El hecho de que este mercado está empezando a nacer lo demuestra el hecho de que algunas empresas insignes del sector de la impresión, como Brother, todavía no tienen una estructura dedicada a prestar servicios que tengan que ver con su negocio. Otras están empezando y unas pocas ya llevan algunos años, aunque no más de cinco, como es el caso de HP o Xerox, algunas de las primeras en ver que su negocio no sólo debía regirse por la venta de aparatos y de consumibles. Esta situación ha venido producida principalmente porque las compañías no veían en la impresión un gasto importante. Las impresoras de una empresa, el papel que gastan, los consumibles y todo lo que rodea a este mercado se veía como un gasto necesario al igual que la electricidad que se consumía en las oficinas. Ha sido a partir de que a los fabricantes se les ocurriera la idea de empezar a elaborar informes y estudios sobre los gastos que en materia de impresión se producían en las empresas, cuando los primeros empezaran a elaborar planes para que las empresas empezaran a ahorrarse unos euros en estas partidas. Lo que descubrieron las grandes cuentas y las pymes es que el ahorro podía ser muy importante y lo que veían los fabricantes es que se firmaban contratos que a ellos les reportaba una fidelidad casi absoluta y además, les reportaba unos ingresos fijos y constantes.
Una prueba de esto lo encontramos en un informe que se acaba de presentar, que revela que los Servicios de Impresión Gestionados (MPS) siguen teniendo aceptación tanto en las empresas de tamaño grande como medio pese al clima de recesión. Cerca del 90 por ciento de los participantes en el estudio respondieron que continuarán con sus planes originales de implantar MPS en sus compañías. El informe realizado entre usuarios finales, que ha sido co-patrocinado por Xerox y llevado a cabo por la empresa de investigación y análisis Quocirca, muestra que el 70 por ciento de las empresas consideran la gestión de su infraestructura de impresión como un imperativo estratégico. El ahorro de costes es el principal elemento para la adopción de los Servicios de Impresión Gestionados. Por otra parte, el 25 por ciento de los encuestados afirman que están consiguiendo ahorros superiores a los esperados y más del 60 por ciento indicaron estar satisfechos con los ahorros de costes alcanzados.
Mientras que el ahorro de costes constituye la mayor atracción para la adopción de los Servicios de Impresión Gestionados, la seguridad de los documentos es todavía la preocupación para el 50 por ciento de los participantes en el estudio, y se convierte en la principal barrera para su adopción. “Esto se puede deber a la falta de conocimiento de las capacidades que ofrecen los Servicios de Impresión Gestionados para mejorar la seguridad de los procesos de documentos”, dice Louella Fernandes, analista principal de Quocirca. “También podría ser por la percepción de que la monitorización remota conlleva algunos riesgos en la seguridad. Sin embargo, es una realidad que no causa vulnerabilidades en la seguridad. Por eso, se desprende que existe una falta de compresión sobre cómo operan los Servicios de Impresión Gestionados y cómo se puede mantener un entorno seguro”.
Shaun Pantling, directora y gerente de Xerox Global Services Europa comenta los resultados: “La crisis económica no parece haber tenido un gran impacto en los planes corporativos relacionados con los Servicios de Impresión Gestionados, lo que creemos es un resultado directo de que cumplen sus promesas de conseguir ahorros de costes. Los entornos de impresión no gestionados exponen a las organizaciones tanto a que se disparen los costes de impresión como a asumir grandes riesgos en materia de seguridad, por lo que resulta sorprendente que sean las preocupaciones más acuciantes. La mayoría de las grandes empresas están preocupadas por la seguridad de información confidencial o sensible, particularmente donde hay múltiples dispositivos compartidos. Éstos son exactamente los temas a los que Xerox da respuesta con una amplia gama de soluciones inteligentes de escaneo e impresión segura”.
Otros datos del estudio revelan:
• Las compañías con más de 5.000 empleados suelen ver la impresión como un asunto estratégico.
• Los sectores público y financiero dan una mayor importancia estratégica a la gestión de sus infraestructuras de impresión si se compara con otros sectores.
• La reducción de costes es la principal preocupación de todas las empresas en todas las regiones. La seguridad de los documentos ocupa el segundo lugar pero hay fuertes variaciones regionales, siendo de especial importancia en Francia y Alemania.
• Las expectativas de ahorros de costes oscilan entre el 10 al 40 por ciento, pero varían en función de los sectores verticales y el tamaño de las compañías.
• Estas expectativas de ahorro son especialmente elevadas en Alemania respecto a otros países.
• Las empresas alemanas también conceden mayor importancia a la seguridad de las soluciones de impresión, lo que sugiere que pueden estar más avanzados en la curva de madurez de los Servicios de Impresión Gestionados en relación a otros países.
• La capacidad de garantizar ahorros de costes fue considerada como lo más importante por cerca de un 50 por ciento de los encuestados, que lo han valorado como muy importante. La facturación consolidada (en segundo lugar) y la gestión proactiva de suministros (en tercer lugar) también consiguieron ratios muy altos. La gestión multi-fabricante ocupa la sexta posición con cerca de un 80 por ciento de participantes en el estudio que la valoran como importante o muy importante.
• El sector financiero muestra unos costes de impresión mucho más elevados, con un 65 por ciento de los encuestados que señalan que la impresión representa un 10 por ciento de su presupuesto. Depositan una gran confianza en la producción de la impresión, por lo que controlar los costes es vital para este sector.
• El tema de costes es un reto clave particularmente para los sectores público y financiero, mientras que la seguridad de los documentos es importantísima para las empresas farmacéuticas.
• Cerca de un 90 por ciento de las organizaciones que han externalizado esta tarea con un proveedor de Servicios de Impresión Gestionados están satisfechas con el nivel de servicio que reciben.
• Los niveles de satisfacción son mucho más elevados para aquéllas que utilizan un enfoque de externalización total de los Servicios de Impresión Gestionados o por proyectos, que los que recurren al modelo MPS básico.
• Aquéllas que han optado por una externalización total de sus Servicios de Impresión Gestionados, registran menos llamadas de soporte técnico relacionadas con la impresión.
La crisis
Y, ¿qué es lo que opinan del mercado las empresas impulsaras de este modelo de servicios para el mercado de impresión? Pues en general que se trata de un mercado emergente, al que sorprendentemente, la crisis le está beneficiando. Y es que en épocas de recesión como la actual el ahorro de costes es fundamental. Por ejemplo, José Bastida, director de la división empresarial de HP Imagen e Impresión asegura que “está claro que en época de crisis las empresas conocen mucho mejor su estructura de costes y buscan mejorar su eficiencia y productividad a toda costa. La contratación de servicios de impresión permiten tener una mayor transparencia de los costes y los servicios recibidos, por lo que creemos que en los próximos dos años crecerá notablemente el mercado de servicios de impresión gestionados tanto a nivel local como internacional. Dicho crecimiento se producirá para todo tipo de empresas, sin importar si son PyMES o multinacionales, que busquen reducir los costes, la complejidad y los riesgos asociados a un entorno de impresión no gestionado”. Desde OKI, Juan Pedro Pérez, su director de marketing afirma que “los servicios son el futuro en el mercado de impresión. Cada vez son más las compañías que solicitan un servicio integral de impresión en lugar de la compra tradicional de equipos y consumible. En el mercado reprográfico, es un sistema habitual desde hace muchos años y ahora, este sistema de oferta no sólo del sistema de impresión sino también del consumible y del soporte técnico a través de un único proveedor, en un tiempo también se establecerá como fórmula general en el mercado de la impresión”.
La cuestión es que a lo largo de los últimos años, los sistemas de impresión en el entorno corporativo han crecido de manera rápida y en cierto modo desorganizada, fruto de las mayores necesidades de información, del abaratamiento de los equipos y de la descentralización en su adquisición y control por distintas áreas y departamentos. Este crecimiento desorganizado ha hecho que la mayoría de las compañías, hoy, no cuenten con una visión clara acerca de su entorno de impresión y de los costes que éste genera a medio y largo plazo.
Esta evolución del mercado ha venido acompañada de la transformación de los equipos de impresión en un elemento de gran importancia en el día a día de los negocios, no sólo en la salida, sino también en la entrada de información. A día de hoy, en algunos sectores los tiempos de resolución de incidencias exigidos en el mantenimiento de las impresoras se corresponden con los tiempos para los equipos críticos, y no es de extrañar, ya que las impresoras forman parte de procesos clave de muchas empresas y organismos.
Pero existen más claves. Tal y como apunta Santiago Manteca, Director de gestión de Impresión Optimizada de Informática El Corte Inglés “la convergencia de varios dispositivos (fax, scanner, copiadoras) en un solo dispositivo multufuncional, está ayudando a acelerar un cambio de planteamiento a la hora de renovar el parque.
Algunos estudios del mercado afirman que, en un escenario a 4 años (que hoy es más o menos la vida útil media de los equipos), los gastos en consumibles pueden llegar a representar más del 50% del Coste Total de Impresión de una compañía. Esta preocupación hace que cada vez más empresas se planteen la impresión como un servicio y, con el fin de reducir la complejidad que conlleva la adquisición de activos de impresión y consumibles, externalicen la prestación de dicho servicio recurriendo a empresas especializadas con el fin de clarificar y mejorar sus costes”.
Además se aprecian signos muy relevantes. Tradicionalmente la evolución de las TI viene marcada por lo que hacen las grandes empresas. En el caso de los servicios de impresión, no. Empresas de todos los tamaños apuestan por este modelo. Tal y como asegura Andrés Sánchez, Customer&Channel Marketing Manager de CBS de Canon, “la principal característica es la diversificación del usuario, desde una gran compañía hasta el autónomo, pasando por la pequeña y mediana empresa. Uno de los factores principales de esta mayor penetración es la diversificación de servicios en empresas junto con el concepto de servicios integrales que ofrece Canon; más allá de un equipo están los servicios y soporte añadidos. Así, junto con los propios equipos Canon ofrece productos y soluciones integrales a las empresas ayudando a optimizar los flujos de trabajo de impresión, gestión documental, gestión de color, seguridad…que forman un conjunto imprescindible de valor añadido para las compañía”. Y lo mejor de todo no es que apuesten por este tipo de servicios empresas de cualquier tamaño, sino que el mercado está todavía, completamente abierto como apunta Antonio Ramírez Solutions & Services Manager de Konica Minolta: “Los servicios de impresión son el nuevo campo de batalla donde las empresas dedicadas a la impresión o a los servicios ofimáticos, van a medir sus fuerzas, al menos en los próximos 5 años. Según estudios realizados por Konica Minolta, la estimación prevista para no más tarde del 2013 es que más del 50% de las grandes empresas nacionales pasarán del modelo de compra directa o en régimen de alquiler, al de contratación de servicios de impresión en cualquiera de las modalidades existentes”.
Lo que se contrata
Una de las cuestiones con las que se encontraban las empresas cuando algún comercial se acercaba a ellas para ofrecerles servicios de impresión era el desconocimiento. Ese comercial se encontraba, en un primer momento como si se encontrara en el desierto. El responsable de tecnología le observaba extrañado, pues a fin de cuentas las impresoras siempre estaban ahí y no necesitaban de ningún cuidado especial, salvo el cambio de cartuchos o tóneres y en principio no parecían suponer un gasto muy importante. Pero una vez convencidos, estos responsables y sobre todo, el responsable financiero podían comprobar cómo lo que gastaban las impresoras era muchísimo más de lo que ellos podían haber previsto. Así que, si cedían los datos a un tercero, o si las gestión de las nóminas eran también llevadas por un tercero, ¿por qué no hacer que un especialista se encargue de llevar al día todo lo relacionado con la impresión? Una vez tomada la decisión de externalizar esta parte de la empresa, las compañías debían ver cuál era el servicio que querían contratar. En estos momentos, según el portavoz de HP, “las empresas necesitan, en primer lugar, conocer sus costes actuales y la antigüedad de su flota de impresión y copiado. Una vez conocida la situación actual puede pasarse a una solución mejorada en costes y en eficiencia. Para ello, en HP, realizamos unos servicios de Discovery y Design que permiten en un plazo de algunas semanas establecer un plan de transformación hacia el nuevo modelo de servicio. Posteriormente las soluciones de seguridad y el establecimiento de adecuadas políticas internas de impresión son las más implantadas”.
Hay que señalar que bajo el paraguas del concepto de impresión y gestión documental se engloban beneficios colaterales tales como ahorro de costes, mejora de los procesos, ahorro de los recursos y mejora de la productividad. Las necesidades o solicitudes de los clientes varían en función de tipo de uso al que destinarán los dispositivos de impresión, como el tamaño y carácter de la empresa. No se puede generalizar, aunque si podemos afirmar que todos los clientes buscan calidad de producto junto con unos servicios de asistencia, un servicio 360 grados, que más allá del propio dispositivo les ofrezca una consultoría o expertise del fabricante para acertar con la elección del hardware. Según señala el portavoz de la multinacional japonesa Canon, “en la actualidad, todas las empresas han de conjugar las diferentes fórmulas de impresión existentes en el mercado de acuerdo con los parámetros que les definen: tamaño, funcionamiento, necesidades; teniendo como premisa básica el ahorro de costes y mejora de gestión. Según datos de un estudio de Canon, en España hasta un 57% de las empresas no siguen una planificación de impresión definida…es un dato alarmante, teniendo en cuenta que una buena estrategia de impresión y gestión documental es clave para seguir fomentando las buenas prácticas en un negocio, el ahorro de costes así como las parámetros ecológicos, sea cual sea su sector”. Ángel Benguigui, Director General de Econocom en España, una compañía de renting tecnológico, y que tiene servicios específicos para impresión confirma que en estos momentos, “el tipo de servicios más solicitado actualmente es el pago por uso, que permite a la empresa olvidarse de la compra de equipos y consumibles y de la contratación de los servicios asociados al mantenimiento de los mismos incluyendo dentro de esa misma cuota única la renovación tecnológica de los equipos. El crecimiento se está produciendo ya desde antes y la tendencia es que cada vez más compañías se sumen a este modelo”.
Qué conocen las empresas
A pesar de que está claro que apostar por contratar con un outsourcer que gestione los servicios de impresión de una empresa, éstas no tienen claro qué es lo que les aporta este tipo de ayudas. Tal y como señala José Bastida de HP, “muchas empresas no disponen de ningún tipo de control sobre las actividades de impresión y gestión documental que llevan a cabo. En reiteradas ocasiones, hasta desconocen los dispositivos de los que disponen y cuál es el rendimiento y el gasto asociado a cada uno de ellos. Para convencerlos, es vital explicar de manera correcta que establecer unas adecuadas políticas de impresión en la empresa conlleva beneficios tangibles. Entre los beneficios de los MPS ( Managed Print Services ), podemos incluir: uso mejorado de los recursos, escalabilidad y controles mejorados, reducción del impacto medioambiental ( gracias a la optimización del consumo de energía y consumibles y una mejor gestión de los residuos), además de una notable reducción de costes”. Y es que, los MPS simplifican la estructura tecnológica de cualquier organización y mejoran notablemente la productividad. El departamento de IT y los propios usuarios ahorran tiempo, mejoran su experiencia de uso y se mejoran los niveles de seguridad y conformidad. De esta manera, con los MPS se liberan recursos técnicos, aumenta la disponibilidad y se reducen las llamadas a los centros de soporte. En la misma línea se sitúa Andrés Sánchez de Canon, que tampoco cree que las compañías sepan exactamente lo que quieren. Así según su punto de vista, “no siempre las empresas son conscientes de los ahorros en que pueden incurrir gracias a una estrategia de impresión adecuada. Es más, muchas empresas desconocen el coste real de sus sistemas de impresión actuales puesto que estos costes son diversos y muchos están ocultos: costes de adquisición y mantenimiento de equipos, costes de consumibles y papel, gastos derivados del soporte informático, etc. Los ahorros en los que una empresa puede incurrir contratando la gestión de sus servicios de impresión pueden ser enormes, y pueden llegar hasta el 30%. En Canon ofrecemos a nuestros clientes un análisis o consultoría de sus sistemas de impresión de forma que puedan hacer aflorar todos los costes ocultos y se plantean estrategias de impresión que aseguran no sólo el ahorro económico sino también mejoras en la productividad y en los procesos de la empresa. Otro parámetro a tener en cuenta también es la reducción del impacto medioambiental que se consigue también gracias al diseño de la estrategia de impresión adecuada”. El portavoz de IECISA también se apunta a la ignorancia de las empresas en esta materia: “Podríamos decir que más del 90% de las organizaciones con las que entramos en contacto para contratar nuestros servicios de impresión no tienen un conocimiento real de sus gastos en impresión. De este modo, desde Informática El Corte Inglés les proponemos, como primer paso, realizar un estudio de sus gastos actuales en impresión. A continuación, creamos diseño de impresión optimizado en el que se contemplan tanto mejoras funcionales como económicas. Dotarse del entorno adecuado de impresión para una organización no siempre supone la necesidad de desechar todo lo adquirido hasta el momento. Con los adecuados sistemas de gestión, muchas de las organizaciones que hoy disponen de un parque de impresión relativamente nuevo, pueden racionalizar y mejorar en gran medida su aprovechamiento y costes, planteando a la vez políticas a medio plazo para ir homogeneizando este entorno poco a poco y para reducir el número total de equipos. Los ahorros alcanzados en unos 4-5 años con la externalización de la impresión podrían superar el 30% de los gastos anuales de la organización en este apartado y permitir la financiación de la renovación completa de su infraestructura de impresión, accediendo a otras múltiples ventajas”. Más opiniones que corroboran esta teoría: la de Konica Minolta. A Antonio Ramírez, le “gustaría poder decir que las empresas son realmente conscientes del ahorro que produce disponer de un servicio de impresión, pero la realidad es que es un “servicio” aún en fase de madurez por parte del cliente. Este, sólo ve la punta del iceberg desde el punto de vista de reducir costes de adquisición, mantenimiento y similares, pensando que el dinero se ahorra en este apartado. Si bien es cierto que se ahorra dinero en este apartado, también es cierto y eso lo hemos visto con nuestros ojos, más a menudo de lo deseado, que al no crear una estrategia documental adecuada, al cabo de un tiempo el retorno a la situación anterior con incremento de precios y otros problemas asociados es muy fácil que ocurra”.
Pero, como en botica, las opiniones las hay para todos los gustos y no todo el mundo considera que las empresas sean unas ignorantes a la hora de demandar lo que necesitan. En esta opción se sitúa Juan Pedro Pérez de OKI que señala que “las empresas cada vez son más conscientes de sus costes de impresión y por tanto, tratan de optimizarlos en la medida de sus posibilidades. En el caso de OKI, no tratamos de que externalicen sus sistemas de impresión puesto que los equipos no tienen un coste elevado, ni es realmente necesario el externalizarlos, sino que proponemos ofrecer unos contratos de servicio, equivalentes a los de las fotocopiadoras, a través de los cuales el cliente paga por lo que imprime, dispone del suministro del tóner y también de la asistencia técnica de los equipos y todo, por un coste inferior al de la compra del tóner y a través de un proveedor único, lo cual facilita enormemente la gestión para la empresa que tener un proveedor para el consumible, un servicio técnico y un proveedor de impresoras”. En una línea intermedia se sitúa Eduardo Celma, Consultor Senior Servicios de Impresión de Kyocera, que asegura que “Las soluciones y servicios han evolucionado considerablemente en los últimos años, y hoy día son sistemas y aplicaciones que realmente agilizan procesos y generan ahorros considerables. Las empresas van entendiendo que sus sistemas de impresión no solo deben aportar un valor añadido que vaya más allá de los propios equipos, sino que han de formar parte de la tecnología implantada en la empresa y, por tanto, deben estar totalmente integrados en sus procesos documentales. La clave ha estado en confeccionar un porfolio de soluciones lo suficientemente amplio como para que sea capaz de mejorar considerablemente cualquier proceso de trabajo en la oficina relacionado con la impresión, y extensible en muchos casos a la gestión documental, como por ejemplo el escaneado de documentos para digitalizar”.
Que exigir al proveedor
Una vez que una empresa ha decidido implantar una estrategia en torno a los servicios de impresión debería exigirle una serie de cosas a su proveedor. En este sentido, y según las personas a las que hemos entrevistado para la realización de este reportaje la mayoría coincide en que una vez comprobado que la apuesta por estos servicios redunda en una reducción de costes, la calidad en la prestación de los mismos es fundamental para el buen funcionamiento de los procesos. Para muestra de la coincidencia vemos las opiniones de algunos de los directivos entrevistados. En opinión de Andrés Sánchez, Customer&Channel Marketing Manager de CBS de Canon “al proveedor hay que exigirle máxima calidad y una visión integral de estrategia de impresión adaptada a unas necesidades concretas. En este sentido, una estrategia de gestión de impresión adecuada, con aplicaciones que permiten monitorizar y analizar la utilización de los dispositivos de impresión, es la clave para reducir los costes operativos de cualquier empresa y para concienciar a los empleados sobre el uso responsable de los recursos (electricidad, papel, …) que además ayudan a respetar el medio ambiente”. “Una empresa debería exigir a su proveedor calidad de producto, calidad de servicio y un alto nivel de respuesta tanto en el suministro del consumible, como en el servicio técnico, ya que una empresa no puede detener su actividad de impresión, porque es primordial para el desarrollo de cualquier actividad profesional”, afirma Juan Pedro Pérez de OKI. Finalmente, Santiago Manteca, Director de gestión de Impresión Optimizada de Informática El Corte Inglés cree que “sobre todo, se debe exigir el cumplimiento de los niveles de servicio acordados, y la asunción de responsabilidad por parte del proveedor, es decir, que más allá de los indicadores concretos, el cliente perciba realmente que ha conseguido delegar la gestión de su impresión a un experto externo y no, por el contrario, que la externalización ahora le supone aún más trabajo. Por otro lado, hay aspectos que ofrece un integrador como Informática El Corte Inglés que se han de tener en cuenta a la hora de externalizar los servicios de impresión por ejemplo, la imparcialidad a la hora de ofrecer una solución, la experiencia en la prestación de servicios continuos en entornos heterogéneos o la experiencia en soluciones de gestión documental integrando documentos en procesos de la organización”.
Seguridad
Al igual que sucede en otros campos del mundo de las TI, el de la impresión también es un terreno abonado a las dudas suscitadas por la seguridad. Y es que ceder el control de algo a un tercero siempre genera dudas, por mucho que algunos puedan ver sólo un problema de papeles impresos. Muchas empresas no creen que en este campo haya que tener mucho temor pero la realidad es que de forma constante aparecen en los medios los nombres de empresas que, por ejemplo, han tirado a los contenedores de la calle ingentes cantidades de papel impreso y que contenían datos privados de terceras personas lo que les acarrea serios problemas por incumplir la ley. Son muchos los ejemplos que se pueden dar con lo que llegamos a la conclusión de que sí es importante establecer unas ciertas pautas de seguridad. No obstante, la seguridad de los datos hoy no representa un problema en la externalización de los servicios de impresión, siempre y cuando se seleccione el proveedor adecuado. En el caso de la externalización de servicios de impresión, el proveedor no recibe información de los datos impresos, aunque sí controla el número de páginas impresas, el consumo de consumibles etc. En los casos en los que se trate de información especialmente sensible, como por ejemplo en el sector bancario, se recurre en casos a un modelo en el que la información hacia el proveedor externo se canaliza a través del propio departamento de sistemas del cliente, como un filtro más para la seguridad de los datos. Para el portavoz de Canon, “cuando se diseña una estrategia de impresión se tienen también en cuenta parámetros tan importantes como son la seguridad de los datos y la confidencialidad de la información. Mediante herramientas informáticas se puede asegurar tanto la seguridad en el tratamiento de la información como la disponibilidad de las aplicaciones, mediante sistemas redundantes que garanticen la disponibilidad también de las aplicaciones y sistemas de impresión”. En la misma línea se sitúa el portavoz de HP: “Por supuesto que es muy importante confiar y tener pleno conocimiento de la empresa a la que se contrata pero en cuanto a la seguridad, los proveedores de MPS han ido implantando y gestionando nuevos niveles de protección de datos entre los que se incluyen la identificación de usuario, el encriptado y la gestión de los documentos en toda la empresa”.
Para el portavoz de Kyocera, la seguridad en estos momentos no es un problema ya que “contamos con dispositivos multifunción que borran de forma segura la información residente en su disco duro, o soluciones software que encriptan la información destinada a imprimirse y que circula por la red del cliente, de modo que sea inaccesible para cualquier persona ajena a la empresa. Cuando ofrecemos servicios de gestión remota de parques de impresión, sólo recopilamos la información de los dispositivos de impresión estrictamente necesaria para poder realizar la gestión del entorno de impresión, sin recoger nunca información a nivel personal, de usuario ni relativa a la compañía. Por lo tanto, al ayudar a las empresas a proteger sus documentos estamos velando también por mantener la confidencialidad de la información”.
Conclusión
En definitiva, para conseguir un óptimo entorno de impresión, las organizaciones deben abordar su evolución a través de un enfoque estructurado y apoyándose en herramientas de control que permitan conocer al detalle el uso de cada recurso. El enfoque y las herramientas, que aporta un proveedor especializado, permiten impulsar la productividad de los usuarios y, al mismo tiempo, optimizar los costes de la impresión, dentro de un entorno en el que se apuesta cada vez más por una gestión del gasto racionalizada y por los equipos multifunción.
Y es que, los servicios de impresión externalizados no sólo permiten un mejor control de los costes de impresión sino también la puesta en marcha de políticas de impresión que, con acciones que pueden parecer poco significativas, permiten ahorros muy importantes, como por ejemplo, la implantación de la impresión a doble cara, la restricción de la impresión en color para determinados colectivos dentro de la empresa, la fijación de cuotas de impresión por usuario, etc.
La optimización de costes y la especialización de las empresas de este mercado suponen que apostar por este tipo de servicios, las compañías salgan muy favorecidas. Se trata de una forma de ahorro, ya que con las soluciones actuales se puede gestionar remotamente cualquier parque de modo que el mantenimiento realizado sea preventivo, esté controlado y optimizado sin gastar recursos humanos en la propia compañía que son más costosos o externalizar servicios de impresión que no sean necesarios en la ubicación de la compañía y puedan realizarse desde otra localización de modo que se reduzcan los costes de manipulación de esta documentación. En definitiva, y tal y como asegura Ángel Benguigui, Director General de Econocom “las empresas cada vez externalizan más aquellos servicios y productos que no forman parte de su core business”. O como afirma el portavoz de Konica Minolta, “hay un dicho popular que dice “Zapatero a tus Zapatos”. Este es un dicho que se debe aplicar en una economía global, en época de crisis, donde la supervivencia reside en la productividad y en la mejora de los procesos e innovación, es del todo necesario que los procesos que no son de vital importancia o críticos puedan ser externalizados o gestionados por empresas especializadas que le darán la mejor tecnología y el mejor servicio, al menor precio posible del mercado”.
Servicios de Impresión Gestionados: el camino seguro hacia la productividad y los ahorros de costes
Hoy, cualquier tipo de empresa, independientemente de cuál sea su sector de actividad, comienza a comprender que tener los procesos de impresión bajo control genera beneficios a su cuenta de resultados. Por eso, están empezando a utilizar los Servicios de Impresión Gestionados (MPS, en sus siglas en inglés), una estrategia ya madura y definida, diseñada para ayudar a las organizaciones a gestionar sus documentos y a minimizar los costes asociados a la impresión, compartiéndolos y actualizándolos.
Aunque a menudo no se tiene muy en cuenta, la impresión es una infraestructura tan importante para las organizaciones como las instalaciones, las redes tecnológicas y de telecomunicaciones; y los resultados a largo plazo de un programa de Servicios de Impresión Gestionados exitoso se traducen en mejoras en productividad, en las políticas de sostenibilidad medioambiental y en un mejor cumplimiento de las normativas, por citar unos cuantos ejemplos.
Pero, ¿cómo saben las empresas si deberían establecer una estrategia de Servicios de Impresión Gestionados? Habría que empezar por hacerse las siguientes preguntas:
1. ¿Se conseguirá un verdadero retorno de la inversión? Según las investigaciones realizadas por Gartner, las empresas pueden llegar a ahorrar hasta un 30 por ciento en servicios de impresión si seleccionan al partner correcto. Existen muchas historias de éxito en empresas de todos los sectores que han obtenido unos buenos resultados.
2. ¿Se obtienen beneficios de las inversiones realizadas? En el proceso de toma de decisiones, es importante tener en cuenta lo que se invirtió en el entorno de impresión que, normalmente, incluye un parque de copiadoras e impresoras de distintos fabricantes y otros dispositivos de hardware. Una vez hecho este análisis habría que preguntarse: ¿este sistema está ofreciendo lo que la empresa necesita? ¿se podrán hacer más actividades como, por ejemplo, escanear y digitalizar documentos para conseguir un fácil acceso a los mismos? Será un socio cualificado el que evalúe el entorno y ayude a la empresa a transformar sus procesos de negocio documentales clave.
3. ¿Puede mantener actualizada su estructura tecnológica? A medida que un negocio cambia y evoluciona, también lo debe hacer su infraestructura de impresión. Si la tecnología de la que dispone una empresa es incapaz de seguir el ritmo de demanda de sus nuevos empleados o el aumento de su uso, el resultado será un agujero para los recursos humanos y financieros.. Y si la actual estrategia no ofrece flexibilidad para una posible fluctuación de la plantilla, existe una oportunidad para mejorar. Es más, hasta que el escenario económico no mejore, es posible que las empresas tengan que mantener los activos tecnológicos por un periodo de tiempo más largo. En cualquier caso, los Servicios de Impresión Gestionados reducirán los costes, ya que combinan la tecnología apropiada con el software y los servicios adecuados, así como las mejores prácticas. De esta forma, las empresas podrán establecer un flujo de trabajo más eficiente, eliminar el tiempo que se consume en tareas manuales, acelerar el acceso a la información crítica y reducir los costes operativos.
4. ¿Tiene la infraestructura actual de impresión otros objetivos? La implementación de los Servicios de Impresión Gestionados no sólo aborda los objetivos de productividad y coste, sino que ayuda a desarrollar prácticas de negocio sostenible. Muestra de ello es que varias empresas han conseguido reducir el número de dispositivos de 10.000 a 3.500, lo que supone también reducciones en energía, emisiones de gases de efecto invernadero, consumo de papel y residuos que acaban en los vertederos. Esto se consigue mediante la racionalización estratégica del número de dispositivos.
5. ¿Qué costes tienen los tiempos de inactividad? Uno de los retos fundamentales cuando se evalúan los gastos de impresión es determinar qué se está gastando y dónde. Cuando el departamento de sistemas está constantemente arreglando el hardware cada vez que sus empleados no pueden imprimir, escanear o gestionar documentos, todos los departamentos sufren gastos. Es más, los costes de impresión suelen estar repartidos entre los presupuestos de varios departamentos y cada empleado probablemente tenga un proceso de trabajo personalizado que puede no ser el óptimo para reducir los costes totales de impresión. Los proveedores que utilizan Lean Six Sigma u otras metodologías probadas pueden ahorrar hasta un 30% del coste total de los documentos al identificar las formas de eliminar errores y pasos innecesarios. Al aprovechar las herramientas de redes inteligentes para monitorizar todos los dispositivos, se pueden implantar estrategias de gestión proactiva para evitar caídas del sistema innecesarias. Es razonable esperar que los empleados tengan acceso a los dispositivos siempre que lo necesiten.
6. ¿Hay que atender cosas más importantes que los procesos de impresión? La mayoría de las empresas no disponen internamente del conocimiento necesario para gestionar los procesos de impresión cuando se enfrentan a nivel local, nacional o incluso global sin ayuda externa. Por eso, al implantar una estrategia de Servicios de Impresión Gestionados se obtendrá la experiencia para gestionar, actualizar y mejorar millones de dispositivos, a la vez que los empleados se adaptan fácilmente a los cambios operacionales y de productividad mediante programas de gestión del cambio. Al evaluar el volumen de los documentos en papel y digital, los procesos de trabajo relacionados y la tecnología que los soporta, un socio de negocio desarrollará un plan que le ofrezca la fórmula apropiada en cuanto a los hábitos de trabajo de los empleados, el volumen de impresiones diarias y la disposición organizativa para implementar nuevas estrategias.
En definitiva, aunque los Servicios de Impresión Gestionados no son nuevos, son los únicos que pueden maximizar los ahorros de costes a corto plazo, al mismo tiempo que aportan valor añadido a las empresas de cara a su crecimiento en el futuro.
Jorge Sabadell. Director de Xerox Global Services España
La correcta gestión de impresión representa un potencial ahorro de hasta el 40%
Con independencia de logros personales y organizacionales, 2009 finaliza con la crisis financiera como protagonista indiscutible del año sobre todas las cosas. Es por ello que tanto empresas de los más diversos perfiles, como usuarios de toda condición quieren que el nuevo año sea el del inicio de la solución de esta situación financiera. Pero desearlo no será suficiente si pymes y grandes entidades no apuestan rápidamente, por aplicar a su infraestructura reformas serias que fortalezcan e impulsen sus negocios e intereses.
Una medida fundamental, ahora que corresponde implementar un nuevo presupuesto anual, es reorientar los recursos y redefinir las estrategias, de modo que el nivel operativo se optimice a medida que se reducen costes. Las nuevas tecnologías, como vena indispensable de cualquier modelo productivo, pueden modificarse sin necesidad de suprimirse.
La impresión, por ejemplo, es un coste común para cualquier empresa o profesional, que permite rebajar las partidas presupuestarias al tiempo que favorece el rendimiento del negocio. En muchos casos los gastos de impresión superan los realmente necesarios.
Si bien toda actividad económica requiere imprimir documentos, con mayor o menor frecuencia, los consumibles, almacenamiento y asistencia técnica pueden convertirse en una oportunidad de ahorro mediante la contratación de un servicio integral.
Hoy en día, compañías especializadas en soluciones de impresión, diseñan programas como el coste por copia, que permite que la empresa-cliente se despreocupe de la adquisición de consumibles y del servicio técnico, gracias a que estas marcas ofrecen el servicio completo y con una tarifa ajustada a las impresiones reales de las empresas, que sólo pagan por lo que imprimen.
Esta herramienta de Buy & Print se posiciona como la más eficaz en momentos en los que el control de los recursos se convierte en una necesidad, ofreciendo una oportunidad de ahorro en la impresión de hasta el 40%.
Dependiendo del proveedor que se contrate, los beneficios y condiciones varían. Por ejemplo, OKI ofrece una herramienta de gestión de impresión como valor añadido a la contratación del sistema de coste por página.
Mediante esta herramienta, el cliente puede hacer seguimiento de quién imprime, cuántas páginas, en qué formato y en qué modalidad. Es por ello que esta innovadora herramienta le permite a las empresas controlar sus gastos mensuales de impresión, pudiendo así reducirlos a lo que estimen necesario.
La innovación en tecnología evoluciona de la mano de las condiciones globales, como consecuencia de la constante preocupación de las empresas líderes y responsables, orientadas a contribuir con las necesidades y éxito de sus usuarios y clientes.
En ese sentido, empresas como OKI han asumido el reto de generar servicios y productos que permitan satisfacer las crecientes exigencias profesionales de las empresas españolas, en concordancia con su disponibilidad presupuestaria y manteniendo su destacado nivel de calidad.
Juan Pedro Pérez, director de marketing, producto y planificación de ventas de OKI
