Las empresas cada vez tienen más en cuenta los gastos generados por la impresión de documentos que representan hasta un 3% de la cifra total del negocio (solo en mantenimiento y coste). Este porcentaje, sumado al importante desembolso que muchas compañías realizan en la compra de equipos de impresión, hace que el sistema de pago por uso, empiece a calar entre las empresas como una alternativa eficaz tanto para controlar los gastos, como para organizar de manera profesional su gestión documental.
Jesús Contreras
Director de Desarrollo de Negocio/ Kyocera
De la misma manera que en otro tipo de servicios las empresas sólo pagan por el consumo que realizan, como en el caso de la luz o el teléfono, la posibilidad de trasladar este modelo a la impresión documental, “coste por página”, es un paso muy importante y que marca la tendencia del sector. Además, este sistema consigue resolver otra serie de problemas paralelos añadidos a la impresión de documentos, como la resolución de averías o el mantenimiento de equipos, que al realizarse de forma externalizada, elimina muchas gestiones innecesarias y consigue que las empresas se centren más en sus negocios delegando estas tareas.
Kyocera ha sido pionera en este modelo y apuesta por la implantación paulatina del “pago por uso” en las compañías. Hacerlo correctamente, supone desarrollar un estudio previo y personalizado a cada empresa, para ajustar sus necesidades reales de impresión. Una consultoría de los equipos existentes, así como un análisis del volumen de impresión por departamento, es el primer paso para establecer el coste de impresión y poder anticiparse a la evolución económica de la gestión documental de la empresa.
Este sistema, al que cada vez tienden más pymes, preocupadas por controlar sus costes sin sorpresas a final de mes, se puede definir como un “todo en uno”, ya que incluye desde la instalación, y el mantenimiento a los consumibles y las revisiones. Hasta hace unos años se consideraba que la inversión inicial de los equipos era el mayor gasto de las empresas; sin embargo, está comprobado que el desembolso que se dedica al consumible durante la vida útil de los dispositivos es 3 ó 4 veces el precio del mismo.
El sistema de pago permite a las compañías, no sólo reducir los gastos de impresión, sino abstenerse de realizar inversiones iniciales, por lo que resulta muy eficiente tanto a corto como a largo plazo. Esto ha hecho del Plan KYOclick Empresas un referente en el sector.
Otra de las ventajas que trae consigo este modelo es que las empresas no tienen que preocuparse de tratar con varios proveedores, ya que el programa engloba las impresiones y copias que se realizan en todos sus equipos, tanto a color como en blanco y negro. Además, todas las prestaciones se unifican, tanto las condiciones de servicio como de pago, y se trata únicamente con un solo proveedor, lo que se traduce en un mayor ahorro de tiempo y costes, y consecuentemente, en una mayor eficacia y productividad.
La consultoría previa también analiza de la mano del cliente qué tecnología es la más eficaz para la compañía, qué equipos se adaptan mejor a sus necesidades o cuántas páginas imprime al mes, adecuando de esta manera el modelo a cada empresa. La implantación de estos programas es la prueba de que es posible ofrecer a las empresas una combinación exclusiva de innovación y tecnología mediante equipos de gran productividad y respetuosos con el medio ambiente, respaldados por profesionales del sector, y con un importante ahorro de costes.
