La gestión documental es una metodología que con el transcurso de los años ha pasado ha convertirse en una herramienta fundamental para todas las PYMES españolas. Estas organizaciones manejan a diario un gran volumen de documentos y cualquier descuido puede obstaculizar el desarrollo de su trabajo. Además, cuentan con un presupuesto sujeto a costes y un reducido personal que debe focalizarse en el desarrollo de sus tareas y la eficiencia de sus procesos.
Joan Morales, Director de Marketing de HP Imagen e Impresión para las PYMES
Ante esta situación, HP ha desarrollado una completa solución de gestión documental que permite a sus usuarios una mayor eficacia a un coste bajo. Destinados a este proceso se han creados equipos multifuncionales que permiten archivar en carpeta o FTP, o enviar vía e-mail todo tipo de documentos. La solución de gestión documental que la compañía desarrolla permite a sus usuarios digitalizar documentos para almacenarlos y compartirlos en la red mediante la asignación de un código de barras que facilitará la búsqueda de texto, el almacenamiento y la posibilidad de envío a los diferentes departamentos de la organización. La gestión de los faxes es otra solución, que permite eliminar los pasos tradicionales para crear una nueva forma de gestión desde el PC, asegurando en todo momento su envío y creando informes que permitan un exhaustivo control de ellos.
Además, el control de los costes de impresión, un punto fundamental en el desarrollo de estos colectivos, pasa desapercibido pero supone una gran preocupación. Es necesario conocer el gasto por usuario, departamento y proyecto. Saber si la impresión es a color, conocer quién, cuando y qué se imprime en el entorno laboral para de esta forma, sacar el máximo partido a la impresión. En este apartado la compañía presenta herramientas de software, que generan de manera automática informes para el control de la impresión y facilitan una completa información del uso por empleado.
Por último, la seguridad de los documentos es también fundamental en cualquier organización, se debe elegir quién, qué y cuando se puede imprimir. La impresión de documentos confidenciales debe por tanto llevar ligado una autenticación del usuario, de ahí el desarrollo de soluciones como Tarjetas Smartcard, Pin externos, Tarjetas de Banda Mágnetica y de Proximidad y como no, la huella digital. El copiado parece una función habitual, pero pueden hoy en día convertirse en una herramienta avanzada que permite con un sólo click, crear numerosos formatos que ayuden al desarrollo de los negocios. Entre las nuevas soluciones para estos colectivos están por un lado la mejora de la imagen de los documentos, la creación de libros, plantillas de copiado, así como otras funcionalidades que facilitan estos proceso.
