Podría parecer que en una situación económica crítica como la actual las herramientas de recursos humanos son un tipo de soluciones que va acordes con la situación del país. Sin embargo, la realidad dista mucho de ser esa. Por Manuel Navarro Ruiz
Desde hace algún tiempo asistimos a una discusión sobre si la actividad económica en nuestro país comienza a salir de la recesión de los últimos años. El sector TIC en general y el de recursos humanos en particular, no es ajeno a este debate. Sin embargo, la profunda huella que arrastramos a consecuencia de esta crisis que vivimos desde el año 2008, nos obliga a ser prudentes a la hora de hacer balance y sobre todo a la hora de vaticinar predicciones para los años venideros. Máxime si no perdemos de vista que la falta de crédito a las empresas sigue siendo una realidad. En este sentido, José Manuel Villaseñor, Partner de Cezanne HR apunta que “aquellas empresas capaces de ofrecer soluciones punteras, innovadoras y ágiles, a precios flexibles tendrán las de ganar en un entorno como el actual. La situación actual creo que está caracterizada por el impulso de las soluciones on-line, de la aparición de nuevos modelos de explotación y comercialización de la tecnología como puede ser la filosofía de SaaS. El cloud computing, la movilidad y las redes sociales, están marcando una nueva forma de “consumir” tecnología para ganar eficiencia y reducir los gastos”. Y es que parece que la nube está siendo uno de los principales salvavidas de este tipo de soluciones. Tal y como señala Juan Victor Guillén, Director de Comunicación de UNIT4 Ibérica, “aunque parezca lo contrario, son muchas las medianas y grandes compañías que aún no cuentan con buenas herramientas para la gestión de sus RRHH, supliendo esta carencia con procesos poco eficientes, manuales y ofimáticos. Es por este motivo que aun en una situación económica adversa, hay una demanda activa de estas soluciones, especialmente en áreas que pueden aportar un importante valor añadido como pueden ser el Portal del Empleado o la Gestión de Riesgos Laborales”. Por su parte Emilio Cuellas, HR Solution Specialist, SAP Iberia cree que “los sistemas de gestión de Recursos Humanos se convirtieron hace años en una herramienta esencial para garantizar la administración del área y el aumento de su productividad. Hoy día se busca nuevas formas de relación con el empleado a través del Portal del Empleado, descentralizando procesos, facilitando la gestión de la plantilla y la carrera de los empleados a través de la detección y el desarrollo del talento de los empleados”.
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Así que, en general, se puede afirmar que en el contexto actual, donde hay que optimizar todos los recursos con que cuentan las empresas, el factor humano sigue siendo el elemento más importante en el funcionamiento de una empresa. Por este motivo se hace indispensable disponer de una solución tecnológica que ayude en la mejora de la gestión del capital humano, ya que de otra forma sería prácticamente imposible la consecución de los objetivos empresariales. Además, y a pesar de los que pudiera parecer, dada la situación económica, la crisis es una buena oportunidad para ofrecer producto y soluciones de RR.HH. para las empresas que optan por innovar en sus departamentos de Recursos Humanos y buscan un aliado tecnológico que les aporte seguridad, confianza y una solución completa para la gestión laboral, de su comunicación y de su personal.
Por qué son necesarias
Las herramientas de gestión de recursos humanos permiten almacenar, administrar y trabajar con la información de cada empleado. Estas soluciones ayudan a evaluar la productividad de cada colaborador pues calculan la relación costes-rentabilidad de los mismos. Pero además, las soluciones más avanzadas de gestión de recursos humanos favorecen la motivación, la implicación y el compromiso de los empleados pues les ofrece las herramientas necesarias para mejorar sus habilidades y destrezas. Si a esto se le suma la opción de obtener informes y estadísticas relacionadas con cada trabajador para entender la situación real de los mismos, no harían falta muchos más argumentos para defender la implantación de un software de recursos humanos. Tal y como señala el portavoz de Cezanne, “la tecnología aplicada al entorno de los recursos humanos permite distribuir valor a cada persona dentro de la organización, ayuda a conocer más y mejor a las personas que conforman la compañía y favorecen en el trabajo en equipo. Algunas de las ventajas, digamos “tangibles” se resumen por ejemplo en: la disponibilidad de amplios datos sobre los empleados, incluyendo capacidades y cualificaciones, historial profesional, información salarial, beneficios, etc.; gestión de las vacaciones con cálculos automáticos, planes múltiple-vacacionales y la posibilidad de gestionar estas tareas en varios países; amplio soporte para la gestión de ausencias en general; solicitudes automáticas de las mismas para unificar procesos y reducir el trabajo administrativo; soporte al cumplimiento legislativo que contribuye a mantener actualizados los registros estatutarios; autoservicio intuitivo para el manager y el empleado que facilita la interactuación y mejora la prestación de sus servicios; información al alcance de un solo click sobre organigramas, búsquedas avanzadas y exportación de documentos, etc.”.
A causa de la recesión económica, los RR.HH. son a menudo una variable de ajuste de los costes: limitación estricta de las contrataciones, aumento de los despidos, congelación o incluso reducción de las remuneraciones globales. Pero como señala Veronique Corda, Directora Marketing Europa Continental de Kronos “con todo ello, una solución informática de gestión del personal permite, gracias a la gestión de los tiempos de trabajo, a la gestión de las ausencias y a la planificación del personal, aumentar la productividad, controlar mejor los costes – cuando se sabe que el personal representa el presupuesto más importante de toda empresa, una buena gestión se convierte en período de crisis en una palanca importante de ahorro. En este contexto es importante conservar las competencias clave y mantener el nivel de satisfacción. Son aspectos que una solución de gestión del personal eficaz puede cubrir sobradamente”.
Pero claves, para apostar por soluciones de recursos humanos en el seno de una compañía hay muchas. Enrique Escobar, Director General de Talentia Software señala algunas de ellas: “Ahora más que nunca las empresas necesitan herramientas que les faciliten información veraz y transparente del core financiero del negocio. Porque se necesita medirlo todo, resultados a corto y medio plazo y solo a través de la tecnología podemos obtener esta información en tiempo real, rápidamente, fiel a la realidad a través de cuadros de mando. Hay que medirlo todo y tomar decisiones rápidas y fiables y para ello tiene que manejar información analítica. Otra razón es por la falta de personas, se cuenta con menos personal y el que hay se tiene que dedicar a temas relacionados directamente con el negocio quedando las tareas más administrativas en manos de la tecnología. Hay que ahorrar costes y tiempo”. En este sentido, Jordi Marfany, Director Unidad de Negocio HCM – Wolters Kluwer |A3 Software considera que “la función de gestión de personas continúa teniendo mucha disparidad entre su visión utópica del modelo y la cruda realidad de su organización. Las herramientas tecnológicas son una pieza necesaria (pero no suficiente) para la consecución de muchos cambios que no se han abordado todavía y que estamos obligados a realizar. La productividad (gran debate actual) precisa de la eficiencia. Y la eficiencia de los recursos se debe tangibilizar con herramientas y una vez descrita permite acometer los ciclos de mejora continua que ahora mismo necesitamos en nuestro mercado laboral. España está a la cola de los países europeos en inversión tecnológica en gestión de RRHH, en algunos casos como con los países nórdicos, la diferencia llega a un orden de magnitud”.
Pero es el talento y su gestión una de las claves en el desarrollo de los recursos humanos. No sólo eso, gestionar el talento no sólo beneficia a una empresa sino a toda una sociedad y una eficaz gestión del mismo haría posible que el crecimiento económico español fuera una realidad y no estuviera tan expuesto a crisis y burbujas. Como apunta el portavoz de Talentia, “el talento sigue siendo una de las tareas primordiales de los directores de RRHH. Las soluciones para la Gestión del Talento le permite definir, evaluar, analizar y desarrollar las personas clave de su compañía, identificando a las personas con alto desempeño/potencial para desarrollarlas y fidelizarlas y alinear la gestión del talento con la estrategia y las necesidades de negocio de su compañía. A través de indicadores de gestión, podrá ver cómo impacta en su cuenta de resultados y optimizar la puesta en marcha del plan estratégico de la compañía”.
Las tendencias
Se han visto hasta ahora algunas de las claves para el desarrollo del mercado de recursos humanos. Asimismo, se comprueba que este tipo de soluciones son indispensables para el correcto funcionamiento empresarial, pero ¿qué tendencias marcarán el futuro de este mercado? Obviamente, como en la práctica mayoría de los negocios relacionados con las TIC, no podían dejar de salir a escena Cloud Computing y la movilidad. Se tiende a herramientas más cercanas, intuitivas, veloces, integrales, flexibles, accesibles desde cualquier soporte móvil…globales, que crezcan con las necesidades de la empresa, adaptables a los procesos de negocio, comunicación fluida en ambas direcciones. En este sentido, y como señala Susana Hidalgo, CPO de Sage en España, “las tendencias han de venir marcadas por la “Simplicidad en la gestión laboral, integrando de todo el ciclo laboral y profesional de los empleados en una única herramienta de gestión; gestión del desempeño, para conocer el potencial profesional, y una cierta movilidad en las tareas básicas, usando soluciones tipo Portal del Empleado”.
Desde el punto de vista de los dispositivos móviles, aunque sí es cierto que comienzan a utilizarse con cierta frecuencia, el avance es lento y se circunscribe a la realización de procesos más bien consultivos que creativos. Es decir, smartphones, tablets y, en general, estos dispositivos, se emplean con frecuencia para consultar, solicitar y aprobar por ejemplo, vacaciones, permisos especiales, viajes de negocios, algún informe importante para la dirección, etc. pero siguen sin imponerse a los PCs tradicionales para la realización de otros procesos más avanzados de gestión de los recursos humanos.
Por su parte la nube se va imponiendo a los sistemas tradicionales de explotación. Los responsables de las diferentes áreas que conforman la empresa finanzas, comercial, producción, logística y recursos humanos, han empezado a perder el miedo a volcar datos estratégicos en la Nube. Buena parte de culpa de esta situación la tienen los fabricantes y desarrolladores de soluciones de RR.HH. Como expone el director general de Talentia “a esto hemos contribuido los proveedores de tecnología que hemos realizado una importante labor de concienciación y, también de desarrollo para garantizar la seguridad tanto en el diseño de la arquitectura, como en la transmisión de datos o en los servicios de hospedaje. En todo caso, el desarrollo en Internet del concepto de la Nube, es decir, aplicaciones que residen fuera del ordenador y a las que se accede mediante un simple navegador, siendo su empleo totalmente transparente para el usuario, está siendo muy interesante también para el área de los recursos humanos. Trabajando en estos conceptos de cloud computing y software-as-a-servicie (SaaS), los desarrolladores de soluciones de gestión más punteros están innovando para llevar sus clásicas suites colaborativas a ese espacio multiuso de libre acceso que es la Web, como otra alternativa a la clásica venta de paquetes de licencias, simplemente pagando una cuota mensual sólo por los módulos contratados y en función del número de empleados”.
No obstante en lo que se refiere a la nube no todos lo consideran una tendencia, sino que ya lo dan por amortizado al tratarse de una realidad. Tal es el pensamiento de Jordi Marfany, Director Unidad de Negocio HCM – Wolters Kluwer |A3 Software que, poniendo como ejemplo a su propia compañía, afirma rotundo que “una vez vencida la resistencia absolutamente atávica y de falta de rigor respecto a la seguridad de los datos en la nube, en este último ejercicio estos nuevos modelos se han consolidado y en nuestro caso han experimentado más de 200% de incremento en este último ejercicio”.
Las tendencias, sin embargo pueden ser interminables. Por ejemplo para Emilio Cuellas, HR Solution Specialist de SAP Iberia las principales tendencias serían las siguientes:
- Detección, gestión y retención del talento
- Incrementar la comunicación empresa/trabajador
- Buscar nuevas fórmulas para que las empresas hagan rentable la innovación mediante tecnología dedicada a la comunicación y gestión de personas.
- Contribuir a la sostenibilidad, con soluciones que permitan gestionar personas sin papeles y automaticen al máximo procesos que consumen recursos, a veces innecesarios.
- Total movilidad de la información
Y no podemos olvidar otra, que al igual que sucede con el cloud computing ha dejado de ser tendencia para convertirse en una realidad plenamente amortizada: las redes sociales. En este caso es otra realidad a la que ni los desarrolladores de software ni los responsables de recursos humanos, deberían dar la espalda. Casi todos los internautas tienen un perfil en alguna red social. Esta realidad, que no es un fenómeno pasajero, nos acerca un poco más a la teoría de la “aldea global”. Es un modelo en el que las empresas van a tener que tomar medidas para adaptar todos sus procesos, ya que repercute no sólo en ámbitos como el comercial, sino también en otros como el de Recursos Humanos. Como apunta José Manuel Villaseñor, Partner de Cezanne HR, “los responsables de recursos humanos, de cualquier organización necesitan conocer a fondo el funcionamiento de las redes sociales y el comportamiento de los usuarios en ellas, con el fin de poder diseñar una estrategia capaz de sacar todo el partido posible a las oportunidades que ofrecen estas plataformas. Espacios de trabajo colaborativos y alineación de los objetivos del negocio con la gestión del talento son el resultado de la adaptación a esta nueva forma de comunicarse que, lejos de ser una moda pasajera, se ha convertido en una herramienta que sin duda, ha cambiado las reglas de juego”.
La realidad de la nube
Como se ha ido mencionando la nube, a la que algunos siguen calificando de tendencia, se ha instalado en casi todos los segmentos de las TIC, y los RR.HH no son una excepción. Para los departamentos de Recursos Humanos, igual que para el resto de áreas, las ventajas de aplicar el cloud se refieren básicamente a la posibilidad de disponer de herramientas de gran potencia y amplio espectro sin ninguno de los inconvenientes derivados de su mantenimiento y actualización. Además, como decíamos anteriormente, el cloud, permite “repartir” los costes de desarrollo y eliminar el Coste de Propiedad que implica la adquisición de licencias. La posibilidad de disponer de una servicio 24x7x365, es otra de las muchas ventajas que ofrece la “nube” no sólo a este tipo de organizaciones pequeñas y medianas sino también y, como consecuencia de la situación económica mundial, a las empresas de mayor tamaño. El cloud permite “universalizar” la tecnología ya que garantiza precios competitivos, servicios de calidad, herramientas de última generación y seguridad en la información que “circula” por la “nube”. El portavoz de Cezanne apunta que “poco a poco el cloud se va imponiendo a los sistemas tradicionales de explotación. Los responsables de las diferentes áreas que conforman la empresa finanzas, comercial, producción, logística y también, cómo no, recursos humanos, han empezado a perder el miedo a volcar datos estratégicos en la Nube. A esto han contribuido también los proveedores de tecnología que hemos hecho una importante labor de concienciación y, también de desarrollo para garantizar la seguridad tanto en el diseño de la arquitectura, como en la transmisión de datos o en los servicios de hospedaje”.
En todo caso, el desarrollo en Internet del concepto de la Nube está siendo muy interesante para el área de los recursos humanos. Trabajando en estos conceptos de cloud computing y software-as-a-servicie (SaaS), los desarrolladores de soluciones de gestión más punteros están innovando para llevar sus clásicas suites colaborativas a ese espacio multiuso de libre acceso que es la Web, como otra alternativa a la clásica venta de paquetes de licencias, simplemente pagando una cuota mensual sólo por los módulos contratados y en función del número de empleados. Otra idea interesante que subyace en esta filosofía de la Nube, y que la tecnología es capaz de proveer, es que la responsabilidad de la gestión de los RRHH es cada vez más un poco tarea de todo el equipo. A cambio se logra hacer más comprometidas a las personas que conforman la empresa, obviamente no implicadas en la toma de decisiones estratégicas, pero sí en pequeñas gestiones cotidianas como la actualización de sus datos bancarios, la petición de días de vacaciones o asuntos propios, o la de validar los trámites de baja laboral.
Las ventajas son, por tanto numerosas. El portavoz de Wolters Kluwer señala que “Cloud Computing tiene varios beneficios: mayor tiempo de reacción, economía de escala y desde una perspectiva más funcional la ubicuidad. Los dos primeros están más que explicados desde un plano puro de TI, y el tercero tiene una ventaja explícita para la función ya que si entendemos de forma nítida que la herramientas de RRHH tienen elemento descentralizados, el CLOUD Computing proporciona el espacio compartido siempre accesible desde cualquier lugar desde que la que los mandos/empleados/colaboradores realizan sus gestiones de forma compartida y simultánea desde cualquier centro de trabajo, en ruta, hotel, calle o domicilio particular”. Por su parte, el portavoz de SAP tiene claras cuáles son las principales ventajas que mejoran las herramientas de RR.HH. gracias a la nube. En opinión de este directivo, gracias a Cloud, “•Se eliminan actualizaciones y mantenimiento: Las soluciones cloud son actualizadas continuamente, sin sobresaltos, por los propios proveedores, eliminando problemas de mantenimiento continuo por cambios legales y tecnológicos. Además hay una mejora de la experiencia del usuario con interfaces gráficas más avanzadas y atractivas que con el software on premise, permitiendo el acceso a través de dispositivos móviles. Por supuesto, la nube posibilita la integración de todos los procesos de gestión de Recursos Humanos en una sola aplicación, unificando dicha gestión en compañías multinaciones y deslocalizadas. Asimismo ofrece una mayor facilidad para el análisis de datos, sobre todo para grandes volúmenes de información, permitiendo de manera sencilla cruzar variables, medir el impacto de las políticas, y medir el rendimiento integrando la gestión del desempeño con la retribución variable. Y por supuesto, las soluciones cloud no tendrían éxito alguno si no fuera porque ofrecen reducción de costes a corto plazo, ya que se pasa de un modelo con una importante inversión inicial (licencias on premise) a un modelo de pago por uso que distribuye el coste a lo largo del tiempo, donde la escalabilidad es uno de los factores esenciales”.
Es en este último aspecto, el del coste, donde Veronique Corda, Directora Marketing Europa Continental de Kronos hace especial hincapié: “Se trata de un excelente medio para mejorar la eficacia general y liberar los recursos TI para concentrarlos en objetivos estratégicos. Los costes asociados a la adquisición del material, al sistema de explotación y a las licencias SGBDR (sistema de gestión de base de datos relacional) se evitan, y nuestros clientes se benefician de la experiencia de los asesores de Kronos para garantizar la protección de su sistema y mantenerlo al día. Para muchas empresas, esto representa una gran ventaja”.
Modo SaaS, encendido
El modelos de Software as a Service parece una de las principales tendencias de este mercado. La principal ventaja: el ahorro de costes que produce a las empresas. Dados los tiempos que corren, las empresas necesitan hoy más que nunca herramientas especializadas que les permitan ejercer una gestión profesional de su negocio sin tener que “empeñar” para ello gran parte de su patrimonio. En este sentido, el modelo de comercialización basado en el Software como Servicio (SaaS), permite a las empresas disfrutar de soluciones tecnológicas de gran complejidad sin necesidad de destinar recursos específicos para su implantación o su mantenimiento. Este modelo ofrece así un amplio abanico de posibilidades sin grandes esfuerzos económicos por parte de las empresas.
La gestión del capital humano es sin duda uno de los pilares básicos para el éxito de una organización. No sólo en los procesos de selección, sino en el diseño de los perfiles de los candidatos que cubrirán un determinado puesto, resulta crucial alinear los objetivos corporativos con los objetivos profesionales y personales de los empleados. Para ello, es necesario diseñar una política de recursos humanos que marque las líneas de actuación que cada compañía debe seguir para gestionar con éxito su talento. Como en cualquier estrategia empresarial que se precie, el ajuste presupuestario resulta absolutamente necesario y para ello, el modelo de comercialización SaaS permite a las empresas reducir su inversión en soluciones para gestionar el talento focalizándose en ventajas competitivas más que en infraestructuras.
La principal razón por la que las compañías se decantan por SaaS es, sin duda alguna, el coste. Cuando las compañías empiezan a actualizar sus sistemas de RRHH, evalúan con más cuidado los costes anticipados y crecientes de sus soluciones “on premise”. Con cierta frecuencia sucede que no están a gusto con lo que encuentran. La reacción tiende a ser siempre la misma “no puedo creer que estemos pagando tanto dinero por esto”. Otro aspecto a tener en cuenta es que muchas veces, para actualizar la versión de las plataformas es necesario interrumpir el uso durante unas horas, por supuesto desembolsar el coste de la actualización, el mantenimiento que lleva acarreado el sistema, tanto en software como en hardware, en fin, una serie de “inconvenientes” con los que el modelo SaaS acaba de un plumazo. Tal y como señala José Manuel Villaseñor de Cezanne, “SaaS propone un modo más económico y controlado de utilizar las soluciones de gestión de RRHH, sin sacrificar ninguna funcionalidad de la aplicación. No hay ninguna inversión inicial ni de capital ni de plantilla. La infraestructura de TI y la responsabilidad de la gestión del software son externos ya que en Cezanne HR nos ocupamos de ello y los clientes simplemente tienen que pagar una cuota mensual para acceder a los servicios de la suite completa – incluyendo soporte y actualizaciones de producto”. De lo que no hay duda es de que el modelo SaaS acabará desplazando casi de forma total a los antiguos modelos on premise. Como señala Juan Victor Guillén, Director de Comunicación de UNIT4 Ibérica, “los modelos SAAS se impondrán poco a poco en todo el mercado de software de gestión. El concepto de “compra de licencia de uso” tiene cada vez mayores detractores que piden alternativas de pago como un servicio más”.
Seguridad
El problema del modelo SaaS y de Cloud Computing se encuentra en la seguridad. No porque no sea seguro sino por una especie de leyenda urbana que asegura que la nube no es segura. Pero la realidad es que son muchas las compañías que recelan de este modelo al no poder ejercer un control físico y a tiempo completo, de los datos de sus empleados. Por naturaleza, muchos directivos desconfían ante el hecho de que una información tan sensible como es la relativa al área de Recursos Humanos, se encuentre en manos de terceros, pero si se analiza detenidamente, resulta un proceso mucho más seguro que el que se lleva a cabo internamente. Por poner un ejemplo, el tener la información alojada en servidores externos, evita que empleados curiosos “cotilleen” datos privados de otros compañeros relativos a los salarios, planes de carrera o incentivos, o incluso que extraigan esa información de la empresa sin que nadie tenga constancia de ello, como podría suceder al tenerla almacenada dentro de la compañía.
Otro caso que puede parecer extremo, pero no por ello imposible, es el de algún desastre que dañe o haga desaparecer los servidores que alojan los datos más relevantes de la organización, ya sea por un incendio o por un robo de los equipos, por ejemplo. El modelo SaaS, permite alojar la información en diferentes servidores conectados entre sí, lo que ofrece una garantía adicional ante desastres como los ya mencionados. Y es que, dado que los datos se encuentran disponibles utilizando cualquier explorador Web, es posible disponer de la información desde cualquier parte, incluso desde cualquier otra ubicación en caso de que nuestra oficina hubiese quedado destrozada por algún incendio, inundación, robo, o cualquier otro desastre.
Asimismo, existen otras muchas amenazas informáticas que afectan a la seguridad de la información, como es la constante proliferación de virus, ataques de hackers y diversos tipos de malware que pueden destruir una gran cantidad de datos sensibles de la organización en un abrir y cerrar de ojos, produciendo daños irreparables. Una vez más, el hecho de que un proveedor externo se ocupe de la custodia y almacenamiento de estos datos relativos al área de RRHH evita muchos quebraderos de cabeza. En definitiva, con SaaS los datos están protegidos de manera externa por un “ejército” de especialistas en seguridad y personal de asistencia altamente cualificados.
Para garantizar esta seguridad, lo recomendable es que la solución se base en roles sobre una arquitectura de N capas, diseñada específicamente para los sistemas que operan en Internet. De este modo, es posible ejecutar múltiples instancias en un único servidor manteniendo las bases de datos separadas. Es así como operan algunos de los proveedores más destacados del mercado.
Así, ese sistema multi-capas ofrece una gran seguridad, con independencia del lugar de origen donde se esté realizando la conexión al servidor central. De esta manera, aunque uno o varios ordenadores dentro de la empresa se hayan infectado con un virus u otro tipo de malware, las diferentes capas que ofrece el modelo SaaS garantizan la integridad de la información y que ésta se encuentre siempre “a salvo”.
Desde el punto de vista de los proveedores, resulta imprescindible ofrecer a las empresas sistemas altamente seguros, porque de lo contrario, perderían su confianza, algo irrecuperable en muchas ocasiones. Para ello, un paso fundamental es contar con la certificación ISO 27001, una normativa internacional que garantiza la seguridad de la información. A día de hoy, se trata del único estándar europeo de seguridad, auditado independientemente y que define los requerimientos de un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (ISMS). Así pues, cualquier proveedor que cuente con esta certificación, estará ofreciendo una garantía de seguridad extra, ya que dicha certificación ofrece, además, una seguridad “física” de la información, incluyendo réplicas de la misma en diferentes localizaciones geográficas.
Para lograr esta certificación, los proveedores han de seguir un proceso riguroso y detallado que les permita alinear su enfoque en la gestión de los datos de una manera confidencial con un efectivo sistema para regular las prácticas, procesos y procedimientos de trabajo. Todo ello conduce a que clientes y partners tengan la seguridad de que las soluciones se suministran a través de un entorno Cloud Computing altamente seguro.
En definitiva, el modelo SaaS no es sólo un modelo efectivo y rentable, sino que cualquier empresa puede estar segura de que es altamente fiable y seguro. Porque, el hecho de que un proveedor cualificado se encargue de custodiar nuestros datos a través de un SLA que garantice el nivel de servicio y seguridad, resulta algo mucho más fiable que tenerlos dentro de la organización. Por ello, las compañías pueden abandonar sus recelos y estar seguras de que implantando SaaS, sus datos estarán siempre protegidos y totalmente disponibles. Así las cosas, el único camino a seguir tanto para fabricantes como para clientes es vencer el miedo al cambio y dar el salto definitivo a un modelo que se centra en la manera de obtener el máximo rendimiento al menor coste posible, haciendo “más con menos”. Por ello, y como consecuencia del actual entorno económico, tiene el terreno abonado para el éxito.
Beneficios de aplicaciones Cloud “Multitenant” para el negocio
Por Julio Agredano, Senior Business Development Executive de Meta4
¿Tengo la flexibilidad suficiente que requiere los objetivos de mi negocio?, ¿Aprovecho las mejores prácticas de mi sector para mejorarlas y obtener una ventaja competitiva?, ¿Puedo justificar la inversión tecnológica que necesito para responder las necesidades de mi estrategia empresarial?, ¿Tengo capacidad de ofrecer respuesta a estas preguntas de una manera rápida y eficaz? Si tras formular estas cuestiones una organización no obtiene respuesta, sin duda debería plantearse un cambio.
A día de hoy, pocas son ya las dudas sobre los beneficios que un sistema “Multitenancy” ofrece a los proveedores de servicios Cloud. Estas ventajas básicamente, pueden resumirse en un menor coste de instalación, de mantenimiento y de evolución de la solución. Y es que parece claro que gestionar una aplicación para múltiples clientes en una única plataforma, resulta mucho más rentable que gestionar una en particular para cada uno.
Esta precisamente es la primera ventaja de este tipo de soluciones para el negocio, el abaratamiento de los costes de infraestructuras, comunicaciones, licencias de software base, hasta el mantenimiento correctivo, evolutivo y legal hacen que el margen de los proveedores de servicios Cloud multitenant sea mucho mayor, lo que sin duda repercute en la reducción del precio final para los clientes.
Cuando dos proveedores compiten con ofertas económicas muy distintas en un proceso de venta de una solución Cloud puede deberse a dos motivos; o existen claras diferencias entre los servicios que se están ofertando o hay un proveedor que es capaz de ofrecer lo mismo a un precio menor. En este último caso, en un porcentaje alto, la oferta se beneficia de la arquitectura interna multicliente, repercutiendo en un menor coste de la solución para el cliente final.
Tan importante como la reducción de los costes es la segunda ventaja de este tipo de soluciones multitenant, la flexibilidad que proporcionan en la ejecución del negocio. Efectivamente, una plataforma multicliente permite un grado de flexibilidad que las aplicaciones “on premise” que prestan servicios Cloud no disponen. Flexibilidad que requieren las empresas para la apertura de nuevos negocios, el posicionamiento en nuevos países, las fusiones y las adquisiciones, crecimiento o decrecimiento de plantillas, etc.. En definitiva, se trata de ganar velocidad en la ejecución de toda la estrategia empresarial. En un mercado como el actual, caracterizado por sus continuos cambios y ritmo acelerado, no sería realista ralentizar las necesidades de negocio por trabajar con sistemas que no se adapten al ritmo de las organizaciones.
La estandarización es otra de las grandes ventajas, pues al final resulta lógico pensar que si algo resulta efectivo para otros ¿por qué no va a resultar efectivo para nosotros mismos?
Muchas son las empresas que han vivido la experiencia de enfrentarse a proyectos de implantación prolongados y costosos, con elevados plazos y gastos iniciales. Estos proyectos faraónicos, en tiempo y coste, han llegado a su fin. Dicho de otro modo, la foto clásica del consultor con un folio en blanco y un bolígrafo ha pasado a mejor vida. Hoy en día se “enseña” al cliente a cómo aprovechar las ventajas de los sistemas para cubrir las necesidades de su negocio. No cabe duda de que nadie más que el propio cliente conoce las necesidades y funcionamiento de su propia compañía pero la diferencia es que ahora los proveedores de soluciones Cloud cuentan con las mejores prácticas del mercado incorporadas a sus soluciones.
Por tanto el ahorro de costes y variabilizacion de la inversión, la flexibilidad, y el aprovechamiento de las mejores prácticas, son algunas de las claves que aseguran la adopción de una solución multicliente por parte de las organizaciones. Parece lógico pensar que siendo Recursos Humanos la palanca clave para la ejecución de la estrategia empresarial, que sean precisamente estas direcciones las principales beneficiadas de las Soluciones Cloud Multitenant.
Tecnología y Gestión del Talento
Por Luis Cadillon, Country Manager de PRIMAVERA BSS España
El capital humano es uno de los principales activos de las empresas por lo que no es difícil entender por qué su gestión ha ido adquiriendo especial relevancia en los últimos años. Las exigencias del mercado, cada vez más global, hacen que las compañías deban elevar al máximo sus niveles de calidad y ganar capacidad para gestionar su talento. Así, la tendencia principal en el mercado tecnológico de Recursos Humanos pasa por su capacidad de innovar mediante la implementación de procesos de control interno que permitan garantizar la conformidad del negocio, constituyendo un factor primordial para la rentabilidad, el rendimiento y la calidad operacional de las empresas.
Para potenciar la innovación y la calidad, el mercado ofrece herramientas colaborativas y flexibles, abiertas y ágiles, dotadas de amplia funcionalidad y capaces de manejar un mayor número de parámetros. No podemos olvidar que es un área donde se maneja información muy sensible y que, por tanto, la configuración de los accesos, la definición de perfiles de usuarios, la autenticación y la auditoría, entre otros, debe quedar garantizado. Con el uso de este tipo de herramientas, las empresas se encuentran en disposición de manejar información más detallada y actualizada, no solo de los empleados, sino también de todos y cada uno de los procesos y actividades asociados y asignados a los mismos, lo que conlleva un incremento de la productividad y del valor que pueden aportar a la propia compañía. Facilitar la identificación de necesidades de formación y su respectiva planificación, organización, ejecución y evaluación, son sólo algunos ejemplos de las innumerables funcionalidades que ofrecen las soluciones de Recursos Humanos. Su integración con los sistemas ERP permiten, además, gestionar de forma exhaustiva toda la actividad relacionada con la plantilla de la empresa como el cálculo de salarios, gestión contractual, gestión vacacional, gestión de formación, emisión de informes oficiales o gestión de gastos, entre otros. Promover el Portal del Empleado como herramienta de rutina diaria permitirá una mayor interacción de los empleados con la empresa, ofreciéndoles la oportunidad de gestionar y programar directamente desde sus vacaciones, hasta cursos de formación, currículums, gestión de competencias, etc. Es así como se consigue que el empleado sea más efectivo y productivo: integrándole en el engranaje que conforma la estructura organizacional de la empresa.
Otro de los aspectos clave en la valorización y gestión del capital humano radica en la monitorización del rendimiento que posibilita el trabajo en base a la definición de indicadores, en tanto en cuanto éstos constituyen una forma de cotejar y medir la eficacia de las estrategias definidas por la organización y sirven de base para la toma de decisiones. De esta forma, es posible medir todo el desempeño de los trabajadores, así como facilitar el desarrollo satisfactorio de sus habilidades y aptitudes. Una elevada capacidad de parametrización de los sistemas permiten a cada compañía definir los indicadores en base a sus procesos y extraer datos estadísticos desde diferentes perspectivas: financiera, de procesos, de clientes, de aprendizaje y de conocimiento. Es aquí donde los Indicadores Clave de Desempeño, también denominados KPIs, juegan un papel determinante, midiendo el nivel del desempeño de un proceso, enfocándose en el «cómo» e indicando el rendimiento del mismo, de forma que se pueda alcanzar el objetivo establecido. Se trata de métricas que cuantifican los objetivos, generalmente contemplados en el plan estratégico, y que reflejan el rendimiento de una organización. Los KPIs se utilizan para «valorar» acciones que, por lo general, resultan complicadas de medir tales como el nivel de compromiso de los empleados, de servicio o de satisfacción y que forman parte de la “cultura de la organización”.
Estos indicadores son utilizados en la inteligencia de negocio en la medida en que permiten medir el nivel de servicio, realizar un diagnostico de la situación, comunicar e informar sobre la misma, motivar a los equipos responsables del cumplimiento de los objetivos reflejados en el KPI y definir acciones para alcanzarlos, lo que permite progresar de forma continuada y, por tanto, avanzar hacia un estadio de excelencia y calidad.
Los indicadores se presentan como una excelente herramienta de apoyo a la toma de decisiones en la medida en que permiten el análisis y medición de la eficacia de las estrategias definidas por la Organización. La correcta definición de indicadores y de las respectivas metas que se pretenden alcanzar, frente a los objetivos trazados, así como el intercambio de esta información, es fundamental para monitorizar el desempeño de los procesos de negocio, constituyendo una sólida base de apoyo al proceso de toma de decisiones. Las herramientas de RRHH deben aportar amplias bibliotecas de Indicadores de Desempeño (KPI), así como un conjunto de Dashboards que presenten la información de los Indicadores, definidos de acuerdo con los procesos de la Organización.
En definitiva, las empresas demandan herramientas que permitan implementar, soportar y automatizar los procesos y monitorizar de forma continua y sustentada la conformidad de sus procesos de negocio con el fin de incrementar sus eficiencias y disminuir los riesgos asociados, consiguiendo una mejora continua del rendimiento con rápidos resultados. La mejora de la calidad en el terreno de los RR.HH, llevará a reducir las tasas de “retrabajo” e incrementar la productividad y la eficiencia de los trabajadores.
