La automatización y la RPA ya es una realidad en casi todas las empresas españolas. Esta tecnología ha avanzado a ritmos vertiginosos, en un gran porcentaje por la pandemia, a pesar de ello, está claro que todavía quedan muchas tareas por automatizar.
Gartner apunta que la inversión mundial en software destinado a la automatización de procesos alcanzará en 2022 un total de 2.900M$. Esta inversión y las mejoras en eficiencia y ahorro de costes permitirán a las organizaciones centrarse en sus funciones esenciales de negocio. Pues, la automatización permite resolver los problemas con mayor rapidez y satisfacción del cliente.
Desde hace algunos años, la automatización del IT se implementa de forma táctica, en pequeñas áreas y de forma aislada. En la actualidad, como apunta Pablo Ráez Rosal, Cloud & Automation, business development manager, Red Hat, “es vital que la automatización se despliegue de forma estratégica y holística. Pero además es importante que la automatización no solo se quede en el ámbito de IT sino que sea transversal en toda la organización”, explica Pablo Ráez Rosal, Cloud & Automation, business development manager, Red Hat.
RPA y Automatización
El RPA no es el único protagonista de la automatización de procesos. Cuando hablamos de «automatización de procesos» y de «hiperautomatización», las implicaciones de la RPA en la inversión empresarial deben considerarse como un elemento más.
En el entorno, difícil y cambiante que estamos viviendo, donde cada vez es más importante ser más eficiente y competitivos, con una creciente y en muchos casos inesperada erosión y mayor competencia, la automatización se convierte en un gran aliado.
Javier Campelo Piñón, Head Analytics & AI Solution Leader de aggity incide que muchas compañías consiguen posicionarse como una empresa innovadora y digital sin estar a la vanguardia tecnológica, e incluso sin necesidad de grandes inversiones, por medio del Digital Experience y el uso de RPA. “Para ello, es necesario repensar la forma de interactuar con clientes, proveedores o empleados, por medio de una interfaz atractiva y sencilla de usar que gracias al RPA y la IA, permita simplificarlas operaciones y abstraerte de los complejos procesos o sistemas legacy”, añade.
Sin duda, la mejora continua de la eficiencia es un objetivo prioritario para las empresas y con ese objetivo en los últimos años están llevando a cabo proyectos de RPA con inversiones importantes a largo plazo.
Para Juan José Berdoy, Director Consulting Expert, Spain Delivery Center – Artificial Intelligence de CGI, esto es un claro indicador de que la apuesta por la automatización robótica de procesos es clara, “percibimos una evolución al alza que está alineada, así mismo, con una fuerte apuesta de los proveedores de soluciones/herramientas como, por ejemplo, UiPath, Blue Prism, etc. Junto con la industria, los proveedores de servicios también están contribuyendo a la democratización de estas soluciones a través de su simplificación. Podemos afirmar que esta revolución puede implicar que cada empleado disponga a futuro de una consola de robots para la ejecución de tareas repetitivas y demandantes de tiempo”.
Multiplicador de la fuerza de trabajo
La Unión Europea necesita duplicar el número de profesionales TIC en los próximos años para cumplir con el objetivo que se ha marcado en la Década Digital. En 2030 se espera tener unos 20 millones de profesionales TIC, pero en la actualidad los 27 sólo cuentan con casi 9 millones, de los cuales 806 mil provienen del mercado español. Esto significa que se necesita que más personas se formen para incorporarse al sector TIC.
Con relación a ello, y en contra de la falsa creencia de que el incremento en la utilización de herramientas de automatización afectará al empleo desde Red Hat explican que “las empresas españolas pueden paliar parcialmente esta escasez de profesionales TIC usando la automatización precisamente en las tareas repetitivas y las que llevan más tiempo, de tal manera que los trabajadores puedan ocupar su tiempo en tareas que aporten mayor valor al negocio”.
La RPA proporciona muchas ventajas, empezando porque aporta mayores niveles de calidad y productividad
Esta misma opinión la comparten desde Ozona Tech, reiterando que “la automatización no debe visualizarse como una reducción de empleos sino como la utilización de las capacidades humanas para tareas de alto valor. La automatización genera un nuevo perfil de empleos en la organización con una mayor orientación a las capacidades tecnológicas”.
Asimismo, Roman Spitzbart, VP EMEA Solutions Engineering de Dynatrace añade que en el área de TI ven pocos puestos de trabajo eliminados. “De hecho, la automatización permite a las corporaciones focalizar sus recursos en desarrollar nuevos productos y servicios; dedicándose a la innovación en lugar de enfocarse en tareas básicas de mantenimiento de los sistemas vigentes”, concluye.
Ventajas de la RPA
La RPA proporciona muchas ventajas, empezando porque aporta mayores niveles de calidad y productividad en la estrategia de transformación digital de las organizaciones. Entre estos beneficios, Charles Soulliard, CEO & co-founder of Bonitasoft expone los siguientes:
reducción de los costes operativos mediante la automatización de tareas complejas pero rutinarias
experiencias del cliente altamente personalizadas y satisfactorias mediante el diseño y la conexión de interfaces de usuario, procesos y datos empresariales sin fisuras
un aumento de la satisfacción del cliente con procesos más fluidos y rápidos detrás de las aplicaciones para ofrecer a los usuarios una mejor experiencia de cliente
Por su parte, Anadelia Sardella, Directora del Área de Digitalización de Ozona Tech explica que la principal ventaja de automatizar utilizando tecnología RPA es que no impacta ni interfiere con el resto de sistemas de la compañía. “No se necesita ningún tipo de adaptaciones de los sistemas actuales ya que el automatismo actúa como un usuario más simulando las acciones necesarias”.
Está claro que el incremento de la agilidad, la eficacia y de la productividad, con la eliminación de errores humanos y el trabajo 24×7, son los principales objetivos de los proyectos que implican el despliegue de RPA y, con esos objetivos, el requisito fundamental y determinante del éxito consiste en la identificación de las tareas repetitivas de poco valor que, una vez automatizadas, permitan dirigir el capital humano al desarrollo de tareas de mayor valor añadido.
La experiencia de los clientes de CGI con RPA demuestra que, a través de la automatización, es posible conseguir una reducción de entre el 20% y el 50% de los costes del proceso, así como una reducción en el tiempo promedio de procesamiento de transacciones del 60%. “En suma, las ventajas que aporta RPA son altos niveles de calidad y productividad en la estrategia de transformación digital de las compañías y también escalabilidad, que es otra ventaja muy importante”, añade Juan José Berdoy, Director Consulting Expert, Spain Delivery Center – Artificial Intelligence de CGI.
Con todo ello, ¿son conscientes las empresas de las ventajas de la automatización?, La respuesta es en su mayoría es sí. Y es que, hoy en día las empresas son más conscientes de las ventajas de la automatización porque tienen un impacto directo en ellas. En cambio, hace algunos años, estas ventajas solo podían ser visibles para un pequeño grupo de profesionales del TI.
Entre las ventajas que identifican los profesionales está el aumento de la eficiencia de los procesos empresariales. Según un estudio realizado en 2021 por Red Hat e IDC sobre el valor empresarial de Red Hat Ansible Automation Platform, el ROI medio proyectado a cinco años para los participantes del estudio fue de 667%, con un punto de equilibrio después de aproximadamente 10 meses. Este mismo estudio reveló además que los participantes experimentaron un aumento de la productividad del 30% en la gestión de su infraestructura de TI, así como un aumento del 39% en la producción de nuevas aplicaciones.
Desde el otro punto de vista, si hablamos de pequeñas y grandes empresas, estas muchas veces no son conscientes, “incluso le ven el potencial para algún proceso aislado (que puede tener un ROI pequeño), pero les cuesta ver el valor aportado en toda la organización (RRHH, Finanzas, Ventas, Producción, Marketing…) y piensan que todavía no es el momento, lo cual es un grave error”, sentencia Javier Campelo Piñón.
Dónde se necesita la automatización
Para comprender dónde comenzar a identificar los procesos que requieren robotización, debe estudiarse el entorno corporativo de una empresa en particular. Encontrar procesos para automatizar requiere comprender qué pasos o componentes se beneficiarán más de ellos. La mayoría de estos procesos tienen tres características en común: alto volumen de operaciones, acciones repetitivas y acceso a datos estructurados.
Hay empresas que conocen la tecnología y tienen muy claro que tienen que automatizar y cómo. Sin embargo, la mayoría no tienen nada claro por dónde deben empezar o cómo hacerlo.
Javier Campelo Piñón comenta que en aggity realizan unas sesiones con la metodología “The Lab” dónde inicialmente explican los conceptos (RPA, IA, Machine Learning…) y las principales aplicaciones y ejemplos de su sector/ departamento, y después hacen un trabajo para identificar todas esas iniciativas para finalmente aterrizarlas y priorizarlas en un workshop con el equipo directivo. “En sólo dos sesiones, la dirección sale con un conocimiento muy interesante de disruptores digitales, así como un roadmap y un Business Case para una correcta adopción y aceleración de RPA”, recalca.
Para Juan José Berdoy de CGI lo primero es identificar los posibles procesos a robotizar y realizar un estudio de coste-beneficio. “En la mayoría de los casos lo más habitual es arrancar con un número más reducido de robots, entre dos y cuatro, para posteriormente, una vez que se ha logrado el dominio de la tecnología, avanzar con paso seguro. Respecto a las áreas de negocio con procesos más susceptibles de robotizar, cualquiera puede serlo, si bien son especialmente proclives aquellas en las que se recibe y gestiona mucha información en diferentes formatos que a posteriori es necesario registrar en sistemas de back-office; hablamos, entre otros, de todos aquellos procesos que involucran al ERP u otros sistemas corporativos, incluyendo web desarrolladas ad hoc con un propósito específico y a los que hay que transferir información procedente de hojas Excel, mails, etc”.
Por lo tanto, a la hora de abordar dónde se necesita la automatización, la planificación y la preparación son importantes, así como un conocimiento profundo de la empresa y los procesos. Una cuidadosa fase de planificación y preparación es la base para avanzar hacia la implementación de la automatización y así lograr los objetivos específicos de cada empresa.
Principales barreras
Ahora que todos estamos viviendo de cerca la automatización observamos que la principal barrera que existe es la resistencia al cambio de las propias personas. Todos estamos viendo los avances que se están llevando a cabo en relación con el coche autónomo, pero muchos nos hemos preguntado si realmente nos atreveremos a usarlo. Y es que el cambio cultural es fundamental para llevar a cabo cualquier revolución.
En las empresas sucede lo mismo. En opinión de Pablo Ráez Rosal, una de las principales barreras con la que se encuentran las organizaciones a la hora de adoptar la automatización es la resistencia al cambio por parte de los trabajadores. “Por esta razón, es importante que las organizaciones se enfoquen en la creación de una cultura de la automatización, mostrando sus ventajas y los beneficios no solo para el negocio sino también para el desarrollo profesional de los propios trabajadores, que pueden prescindir de las tareas tediosas para empezar a desarrollar estrategias más innovadoras y aportar mayor valor a la organización”.
Otra de las barreras más destacas y que también afecta a otros ámbitos es la disponibilidad de perfiles profesionales. “Es muy importante conocer los sistemas involucrados y la funcionalidad de los procesos. En el caso de las compañías que tienen un número considerable de procesos a robotizar, será necesaria una plataforma RPA cuyo coste puede, en un primer momento, resultar elevado, pero que sin duda se verá compensado por la reducción de costes obtenidos”, reitera Juan José Berdoy.
En todo ese viaje, el dato, la IA y la RPA hacen una grandísima combinación complementando a otras herramientas clave en la era digital
Por su parte, Anadelia Sardella añade dos obstáculos en la adaptación de la automatización, “el primer obstáculo que superar es lograr involucrar a las personas que ejecutan los procesos para que visualicen la automatización como una ayuda y no una amenaza. En segundo lugar, lograr que cada proceso sea analizado con nueva perspectiva por los usuarios y se cuestionen el grado de automatización que se podría aplicar”.
Tendencias futuras
Las empresas están pensando cada vez más en la Transformación Digital con dos objetivos muy concretos, la eficiencia y la mejora de la experiencia digital de los clientes/proveedores/partners, y aprovechan para repensar y automatizar sus procesos, con foco en UX (User Experience).
En todo ese viaje, el dato, la IA y el RPA hacen una grandísima combinación complementando a otras herramientas clave en la era digital. Javier Campelo Piñón destaca las siguientes:
Digital Experience: dónde plataformas como HCL se complementan con soluciones cognitivas para predecir e interactuar como un humano, y RPA para automatizar y hacer más eficientes los flujos de trabajo, eliminando las complejidades de los sistemas legacy y los silos de información.
Asistentes Cognitivos: nuevas formas de comunicación, más abiertas, cercanas y fáciles de usar (voz, whatsapp, mail) liderados por una IA que tiene al RPA como principal aliado, conectándose a diferentes sistemas para recoger todo lo que necesita para tomar la mejor decisión y trasladarla al cliente.
People Analytics: el empleado toma un papel cada vez más importante en la empresa y es fundamental atraer y fidelizar talento, así como motivarlo y generar engagement con él. Para todo ello, el RPA puede facilitar la vida al departamento de RRHH realizando todo el trabajo “rutinario”, como ya pasó con las nóminas, para focalizarse en aportar valor. Algunos ejemplos podrían ser el tema de onboarding, pedir a la gente que cumpla los procedimientos internos (fichar, rellenar partes de horas, solicitar vacaciones, hacer cursos…).
Evolución tecnológica y migración a Cloud: cada vez más empresas tienen dificultades en manejar diferentes tipologías de sistemas, aplicaciones y soluciones tecnológicas, por lo que soluciones de RPA para la integración de datos, la interconexión de los sistemas o el uso para la monitorización y automatización de labores de TI o procesos de Back Office son más habituales. En el futuro estos procesos irán cada vez más ligados al DevOps, CI/CD (integración continua y entrega continua) o temas de IA Factory o Data Mesh.
Mientras que Roman Spitzbart añade que, a medio y largo plazo, ve la explosión de datos como la mayor tendencia en el área de la observabilidad. “La transformación digital ocurre en la nube para la mayoría de las organizaciones, estas arquitecturas multicloud producen un enorme aumento de datos, generando una complejidad que no se puede gestionar manualmente. La forma en que las compañías lidien con este reto, cómo se aseguran de procesar, almacenar y hacer accesibles esas cantidades de datos para su análisis –tanto impulsado por IA como manualmente– , serán el factor de decisión clave a la hora de determinar quién alcanza y sigue teniendo éxito”, sentencia.
En línea con lo mencionado antes, Juan José Berdoy explica que la tecnología RPA mantendrá su relevancia, pero parte de las inversiones dirigidas a RPA se moverán hacia soluciones de automatización con IA. “En este sentido, CGI, a través de sus consultores especialistas y científicos de datos, ya está identificando casos de uso orientados a sus clientes para utilizar los datos de forma inteligente y transformarlos en acción, incluyendo servicios disruptivos que les permiten diferenciarse de sus competidores”, concluye.
