La presencia de los usuarios en las redes sociales es masiva. Si bien no están en todas, se puede afirmar que la práctica totalidad de ellos están conectados a al menos una red social. Son muchas empresas las que también utilizan las redes sociales pero muchas veces la utilización de las mismas, o de parte de sus empleados se puede volver en su contra. Así que podríamos decir que estar en ellas requiere saber manejarlas, saber al público al que se enfrentan (los seguidores, por muy fan que sean de una determinada marca siempre están al acecho de los errores que pueda cometer el Community Manager de turno) y por supuesto, ofrecer algo útil y no estar presente por el mero hecho de que “hay que estar”.
Las redes sociales pueden además convertirse en un aliado perfecto para incrementar la productividad de los empleados y, sobre todo, mejoran las ideas que se puedan de su uso. Esto es lo que aportan principalmente las redes sociales internas: la colaboración entre distintos empleados y departamentos hacen posible la aparición de nuevos productos o el desarrollo de estrategias adecuadas para la empresa que de otra forma serían prácticamente imposibles de desarrollar o laminarían de forma drástica la productividad empresarial puesto que habría que realizar constantes reuniones entre diferentes miembros de la plantilla de distintos departamentos para poder plasmar esas ideas en realidades. Así que las redes sociales, en este sentido, favorecen la productividad. Pero, ¿cuáles son las ventajas reales?
El crecimiento exponencial de la web 2.0 y sus distintas manifestaciones como las redes sociales están transformando la manera de hacer negocios, ya que suponen un cambio radical en la relación con los clientes, pero también con otros colectivos como los propios empleados, partners o proveedores. La colaboración con los clientes es crítica para cualquier organización, y la capacidad de comunicar con mayor eficiencia tanto interna como externamente constituye un diferenciador esencial, ya que vivimos un cambio de paradigma en la atención al cliente, que ha pasado de reactivo a proactivo. Como apunta, Antonio Conde, director de Colaboración en Cisco, “a través de estas interacciones bidireccionales, las organizaciones pueden optimizar las relaciones con sus clientes de forma inmediata, responder a sus demandas proactivamente, buscar clientes potenciales, preparar próximos lanzamientos de producto, incrementar la oportunidad de venta y gestionar la imagen de marca. Así, el principal reto de la empresa española consiste primero en entender este cambio de comunicación y comportamiento social, diseñando después una estrategia para poder aprovechar su potencial, y finalmente adoptando herramientas que permitan simplificar y optimizar el uso de las redes sociales”.
Las redes sociales son herramientas que potencian la transparencia de las compañías, acercan productos, servicios y marcas al mercado y viceversa, y favorecen la recepción de feedback procedente de clientes, usuarios, seguidores, fans… Para Patricia Fernández Carrelo, VP Marketing de Zyncro “mediante procesos de comunicación naturales y con infinidad de posibilidades en cuanto a formatos y técnicas innovadoras, los departamentos de marketing y comunicación pueden conocer mejor la realidad del mercado en el que operan; los departamentos de soporte, atender incidencias y recoger propuestas; los departamentos comerciales, conectar con sus clientes actuales y potenciales; y los de selección, detectar talento de una manera más ágil y eficaz. Podemos hablar por lo tanto de beneficios relacionados con la mejora de los resultados del negocio: permiten vender más y mejor, o retener a clientes al ofrecer una atención más cercana y dinámica, y de beneficios internos al favorecer la detección de nuevo talento. Asimismo, generan información que después puede ser gestionada y explotada por medio de los sistemas corporativos para la toma de decisiones de negocio, tanto soluciones de Business Intelligence, como sistemas de venta on-line u otras redes sociales internas”.
MD Marketing Digital es una empresa argentina con presencia en arios países de habla hispana. Entre otros proyectos, trabajan en todo lo relacionado con las redes sociales. Para Claudio Heilborn, CEO de MD Marketing Digital, “los beneficios que aportan las redes sociales al ámbito empresarial son muy variados. La característica común que deben de cumplir las redes sociales en cualquier empresa se centra, desde mi punto de vista, en la accesibilidad. El consumidor o cliente final debe de notar la cercanía de la empresa, del proveedor de servicios o del profesional y percibir la capacidad de comunicarse directamente con él. Desde el punto de vista de la empresa, la red social debe de ser el canal, desde donde se comunican los valores que quiere transmitir a su público. Antes de la llegada de las redes sociales a las empresas existía una comunicación unidireccional, ahora es multidireccional. No solamente es el empresario el que habla de la empresa. El consumidor interactúa, aporta su opinión, que por otra parte es compartida y validada, o no, horizontalmente por otros usuarios del producto o clientes de la empresa formándose lo que llamamos “comunidad online”.
Productividad
Uno de los puntos negativos que arrastran a las redes sociales es la reducción de productividad en una empresa. Fruto del desconocimiento, son numerosas las empresas que tienen restringido el acceso a determinadas redes, para impedir que se reduzca la productividad de los empleados. La realidad no es siempre así. Más bien al contrario. Así por ejemplo, Christian Menda, director regional de OpenText asegura: “En nuestra opinión ocurre al contrario, siempre y cuando se incorporen capacidades y aplicaciones sociales a los procesos de negocio de forma segura y en cumplimiento con la política de la empresa. Contar con las herramientas adecuadas para ello es fundamental y su uso cultivará la cultura colaborativa, lo que sin duda fomenta la productividad, la agilidad y la innovación”. Lo mismo afirma la ortavoz de Zyncro que considera que “Si se hace un uso con sentido de las redes sociales, no, de hecho… todo lo contrario. Si consideramos las redes sociales como solución para la detección de nuevas oportunidades de negocio, de candidatos, de aprendizaje y autoformación… Se tratan de una herramienta más de trabajo, de canales de comunicación multidireccionales, como el e-mail u otras páginas de internet pero más eficaces, que permiten interaccionar mejor con nuestro target y facilitar la operativa del día a día en muchos casos. Si las utilizamos con objetivos personales para nada relacionados con nuestro desempeño profesional generarán una reducción de nuestra productividad. Si en cambio las explotamos para mejorar nuestros resultados pueden suponer un arma profesional muy potente. De hecho, podríamos afirmar que si una empresa no da acceso a sus empleados a las redes sociales podría hacerlos menos competitivos que aquellos que sí lo están”.
Así que se puede llegar a la conclusión de que el uso de las redes sociales en una empresa es, en la mayoría de los casos positiva, y muy al contrario, no sólo no reducen la productividad, sino que la llegan a incrementar. Y es que, “La contribución de los empleados a la hora de amplificar el mensaje o los comunicados que la empresa quiere promocionar en las redes sociales es fundamental, aunque dichos mensajes deben estar alineados y seguir una estrategia. Así, es fundamental reforzar la concienciación de los empleados con la importancia de la cultura empresarial, ya que según el Informe Cisco Connected World Technology Report el 66 por ciento de los jóvenes de la Generación Y (menores de 30 años) creen que las empresas no deberían controlar las actividades on line de sus empleados, y aunque dos de cada cinco consultados señalan que sus empresas prohíben usar los dispositivos corporativos para actividades personales, cuatro de cada cinco (casi el 80 por ciento) admiten que no siempre obedecen esta política”, apuntan desde Cisco.
Los riesgos
¿Existen riesgos en el uso de las redes sociales? No es arriesgado que un empleado esté lanzando tuits que pueden afectar a la reputación de una empresa. Están a la orden del día casos de CMs que han perjudicado claramente a la empresa por un simple comentario, que en un principio debería pasar desapercibido. Pero las redes sociales son un altavoz, y detrás de cada mensaje lanzado no se sabe muy bien qué es lo que puede ocurrir. Y lo que es peor, una vez lanzado el mensaje, no sirve de nada borrarlo: el daño se ha producido. Pero como asegura el CEO de MD Marketing Digital, “el mundo ya es online, lo contario seria como ocultar el sol con las manos… ¿No es mejor intentar fomentar la participación, la opinión? Obviamente si la empresa tiene debilidades, estas serán expuestas en el mundo online. ¿Pero podríamos evitarlo? Mi respuesta es que no, que es inevitable y que debemos participar de la charla tratando de orientarla y de enfocarla, moderando y haciendo de contención de aquel que está en desacuerdo o que se sienta de alguna manera mal tratado por la empresa o que sienta que nuestra empresa está en deuda con él. Esto inevitablemente sucede, lo que hay que intentar es encauzar el tema para que no estalle y se convierta en el efecto bola de nieve, magnificando la situación y generando mucho más “ruido”. Antonio Conde, director de Colaboración en Cisco considera que “Para las empresas, el gran reto en las redes sociales es conseguir que todos los empleados de la organización que participan en conversaciones sobre la empresa sigan unas políticas, mejores prácticas y estrategias integradas y coordinadas. Para ayudar a lograr este objetivo, Cisco ofrece cursos de formación en Social Media y consultoría personalizada a nuestros partners de canal, con el fin de ayudarles a provechar los beneficios de la comunicación social. Algunas claves para que esta actividad no suponga un riesgo son que los empleados deben entender bien quién es su audiencia -y para ello hay que seguir su actividad- y lo que les gustaría compartir con ella, estableciendo un plan de Social Media”. Casi en la misma línea se sitúa Patricia Fernández Carrelo, VP Marketing de Zyncro: “Gracias a la evolución actual de las empresas hacia entornos más transparentes y más cercanos a sus empleados (motivados en gran parte por la incorporación de redes sociales internas, de las que más tarde hablaremos), se están generando relaciones de confianza mutua en las que es más fácil contener situaciones de fuga de información. Lo principal para que no se produzcan estas “fugas de información” es la concienciación y la transmisión clara y directa a todos los colaboradores de que la información es algo que pertenece a la organización y que como tal, se debe manejar, y por supuesto, tratar los posibles malestares de cualquier empleado ante situaciones conflictivas internas. Si aun con todo esto no fuera suficiente, actualmente existen modelos de control de la privacidad y la confidencialidad que se gestionan en la incorporación de los trabajadores a la organización que pueden garantizar la privacidad de la información interna de las compañías. La clave radica, y en el fondo siempre ha sido así, en contar con gente comprometida y honesta en la organización y esforzarse en conseguirlo”.
Aparte de lo que puedan hacer los empleados, ¿deberían implementar las empresas medidas de seguridad? ¿Dónde se encuentran los principales riesgos? Desde Fortinet, su director general Acacio Martín ofrece una serie de consejos sobre lo que debería hacer una empresa: La organización necesita asegurar el control de su infraestructura de TI tan pronto como sea posible. En este sentido el administrador del sistema debe:
– Asegurar el acceso de entrada y salida a la red corporativa, la implementación de un sistema MDM (Mobile Device Management) no es suficiente. Es una estrategia peligrosa el confiar en una única tecnología para hacer frente a los retos en seguridad. La estrategia debe proporcionar control granular externo sobre usuarios, aplicaciones y dispositivos.
– Restringir el uso de la intranet a aquellos usuarios que traten de conectarse desde una red no segura. Si es posible, ofrecer sólo un acceso del tipo “visitante de la red” pero no a la intranet de la compañía.
– Instalar VPNs
– Cifrar los documentos confidenciales
– Monitorizar el uso de la red ante cualquier actividad sospechosa
– Educar a los usuarios para que no compartan cuentas personales y profesionales, no accedan a links de emails o SMS y limiten la instalación de aplicaciones
Otra empresa de seguridad Trend Micro, en voz de Jorge Hormigos, senior sales engineer, señala que “primero, las empresas deben tener una estrategia de seguridad que haga frente a este problema y establezca claramente cuál es la política de la empresa. Lo siguiente es concienciar a los usuarios de los riesgos de estas redes. El usuario sigue siendo el punto más débil y vulnerable. Para evitar las fugas de información, se deben emplear soluciones que permitan el control de fugas de información, bien desde el propio puesto de trabajo o en el perímetro de la organización. Las soluciones perimetrales de protección de acceso a Internet permiten tener control del tipo de información que intercambiamos y forzar políticas de empresa. Debemos elegir soluciones que sean capaces de entender las aplicaciones de redes sociales y poder hacer control sobre ellas”
Redes Internas
Para fomentar la productividad muchas empresas empiezan a montar sus propias redes sociales. Son las denominadas redes sociales corporativas. Unas empresas apuestan por montar la suya propia y otras se aprovechan de infraestructuras como Yammer o Zyncro. Y es que, Los empleados actuales esperan trabajar de una manera diferente, con herramientas que les hagan sentir más conectados, en un reflejo de cómo interactúan en su vida personal. Según un estudio realizado por Ipsos, encargado por Microsoft, el 82% de la población que participa en el mundo online se conecta a través de redes sociales (Twitter registra más de 350 millones de tweets al día y el 25% de las llamadas internacionales se realiza a través de Skype).
Asimismo, según este estudio, un 45% de los trabajadores españoles considera que realizaría mejor su trabajo si en sus empresas apostaran por el uso de las herramientas sociales. Esta cifra sitúa a España a la cabeza de Europa, donde la media es de un 27%, por delante de países como Francia (17%) o Alemania (22%).
Las redes sociales corporativas se están convirtiendo en la nueva piedra angular de la comunicación y la colaboración en el lugar de trabajo y cambiarán la manera de trabajar de los empleados. Microsoft responde a este cambio de mentalidad de los trabajadores con Yammer, que mejora el compromiso de los empleados, aumenta su productividad y hace que la organización esté más conectada, al tiempo que mejora la relación con clientes y partners.
“Además de capacidades de colaboración, Yammer ofrece una experiencia de integración única con soluciones corporativas que muchas empresas ya tienen, como Office, SharePoint, Dynamics CRM y en breve Lync/Skype. Ese es un gran valor diferencial”, señala Óscar Mozo, responsable de Yammer en la división de Office de Microsoft Ibérica. “De la misma forma que el correo electrónico fue un revulsivo y aceleró el ritmo de los negocios en los años 90, las redes sociales corporativas serán el motor que transforme el espacio de trabajo y la forma de trabajar en los próximos años”, añade.
La otra plataforma que triunfa en el mercado es Zyncro. La idea original de esta compañía, nacida en 2008 en el laboratorio tecnológico del Grupo Inspirit, se convirtió en realidad en 2009 al consitutirse la sociedad Zyncro Tech. Lo que en principio era una sencilla solución de sincronización de archivos es ahora una potente herramienta empresarial que potencia la productividad, la colaboración y la motivación de los empleados dentro de las organizaciones. Así que su portavoz no puede más que lanzar alabanzas de las ventajas que ofrecen plataformas como la suya: “Las ventajas son tan amplias como modelos de negocio existen en las empresas. Abarcan desde la mejora y aumento de la colaboración y comunicación entre empleados, colaboradores, proveedores, franquicias, etc. de manera sencilla y rápida; pasando por el ahorro en costes derivados de la gestión de la información, gracias a que permiten acceso instantáneo a las novedades y el conocimiento corporativo evitando silos de información, almacenan y ponen a disposición de sus usuarios documentación siempre actualizada y accesible, ayudan a reducir el número de horas invertidas en reuniones…. Impulsan la unificación de estilos en equipos deslocalizados; mejoran los procesos de resolución de conflictos o análisis de la competencia, entre otros; facilitan la gestión de ideas y la innovación; son herramientas de soporte a la venta directa e indirecta y a la atención al cliente; potencian el sentimiento de pertenencia y la adhesión a la marca; y un largo etcétera. Los riesgos, si existen, se derivan normalmente del miedo y el desconocimiento de las posibilidades del uso de este tipo de herramientas. Por ello, lo más importante a la hora de tomar la decisión de incorporar una solución así es que el líder del proyecto o el directivo tenga muy claro cuál es el objetivo de negocio que quiere mejorar con el uso de una red social interna, para qué se va a utilizar. Con esta premisa bien definida, los riesgos se minimizan, puesto que se podrán tomar las medidas oportunas para comunicar bien su objetivo y que los usuarios empleen la herramienta en esa línea y no otra”.
Cisco también es uno de los principales ejemplo en la constitución de redes sociales corporativas gracias a Cisco Quad y Cisco WebEX Social. Su portavoz cree que “Estas herramientas refuerzan la cultura organizacional, pero para que sean verdaderamente efectivas debe existir un compromiso por parte de los trabajadores que integran la empresa. Cisco fue pionera en el uso interno de redes sociales corporativas, primero con la plataforma Cisco Quad y después con Cisco WebEx Social. Ambas nos han permitido integrar voz, vídeo y redes sociales en un mismo espacio de trabajo, de forma que nuestros empleados han aprendido el potencial de las redes sociales dentro de la organización para después aprovechar las ventajas de esta nueva forma de interacción al trasladar la experiencia a nuestra relación con los clientes, partners y proveedores”. No sólo eso, sino que este directivo señala que “la principal ventaja (de este tipo de redes) es que proporcionan un espacio para compartir, colaborar y participar en la construcción de la cultura de la organización, además de impulsar la creatividad y la innovación. Los empleados pueden conectar con rapidez con los equipos de trabajo y los recursos que necesitan para desempeñar su trabajo, facilitando la colaboración con independencia de la ubicación y todo controlado de forma centralizada, escalable y segura. Además, sirven de plataforma de aprendizaje para luego aplicar la comunicación en redes sociales públicas”. Por su parte. Claudio Heilborn, CEO de MD Marketing Digital, asegura que “La ventaja, si es lo buscado, es estar aislado del público en general, solo se comparte con los miembros de la comunidad. La comunicación corporativa puertas adentro es algo que en muchos casos no se busca compartir y puede desear ser estanca. El riesgo obviamente es que los empleados compartan la comunicación interna en sus propias redes sociales abiertas. Hoy todo esta interconectado, no hay más verdaderos compartimientos estancos, por más trabas que pongamos siempre dependemos de la buena voluntad o del acatamiento de las indicaciones de no compartir públicamente”.
Seguridad
Podría parecer que en este tipo de redes internas la información se encuentra más segura que si se comparte en Facebook. El hecho de ser redes cerradas da, al menos, esa sensación de seguridad. Pero la realidad, también aquí es distinta. Desde TrendMicro se insiste en que “debemos controlar la fuga de información, la propagación de malware por estas redes y el uso indebido de las mismas. Además, al ser servicios de redes sociales propios, ha que tener en cuenta la seguridad del propio servicios y servidores que ofrecen este servicio. Hay que tener en cuenta que al usar una red social propia, podemos controlar mucho mejor la fuga de información, pero también debemos ser conscientes de que se convierten en una vía de ataque de ingeniería social mucho más efectiva. Al ser un servicio interno ofrecido por la propia corporación, podemos bajar las defensas y ser más susceptibles de aceptar contenido de alguien que conocemos”. Patricia Fernández Carrelo, VP Marketing de Zyncro que las medidas de seguridad en este tipo de redes son sencillas. En su opinión, “las medidas de seguridad son las mismas que en los sistemas tradicionales de gestión de la información, pero dado que favorecen la aportación de todos los miembros de la organización, es importante definir desde el principio una serie de pautas de uso, una guía de criterios editoriales y, si fuera necesario, por compliance de la organización, implementar funcionalidades de moderación de mensajes, limitación en la difusión de los datos o de puntos de acceso a la información. Todo va en función de la cultura y política corporativa de cada empresa y del grado de privacidad que quiera establecer. No obstante las redes sociales internas son mucho más seguras que las genéricas, pues toda la información pertenece a la organización, es completamente configurable a nivel de privacidad, y en el caso concreto de Zyncro, se cumple toda la normativa legal vigente para salvaguardar la seguridad de los datos”.
En definitiva, parece que en los próximos años serán este tipo de redes sociales por las que más apuesten los entornos empresariales. Para muestra, un botón: Un estudio de MyObserver revela que, aunque su repercusión ha aumentado en un 153% respecto al año anterior, aún se desconoce el verdadero potencial de las redes sociales corporativas. Según este informe, ahora más que nunca es necesario desmitificar barreras y construir oportunidades en torno al valor real de la colaboración entre empleados. Por este motivo, no solo los responsables de TI deben concienciarse sobre las ventajas de las redes sociales corporativas, también han de hacerlo los directores de Recursos Humanos.
Por otro lado, Gartner, en su “Magic Quadrant for Social Software in the Workplace”, publicado el pasado mes de septiembre, sitúa a Microsoft como líder absoluto, gracias a SharePoint y Yammer.
El pasado verano, Microsoft realizó una inversión de 1.200 millones de dólares en Yammer, demostrando así su compromiso con esta revolucionaria herramienta colaborativa. La compañía finalizó su tercer trimestre del ejercicio fiscal registrando un crecimiento del 259% en ventas de Yammer.
Gestión de proyectos con Social Business
Antonio Ramírez, Director de Marketing de Konica Minolta España
Los equipos de proyecto suelen estar formados por miembros de diferentes países / departamentos / ciudades, y cada proyecto implica varios socios técnicos. Los representantes de ventas tienen el deber de vigilar los proyectos desde cerca para asegurar la satisfacción del cliente. Además, la cultura de la empresa es que todos los empleados puedan ser conscientes de los logros de los demás.
La Red Social Corporativa es una herramienta que permite satisfacer las necesidades anteriormente descritas. No obstante, para que su funcionalidad sea total, y que todos los trabajadores puedan aprovechar todo el potencial de estas plataformas hay una serie de recomendaciones a tener en cuenta.
Creación de Grupos de proyectos: Para cumplir con los requisitos que exige un proyecto, los grupos se crean dentro de la Red Social Corporativa de manera que sólo los participantes del proyecto puedan acceder. Toda la documentación pertinente se comparte en estos grupos y cualquier cambio se publica automáticamente en el muro de actividad del grupo. En un vistazo, los miembros obtienen una visión general de la labor de cada uno de sus miembros.
Intercambios y flujos de información en el muro del grupo: Cualquier miembro puede comentar una actividad y crear discusiones dentro del grupo de proyectos. Los problemas complejos se resuelven en un tiempo récord cuando se discuten a través de un hilo de información en el muro, en vez de a través de un hilo interminable de emails.
Creación de grupos para los gestores del proyecto: Cada proyecto también cuenta con un grupo de gestores que sigue una estructura específica y que contiene la documentación confidencial e importante: la definición de las necesidades del proyecto, la monitorización del mismo, los costes, diagramas de Gantt, peticiones de cambios del cliente, etc. Estos grupos se comparten entre todos los gestores de proyectos y permiten que cualquiera de estos gestores pueda tomar las riendas del proyecto en caso de indisponibilidad del gerente principal.
Además, otra de las funcionalidades de las Redes Sociales Corporativas es que permiten gestionar los niveles de relación del equipo del proyecto con fuentes externas, a través de diversos métodos.
Información sobre el progreso del proyecto en el muro de la empresa: La comunicación durante el desarrollo del proyecto se realiza directamente en el muro de la empresa. Así todos los miembros son informados de la situación en cada momento. Los departamentos de ventas, marketing y gestión pueden asegurarse que los requisitos específicos se han tenido en cuenta sin esperar a la finalización del proyecto.
Intercambio de enlaces internos con el cliente: La comunicación con el cliente no se queda atrás. Mientras que algunos prefieren que se les añada directamente a la Red Social Corporativa, otros clientes prefieren la comunicación exclusivamente por correo electrónico o Skype. Para ellos, se están incorporando sistemas de enlaces públicos, que se pueden convertir en privados con una contraseña y fecha de caducidad. Estos links son un enlace a la última versión de los documentos, que se puede compartir fácilmente con el cliente.
Colaboración de los miembros de la empresa externos al proyecto: La Red Social Corporativa permite a los trabajadores que no participan de forma directa en el desarrollo del proyecto, la opción de colaborar en él. Por ejemplo, un usuario puede comenzar una discusión acerca del proyecto en su muro personal, donde será visible a todos los que le siguen, y así poder recibir consejos y opiniones de sus compañeros.
Workflow de aprobación: Dentro de cualquier proyecto es importante que se puedan realizar aprobaciones o denegaciones de las distintas fases del proyecto, o de los documentos u otros. Por ello, las Redes Sociales Corporativa incorporan cada vez más funcionalidades que permiten aprobar de forma rápida y desde cualquier parte, cualquier ítem del proyecto.
El éxito creciente del uso de las Redes Sociales Corporativas como herramienta de colaboración en proyectos se debe a su facilidad de uso y navegabilidad, y a una correcta implantación dentro de la organización, adaptada a la filosofía y estructura de la misma.
La Empresa Social
Christian Menda, director regional de OpenText Iberia
Es un hecho que el espacio de trabajo está en plena evolución. La oficina tradicional está siendo reemplazada por un entorno en el que los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar y momento y con cualquier persona. El correo electrónico ha sido un sistema habilitador para este nuevo entorno, pero a lo largo del tiempo ha demostrado algunas limitaciones. Era necesario un nuevo enfoque para soportar la naturaleza cada vez más virtual del espacio y los equipos de trabajo.
Ya son muchas las organizaciones que hoy en día está reduciendo su dependencia del email y aumentando el uso de herramientas inspiradas en las aplicaciones social media de consumo y que están diseñadas específicamente para la colaboración. Aplicaciones como Facebook, Twitter, la mensajería instantánea e incluso las salas de chat proporcionan un modelo mejor para compartir, informar y conectar que el correo electrónico. Este cambio es parte de un movimiento más amplio dentro de las organizaciones en el que la tecnología se usa para crear entornos de trabajo más abiertos, sociales y colaborativos. Se trata de un cambio de paradigma.
Este movimiento, al que podemos denominar la empresa social aprovecha la innovación – las redes sociales, el microblogging, las tecnologías de búsqueda social, los smartphones y el cloud computing- para permitir que los empleados trabajen de forma más colaborativa y eficiente en los entornos virtuales de trabajo de hoy en día. Las ventajas para las organizaciones son claras: productividad y agilidad.
Los beneficios de ser social
Ser una empresa social no se trata de tener simplemente un perfil en Facebook y una cuenta de Twitter, sino de utilizar herramientas de redes sociales con el objetivo de que la información fluya por toda la organización tanto entre el personal interno como externamente con los proveedores, clientes y socios. Este tipo de herramientas permite a los empleados establecer conversaciones productivas a través de blogs, comunidades y foros, creando una relación más estrecha tanto con los clientes, como con partners y proveedores.
Los beneficios de la adopción de tecnologías sociales en las empresas parecen claros y por ello su adopción va en aumento. Forrester estima una tasa de crecimiento compuesto anual de los productos de software que soportan la empresa social del 61%. La consultora predice que este mercado – aplicaciones y plataformas social media – alcanzará los 6.400 millones de dólares en 2016, en comparación con los 600 millones de dólares en 2011.
Podemos resumir en tres los beneficios que la tecnología social aporta al negocio. Éstos son: la colaboración, no sólo internamente, sino también con partners y clientes; el impulso de las conversaciones y las conexiones a través de la organización; y la mejora de la efectividad del negocio al permitir una medición más precisa de áreas como el marketing o el I+D.
Una solución completa
A pesar de las expectativas y la abundancia de productos en el mercado, el desarrollo de una estrategia social media para el negocio puede resultar todo un reto. Muchas organizaciones eligen incorporar aplicaciones social media como soluciones individuales, en ocasiones incluso desarrolladas internamente, lo que puede resultar muy costoso en cuanto a inversión y tiempo, y también arriesgado desde la perspectiva de la seguridad y el cumplimiento de normativas.
Es más, aunque los beneficios de la empresa social son claros, vale la pena enfatizar que el fin no es convertirse en social, per se. El objetivo es utilizar las innovaciones en social media y los avances tecnológicos relacionados, como la movilidad y el cloud computing, para lograr cumplir de forma más eficiente los objetivos de negocio y mitigar al mismo tiempo el riesgo.
El reto de convertirse en social pasa por un enfoque unificado. Es importante apostar por aplicaciones flexibles y fáciles de utilizar, que se puedan desplegar y adoptar rápidamente y que incluyan capacidades de colaboración, analítica web y social, portales y cumplimiento, con el fin de que la empresa pueda “socializar” sus procesos de negocio. En definitiva, se trata de integrar las capacidades de control de la información con aplicaciones de colaboración social y compartición de ficheros similares a las de consumo personal, con el fin de ofrecer a los usuarios las mejores formas de colaborar y relacionarse, pero sin comprometer la seguridad y los requerimientos en cuanto a cumplimiento de normativas de la empresa.
En definitiva, la principal consecuencia de la rápida adopción de los medios sociales es que somos criaturas sociales que preferimos hacer negocios con gente que con compañías impersonales. Queremos conectarnos con otras personas y oír sus experiencias para tomar decisiones. Y esta tendencia aumenta aún más entre los empleados y consumidores jóvenes. De hecho el 86% de los Millenians (Generación Y) señalan que el contenido generado por los usuarios es un buen indicador de la calidad de una marca, servicio o producto, y mucho más fiable que lo que diga la propia compañía.
Las empresas pueden convertir esta tendencia en una ventaja mediante la utilización de herramientas sociales que impulsen las conversaciones entre los clientes y entre los empleados. Por un lado, se trata de ayudar a los clientes a sentirse más comprometidos, más conectados, en definitiva más fieles; y por otro ofrecer a los empleados la posibilidad de encontrar a las personas y la información que les ayude a desarrollar su trabajo más eficientemente.
Social Business: ¿el email tiene los dias contados en las empresas?
Ignacio González Ortega, CEO Gadesoft
Los medios sociales están cambiando la forma en que interactuamos en nuestra vida personal y laboral. La clave es pensar en Social como otro canal para relacionarse con colegas, clientes y posibles clientes, no un reemplazo para las comunicaciones existentes. El objetivo debe ser la forma de aprovechar las tecnologías sociales para mejorar sus resultados ligados a una mayor productividad y mejores servicios. En otras palabras, no es «ser más social», sino más «productivo».
La principal repercusión con este nuevo modelo de interaccion social, es el hecho de que los clientes tienen más poder que nunca ya que tienen acceso a más información, mayores posibilidades de elección y nuevos canales para comunicase expresando su nivel de satisfacción con los productos y servicios. Está constatado el aumento de la productividad en las empresas que adoptan nuevos sistemas y herramientas de comunicación y colaboración entre sus empleados.
En este escenario cambiante las empresas se encuentran en proceso de transformación marcado por las plataformas tecnológicas cloud y móvil que permiten globalización, deslocalización y acceso constante a información, todo aunado por el nuevo impulso del cambio que permite transformar cómo trabajamos, convirtiendo las compañías en comunidades que colaboran para lograr sus objetivos mediante redes sociales corporativas. Consideremos que el correcto uso de estas herramientas tiene un papel protagonista no solo en la manera de relacionarse entre empleados, clientes y proveedores, sino además en aumento de capacidades de innovación, aprendizaje y mejora continua de procesos dentro de las empresas.
Según Gartner en 2014 estas herramientas estarán presentes en en el 20% de las empresas y según Forrester crecerán anualmente un 61% hasta el 2016.
Social Business o Productividad Social
Social puede significar muchas cosas y es importante tener en cuenta que hay tipos diferentes de tecnologías sociales de interés para la empresa que podriamos englobar en dos grandes áreas: Marketing Social y Productividad Social.
Serían herramientas de Marketing Social aquellas que permiten que la empresa pueda aprovechar las capacidades sociales externas desde una perspectiva de marketing para obtener una vision de clientes y en general aumentar ventas (o lograr otros objetivos de marketing).
Esto difiere de herramientas orientadas a Productividad Social, que están más relacionadas con la manera de realizar el trabajo de los empleados en cada tipo de negocio, incluyendo el trabajo con los clientes y terceros, pero trabajando con ellos para lograr un objetivo común.
¿Qué pueden aportar estas herramientas en mi empresa? Lo único que debemos pensar es como poner a trabajar estas herramientas en beneficio de la organización desde la perspectiva de Productividad Social. Colaboración, compromiso, búsqueda de conocimiento, detección del talento dentro de un ámbito global sin importar el papel empleado en la organización , que se enfrentan a constantes demandas y retos sobre todo ante la interacción con clientes y proveedores tanto externos como internos.
El motivo principal de su implantación debe ser transformar como trabajamos convirtiendo compañías en comunidades que colaboran para lograr sus objetivos mediante las herramientas de Colaboración Social.
Potenciando la colaboración para alcanzar los objetivos, activando la comunicación entre sus miembros sin barreras jerárquicas, bien transformando el liderazgo de sus ejecutivos por su capacidad de comunicar e ilusionar a compañeros y no por su posición de autoridad, bien haciendo que la información salga de los silos en que está encerrada fluyendo por toda la organización.
No hay que desdeñar el papel importante que pueden cumplir desde el punto de vista del compromiso de los empleados, haciendo que los miembros se sientan parte activa y protagonistas en logro de los objetivos.
Integrando clientes y proveedores en la comunidad de la compañía, se puede obtener una visión social en tiempo real, puede ayudar a planificar el éxito a través de una colaboración constante entre los empleados que hace que la ejecución de los cambios necesarios sea fácil y por lo tanto permite a cada negocio la agilidad que necesita en un mundo de cambio constante.
Hay que pensar en estas nuevas herramientas como el Facebook para la empresa, orientadas en su diseño para una rápida adopción por parte de los empleados en su utilización para la colaboración empresarial, micro-blogging, compartir archivos, intercambio de conocimientos y eficiencia del equipo.
Desde el punto de vista de costes, practicamente toda la oferta de este tipo de herramientas se centra en rápida puesta en marcha y despliegue, pago predecible (servicio) o acceso en cualquier lugar, permitiendo un ahorro operacional reduciendo costes en comunicación, reuniones presenciales, desplazamientos y evitando la duplicidad de tareas.
Existen todavia a dia de hoy reticencias para su instalación en las compañías. Así nos encontramos que los problemas de seguridad son la principal razón por lo que las empresas restringen el uso de herramientas sociales: Otras incluyen pérdida de productividad, preocupaciones de RRHH, imagen de la compañía o pérdida de datos.
Con independencia del estado de maduración en que se encuentre la compañía en esa perspéctiva de Productividad Social, es importante preparar un buen proceso de adopción fundamentado en el alineamiento de su visión «social» y planificar la implementación con un proveedor de servicios que cuente con experiencia y certificación del proveedor para que la implantacion se realice con una metodología contrastada.
Ventajas de las redes sociales corporativas
Desde Open Text, Christian Menda, director regional de OpenText Iberia, da las claves y las principales ventajas de crear redes sociales internas en la empresa. Bajo su punto de vista, las principales ventajas son:
– Impulsan la productividad e innovación reuniendo a personas e ideas en comunidades online
– Aumentan las capacidades sociales de la empresa mediante microblogging, perfiles de empleados, actualizaciones de estado, fomentando la colaboración y la eficiencia
– Mejoran la capacidad de los empleados para acceder a la inteligencia corporativa y localizar expertos en determinadas materias
– Proporcionan un entorno colaborativo que permite a los equipos centrarse, trabajar de forma eficiente y conectarse con recursos relevantes y expertos a lo largo de toda la organización
– Son tan fáciles de utilizar como las aplicaciones de consumo. Complementan la infraestructura existente de gestión de información mientras que se adhieren a las políticas de seguridad y estándares de gobierno corporativos
– Ofrecen la posibilidad de compartir y sincronizar contenido de forma segura tanto dentro como fuera de la empresa
– Se integran de forma transparente con los escritorios de los usuarios, incluyendo la posibilidad de compartir y colaborar con usuarios internos y externos
– Permiten sincronizar el contenido a través de distintos ordenadores, tabletas y otros dispositivos, asegurando que el usuario siempre tenga acceso a la última copia de los documentos
Excelente aporte. Gracias.