La nueva era del mercado de impresión

De lo que se trata es de no abusar del “Ctrl +P”. Hasta no hace mucho, cualquier documento que llegaba a nuestras manos se imprimía. Poco a poco nos estamos acostumbrando a sólo utilizar las impresoras en casos estrictamente necesarios. Sin embargo y a pesar de lo que pudiera parecer el mercad de impresión sigue creciendo. Se puede decir que en la actualidad se imprime con una mayor conciencia. Conciencia por parte de los usuarios, que ven cómo es absurdo imprimir todos y cada uno de los documentos que nos aparecen diariamente y también por parte de las empresas, que ven cosas que hasta ahora no observaban. Si antaño las impresoras eran un elemento más que estaba en las oficinas, ahora los empresarios han descubierto que esos aparatos a los que apenas prestaban atención, resulta que gastan y si lo hacen de forma ineficiente, gastan mucho. Así que estamos viendo cómo se pueden reducir mucho los costes. Dentro de este mercado existe sin duda, un claro ganador: se trata de los equipos multifunción. Además de reducir espacio, las calidades son excelentes. Ya no ocurre como hace unos años en los que si la impresora funcionaba bien, el escáner se resentía o viceversa. Ahora no. Todas las funcionalidades son buenas. Así que este es un segmento que está en constante crecimiento tal y como ponen de manifiesto algunos estudios como el de IDC que señala que en el primer trimestre de este año los multifuncionales se llevan el 62% del mercado de impresión. Además, y como consecuencia de la crisis este mercado ha caído, pero sólo lo ha hecho en un 10%, mientras que el de los productos que son sólo impresoras lo ha hecho en un 23%. Así que nos encontramos ante un mercado que, pese a la situación económica, está en buena posición. Los fabricantes, de hecho, se reafirman en estos datos. En España, el sector de la impresión está experimentando una evolución de la tradicional tecnología offset hacia el mundo digital.
Parte de este cambio viene motivado por el entorno económico actual, así como por las tiradas personalizadas y cada vez más cortas, que se están volviendo tremendamente importantes en sectores como la impresión de libros o de periódicos. El sector de la impresión transaccional (facturas, recibos, etc.) también ha evolucionado hacia la impresión personalizada y en color.
En cuanto a la impresión en entornos de oficina se constata una mayor importancia de la gestión documental frente a la mera impresión de documentos. Los sistemas multifuncionales que permiten el escaneado y distribución interna de los documentos son cada vez más valorados por el mercado y las impresoras monopuesto están siendo sustituidas por estos sistemas que permiten un importante ahorro en la gestión interna de la información. Las aplicaciones de sistemas de control de costes por departamento y la instalación de potentes controladores para conseguir una gestión documental optimizada son dos de las áreas de crecimiento actual. Por otra parte, se constata un creciente interés por la externalización de la gestión documental ya que permite convertir costes fijos en variables, la actualización de la tecnología y profesionalizar dichas tareas.
Los cambios
Está claro que el mercado de la impresión ha cambiado. Pero, ¿cuáles han sido las variaciones principales? Según Paloma Beamonte, directora de Xerox Office, “el mercado de impresión ha vivido uno de sus principales cambios con el protagonismo que la tecnología láser ha conseguido respecto a la inyección de tinta, además de un claro crecimiento del uso del color, una tendencia fundamental para Xerox, por su apuesta decidida por el color láser y la innovadora tecnología de tinta sólida. Por otro lado, también han crecido notablemente los servicios de gestión y outsourcing documental, a pesar de que todavía el 90% de las empresas no es capaz de calcular su partida de gastos de gestión documental”. Por su parte, Francisco José García, Printing Product Manager de Samsung asegura que “las diferencias se encuentran en que hoy los clientes buscan tres aspectos que no eran considerados en el pasado. El control de costes, la fácil utilización de los dispositivos y el control en la seguridad. Esto ha hecho que la industria desarrolle soluciones para abordar estas demandas suministrando productos, soluciones y servicios expresamente desarrollados para ello”. Para Joan Morales, Director de Marketing de HP Imagen e Impresión para Empresa, “Ha habido distintos cambios que se han producido y que todavía están teniendo lugar dentro del mercado de impresión, los tres principales son. La transformación a digital de cada vez más procesos de impresión, ya sea en entornos de oficina como en entornos de artes gráficas o de impresión industrial. La convergencia entre dispositivos de impresión de distintos tipos; especialmente entre impresoras y multifuncionales, en las empresas cada vez más se opta más por multifuncionales que resuelven distintas funcionalidades en un mismo equipo. Y la adopción de soluciones y servicios de impresión en las empresas, que gracias a la unión del hardware y software resuelven a medida distintas necesidades concretas de impresión y permiten ahorrar hasta un 30% de los gastos de impresión”.
En la misma línea de la reducción de los costes se encuentra Jesús Contreras, director de desarrollo de negocio de Kyocera, quien destaca que “las prestaciones de los equipos han evolucionado considerablemente en los últimos años: son más rápidos, ofrecen mayor calidad de imagen y un gran abanico de posibilidades de acabado. Pero el mayor desarrollo ha tenido lugar en lo “ideológico”. Hace diez años, ni distribuidores ni jefes de informática manejaban el concepto de “coste por copia” y sólo prestaban atención al coste de adquisición de los equipos. En Kyocera hablamos ya de “políticas de impresión”, término que engloba todas aquellas medidas dirigidas a sacar el mayor provecho posible de los recursos de impresión existentes en las empresas, reducir los costes y mejorar los procesos para ser más productivos, y que se ponen en conocimiento de los trabajadores de la empresa para que sean compartidas. Consideramos que estos cambios en las tendencias de impresión son los más importantes del mercado en los últimos años, y creemos que ayudarán a superar la actual situación de crisis, puesto que la venta de equipos tiene cada vez menos peso en las cuentas de resultados, en favor de los servicios y las soluciones”. Finalmente, Jose Luís Domínguez, director de marketing de Lexmark, cree que “el cambio fundamental es que la impresión ha dejado de percibirse como una actividad secundaria y se vislumbra ya como un proceso esencial en la operativa de las empresas, un apoyo fundamental para mejorar su competitividad. Esto se ha logrado gracias a avances tecnológicos clave como la conectividad en red, la impresión inalámbrica o la proliferación de dispositivos multifunción. Aún así, queda mucho por hacer, ya que en términos generales las empresas españolas aún no cuentan con una gestión óptima de su parque de impresoras: se siguen imprimiendo muchas páginas que no son necesarias y no se lleva un control de los costes asociado”.
Se puede decir que en estos momentos estamos asistiendo a una progresiva racionalización de los procesos de impresión. El mercado está cambiando porque las empresas buscan la tecnología que más se adecue a sus necesidades entre una rica y amplia, a la vez que buscan fórmulas que les permitan reducir sus costes operativos e incrementar su productividad. Bajo estas premisas todas las empresas han de conjugar las diferentes opciones disponibles en el mercado acorde a sus necesidades específicas: tamaño de la empresa, procesos internos, necesidades específicas, prioridades. Por ejemplo, según datos de un estudio de Canon, en España hasta un 57 por ciento de las empresas no tiene una planificación de impresión definida…Se trata de un dato preocupante ya que aunque no lo parezca, tener una buena estrategia de impresión y gestión documental es clave para seguir fomentando las buenas prácticas en un negocio, el ahorro de costes así como las parámetros ecológicos, sea cual sea su sector.
Y ahí entramos en el factor fundamental que ha hecho posible que las empresas comiencen a dar importancia al parqué que tienen en sus oficinas. La impresora ha dejado de ser algo parecido a una mesa o a una silla: un elemento casi invisible que se encuentra en un determinado lugar de los determinados departamentos. Los empresarios se han dado cuenta, por fin, de que mientras las mesas y las sillas no tienen ningún coste para la empresa, las impresoras sí. Y han visto como hasta ahora estaban tirando mucho dinero a la basura. Por ese motivo, lo que buscan principalmente las compañías es reducir sus costes de impresión y contar con sistemas de impresión que no les den problemas. La crisis ha generado un interés por disminuir el gasto derivado de la gestión de los procesos documentales. Además, y según apunta el portavoz de Kyocera, “los usuarios demandan dispositivos fiables, que no les compliquen su trabajo diario y que les aporten valor añadido mediante servicios integrales, como por ejemplo aplicaciones que les ofrezcan funcionalidades de seguridad, de contabilidad de trabajos, codificación, etc…”
Menos gasto
Es el tema de moda. Hay que gastar menos, pero eso no implica que no haya que no invertir ni un solo céntimo. Hay que ser conscientes de que una buena inversión supone un ahorro de costes importante y más si hablamos de los equipos de impresión que nos rodean en todas las empresas. Para ello, además de contar con equipos más eficientes, que gasten menos y que por tanto reduzcan los costes, los fabricantes están apostando por innovadoras soluciones. Una de ellas es el denominado outsourcing documental. Algunas empresas como Kyocera, HP o Konica Minolta tienen programas específicos y muy bien desarrollados. Las que no lo tienen ven que puede ser un punto de partida importante para tener clientes “de por vida”. Veamos que es lo que ofrecen alguno de ellos: Manuel Pulido, responsable Grandes Cuentas Producción de Infoprint, asegura que “el outsourcing documental está aquí para quedarse. Desde InfoPrint disponemos de una oferta DPMS (Distributed Printing Management System) que abarca desde la optimización de bases instaladas hasta ofertas de coste por página y/o coste por uso. Realizamos auditorias en los clientes a fin de conocer cuánto y cómo se imprime y cuáles son sus costes asociados de mantenimiento y consumibles, a fin de indicarles cómo pueden reducir el coste total de propiedad en base a sus necesidades reales”. Para Joan Morales de HP el outsourcing documental se trata de “una opción que tiene su sentido en ciertas empresas y para ciertas necesidades, de todas maneras en HP contamos con soluciones de principio a fin en gestión documental que permiten que una empresa, por pequeña que sea pueda implantar procesos de gestión documental a medida, aunando en la oferta de HP tanto el hardware preciso, escáneres y multifuncionales, como el software, ya sea o bien de HP como de terceras empresas con las que trabajamos conjuntamente para ofrecer soluciones completas”.
Las empresas gastan entre un 5% y un 15% de su presupuesto en gestionar los documentos, y aunque la mayoría lo desconoce, sí es cierto que cada vez más empresas empiezan a entender las ventajas de un proceso de gestión documental adecuado. La externalización permite ahorrar tiempo en los procesos de gestión interna para que cada empresa pueda centrarse en su actividad principal de negocio. Además, reduce los costes, disminuye la inmovilización de capital, y amplía la capacidad de inversión para dedicarlo directamente a actividades que generen ingresos. Andrés Sánchez Moreno, Customer & Channel Marketing Manager de Canon Business Solutions, cree que “una gestión documental adecuada es clave para garantizar la integridad y la disponibilidad de la información, que es el activo más preciado de cualquier empresa, así como clave de su supervivencia. Un sistema de gestión documental garantiza también la disponibilidad de la información cuando se necesita, permite compartirla de con seguridad y ahorrando espacio gracias al archivo electrónico. Actualmente hay una amplia oferta de gestión documental, permitiendo que esta tarea se desarrolle in-house. De cualquier forma es totalmente viable implementar este tipo de políticas de forma interna y externa, todo depende de las necesidades de cada empresa. Lo que sí es importante es disponer de gestión documental”. Eduardo Valdés, director comercial de Konica Minolta cree que “es una opción válida y que está en auge en estos momentos. Konica Minolta lo está ofreciendo, disponemos de un servicio de outsourcing de personal para departamentos de reprografía, diseño gráfico y almacenamiento digital principalmente y que permite a nuestros clientes desligarse de tareas anexas a su negocio. Además, los servicios de almacenamiento de información física y digitalización masiva los gestionamos directamente con nuestros clientes y con el apoyo de socios documentales que garantizan la máxima calidad de servicio”.
Así que parece que el outsourcing documental experimentará importantes crecimientos en los próximos. Casimir Alonso es el consejero delegado de Océ, una empresa que apuesta fuerte por la externalización y que asegura que ésta “es una de las áreas de crecimiento de Océ y así lo reconocen diversas entidades independientes a nivel internacional incluyéndonos en los listados de las empresas más grandes y confiables en este sector. Nuestros propios clientes, como BSH, han reconocido nuestra aportación de valor añadido a sus procesos de negocio”. Finalmente, “Jose Luís Domínguez, director de marketing de Lexmark considera que “la impresión bajo demanda, modelo de pago por uso o outsourcing documental es una tendencia de mercado en auge, cada día más demandada. Esto se debe principalmente a dos factores: la proliferación de servicios tecnológicos bajo demanda en distintos segmentos del software y hardware -que han contribuido a generar confianza en el modelo- y las ventajas de pagar únicamente por lo que se consume, donde la gestión del parque de impresoras queda en manos de una compañía especializada. Lexmark dispone desde hace tiempo de estos programas para cualquier tipo de organización, incluyendo todos los elementos a gestionar (hardware, consumibles, mantenimiento, leasing e incluso servicios de gestión de impresiones) en un único contrato global basado en una metodología precisa de facturación por página”.
La apuesta por el color
A pesar de la reducción de costes que requieren las empresas también es verdad que éstas requieren cada vez más de productos de calidad. Una prueba de ello la tenemos en el crecimiento que han experimentado en los últimos años los dispositivos láser color en detrimento de los monocromo. Algunos incluso han llegado a especular con la desaparición de la impresión en blanco y negro. En esa línea se encuentra el portavoz de Xerox: “En mi opinión, a pesar del considerable avance de la tecnología láser color frente a la impresión monocromo, aún hay una demanda para este tipo de tecnología. Xerox incluye en su porfolio de productos equipos monocromos para dar respuesta a esta demanda, mejorar la facilidad de uso de los equipos e incrementar su productividad. No obstante, Xerox apuesta de forma decidida por el color, y lidera la transición hacia esta tecnología con una estrategia de precios que permita a los clientes imprimir en color a precio de blanco y negro”. Manuel Pulido, responsable Grandes Cuentas Producción de Infoprint cree que “la impresión láser color cada vez es más asequible, con lo que la impresión en blanco y negro está llamada a ocupar un papel residual. No obstante, ello no implica su desaparición total, sino más bien una integración en la propia oferta del color. Nunca hay que restar posibilidades, sino complementarlas”.
Sin embargo, otros como es el caso del portavoz de Samsung no están de acuerdo y creen que el B/N todavía tiene recorrido: “Aunque si que es cierto que el mercado láser color ha sido el de mayor crecimiento en el último lustro, hoy en día dada el clima económico actual, las empresas están reduciendo sus inversiones en este tipo de equipos e instalando productos monocromo. Sin embargo, esto ocurre debido a la desinformación de los usuarios. Es posible limitar el color y reducirlo por departamentos, usuarios, o topes de usos para no limitar el acceso de organizaciones enteras al uso del color. Para ello recomendamos lo que en Samsung llamamos la Proposición de Valor: Evaluar las necesidades del Cliente, adaptar nuestros servicios a ellos, introducir sistemas y procesos para controlar la red de impresión y colaborar con los clientes para tener una dinámica de trabajo que asegure los cambios realizados”, asegura Francisco José García. Por su parte José Ramón Sanz, Especialista en Productos de Impresión de Brother Iberia cree que “aunque el mercado está actualmente decreciendo y por ejemplo, los multifuncionales a color han crecido en detrimento de las impresoras a color, creemos que el ambas tecnologías convivirán sin dificultades en los próximos años”. En la misma línea se sitúa el portavoz de Lexmark: “Hay empresas, o departamentos dentro de las empresas, que no necesitan contar con una impresora a color para grandes volúmenes de trabajo. El monocromo sigue siendo más económico que el color, tanto en precio de compra como en coste por página, por lo que es lógico que el láser monocromo todavía tenga un papel importante. A largo plazo, es posible que el panorama cambie, pero de momento a la impresión monocromo todavía le queda un espacio por recorrer”.
Velocidad y Seguridad
Velocidad y calidad, junto al precio y los costes de impresión, constituyen las principales demandas al elegir un equipo. La barrera de la calidad y la velocidad de impresión están superadas, por lo que la mayoría de los fabricantes continúan esforzándose en reducir los precios y la percepción de que la impresión en color pasa por ser un privilegio de las grandes empresas. Sin embargo todas las empresas cuestionadas para la realización de este reportaje aseguran que dependiendo de las características de cada empresa se debe apostar por uno u otro modelo de impresora. Eduardo Valdés, director comercial de Konica Minolta cree que la elección “varía en función de qué trabajos vayan a ser impresos con estos dispositivos. Sin embargo consideramos que ahora mismo la calidad es más importante que la velocidad”. Por su parte, Hugo Ramos Linares, Especialista de Producto OPP de Canon Consumer Imaging opina que “las demandas vienen marcadas por las expectativas de uso, desde luego en Canon intentamos ofrecer equipos de impresión que compartan ambas funcionalidades; tanto en dispositivos destinados para pequeños grupos de trabajo como para equipos de mayor tamaño, empresas con infraestructura más compleja”.
Y en los últimos años, velocidad y calidad están perdiendo posiciones en detrimento de la seguridad. Es un cambio también fundamental que se ha producido en la mentalidad de los usuarios corporativos en nuestro país. Y es que, por ejemplo, hace no muchos años, a nadie le importaba imprimir documentos que nunca se recogían de la impresora y que podían permanecer meses en ella. Daba igual que esos documentos fueran confidenciales y de gran valor para la empresa. Se suponía que nadie iba a hacer un uso fraudulento de ellos. Las cosas han cambiado. Ahora los fabricantes imponen a sus equipos medidas de seguridad para que no ocurran cosas como las expuestas en el ejemplo anterior. Cada vez más, la seguridad es un factor determinante a la hora de elegir una impresora, especialmente en el ámbito corporativo. Hay estudios que aseguran que el 30% de los empleados se han dejado información confidencial en las bandejas de las impresoras. Esta cifra es altísima, y el riesgo potencial para un empresa se cifra en más de 100.000 euros. La seguridad de la información es determinante en ciertos segmentos de mercado: la abogacía, la medicina, la empresa pública, etc. La confidencialidad de los documentos debe ser absoluta y el control de los documentos digitales e impresos ha de estar asegurado durante todo el ciclo de vida de los mismos.
Para el portavoz de cé. “en empresas con otros perfiles de negocio, la seguridad resulta igualmente importante. Listados con información sobre clientes, empleados o resultados internos constituyen sólo algunos ejemplos de información cuya confidencialidad resulta clave. En Océ hemos llegado a diseñar sistemas específicos para un cliente que permiten guardar una imagen digital de todo documento fotocopiado e, incluso, autorizar o denegar una copia o impresión en función del contenido del documento y del nivel de autorización del usuario que desea realizarla. Las soluciones completas de Océ (software de control + sistema multifuncional con la opción de seguridad por huella dactilar o tarjeta personalizada + consultoría pre y post venta) son toda una garantía para las empresas públicas y privadas que confían en nosotros en todo el mundo”.
Esto demuestra que las empresas necesitan ser conscientes de que la información esté segura, especialmente cuando se habla del material impreso. Ahora mismo hay una gran variedad de soluciones disponibles que proporcionan seguridad basada en códigos, reconocimiento de identidad, etc. Para el portavoz de Brother, “son muchos los factores que el cliente tiene en consideración a la hora de elegir su equipo de impresión. Los elementos de seguridad en la impresión son escasamente demandados por las PYMES, pero son cada vez más importantes cuando nos referimos a entornos corporativos. Así, la capacidad de un equipo de incluir elementos como control de acceso no autorizado, protección de la información, función del bloqueo de seguridad, control del color, encriptación de la información,… constituyen un factor fundamental. Por supuesto, es primordial que el equipo esté garantizado y el cliente tenga la seguridad de que no va a fallar, pero también tiene en cuenta la calidad y la velocidad de impresión, las prestaciones, el diseño, etc”. Por su parte, Jesús Contreras de Kyocera asegura “que las compañías antes no disponían de suficiente información sobre la importancia de la seguridad de los dispositivos de impresión. La realidad es que cualquier empresa debería prestar atención a este asunto, ya que es posible que personas ajenas a la compañía puedan visualizar y hacerse con los documentos que se han enviado a imprimir, porque estos son archivos que quedan guardados en las memorias de los propios dispositivos de impresión, incluso aunque hayan sido borrados de los ordenadores y servidores. Por otro lado, no se valora la seguridad de los datos que se mandan imprimir en equipos departamentales y que quedan en muchas ocasiones sobre las bandejas de salida sin llegar a ser recogidos y que cualquier puede leer”.
Y finalmente… ecología
Lo verde está de moda en todo el mundo TI, pero sin duda la ecología es mucho más importante en el sector de la impresión, ya que a la par que se necesitan y es conveniente tener equipos cada vez más eficientes, las empresas tienen que hacer un uso responsable del papel. Por ello los fabricantes también han puesto un especial énfasis en este aspecto. Veamos lo que proponen algunos de ellos. Andrés Sánchez de Canon afirma que “nuestra compañía apoya y promueve una gestión de impresión responsable. Sabemos que en los procesos de impresión, uno de los campos donde en Canon ha acumulado más experiencia, es donde se esconden buena parte de los hábitos menos ecológicos de las empresas. Pensemos por ejemplo en todo el papel que desperdiciamos dejando abandonado en la impresora, los documentos que tiramos a la papelera o, simplemente, todos los documentos que imprimimos a simple cara. Por otra parte, estos hábitos “poco ecológicos” también representan unos gastos cuantiosos, difíciles de evaluar “a priori”. Para evitar estas prácticas ofrece un servicio que va más allá del producto e integra una visión de asistencia y consultoría. En este sentido, Canon promueve el concepto de la Oficina Responsable, un proyecto que se propone la concienciación de las empresas españolas, enseñando buenos hábitos de impresión y gestión documental. Mediante el uso de herramientas de gestión adecuadas, es posible hacer que las empresas sean “ecológicas”. Dentro de este programa, Canon ha desarrollado la Guía de Hábitos Ecológicos en la Oficina, apoyada por el Ministerio de Medio Ambiente y Medio Rural y Marino, quien también ha contribuido en su elaboración; es un documento de referencia para que los empleados de cualquier empresa, siguiendo unas pautas sencillas, sean ecológicamente responsables y contribuyan a la conservación del medio ambiente”. Por su parte el director de marketing de Lexmark asegura que “nosotros nos esforzamos porque tanto usuarios domésticos como los usuarios en las empresas se conciencien de la tremenda importancia de ser ecológicamente responsable, imprimiendo únicamente la copia que resulte estrictamente necesaria. Para ello, seguimos dos tipos de políticas. Por un lado, desde la fundación de la compañía en 1991 Lexmark ha estado apostando por promover una responsabilidad sostenible, poniendo en práctica diversas iniciativas tanto internas como externas, incluyendo la fabricación de productos más ecológicos y programas de reciclado orientados a consumidores y empresas. Por otro, nuestra estrategia Print Less, Save More trata de concienciar a los usuarios del impacto medioambiental derivado del uso de sus impresoras y enseñarles a calcular las emisiones de CO2 que generan los equipos. Con este fin, Lexmark encarga diversas investigaciones que revelan los malos usos a la hora de imprimir documentos y cómo evitar en parte la contaminación medioambiental. Además, ofrecemos un eco-simulador como herramienta para que usuarios domésticos y empresariales calculen el daño potencial sobre el medio ambiente y aprendan a imprimir más responsablemente de manera sencilla aplicando unas buenas prácticas de uso realmente sencillas”. Sin embargo y tal y como afirma el responsable de Samsung, “Pese a que la industria esta realizando grandes esfuerzos para reducir la huella medioambiental en el mundo de la impresión, si que es cierto que cada vez que se imprime algo sin necesidad supone un coste a la organizaciones. Es por ello que desde Samsung ofrecemos la posibilidad de monitorizar y controlar esos gastos innecesarios, para que las organizaciones puedan evaluarlas y tomar acciones al respecto”.

¿Dónde reside el mito de la oficina virtual?

Algo interesante está pasando en todas las presentaciones que las empresas están haciendo sobre la tecnología móvil; éstas explican lo maravillosa que es, hablan de flexibilidad, teletrabajo, trabajo de campo, total seguridad en todos estos entornos. Y terminan afirmando que pronto las empresas sólo necesitarán alquilar una sala de reuniones de vez en cuando y una conexión de banda ancha para ser completamente móviles y no requerir de un espacio físico en absoluto.
Pero, ¿cuántos empleados están trabajando en estas condiciones, sin tener que depender de las premisas de una oficina? Seguramente la mayoría afirme que esta situación es sólo una posibilidad, que prácticamente nadie lo está haciendo aún y que la mayor parte de la tecnología avanzada en seguridad se utiliza entre los trabajadores remotos y la oficina. Por eso, parece que una oficina física es necesaria.
Pero también nos encontramos con alguna que otra sorpresa. Por ejemplo, en Reino Unido, la consultoría de ingeniería Bellwether Enterprises trabaja sin sede y celebra reuniones virtuales la mayor parte del tiempo. Sólo alquila locales cuando necesita reunirse con clientes y, aunque se produzca cierto choque cultural cuando el cliente se da cuenta de que la organización carece de un domicilio real, éste no dura mucho. Y es que una vez que los clientes comprenden que están comprando un servicio y que éste no requiere de una oficina física, no les importa.
No obstante, en la mayoría de los casos, los clientes suelen preferir, de algún modo, empresas que cuenten con una oficina física. Por eso se puede llegar a creer que ha habido una pequeña malinterpretación sobre el impulso de usar la tecnología para liberar a las empresas de sus entornos físicos. Libertad significa disponer de una serie de opciones, no simplemente cerrar la puerta de una oficina. En realidad, una parte importante de esta movilidad consiste en trasladarse de una oficina a otra. La idea de las mesas compartidas ya existía antes de que las conexiones rápidas estuvieran tan generalizadas como ahora, y es mucho más fácil de poner en práctica. Pero, todavía quedaría una duda pendiente: ¿cómo se están gestionando los trabajos de impresión ante la libertad de movimiento entre despachos y oficinas?
Es aquí donde las tecnologías de impresión avanzadas que están ofreciendo los fabricantes demuestran su utilidad, ya que, entre otras cosas, permiten por ejemplo prestar servicios de aplicaciones web a los equipos que combinan las funcionalidades de impresión, envío de faxes, escáner y copia. Y esto permite que un usuario de un sistema informático utilice fácilmente sus derechos de acceso en diversos sistemas de impresión y facilite su identidad a los sistemas de impresión de cualquier oficina que visite.
Además, este tipo de tecnologías se pueden utilizar en una amplia gama de aplicaciones empresariales. Por ejemplo, las aplicaciones para pedir vacaciones en las grandes organizaciones solían consistir en un proceso complejo y laborioso en el que intervenían comunicaciones a varios niveles, documentos y formularios entre el solicitante, los directores y el departamento de recursos humanos.
Con los nuevos sistemas de gestión de contenidos y documentos existentes, la mayor parte de este proceso está automatizado; el solicitante puede descargar los formularios directamente en un equipo multifunción, cumplimentarlos y escanearlos para reintroducirlos en el flujo de trabajo de recursos humanos de la empresa, de forma que todo el personal pertinente recibe una notificación automática de la solicitud, y se devuelve al solicitante la aprobación correspondiente.
Por otro lado, las empresas necesitan justificar cada vez más cualquier tipo de trabajo que sale de sus empresas, por lo que los servicios de aplicaciones web de un sistema multifunción se convierten en una tecnología necesaria. Además, muchas empresas cuentan con políticas detalladas para los documentos electrónicos que utilizan, pero carecen de una política que cubra los documentos impresos. Con la implementación de aplicaciones basadas en Internet, una empresa establece cierto control respecto a quién puede imprimir algo. Una vez que una empresa es capaz de averiguar quién tiene un determinado documento, también puede controlar lo que sucede con él.
Esto tiene una serie de ventajas, entre las que se encuentran una mejor seguridad y mejores controles de costes, y funciona a varios niveles. En primer lugar, un departamento puede generar informes sobre aquellos usuarios que han estado imprimiendo documentos, y dónde lo han hecho, lo que simplifica el cálculo de los presupuestos interdepartamentales y facilita la impresión de los trabajos, ya que los empleados no tienen que esperar a estar en su mesa con su propia impresora conectada; con este tipo de aplicaciones se puede enviar un trabajo a imprimir y retenerlo hasta que el empleado decida que lo necesita en papel.
Conclusión
Ha habido un poco de sensacionalismo respecto a la ‘empresa virtual’. Es cierto que ofrece libertad, pero la verdadera libertad es más inclusiva que exclusiva. Es decir, verse libre de las limitaciones de una oficina no es lo mismo que verse vetado por las barreras de un espacio físico. Habrá más ejemplos como el del excelente Bellwether, y eso es bueno, pero la ‘empresa virtual’ no significa necesariamente cerrar todas las oficinas físicas.
Después de oír hablar a algunos de los defensores de la empresa virtual, cabría pensar que se trata de una creencia y no de los medios para conseguir un fin. Es perfectamente posible, incluso deseable, seleccionar qué elementos de lo ‘virtual’ satisfacen determinadas necesidades empresariales. Muchas personas prefieren trabajar buena parte del tiempo en una oficina. Lo que pueden ofrecer las tecnologías adecuadas es la oportunidad de utilizar la mayoría, si no la totalidad, de los recursos de los que se puede disfrutar en la oficina, independientemente de dónde se encuentre, incluido el derecho a imprimir en entornos concretos, o bien permanecer en la oficina si el usuario o la empresa lo desean.
Ésta es la verdadera flexibilidad. No es sólo una ampliación de los sitios en los que los empleados puedan estar, algo de por sí interesante; es también una ampliación de la posibilidad de gestionar sus recursos, independientemente de dónde se encuentren dentro de la empresa.
Por Paloma Beamonte, directora de la división de Office para Xerox España

Impresión en la empresa en tiempos de crisis

Quiebra de bancos, medidas intervencionistas por parte de los gobiernos, cierre de fábricas…El mundo capitalista atraviesa en la actualidad un período de cambio y reestructuración, que está afectando en mayor o menor medida a todos los agentes del sistema.
Ante esta situación, las empresas deben replantearse seriamente sus estructuras de costes y prestar más atención a aquellas partidas en las que apenas se repara en tiempos de bonanza. La gestión eficaz de la documentación y la optimización de los recursos de impresión pueden convertirse en grandes aliados a la hora de afrontar situaciones como la actual.
A pesar de la progresiva digitalización de la sociedad y del contexto en el que nos encontramos, el papel sigue siendo el papel; y existen tareas que necesitan verse apoyadas por un soporte que permita interactuar con ellas de un modo más “físico”, documentos que piden ser plasmados en un papel de calidad, a color y con un equipo adecuado.
¿Cómo encajar ambos conceptos? Utilizando los recursos de impresión de manera racional. No se trata de imprimir mucho, sino de imprimir bien; ni de imprimir más, sino de imprimir mejor. Según estudios llevados a cabo por prestigiosos analistas como IDC o Gartner, la mayoría de las organizaciones no llevan un adecuado control de sus gastos de impresión y no gestionan de manera eficaz todos los recursos asociados a la elaboración de documentos. Este hecho redunda en grandes pérdidas en términos de rentabilidad, productividad y eficacia. La experiencia de trabajo de HP, como líderes de impresión del mercado, nos dice que gracias a la implantación de tecnología actualizada, combinado con los servicios y soluciones precisas, podemos reducir los costes de impresión y gestión de los documentos en un 30%.
Por Joan Morales, Director de Marketing de HP Imagen e Impresión para Empresa

Estrategia documental en la empresa española

En un entorno cambiante y en crisis como en el que estamos en la actualidad, las empresas necesitan crear nuevos mecanismos que les permitan mejorar su competitividad en el mercado nacional e internacional. Consciente de esta necesidad, Konica Minolta desde hace algunos años propone y realiza Estrategias Documentales a sus clientes con el único fin de ahorrarles costes en tiempo y dinero, que puedan reinvertir en su core business.
Como consecuencia de un laborioso trabajo de varios años, sabemos que las empresas españolas disponen de estrategias comerciales, financieras, de marketing y otros, sin embargo sólo el 11% de ellas disponen de una estrategia documental o similar. Eso significa que el entramado empresarial de nuestro país, no sabe que los costes documentales de su empresa son mucho más altos de lo que se imaginan.
En nuestros estudios y consultorías realizados, ponemos en conocimiento de nuestros clientes, el concepto de los costes documentales ocultos. Nos referimos a esos costes documentales que no se auditan, o se “esconden” dentro de otros. Nuestros clientes no son conscientes de que por cada 1€ que se gastan a lo largo de la vida de un dispositivo documental (impresora, copiadora, escáner, servidor de datos, etc.), se gastan 9,40€ en la gestión y en el uso del mismo.
Gracias a nuestros estudios de consultoría documental, podemos indicarle al cliente, el tiempo y el dinero que dedica a mover los documentos en su empresa, o el tiempo que invierte en conseguir que los dispositivos que tiene sigan funcionando, o incluso le mostramos sus costes de almacenamiento, de custodia y más costes encubiertos que no se había planteado.
Además, sacamos conclusiones que nos llevan a ver que de esos 10,40€ gastados, el 15% se emplea en recursos para que los dispositivos funcionen y el 45% se emplea en la captura, almacenamiento y movimiento de los documentos dentro de su organización.
Esto significa mucho dinero invertido en algo que no es su negocio, dinero que debería de estar invertido en algo más importante que la gestión de documentos de su compañía.
Si tomamos como ejemplo una empresa que factura 50 millones de euros cada año, sus gastos totales en la gestión de documentos son de unos 3 millones de euros, año tras año. Eso es mucho dinero que podría invertirse de forma más productiva.
Los Estudios de Consultoría Documental de Konica Minolta, desarrollan un estudio completo que permite analizar todos los procesos y costes documentales de la empresa, y nos permiten diseñar una estrategia documental para los próximos años que permitirá a la empresa ahorrar un mínimo del 30% de dichos costes. Si volviéramos al ejemplo anterior de una empresa con una facturación de 50 millones de euros, significaría que podríamos ahorrarle hasta 900.000 € cada año, con sólo disponer de una estrategia documental adecuada a dicha empresa.
Por todo ello, desde Konica Minolta, estamos tan convencidos que la necesidad de disponer de una Estrategia Documental en la empresa, es tan acuciante, que nos atrevemos a pedir a las compañías de este país que la ponga en marcha a la mayor brevedad posible, contando con especialistas en Gestión y Consultoría Documental, como Konica Minolta.
Por Antonio Ramírez Document Solutions Manager de Konica Minolta

Inyección o láser

Recientes estudios del mercado de impresión llevados a cabo de forma separada por IDC y CharisCo Printer Labs analizan la situación actual del sector de impresión a color, con especial foco en los entornos SOHO (Small Office/Home Office) y pyme.
La principal conclusión que se extrae del estudio deI IDC sugiere que a la hora de hablar de costes operativos de la impresión en color (basándonos en el indicador coste por página), los dispositivos de inyección de tinta profesionales representan hasta un 51% de ahorro en comparación con equipos LaserJet homólogos.
El mercado
Según el estudio de IDC, la adopción de impresoras de color y equipos multifunción (MFP) ha crecido enormemente en el mercado europeo en la última década y se ha convertido en una parte fundamental a la hora de desarrollar los procesos de negocio con éxito. Los principales factores que han motivado la proliferación de las impresoras a color y los equipos multifunción entre las pymes son los siguientes:
• Precios más bajos. Los costes de adquisición de los productos tecnológicos se han ido reduciendo paulatinamente.
• Toma de conciencia de la importancia del color por parte de las pymes. Un estudio de IDC muestra como el color ofrece a los documentos un aspecto profesional, a la vez que facilita la lectura y comprensión de documentos profesionales.
• Lanzamiento de nuevos modelos dirigidos específicamente a las pymes. Los vendedores de equipos de impresión han lanzado productos que ofrecen una buena velocidad de impresión, calidad y consistencia.
Bajos costes de impresión
Uno de los puntos a tener en cuenta es el hecho de que el volumen de páginas impresas por parte de los pequeños negocios seguirá creciendo, sumando una Tasa Compuesta de Crecimiento Anual (CAGR) del 9,5% entre 2006 y 2010. Este hecho, combinado con una renovada búsqueda del ahorro, se traduce en que la inyección de tinta de bajo coste se encuentra bien posicionada para satisfacer esta necesidad – siempre con una calidad de impresión contrastada.
Retos tecnológicos
Tanto la tinta como el láser ofrecen excelentes resultados. Sin embargo, la percepción que los profesionales tienen del láser es más positiva que la que se tiene de la inyección de tinta debido a que la tinta se identifica con una tecnología doméstica. Hoy en día, los avances tecnológicos y la caída de los precios permiten a los dispositivos tanto de inyección de tinta como láser satisfacer las necesidades de los usuarios de oficina con un elevado ratio calidad/coste.

La seguridad a escena

El 78% de los empleados dice estar preocupado porque sus compañeros lean sus documentos confidenciales. Lo que esto demuestra es que las empresas necesitan ser conscientes de que la información esté segura, especialmente cuando se habla del material impreso. Ahora mismo hay una gran variedad de soluciones disponibles que proporcionan seguridad, mediante códigos, reconocimiento de identidad, etc., que permiten solucionar estos problemas. En Lexmark trabajamos con bancos, hospitales, administraciones públicas y muchas empresas que necesitan asegurar que la información confidencial con la que trabajan está segura en cualquier momento”. El portavoz de Xerox también afirma que “desde luego que la seguridad es importante, porque todas las empresas manejan documentos en los que la confidencialidad y la seguridad de los datos es fundamental. Hay estudios que demuestran que el 89% de los españoles se muestra muy preocupado por la seguridad de los archivos que imprime”. De hecho esta compañía ofrece a sus clientes un conjunto completo de herramientas cuando adquieren equipos entre los que destacan:
• Autentificación de los usuarios a través de un login y una contraseña, o a través de sistemas biométricos, smartcards, etc.
• Herramientas que implican una introducción de un código en el dispositivo antes de comenzar a imprimir.
• Firmas digitales
• Filtrado de IP, que permite limitar el acceso desde servidores web a direcciones específicas.
• Compatibilidad con los últimos estándares de seguridad (HTTP, IPSec, IPV6)
• La plataforma web abierta EIP (Extensible Interface Platform) para nuestros equipos multifunción que permite, entre otras cosas, personalizar la interfaz de usuario de los mismos para que puedan acceder a los documentos a imprimir sólo los usuarios que estén autorizados.
• Tecnolgía Dataglyphs, que permite ocultar información en un documento.
• Tecnología de información bloqueada dentro de un documento.
Microtexto: texto muy pequeño que puede ser leído por una lupa, pero no puede ser copiado.
• Tecnología Glossmark, que crea una imagen en relieve que no puede ser copiada.
• Tinta invisible que desaparece.