Gestión documental

Los procesos de gestión documental son los que ayudan a las empresas a gestionar sus documentos de forma óptima y conseguir así un ahorro de tiempo y dinero, algo que resulta vital para el negocio de todas las compañías dada la importancia que para éstas tienen los documentos. De hecho, el 90% de la información vital para el funcionamiento adecuado de los procesos de una empresa se encuentra en sus documentos. En realidad no es más que los sistemas, herramientas y aplicaciones que facilitan y optimizan el ciclo de vida de los documentos de la empresa, incluyendo los formatos y medios para la obtención y difusión de los mismos.

A pesar de que se está convirtiendo en un elemento esencial para el funcionamiento de la empresa, lo cierto es que según algunos estudios, nos encontramos ante un mercado casi plano, con leves caídas. Javier Martín, Brand Manager de Soluciones de LaserJet y Gestión Documental de HP España cree que “El volumen de negocio derivado de la prestación de servicios de gestión documental se situará en torno a los 260 millones de euros en 2011, un 2% menos que en el año anterior. Se frena así la tendencia de significativo crecimiento que el sector experimentó en años anteriores, favorecida por el mayor grado de subcontratación de este tipo de actividades y de digitalización de la documentación.”

Estas son algunas conclusiones del Informe Especial publicado recientemente por DBK, empresa española especializada en la elaboración de estudios de análisis sectorial y de la competencia. En el sector operan unas 95 empresas, cifra que se ha mantenido estable en los últimos años. La entrada de nuevos competidores se ha visto contrarrestada por el cese de actividad y la absorción de algunos operadores por parte de compañías de mayor tamaño. La cuarta parte de los operadores son empresas consultoras, que han incluido en su oferta el desarrollo e implantación de soluciones de gestión documental y la gestión de la información de sus clientes. No obstante, el sector se encuentra compuesto mayoritariamente por empresas especializadas en servicios de gestión documental.

La clave de la importancia de la gestión documental para José Clará, responsable de Marketing Sectorial para Servicios Financieros de Xerox para los países del sur de Europa hay que buscarla en que “el mundo se está digitalizando, es evidente que el volumen de datos actual es ingente y crece a pasos agigantados. Se calcula que hoy en día existen tantos bits de información como estrellas en el Universo. Twitter, por ejemplo, genera cada 24 horas aproximadamente 90 millones de tweets. Sin embargo, aunque muchas empresas ya han introducido la digitalización de documentos en sus procesos de negocio, ésta es todavía una asignatura pendiente en muchas otras, sobre todo, en las pymes. Asimismo, una adecuada gestión del ciclo de vida de los documentos y una óptima administración de la infraestructura de impresión se hacen imprescindibles para las empresas del siglo XXI”. No obstante hay opiniones optimistas sobre la situación del mercado. Ese es el caso de Luis Nozal, Director de Desarrollo de Negocio de Axpertia Business Tools que cree que “sin duda es un mercado que está en crecimiento continuo desde los últimos cinco años. El crecimiento no es exponencial pero lo cierto es que un ciclo de crecimiento continuado frente a la situación económica actual es un dato muy positivo para el sector y que nos hace ser optimistas en el corto y medio plazo. Esto ha redundado en que estos sistemas sean más asequibles a muchas compañías que posiblemente por un tema de costes nunca se plantearían meterse en un proyecto de este tipo debido a la inversión que presumiblemente tenía asociada. La evolución tecnológica y la inversión de los fabricantes han repercutido en mayores prestaciones a precios más asequibles”.

Ventajas para la empresa

Menos de la mitad de las compañías ha desarrollado e implementado una estrategia de gestión de procesos documentales. Eso es debido a que muchas desconocen hasta qué punto una correcta gestión documental puede repercutir en los resultados de su organización. Todas las compañías se sustentan en unos “procesos documentales críticos”, que son las interacciones básicas que se producen regularmente en departamentos como el de recursos humanos, finanzas, compras y cuentas. Estos procesos impulsan a todas las organizaciones, manteniendo a los empleados actualizados, generando flujos de capital y asegurando que se cumplen los requisitos legales. Y, al igual que las organizaciones en su conjunto, estos procesos también deben adaptarse a los tiempos. La máxima efectividad en el funcionamiento de todo ello repercute muy favorablemente en la competitividad de las compañías. Según se afirma desde el Centro Experto ECM de Informática El Corte Inglés, “una de las ventajas de la gestión documental es que ofrece varios grados de solución al problema documental, lo que da oportunidad a las empresas de implantar sistemas de gestión documental de diverso alcance. Muchas empresas se inician en la gestión documental con el objetivo fundamental de eliminar el papel. Pero la desaparición del archivo físico, que indudablemente aporta grandes beneficios, es sólo ‘la punta del iceberg’, ya que los sistemas de gestión documental ofrecen infinidad de otras posibilidades en cuanto a la utilización de la información, lo que se traduce para las organizaciones en la posibilidad de trabajar de una forma más rápida, eficiente y rentable”. Por su parte, Juan Pedro Pérez, director de marketing de OKI cree que “En nuestra opinión, el término gestión documental no está lo suficientemente claro, ya que cada empresa tiene un concepto diferente de lo que es. En términos generales, los usuarios lo conocen, pero no terminan de tener claros todos los beneficios que les puede reportar y, en muchas ocasiones, no los valoran correctamente”. Jesús Pérez Narezo, director general de ADEA considera que “al ser los servicios documentales la base de muchos de los procesos operativos de la empresa, muchas de ellas se han interesado en los últimos años por estos servicios en la búsqueda de una mayor eficiencia operativa y en el adelgazamiento de su estructura “NO CORE”, si bien no es menos cierto que para muchas empresas aún es una asignatura pendiente o netamente mejorable”.

Jordi Roura, responsable de productos y servicios de Sage Despachos Profesionales, considera que la gestión documental es muy importante y tiene numerosas ventajas para la empresa. En su opinión, “la oferta actual es muy amplia, desde las soluciones de gestión gratuitas hasta las que tienen un coste equiparable al de un ERP para una pyme. De las soluciones existentes, algunas de ellas radican en un simple archivo físico de documentos electrónicos organizados en distintos directorios o carpetas, mientras que otras más avanzadas permiten la organización de documentos por categorías y tienen la posibilidad de definir privilegios de acceso a los documentos.  Las más avanzadas permiten escanear documentos y extraer palabras clave para poder clasificarlos automáticamente, aportando procesos o workflows para que varias personas puedan validar el documento, y finalmente la certificación digitalizada que dota a los documentos correspondientes de validez legal y mercantil”. Lo que está claro es que Se está notando en el mercado que las pymes están avanzando en la sustitución de los documentos físicos por los electrónicos, fundamentalmente por el ahorro de costes que les supone (espacio y/o manipulación). El último estudio de ANEI así lo demuestra: el 75% de pymes emiten y reciben facturas en formato distinto al papel. De la misma forma, las empresas ven cada vez más claro el uso y necesidad de un gestor documental, que les permita organizar su fichero electrónico de documentos, que estos sean fácilmente accesibles y compartidos por los miembros de la organización, y con los privilegios de acceso adecuados.

Lo que demandan las compañías

Cualquier empresa lo que desea ahora mismo es “vender más”. Y para ello, es necesario mejorar sus procesos de negocio y entre ellos la gestión documental, no hay que olvidar, además, que en esta área se incluye la comunicación con el cliente. A través de una óptima gestión documental se puede modernizar y racionalizar los procesos de venta, y mejorar los servicios que se prestan al cliente final, fidelizándolo. Por otra parte, hay que recordar que las actuales herramientas de gestión documental disminuyen la dependencia del papel, gestionan información con datos no estructurados y permiten que los procesos de almacenamiento digital cumplan con las normativas de custodia y preservación. Por supuesto, la empresa no tiene por qué hacerse cargo internamente de la gestión documental, ya que puede optar por fórmulas de outsourcing. Para el portavoz de Axpertia, “se están demandando sistemas que ayuden a los empleados a ahorrar tiempo en todos los procesos. La simple digitalización es un sobresfuerzo para las personas si detrás no hay una correcta gestión de los ficheros digitales. Una Gestión Documental es mucho más que digitalizar papeles. Hay en el mercado soluciones que permiten leer e identificar documentos en nuestro lugar, extraer los datos más relevantes para su procesamiento, almacenar y catalogar los ficheros automáticamente, lanzar workflows automáticos para aprobación o validación de la documentación, integración con sistemas corporativos como el ERP o CRM y un sinfín de posibilidades que aportan valor a las soluciones y beneficios a las empresas”. Desde IECISA se asegura que Las empresas demandan soluciones eficientes, rápidas y fiables. Se está imponiendo la demanda de soluciones de movilidad, contrato electrónico y facturación electrónica. Además, requieren soluciones capaces de integrarse con los sistemas corporativos de manera que el impacto para los usuarios sea mínimo. Por otra parte, y a medida que se afianza el valor del documento electrónico, las organizaciones también empiezan a demandar soluciones con conformidad legal. Así ocurre, por ejemplo, en el caso de las facturas digitalizadas, de las facturas electrónicas y los contratos electrónicos, entre otros documentos que ya tienen una amplia difusión. Por último, las empresas naturalmente reclaman soluciones con un rápido retorno de la inversión, cualidad que hoy cumplen la mayoría de los sistemas de gestión documental, que proporcionan unos retornos de la inversión prácticamente inmediatos”.

La realidad es que cada vez se demandan equipos de digitalización más rápidos y con mejores funciones avanzadas, y se instalan directamente en el equipo del usuario (en vez de buscar grandes equipos “centralizados” y compartidos por varios usuarios). Esto evita esperas y permite una gestión más directa del dispositivo por parte de los trabajadores que los emplean frecuentemente. El software tiene que ir de la mano. Hoy en día las empresas demandan soluciones integrales de confianza y buscan la integración de software, hardware y soporte como un servicio global y de calidad.

Las empresas “intuyen” el valor añadido que les aporta la gestión documental, pero no lo conocen hasta que no se diseña un prototipo de proyecto acorde a sus necesidades. Es en ese momento cuando se dan verdadera cuenta de las ventajas que les aporta en sus procesos diarios y cómo los costes de tiempo y personal pueden re-direccionarse a nuevos esfuerzos o ser ahorrados directamente.

Otra situación con la que deben de lidiar los proveedores de Gestión Documental es con el entendimiento de lo que es la gestión documental y en qué consiste. Existen dos conceptos muy extendidos: Como sistema de almacenamiento de documentos o como “software mágico” que es capaz de hacer todo y de todo con un solo clic. Combatir estas creencias y hacer entender que la Gestión Documental es tan amplia como las necesidades del cliente y que solo conociendo los procesos documentales de una empresa podemos implantar la mejor solución, es el día a día de los profesionales de este mercado.

Para quiénes

Las necesidades de cada empresa varía y por tanto, también lo hacen las herramientas que necesitan. Pero existe una serie de compañías para las que la gestión documental es primordial. Desde HP, Víctor Gallego Muñoz, Document Management Specialist asegura que en su compañía han notado “una fortísima demanda por parte de la banca y el sector financiero. Ahora mismo, junto con la administración y los servicios de salud, demandan los proyectos de gestión documental más grandes. De ellos, solo la banca está ejecutando rápidamente los proyectos, mientras que aquellos que dependen del dinero público están viendo que los plazos se alargan y se busca recortar en algunos aspectos para ajustar todo lo posible los presupuestos. Dentro de las empresas privadas, los colectivos como asesorías o gestorías también muestran mucho interés, pero los proyectos son mucho más modestos y, normalmente, no llevan parejo la demanda de grandes sistemas de software de gestión y ERP, sino que demandan programas con aplicaciones concretas para la contabilidad automática de facturas, módulos de digitalización certificada y, en general, herramientas concretas para el desempeño de sus tareas cotidianas de manera automática (más rápida y económica), pero sin dar el gran salto de cambiar por completo sus procesos, su forma de trabajar y los flujos de información de la organización”. Desde EMC, su portavoz afirma que “por un lado, las principales demandas de las compañías son relativas a que sus usuarios puedan acceder a la gestión documental desde sus aplicaciones más comunes de trabajo en el día a día (ERP´s, CRM´s, entornos colaborativos, portales, etc.). Por otro lado, están las demandas relativas a los departamentos de sistemas, que solicitan modelos de despliegue que les permitan simplificar al máximo los esfuerzos de administración y mantenimiento de infraestructura de la información, pero sin comprometer la seguridad de la misma. Y es que ante una adopción acelerada de nuevos dispositivos de trabajo por parte de los usuarios de negocio (“bring my own device”), los departamentos de sistemas necesitan alternativas que les permitan dar servicio a la necesidad de compartir información de una manera controlada y al margen de plataformas para el consumidor final, que nunca fueron pensadas para un entorno empresarial”. En IECISA consideran que “La gestión documental es apropiada para todo tipo de empresas con independencia de sus dimensiones, precisamente porque se trata de unas soluciones escalables y que aportan en todos los casos los beneficios de una gestión de la información más rápida y eficiente, lo que inevitablemente se traduce en un mejor servicio y un mayor ahorro. Además, debe tenerse en cuenta que el negocio de determinadas empresas sería impensable sin el soporte de unos adecuados sistemas de gestión documental. Determinadas gestiones con las Administraciones Públicas también deben canalizarse obligatoriamente a través de este tipo de soluciones e, incluso, algunas empresas están obligadas a disponer de un canal telemático de interlocución con sus clientes, lo que también les obliga a disponer de la adecuada infraestructura de gestión documental”.

Básicamente podemos decir que Las multinacionales se enfrentan a muchos más retos empresariales planteados por un gran número de factores externos. Por tanto, deben asegurar que sus procesos empresariales críticos sean óptimos y puedan así mantener el ritmo de los cambios, así como respaldar las operaciones en un entorno empresarial cada vez más complejo. La efectividad de los procesos documentales de las compañías europeas es vital para ofrecer un servicio perfecto a sus clientes en todo el mundo.

Sin embargo, también las PYMES pueden sacar grandes beneficios de una óptima gestión de los documentos, ya que esta puede repercutir de forma mucho más acentuada en el incremento de su competitividad. Para estas empresas, el más mínimo ahorro puede suponer un hecho diferencial.

Hacia la correcta gestión documental

Durante mucho tiempo y dentro de un marco económico de crecimiento, la mayoría de las organizaciones han establecido estrategias de gestión de información demasiado permisivas en cuestión de volumen y seguridad, a la vez que demasiado conservadoras desde el punto de vista de la gestión del ciclo de vida de la información. De este modo, las empresas conservan información que podrían o incluso deberían haber expurgado hace tiempo. Y dado los volúmenes de información que se acumulan día a día, se pierde la trazabilidad de la información y la perspectiva de qué información es confidencial y vital para el negocio y qué información es incluso información no de negocio, que ha acabado en nuestros sistemas de ficheros por falta de políticas de gestión. Para David González, Senior Systems Engineer de EMC, “dentro de la gestión documental, las capacidades adicionales de gestión de derechos sobre la información corporativa (Rights Management) y las herramientas de localización y categorización de información confidencial o no corporativa son claves a la hora de ayudar a las empresas a cerrar sus estrategias sobre seguridad de la información, a la vez que se realiza un ahorro de costes a través de la optimización del almacenamiento de la información”. Por su parte, Javier Martín de HP cree que “las estrategias pueden variar mucho en función de la organización, el sector en el que desarrolla su actividad comercial y los diferentes sistemas digitales que ha elegido implantar. Al igual que el correo electrónico cambió completamente la forma de trabajar en muchas organizaciones, los actuales sistemas documentales están permitiendo replantear completamente los flujos de trabajo, y los procesos internos de distribución de las tareas y la información. Una mejor gestión del conocimiento de la organización siempre implica una mejora en los flujos internos y permite racionalizar las estrategias de forma que se ahorre tiempo y dinero, y se evite la redundancia en el trabajo. Es cierto que para aprovechar al 100% las nuevas tecnologías, conviene rediseñar la política de accesos, permisos y almacenamiento y backup, donde sea necesario, y no todas las empresas muestran la misma predisposición a estos cambios de cara a implantar mejoras a medio y largo plazo”. En IECISA, por su parte, tienen claro cómo debe hacerse una correcta gestión documental: “Una correcta gestión vendrá precedida de un adecuado proceso de implantación. A su vez, este proceso requerirá iniciarse con una Fase Consultiva que incluya labores de Selección de Plataforma Corporativa y Definición de Requerimientos Técnicos, funcionales y organizativos. Asimismo, deberá incluirse en esta fase la Definición de una Política Documental y Diseño del Mapa Documental.  A continuación una fase de despliegues se hará cargo de la Integración de la solución de gestión documental con los sistemas corporativos, de la externalización de servicios documentales que resulte oportuna y de la Gestión del Cambio, entre otras tareas. Si estas labores se realizan correctamente, las posibilidades de obtener una gestión documental correcta son muy elevadas”.

Así que podemos concluir que el aspecto más importante para la gestión documental es la definición u organización de la estructura de los archivos o carpetas de documentos que se manejarán. Una buena estructura facilitará el resto de procesos.A continuación, definir las etiquetas necesarias para poder clasificar y describir los documentos que se manejarán. Esto es también básico ya que facilitará su posterior búsqueda. Y finalmente, y no menos importante, definir los perfiles de usuarios adecuados para dar o restringir el acceso a determinados archivos documentales, sobretodo si se comparten documentos con terceros.

No obstante, es habitual confundir la Gestión Documental, con la gestión de almacenamiento y acceso a los documentos de la empresa, pero la Gestión Documental, al menos tal y como opina Antonio Ramírez Product Marketing Manager & Business Development de Konica Minolta, “empieza en el correcto entendimiento de los procesos y fases por los que un documento físico o electrónico pasa a lo largo de su vida. Es necesario diseñar una solución que minimice los tiempos, que automatice las fases por las que un documento debe de pasar y que las personas involucradas con cada uno de estos documentos, pueda acceder a él para su visualización, autorización, denegación, consulta, destrucción o procesamiento, según los permisos y autorizaciones de que dispongan. Como es lógico, para conseguir esto, la gama de soluciones a aplicar es distinta en función de cada caso y por ello, un buen proveedor de Gestión Documental debe disponer de una amplia gama de soluciones y servicios que cubran todas las necesidades”.

El modo Cloud

Sí, no podía faltar aquí tampoco la nube. Y es que Cloud Computing puede proporcionar muchas ventajas al terreno de la gestión documental. Por ejemplo desde Axpertia, Luis Nozal, Director de Desarrollo de Negocio de Axpertia Business Tools, se asegura que “el Cloud Computing es el presente y el futuro. Aporta muchos beneficios a las compañías, no sólo en el ámbito de la GD sino en todo lo relacionado con las comunicaciones, almacenamiento, hosting, etc. La famosa “nube” ofrece soluciones completamente flexibles que se adaptan a prácticamente cualquier entorno y necesidad, reducen las inversiones iniciales que en muchos casos son imprescindibles para poner en marcha cualquier nuevo sistema y por norma general ofrecen altos niveles de seguridad y fiabilidad. Todo esto, cuando hablamos de GD es algo que se adapta como anillo al dedo permitiendo contratar la capacidad que se requiera en cada organización, siendo posible ampliarla de manera sencilla según se requiera y ofreciendo conexiones de alta velocidad para poder acceder de manera remota a la documentación. Esto son sólo algunas de las ventajas que puede ofrecer la “nube” a organizaciones que se plantean implantar soluciones de GD”. Lo fundamental es que el Cloud Computing tiene dos consecuencias para el mundo de la gestión documental: está permitiendo abaratar costes, por lo que para un determinado tipo de empresa la rentabilidad de una gestión documental puede ser asequible, y por otro lado, debido a este abaratamiento, el incremento de la demanda sigue creciendo. No obstante hay que poner atención al hecho de que el mercado nacional aún tiene reticencias a “externalizar” los documentos o informaciones de una empresa, sin embargo esta mentalidad muy española está cambiando claramente, sobre todo con la ayuda que ha aportado la llegada de las redes sociales. De hecho, la unión entre Redes Sociales y Gestión Documental es una de las bases en las que Konica Minolta está haciendo una apuesta importante, ya que la unión de ambos mundos será el futuro próximo de la Gestión del Documento.

Desde IECISA se asegura que “el modelo de Cloud Computing, representa una evolución en la forma de ofrecer y consumir servicios informáticos. Los aspectos fundamentales del nuevo modelo son el pago por uso y el acceso bajo demanda a una inmensa variedad de recursos y servicios, lo que proporciona al usuario una capacidad prácticamente ilimitada. El gran beneficio de la nube es el acceso a las tecnologías más novedosas y actualizadas sin necesidad de abordar grandes desembolsos o complejas implementaciones de nuevos sistemas”.

Las aplicaciones móviles y la nube son enormes, una verdadera innovación, por ello, las empresas de AEC que quieran mantener su competitividad deben investigar la nube como una manera de facilitar a sus empleados el trabajo en los desplazamientos. Tal y como asegura Javier Martín, Brand Manager de Soluciones de LaserJet y Gestión Documental de HP España “la nube es, en realidad, más tangible de lo que sugiere su nombre. Al final, se trata de diferentes herramientas y recursos en línea, conectados a dispositivos que se encuentran en la Tierra, para ayudar a los profesionales a obtener resultados. Por medio de la nube, los usuarios pueden revisar, publicar, compartir e imprimir información desde prácticamente cualquier lugar con conexión a Internet. El trabajo basado en la nube hace que la información fluya de forma más rápida y eficaz, y que llegue a más personas al mismo tiempo sin importar dónde estén. Permite a las personas trabajar de forma remota, por ejemplo: facilita los equipos de localización múltiple, cuyos miembros eligen vivir donde quieren porque la tecnología se lo permite. Estamos viendo más casos de proyectos gestionados lejos de la oficina, mediante tabletas en obras de construcción o incluso desde un taxi. La cuestión es quitarles preocupaciones a los clientes, ahorrando tiempo y reduciendo las iteraciones del proyecto”. Por su parte desde Sage afirman que “la nube aporta las características típicas de cualquier solución cloud, es decir, aísla al usuario del mantenimiento de las infraestructuras y de las copias de seguridad, y le aporta el acceso al archivo documental desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Esto facilita que los empleados puedan consultar y/o modificar documentos fuera de la oficina y facilita también que una empresa pueda compartir documentos con terceros. Como he comentado, en estos entornos el sistema debe cumplir con los requerimientos de privacidad necesarios”.

Las tendencias

No todos se ponen de acuerdo en cuáles serán las tendencias en este mercado. Así por ejemplo en Ricoh creen que el gran objetivo es que para el año 2020 el modelo de empresa se base en unos procesos completamente digitales y que el Cloud se haya globalizado, de modo que el papel prácticamente habrá desaparecido. Las compañías trabajarán con información más virtual y automatizada; protegida, pero accesible desde cualquier parte.  La cantidad de datos que recopilarán las compañías seguirá creciendo de forma exponencial, por lo que la gestión de todo este flujo de información será un proceso clave para su buen funcionamiento y su rentabilidad. Esto hará que surjan modelos empresariales nuevos o más avanzados basados en analíticas especializadas y servicios de información. Del mismo modo, aquellas organizaciones que no hayan modernizado su tecnología o sus métodos de trabajo, se encontrarán con grandes desventajas a nivel competitivo. Así pues, es crucial que la gestión de los procesos documentales sea revisada cuanto antes y poder así llegar en las primeras posiciones cuando el cambio de modelo sea real.

Desde HP, por su parte, se asegura que “el mayor desafío será, sin duda, gestionar los diferentes sistemas que están disponibles hoy en día para compartir información: las numerosas combinaciones de portátiles, tabletas, dispositivos móviles e impresoras. La compatibilidad y la integración de las herramientas y los recursos utilizados, tanto de hardware como de software, es crucial para lograr flujos de trabajo sólidos y sin interrupciones. En mayo, anunciamos nuevas características para nuestra aplicación HP ePrint & Share que permite a los usuarios de iPhone y de iPad de Apple abrir archivos PDF en otras aplicaciones móviles y enviarlos a la web para su impresión, en lugar de tener que enviar los archivos PDF a su propio correo electrónico para luego reenviarlos a sus impresoras. En el futuro, creo que vamos a ver aún más herramientas de conectividad que ayuden a los profesionales de AEC a estar mejor conectados con sus diseños, tecnologías y socios, ya se encuentren en la oficina o durante los desplazamientos. Asimismo, asistiremos a una mayor colaboración entre los fabricantes, como nuestra asociación con Autodesk. Su aplicación AutoCAD WS permite compartir y editar planos en la nube e incluso realizar trazos en PDF o DWF. Una de las piezas del rompecabezas que aún no encajaba era la posibilidad de imprimir estos planos compartidos o editados desde la nube, así que trabajamos con Autodesk para desarrollar la función de impresión de trazos desde AutoCAD WS con HP ePrint & Share y con las impresoras HP conectadas a la web. Es probable que en el futuro se produzcan más asociaciones hardware-software de este tipo”.

Finalmente en EMC creen que Una de las tendencias clave será al acercamiento y la conexión de la gestión de contenidos, especialmente en su dimensión de aplicaciones de gestión (genéricamente denominadas “Dynamic Case Management Applications”), con los entornos y plataformas de big data. Esta conexión entre los contenidos no estructurados y los sistemas de manejo y análisis de grandes conjuntos de datos permitirá tomar decisiones de negocio proactivas y que se anticipen mercado. El objetivo es que los procesos de negocio se modelen y desplieguen de manera dinámica con base a una información predictiva.Una tendencia importante ligada a la optimización y al ahorro de costes e infraestructuras es la gestión de la información legacy. Estamos recibiendo muchas demandas de clientes inmersos en procesos de fusión y reorganización que precisan de una estrategia y una solución de consolidación de información que les permita seguir accediendo a la información que reside en múltiples sistemas obsoletos, sin tener que seguir invirtiendo en mantenerlos. Por último, y bajo la influencia del cloud computing, surgirán nuevos modelo de uso y servicio que ayudarán a establecer el retorno de la inversión de las soluciones de gestión de contenidos, un mercado potente pero en indudable proceso de información.

Twitter: @manuelnavarrorz

Gestión documental y cloud

Por  David González, Senior Systems Engineer, EMC Information Intelligence Group

El movimiento de la gestión documental a la nube es un paso natural  e inevitable en el proceso de innovación tecnológica relacionado con la gestión del conocimiento. Solo hay que viajar al pasado para darse cuenta. Hace años gestionábamos toda la documentación en papel. Incluso hoy en día y por desgracia, seguimos gestionando documentación en papel, que sería  susceptible de ser convertida a formato electrónico. Con el tiempo y la aparición de los primeros sistemas informáticos, incluso el fax y el correo electrónico, nos dimos cuenta de que era más cómodo gestionar la documentación en formato electrónico. Esto nos permitía acelerar el movimiento de la misma hasta límites insospechados, y entregar información critica a destinatarios en tiempos record, en milésimas de segundo.

Más tarde nos dimos cuenta de que la documentación en formato electrónico adolecía de herramientas especializadas para su gestión y, lo más importante, la existencia de la documentación electrónica creaba nuevos escenarios problemáticos, que tan siquiera nos habíamos planteado anteriormente con la documentación física. En un documento electrónico ¿dónde tengo que plasmar mi firma? Empezaron a darse situaciones en las que la facilidad de dispersión y propagación de un documento utilizando estas nuevas tecnologías, dificultaban la identificación del documento genuino. De nuevo surgió algo que con la documentación física no podía pasar: documentos que aun siendo exactamente los mismos podían estar en varios sitios al mismo tiempo en cuestión de milésimas de segundo, poniendo en peligro la genuinidad de la información.

Y entonces fue cuando aparecieron conceptos relacionados con la gestión documental en el ámbito tecnológico, tales como DMS (Document Management System), que pasaron más tarde a llamarse EDMS (Enterprise Document Management System). En este último caso, el significado y siglas dejaban bien claro que era un tema serio. También se crearon sistemas paralelos, que por excelencia se encontraban asociados a la gestión de la documentación y que ayudaban a instrumentalizar los procesos en lo que se encontraba involucrada la misma. WFM (WorkFlow Management) y BPM (Business Process Management) son una prueba clara de ello, sin olvidar la clásica firma electrónica y digital, y otros tantos que requerirían varios artículos para ser tratados.

Aunque por excelencia y tradicionalmente los sistema de gestión documental electrónica son sistemas no intrusivos que intentan evitar implantaciones “agresivas”  (en el sentido de que intentan reutilizar los recursos ya existentes en una empresa), la realidad es que existe una fórmula que generalmente puede aplicarse a toda pieza de software (solo algunas se salvan). Cuantas más funcionalidades ofrece, mas ayuda aporta, pero más compleja es su puesta en marcha. Como consecuencia, es más costoso asumir la tecnología en todos los sentidos, ya no solo por parte de las personas, sino también por parte de los sistemas informáticos existentes.

Es entonces cuando viene la cloud en nuestra ayuda. La existencia de la cloud ha abierto desde el día de su nacimiento y bautizo tecnológico caminos que en el pasado no nos hubiéramos planteado ni en sueños, que posibilitan la adopción de este tipo de tecnologías de manera acelerada, minimizando los riesgos y maximizando los beneficios. Y ayuda a que empresas con presencia internacional que requieren compartir información a lo largo del globo, puedan hacerlo gracias a esta facilidad de adopción.

Cuando se habla de cloud computing, a menudo dentro del ámbito documental, el concepto big data siempre se asocia de manera inevitable a la nube y parece que entre ambos conforman un eterno binomio. De nuevo, la posibilidad de trabajar con información en formato electrónico nos ha ayudado a dotar de más riqueza a la misma. Éste es el principal motivo por el que el tamaño de la documentación ha crecido de manera exponencial y los requisitos para mantener un sistema de gestión de información, según los datos, se han multiplicado por 10. Todo debido a 3 factores que han alterado la anatomía de la información en los últimos tiempos:

1. Riqueza. Existen más tipos de contenido, desde puramente ofimáticos hasta videos en alta resolución en 15 idiomas distintos, que pueden llegar a tener millones de visualizaciones en un día. Incluso hoy en día, podemos poblar con los formatos más dispares un mismo documento.

2.  Volumen. Actualmente la cantidad de información generada diariamente se cuenta en billones y el volumen total en “hexabytes”.

3.  Dispersión. Si a los dos factores anteriores añadimos el factor dispersión, obtenemos como resultado el big data.

Y aquí es cuando la nube viene de nuevo en nuestra ayuda. La nube permite la omnipresencia, algo que dentro de la gestión documental se convierte en una verdadera virtud. Estamos hablando de que la obtención de la información se puede producir en un tiempo record, con independencia de su riqueza, su ubicación, su formato, y a la vez, evitando que la adopción de dicha solución se convierta en un trauma para la empresa, en implementaciones de 6 meses en proyectos tradicionales.

Actualmente se cuentan por cientos las grandes empresas que han decidido dar el paso hacia la nube, y como consecuencia de ello, ya existen datos reales encima de la mesa acerca del beneficio obtenido. Por poner un ejemplo, una importante aseguradora, con oficinas distribuidas a nivel mundial y con agentes trabajando continuamente de manera remota y con un alto grado de movilidad, cuyo mantenimiento de infraestructuras se hacía insostenible a la hora de dar respuesta tecnológica a la gran diversidad de perfiles que necesitaban interactuar con la información, dio el paso de mover todos sus sistemas de gestión de contenidos a la nube, después de analizar los costes que suponía mantener su plataforma año tras año, entre formación de recursos, mantenimiento físico y lógico de infraestructuras. El beneficio total obtenido puede ser muy diverso dependiendo del escenario, pero puede llegar a suponer un 80% de ahorro en algunos casos y todo ello obteniendo una mejor calidad del servicio en todos los sentidos.

En este contexto, no hay excusa para no ponerse a trabajar en el camino de la nube, que asegura una mayor rentabilidad y menores costes.

El tiempo pasa rápido, pero en términos tecnológicos aún más. Si el primer algoritmo de encriptación lo crearon los griegos, enrollando y recubriendo mediante una cinta de cuero un bastón, escribiendo en ella un mensaje, y el primer hacker de la historia fue capaz de subirse a un poste de telégrafo, cortarlo y retransmitir desde esta nueva terminación improvisada, suplantando la identidad de un tercero, ¿seremos capaces en el siglo XXI de aceptar y adoptar el concepto de cloud computing dentro del ámbito de la gestión documental? Abrazar las nuevas tecnologías es solo cuestión de tiempo, el mismo tiempo que uno tarda en darse cuenta de que el cloud computing es la penicilina de las nuevas tecnologías. Hoy en día gracias a la cloud y los productos de gestión documental, los clientes pueden afirmar “sí, mi documentación goza de omnipresencia  porque ya está allí arriba, en la nube, pero siempre de manera controlada y segura”.