La situación de la gestión documental

Los procesos de gestión documental son los que ayudan a las empresas a gestionar sus documentos de forma óptima y conseguir así un ahorro de tiempo y dinero, algo que resulta vital para el negocio de todas las compañías dada la importancia que para éstas tienen los documentos. De hecho, el 90% de la información vital para el funcionamiento adecuado de los procesos de una empresa se encuentra en sus documentos. En realidad no es más que los sistemas, herramientas y aplicaciones que facilitan y optimizan el ciclo de vida de los documentos de la empresa, incluyendo los formatos y medios para la obtención y difusión de los mismos.

A pesar de que se está convirtiendo en un elemento esencial para el funcionamiento de la empresa, lo cierto es que según algunos estudios, nos encontramos ante un mercado casi plano, con leves caídas. A pesar de la crisis una de las claves del crecimiento plano puede encontrarse en que todavía son muchas las empresas que desconocen las ventajas de gestionar correctamente un documento. Como se señala desde Informática El Corte Inglés, “en mayor o menor medida, la gestión documental está presente en casi todas las empresas. Los empresarios conocen los beneficios de la gestión documental entre los que cabe destacar un ROI muy favorable. Lo que tal vez no conozcan es todo lo que puede hacer por sus empresas, ya que la gestión documental, incluidos los servicios de  externalización de procesos documentales, es mucho más que gestión de la documentación y ofrece sistemas de gestión de la información y del conocimiento que inciden directamente en el incremento de la eficiencia empresarial y en la mejora del servicio al cliente”. Esta línea argumental también es la de Alejandro Sanz Martin, responsable de los equipos de impresión HP LaserJet Enterprise y Escáneres de HP España para el que “Las empresas son cada vez más conscientes de las ventajas que ofrece la gestión documental como medida para reducir costes de gestión de la información, y la reducción en los costes de almacenaje y distribución de la misma. Sin embargo, en algunos casos, la falta de recursos económicos ha hecho que algunas empresas hayan tenido que posponer o paralizar estos proyectos. Evidentemente, somos los fabricantes y los partners del canal, los principales responsables de comunicación. Tenemos que saber explicar a las empresas que una gestión eficiente de la flota de impresión puede ayudarles no solo a mejorar la gestión de su información, sino también a ahorrarse costes importantes”. Por su parte Jesus Cabañas, Director de Marketing de la Division de Imaging de Fujitsu, aunque sí considera que en general las empresas sí conocen en qué consiste la gestión documental, “y la ventajas que ofrece como reducción de costes, acceso a la documentación, etc. también es cierto que el término no ha estado muy bien utilizado. Se ha asimilado al concepto de ECM, lo cual no es del todo correcto”.

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Ventajas

Así que si no está del todo claro por parte de las empresas en qué consiste al 100% esto de la gestión documental se hace necesario preguntar a las empresas implicadas por las ventajas que esta gestión supone. Menos de la mitad de las compañías ha desarrollado e implementado una estrategia de gestión de procesos documentales. Eso es debido a que muchas desconocen hasta qué punto una correcta gestión documental puede repercutir en los resultados de su organización. Todas las compañías se sustentan en unos “procesos documentales críticos”, que son las interacciones básicas que se producen regularmente en departamentos como el de recursos humanos, finanzas, compras y cuentas. Estos procesos impulsan a todas las organizaciones, manteniendo a los empleados actualizados, generando flujos de capital y asegurando que se cumplen los requisitos legales. Y, al igual que las organizaciones en su conjunto, estos procesos también deben adaptarse a los tiempos. La máxima efectividad en el funcionamiento de todo ello repercute muy favorablemente en la competitividad de las compañías. Marta Olbés, Document Solutions Product Manager de Canon señala que una de las ventajas es que Al integrar el hardware, software y servicios en el mismo entorno se obtienen importantes sinergias en cuanto al ahorro de papel, ahorros de costes, mejoras de la productividad y de la seguridad. Por un lado, la optimización de la impresión es un paso obligado en un entorno empresarial en el que cada vez se manejan más documentos y garantizar la integridad y seguridad de la información es esencial. Por otro lado, las soluciones de gestión documental contribuyen de forma muy importante. Por ejemplo, en aquellas empresas con procesamiento de facturas basado en papel, en promedio, se almacenan hasta 6 copias de facturas entrantes en archivadores descentralizados o departamentales por secretarias o jefes de departamento. Sin embargo, con una solución adecuada ya no se realizan estas copias innecesarias, ya que todo el proceso de aprobación se hace de forma electrónica sobre un archivo centralizado y seguro. La mejora de las herramientas y de los procesos, unida a avanzados algoritmos de validación, ofrece incrementos de velocidad de procesamiento de facturas del 50% o superiores”. Por su parte Roland Ruiz, Consultor de Soluciones especialista en Gestión Documental de KYOCERA Document Solutions cree que las principales ventajas hay que encontrarlas en “la consolidación de todas las fuentes de entrada de documentos, de almacenaje de los mismos y de software que permita acceder a él permite a las organizaciones ahorrar importantes costes (tanto visibles como ocultos) en la gestión de su información. Por otro lado, elimina una importante complejidad de uso a los trabajadores, que ya no deben preocuparse más por el método o la forma en que llegan los datos a la empresa y cómo ésta lo procesa, sino que simplemente pueden centrarse en sacar valor de ellos para impulsar el negocio”.

Una de las ventajas de la gestión documental es que ofrece varios grados de solución al problema documental, lo que da oportunidad a las empresas de implantar sistemas de gestión documental de diverso alcance. Muchas empresas se inician en la gestión documental con el objetivo fundamental de eliminar el papel. Pero la desaparición del archivo físico, que indudablemente aporta grandes beneficios, es sólo ‘la punta del iceberg’, ya que los sistemas de gestión documental ofrecen infinidad de otras posibilidades en cuanto a la utilización de la información, lo que se traduce para las organizaciones en la posibilidad de trabajar de una forma más rápida, eficiente y rentable. Además Filipe Ribeiro, Services & Solutions Product Manager Konica Minolta Spain, asegura que “las ventajas más claras están en integrar todos estos componentes es la búsqueda de la mejora de los procesos documentales, que conlleva en sí mismo un ahorro de costes y  un aumento de la productividad y rentabilidad de la empresa. Es empezar a ver que estos componentes hacen parte de una Solución eficiente”. Finalmente desde DocPath se señala que “La mayoría de las empresas conocen las ventajas inherentes a la gestión documental, que permite reducir los costes de cara a la eliminación del papel impreso, mejorar los tiempos de mantenimiento y optimizar los modelos de los documentos o formularios, y automatizar la distribución de los mismos. En resumen, radica en tener la posibilidad de eliminar los documentos en papel usando un formato digital, con el que se reduce de manera importante los costes asociados a tener documentos en papel”.

¿Qué se demanda?

Cualquier empresa lo que desea ahora mismo es “vender más”. Y para ello, es necesario mejorar sus procesos de negocio y entre ellos la gestión documental, no hay que olvidar, además, que en esta área se incluye la comunicación con el cliente. A través de una óptima gestión documental se puede modernizar y racionalizar los procesos de venta, y mejorar los servicios que se prestan al cliente final, fidelizándolo. Por otra parte, hay que recordar que las actuales herramientas de gestión documental disminuyen la dependencia del papel, gestionan información con datos no estructurados y permiten que los procesos de almacenamiento digital cumplan con las normativas de custodia y preservación. Por supuesto, la empresa no tiene por qué hacerse cargo internamente de la gestión documental, ya que puede optar por fórmulas de outsourcing. Desde Esker se señala que en estos momentos, “las empresas piden soluciones que agilicen sus procesos y reviertan en ahorros de costes y tiempo, eliminando o reduciendo sensiblemente el uso de papel y acelerando sus ciclos de venta y cobro. Y que permitan a su personal liberar tiempo y dedicarse a funciones de negocio más estratégicas, además de mejorar su calidad de trabajo y de vida”. Por su parte Xavier Ciaurriz, Director de la Unidad de Negocio Pymes de Wolters Kluwer | A3 Software asegura que “las compañías demandan sobre todo una gestión global de toda la documentación que manejan, y que, evidentemente, esta gestión sea automatizada, lo que requiere disponer de una solución que permita generar, almacenar, clasificar, organizar y luego localizar todos los documentos de todas las áreas de la compañía a partir de una única base de datos de forma automática”. Por su parte el portavoz de HP señala que “el objetivo fundamental de las empresas es mejorar la eficiencia operativa de su infraestructura de impresión; lo que implica una reducción de costes, estandarización y optimización del entorno de impresión, etc.  En la mayoría de los casos también buscan un proveedor que pueda ofrecerle una solución integral y soluciones que sean fácilmente manejables por todos los miembros de la compañía. Además, también tienen en cuenta el impacto medioambiental en relación con la disminución del consumo de papel, tóner/tinta y consumo de energía”.

La realidad es que cada vez se demandan equipos de digitalización más rápidos y con mejores funciones avanzadas, y se instalan directamente en el equipo del usuario (en vez de buscar grandes equipos “centralizados” y compartidos por varios usuarios). Esto evita esperas y permite una gestión más directa del dispositivo por parte de los trabajadores que los emplean frecuentemente. El software tiene que ir de la mano. Hoy en día las empresas demandan soluciones integrales de confianza y buscan la integración de software, hardware y soporte como un servicio global y de calidad.

Las empresas “intuyen” el valor añadido que les aporta la gestión documental, pero no lo conocen hasta que no se diseña un prototipo de proyecto acorde a sus necesidades. Es en ese momento cuando se dan verdadera cuenta de las ventajas que les aporta en sus procesos diarios y cómo los costes de tiempo y personal pueden re-direccionarse a nuevos esfuerzos o ser ahorrados directamente.

Otra situación con la que deben de lidiar los proveedores de Gestión Documental es con el entendimiento de lo que es la gestión documental y en qué consiste. Existen dos conceptos muy extendidos: Como sistema de almacenamiento de documentos o como “software mágico” que es capaz de hacer todo y de todo con un solo clic. Combatir estas creencias y hacer entender que la Gestión Documental es tan amplia como las necesidades del cliente y que solo conociendo los procesos documentales de una empresa podemos implantar la mejor solución, es el día a día de los profesionales de este mercado.

La nube

Cloud Computing puede proporcionar muchas ventajas al terreno de la gestión documental. En estos momentos se puede afirmar que la nube es el presente y el futuro. Aporta muchos beneficios a las compañías, no sólo en el ámbito de la gestión documental sino en todo lo relacionado con las comunicaciones, almacenamiento, hosting, etc. La famosa “nube” ofrece soluciones completamente flexibles que se adaptan a prácticamente cualquier entorno y necesidad, reducen las inversiones iniciales que en muchos casos son imprescindibles para poner en marcha cualquier nuevo sistema y por norma general ofrecen altos niveles de seguridad y fiabilidad. Todo esto, cuando hablamos de gestión documental es algo que se adapta como anillo al dedo permitiendo contratar la capacidad que se requiera en cada organización, siendo posible ampliarla de manera sencilla según se requiera y ofreciendo conexiones de alta velocidad para poder acceder de manera remota a la documentación. Esto son sólo algunas de las ventajas que puede ofrecer la “nube” a organizaciones que se plantean implantar soluciones de gestión documental. Lo fundamental es que el Cloud Computing tiene dos consecuencias para el mundo de la gestión documental: está permitiendo abaratar costes, por lo que para un determinado tipo de empresa la rentabilidad de una gestión documental puede ser asequible, y por otro lado, debido a este abaratamiento, el incremento de la demanda sigue creciendo. No obstante hay que poner atención al hecho de que el mercado nacional aún tiene reticencias a “externalizar” los documentos o informaciones de una empresa, sin embargo esta mentalidad muy española está cambiando claramente, sobre todo con la ayuda que ha aportado la llegada de las redes sociales.

Informática El Corte Inglés es una de las empresas que más hincapié está haciendo en el desarrollo de una gestión documental favorecida por las ventajas de la nube. De hecho en estos momentos se encuentra trabajando en futuros proyectos que aprovecharán las ventajas del Cloud Computing. Tal y como aseguran fuentes de la compañía, “la irrupción del modelo de Cloud Computing, representa una evolución en la forma de ofrecer y consumir servicios informáticos. Los aspectos fundamentales del nuevo modelo son el pago por uso y el acceso bajo demanda a una inmensa variedad de recursos y servicios que proporciona una capacidad prácticamente ilimitada al usuario del servicio. El gran beneficio de la nube es el acceso a las tecnologías más novedosas y actualizadas sin necesidad de proceder a grandes desembolsos o a complejas implementaciones de nuevos sistemas. Informática El Corte Inglés está en condiciones de ofrecer todas sus soluciones de gestión documental en un modelo de Cloud Computing y, de hecho, así viene haciéndolo desde hace ya algunos años. En este tiempo ha podido comprobar las ventajas en cuanto a costes y administración de los sistemas de gestión documental”.

Y es que, el modelo de Cloud Computing, representa una evolución en la forma de ofrecer y consumir servicios informáticos. Los aspectos fundamentales del nuevo modelo son el pago por uso y el acceso bajo demanda a una inmensa variedad de recursos y servicios, lo que proporciona al usuario una capacidad prácticamente ilimitada. El gran beneficio de la nube es el acceso a las tecnologías más novedosas y actualizadas sin necesidad de abordar grandes desembolsos o complejas implementaciones de nuevos sistemas. Tal y como se asegura desde Esker, la nube “Ha supuesto un dinamizador. Las empresas están aceptando muy bien el hecho de que toda la solución sea suministrada como un servicio, donde y cuando lo necesiten, desde la infraestructura hasta los procesos de negocio y las herramientas de colaboración. Los servicios bajo demanda mantienen un crecimiento próximo al 50% durante estos últimos cinco años. En nuestro caso, empezamos a suministrarlas en 2005 y representan ya más del 60% de nuestras ventas. Las soluciones de automatización en la nube están ofreciendo a las empresas beneficios tangibles en términos de rápida puesta en marcha sin grandes inversiones, menor riesgo, agilidad, actualizaciones automáticas, menor coste de propiedad, seguridad, acceso ubicuo y disponibilidad 24/7. Creemos que son más suficientes argumentos que justifican su crecimiento”. Alejandro Sanz Martin, responsable de los equipos de impresión HP LaserJet Enterprise y Escáneres de HP también ve en el Cloud Computing un punto de inflexión importante. Para este directivo, “Las aplicaciones web y el mundo cloud han significado una enorme expansión, democratización, e innovación de las nuevas tecnologías. Han reducido enormemente el impacto del criterio geográfico de las empresas. Esto ha provocado que el mundo sea más accesible y que la posibilidad de proyección internacional de las empresas sea mucho mayor, además de haber flexibilizado el mercado laboral, tanto en las relaciones internas como en las interempresariales. La aparición del cloud también se debe a la miniaturización y carácter móvil de la tecnología. Los cambios han sido simultáneos en el hardware y el software, en las empresas y los trabajadores… en las estructuras empresariales y en los modelos de negocio y facturación. Podemos decir que estamos viviendo una transformación casi global”.

“Acercar la captura de los documentos al mismo punto de origen o de contacto con el cliente –en la calle, en la oficina del cliente…- supone que la información se reúna de forma inmediata en el momento mismo de su creación. Esto libera a las empresas de laboriosas tareas cotidianas como gestionar los archivos en el disco duro para determinados procesos centralizados, y genera una forma más eficiente y sencilla de capturar, validar, procesar y compartir información entre personas que necesitan acceso inmediato para tomar una decisión en tiempo real o cerrar un acuerdo. De este modo, la empresa ahorrará tiempo, dinero y espacio gracias a la distribución, almacenamiento y acceso digital a la información”, afirma Marta Olbés, Document Solutions Product Manager, Canon España.

Exceso de oferta

El hecho de que los tradicionales fabricantes de impresoras, así como los desarrolladores de software hayan evolucionado hacia la gestión documental completa puede haber hecho que exista una oferta excesiva de soluciones y servicios que hacen muy difícil la elección por parte del cliente. ¿Existe ese exceso de oferta? Xavier Ciaurriz, Director de la Unidad de Negocio Pymes de Wolters Kluwer | A3 Software cree que sí pero añade: “Ante el exceso de oferta que existe, uno de los valores añadidos que debe ofrecer un gestor documental, y que a3ERP|gestión documental incorpora, es su integración con el software de gestión ERP para poder gestionar, a partir de una única base de datos, la documentación de todas las áreas de la empresa, desde Comercial y Compras hasta Logística o Producción. Ello permite, por ejemplo, consultar toda la información almacenada sobre un mismo cliente, independientemente del origen de los documentos.

La integración con otras aplicaciones externas como Microsoft Office, Adobe y Explorador de Windows, y las posibilidades que ello ofrece para importar o transformar documentos, es otro de los requisitos que debe incluir un software de gestión documental”. Desde IECISA se apunta a que no todos los fabricantes son iguales, por lo que el cliente tiene una amplia capacidad de elección. Bajo el punto de vista de esta empresa española, “No [todas las herramientas] son iguales si bien casi todas incorporan las funcionalidades clave. En cualquier caso hay un número reducido de fabricantes que son los que llevan más años en el mercado nacional que tienen mayor presencia lo que supone una garantía y ventaja clara respecto a nuevas herramientas”. Este punto de vista es apoyado por Filipe Ribeiro, Services & Solutions Product Manager Konica Minolta que asegura que “Como en casi todo y más hoy en día, se puede decir que existe exceso de oferta. ¿Pero de que oferta estamos hablando?  Tenemos que separar lo que es un simple archivador de ficheros en carpetas, y que se le llama erradamente Gestión Documental, de lo que es una verdadera gestión documental, con sus módulos, con su integración con los sistemas de las empresas, con la definición clara de workflows específicos que afectan los procesos. Las herramientas no son iguales, pero sí buscan un fin común”.

Las nuevas tecnologías postales para grandes compañías

Manuel Pulido, Country Manager de Compart Iberia

En el entorno corporativo de las grandes organizaciones, la tecnología aporta importantes avances en todos los campos del negocio con la finalidad de optimizar las comunicaciones. En algunos países europeos, como en Alemania, tan importante es el auge que ya se incorpora hasta en la gestión del correo postal para los empleados de las grandes empresas. El objetivo es que los propios empleados decidan por sí mismos qué documentos quieren recibir digitalmente y cuáles por papel, incluso recibir en su correo electrónico aquellos documentos tildados de “legales” o que requieran habitualmente ser certificados.

Un ejemplo de ello es el sistema de ferrocarriles alemán, Deutsche Bahn, que cuenta con 280.000 empleados aproximadamente en todo el mundo. No es difícil de imaginar el  volumen de documentos que producen, tan sólo internamente. Basta pensar en las nóminas mensuales que se alojan como archivos de descarga en un portal virtual del empleado, lo que ocurre es que muy pocos empleados lo utilizaban pues algunos no tenían acceso regular a Internet, o sencillamente preferían la ruta del correo convencional. La compañía se puso entonces en búsqueda de una solución de correo híbrido «activa» que llegara a todos los empleados, haciendo referencia a sus necesidades de TI o a sus preferencias como vía de correo postal. Tenía que ser una plataforma que funcionara con varios canales digitales y ofreciera la opción de una copia física si el destinatario también lo deseara.

Eligieron «ePostSelect», un sistema desarrollado por Swiss Post Solutions (SPS), que es realmente la solución de Compart, DocBridge Pilot, por el cual el receptor selecciona el canal de distribución. El principio básico de esta solución de correo híbrido es que cada documento, independientemente del formato, se genera de forma fiable y verificable, sin que el remitente o el destinatario tengan que cambiar la infraestructura existente. «ePostSelect» funciona como un medio virtual que recibe tanto documentos como datos de impresión y los prepara para el canal apropiado, dependiendo de la preferencia del destinatario. El remitente no necesita hacer cambios costosos en las estructuras IT existentes, algo que recorta recursos innecesariamente. Mediante la vinculación de la dirección de correo electrónico con el hogar, el sistema garantiza que cada comunicación llegará a su destino, y si no lo hace a través de una ruta electrónica, a continuación, lo hace por una física.

Deutsche Bahn comenzó a utilizar «ePostSelect» en enero de 2012. Desde entonces la mayoría de los empleados están conectados por el sistema y la aceptación del canal digital es cada vez mayor. Pronto se va a utilizar para otros procesos que permitan una respuesta digital inmediata como puede ser el procesamiento de las solicitudes de control de pases de trabajo de los empleados ferroviarios. Próximamente cada empleado recibirá una solicitud precargada (forma activa en línea) que completa o confirma de nuevo la forma del envío de los datos estructurados al sistema. Esto elimina el procesamiento de las solicitudes físicamente mediante un escáner o lector de OCR. Con todo ello, se puede imaginar su utilización en otros muchos escenarios.

Procesa todos los formatos

La tecnología de «ePostSelect» es DocBridge Pilot, una plataforma independiente de productos software de Compart que agrupa los documentos de cualquier formato para el envío, optimizando el coste, y los prepara para la salida a través de varios canales físicos y digitales. Su principio radica en separar la importación de los documentos que se van a procesar del canal de salida. Compart es un proveedor de sistemas de gestión documental con capacidad multicanal, que copia los datos y los convierte al tiempo que conserva el formato del envío. En esta etapa, el documento puede ser modificado, distribuido, clasificado, indexado y convertirse en diferentes formatos. Esto permite que los documentos puedan ser presentados, imprimirse, archivados y gestionados prácticamente en cualquier lugar. La información para este proceso se extrae en forma de metadatos. Mientras el software asigna los datos a un pool central, los metadatos se almacenan en una base de datos relacional.

Además, el sistema incorpora la solución de correo electrónico IncaMail, también desarrollada por Swiss Post Solutions, que combina la comodidad de la transmisión estándar de email con los más altos estándares de seguridad en intercambio de correo electrónico. Con IncaMail, el correo y los ficheros adjuntos se empaquetan en un sobre virtual, encriptado y se dirige a la dirección de email del usuario normal. El contenido va directamente a la bandeja de entrada del  destinatario sin necesidad de descarga desde un servidor externo.

KYOCERA simplifica y agiliza la gestión documental con MyDOCument

Agilidad, eficiencia y ahorro de costes. Estas son tres de las palabras mágicas que más resuenan entre las empresas de nuestro país, tanto si hablamos de procesos de negocio como de procesos documentales. No en vano, el tiempo que un trabajador medio dedica a buscar los distintos documentos que necesita en su labor cotidiana es casi la mitad de su jornada laboral según un estudio de PwC.

En esta última línea, cada vez más las compañías se van dando cuenta de lo ineficiente que resulta contar con procesos de papel dentro de sus organizaciones y, en cambio, de los enormes beneficios de disponer de  herramientas de gestión documental de primer nivel, como MyDOCument, de KYOCERA Document Solutions, que permite conseguir una notoria mejora en la eficiencia de sus procesos, una eficiencia que revierte en una menor cantidad de tiempo invertido y en una mejora de la productividad.

Los automatismos que se pueden conseguir con soluciones como MyDOCument permiten asimismo mejorar el servicio al cliente al acelerar el proceso de validaciones y de gestiones dentro de la compañía por el que pasa un documento desde que entra hasta que sale de la misma. Por ejemplo: una factura que se reciba por correo electrónico es reconocida por la solución como tal, remitida a la aplicación de facturación, procesada, devuelta al sistema y contestada con un e-mail predeterminado. Todo ello en apenas minutos y sin que ningún empleado tenga que perder tiempo en estas tareas, centrándose en lo que de verdad importa: el ‘core’ de negocio.

Así, con MyDOCument, KYOCERA Document Solutions ofrece una aproximación end-to-end a la gestión documental ya que facilitar a sus clientes que puedan archivar y recuperar los documentos de la empresa, realizar capturas automáticas de éstos y recuperar su información, establecer flujos de trabajo y distribuir automáticamente los diferentes archivos.

La Administración Pública gestionando documentos

Dada la situación de crisis general y sobre todo, los recortes presupuestarios que afectan sobre todo a las Administraciones Públicas, una correcta gestión del documento haría que éstas fueran más eficientes, prestasen unos mejores servicios y redujeran sensiblemente los costes.

Desde sus inicios como empresa Informática El Corte Inglés ha sido uno de los principales socios tecnológicos de Administraciones Públicas. Sus soluciones de gestión documental están presentes en todos los niveles de la Administración -local, autonómica y  central-. Esta empresa se ha destacado por ser pionera en soluciones de Administración Electrónica, habiendo implantado sistemas de producción administrativa en las principales corporaciones públicas del país. Actualmente sus soluciones de Registro de Entrada y Salida, así como sus sistemas de Archivo o de Gestión de Expedientes, tienen una implantación mayoritaria y son una buena muestra del grado de desarrollo tecnológico tanto de nuestra empresa como de las propias Administraciones Públicas.

En el momento presente las Administraciones tienen un importante reto como consecuencia del despliegue de la administración electrónica, que viene impuesta tanto por la legislación que regula el procedimiento administrativo electrónico como por las necesidades de modernización de la Administración recogidas en el Informe CORA. Esto significa que cada vez deben gestionar y conservar más documentos electrónicos con validez jurídica (al igual que siempre han hecho con los documentos en papel) y las herramientas junto con metodologías correctas son la clave para hacer esta gestión de los documentos de forma correcta. En este sentido, la experiencia que Informática El Corte Inglés ha acumulado en la implementación de sistemas de gobierno electrónico puede resultar un factor clave en la tarea de modernización a la que viene obligado sector público.

¿Cómo realizar una correcta gestión documental?

Marta Olbés, Document Solutions Product Manager de Canon España

La solución es eliminar esta estructura jerárquica de carpetas de Windows y preguntarse qué tipo de documento es y qué etiquetas o índices le pondría para identificarlo.

El etiquetado o indexado se realiza manual o automáticamente mediante soluciones que extraen dicha información del propio documento y la validan o complementan con los sistemas y bases de datos locales antes del almacenamiento. Las etiquetas reemplazan de manera efectiva una estructura jerárquica de carpetas y, al estar almacenado centralizadamente, cualquier persona con permisos de acceso puede recuperar el documento evitando tener que duplicarlo. De esta forma, se tiene un único lugar para almacenar, buscar, distribuir y asegurar la documentación.

Esta es en la esencia de un sistema de gestión documental, pero solo el principio de lo que ofrece:

•          Flujos de trabajo con documentos

•          Control de versiones

•          Archivo del correo electrónico

•          Escaneo por lotes

•          Seguridad documental

•          Captura automática de la salida de sistemas de información.

•          Almacenamiento en previsión de desastres en medios seguros, todo es posible.

En cuanto a si las compañías están realizando bien esta gestión, si nos estamos refiriendo a la gestión de documentos en carpetas, como ya hemos explicado, no es un método que garantice ni la seguridad, ni la recuperación instantánea cuando sea necesario, ni cuál es la copia válida o la última versión de un documento ni la retención durante el periodo que sea necesario.

Antes de comenzar con la implantación de un sistema de gestión documental es necesario realizar un análisis de necesidades, documentos, procesos, responsabilidades de los usuarios, etc. Nosotros nos hemos encontrado empresas que habían decidido abordar esto solas y sin un análisis previo mediante software open source, y que habían tirado la toalla para finalmente decidirse por una solución llave en mano de Canon diseñada a medida.

Por eso, en Canon abordamos estos proyectos mediante nuestros consultores, analizando sus procesos actuales de negocio y ayudándoles a crear un business case sólido. Solo así se pueden sentar bien las bases para que el diseño de la solución cubra las necesidades de nuestros clientes y que, al ser totalmente escalable, crezca al ritmo que requiera su negocio. Por último, implementaremos la solución y le ofreceremos soporte continuo sobre el sistema en funcionamiento