcanzar nuestros objetivos, entonces continuaremos invirtiendo para desarrollarla. De no ser así, dejaremos de desarrollarla y nos podremos plantear otros «requisitos». Con esto conseguimos dos cosas: una, reduciremos los riesgos de estar desarrollando soluciones que no tendrán el impacto que esperamos y, dos, evitaremos un exceso de funcionalidades. Esto nos permite ahorrar costes y reducir riesgos.
Estos cuatro pasos serán los pilares de vuestra visión a largo plazo y los primeros pasos que deberéis dar para alcanzarla. Cada uno de ellos os permitirá experimentar y os brindará mecanismos de bajo riesgo para hacerlo. ¡Venga, ponedlos a prueba!
