Desde Xerox recomiendan seguir una probada metodología que se resume en 5 pasos destinados a conseguir la solución más adecuada para cada uno de nuestros clientes:
-# En primer lugar, se debe evaluar cuál es la situación documental actual de la empresa. Es imprescindible realizar una detallada evaluación y auditoria de los principales procesos que involucren a los documentos a digitalizar. La obtención de métricas de referencia es esencial para identificar áreas de ineficiencia y mejora.
-# Una vez completado este análisis exhaustivo, toda empresa debe especificar, validar y cuantificar sus principales objetivos a alcanzar con la digitalización de sus procesos documentales. En función de estos objetivos, y considerando su infraestructura actual y modelo de negocio, Xerox Global Services colaborará con el cliente para definir e introducir mejoras en sus procesos documentales de forma que estás se agilicen y su empresa pueda aprovechar al máximo todas las ventajas de este nuevo entorno digital para sus documentos (ubicuidad, mayor rapidez en los flujos de trabajo, posibilidad de copias múltiples, mayores medidas de seguridad, control de gestión y versiones, automatización y reducción de errores por intervención humana, etc…) .
-# Con los procesos documentales óptimos definidos, Xerox Global Services se encarga de diseñar una solución innovadora y exclusiva para cada tipo de cliente. Aprovechando la experiencia y conocimientos especializados de un socio como Xerox, podrá seleccionar la mejor combinación de personal, tecnología y software para la creación del modelo de gestión documental que mejor se ajusta a sus procesos optimizados, su infraestructura de IT, su organización y su presupuesto. .
-# A la hora de implantar la solución seleccionada, es conveniente contar con el apoyo de un socio experimentado como Xerox, con extensa experiencia no sólo en la gestión de proyectos, sino también en la monitorización de los mismos, formación del personal involucrado y afectado para apoyar el posible cambio cultural en su empresa, y capaz de integrar su solución de gestión documental digital con su infraestructura existente, protegiendo así sus inversiones hasta la fecha.
-# Finalmente, es necesario realizar un seguimiento continuo, con el fin de poder medir las mejoras y beneficios obtenidos por nuestros clientes y para poder realizar nuevos ajustes y mejoras en los procesos en refuerzo de los resultados empresariales de nuestros clientes. Para cualquier proceso de gestión y digitalización documental adoptamos el sistema Lean Six Sigma, un método disciplinado basado en datos y destinado a incrementar la productividad de las empresas, que prescinde de aquellas actividades que no generan valor añadido para reducir los defectos de las salidas del proceso y los costes.
