El principal motivo de realizar una correcta gestión de los documentos viene dada fundamentalmente por la consabida reducción de costes. El principal problema se encuentra en que hasta no hace muchos años, las empresas no consideraban prioritario la reducción de los costes de impresión. En realidad se asumían, básicamente por desconocimiento. Y es que nadie pensaba que los costes de imprimir más y más páginas fuera tan grande.
Todo esto cambió cuando los fabricantes de impresoras se empezaron a dar cuenta del problema de la empresa española y empezaron a realizar informes y estudios que les puso a las compañías la realidad de sus gastos delante de sus propias narices. Hasta entonces se había hablado del mercado de las impresoras o de los multifuncionales. Desde que las empresas asumen los gastos en los que han incurrido y los fabricantes del potencial de venta que tienen con esta nueva arma se habla del mercado de la gestión del documento impreso.
Pero, ¿qué es esto de gestionar los documentos que imprimimos en la oficina? Desde un punto de vista muy amplio, la gestión documental abarca desde que se concibe la creación de un documento hasta que éste pierde su vigencia o su utilidad, o simplemente es desechado. Englobaría desde la edición del documento, su formato impreso o electrónico, su transmisión o distribución y su almacenamiento final o destrucción. Desde un punto más concreto de oficina, nos referimos a la gestión de documentos a la producción, distribución y ulterior acceso a los documentos.
En opinión de Joan Morales, director de marketing de imagen e impresión para Pymes de HP, “Las prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía”.
Otro aspecto que hay que señalar es que es muy frecuente confundir la gestión documental con aplicaciones informáticas específicas que permita gestionar documentos, sus contenidos y sus flujos. Es algo habitual en la industria informática y ofimática, sin embargo, esto no es más que una parte de lo que realmente significa la gestión documental para una empresa. Un fabricante como Konica Minolta, considera desde hace mucho la gestión documental como un concepto integral y completo. Donde se estudian los aspectos técnicos y de recursos tanto hardware como software y sus procesos, pero también (y me atrevería a decir sobretodo), la gestión de la compañía.
Para el portavoz de esta compañía “es necesario conocer las estrategias y evolución del cliente para poder diseñar su Estrategia documental y además exponer los recursos necesarios para ejecutarla, al igual que se hace con la estrategia de ventas o financiera de una empresa. Este, es el factor diferenciador de Konica Minolta en lo referente a la gestión documental, para nosotros es en realidad una Estrategia documental. Por ello, hemos diseñado procesos y herramientas que nos permiten decirle a nuestros clientes, cuál es la Estrategia Documental que más les conviene y como ésta debe desarrollarse con el devenir de su negocio, tanto técnicamente, como financieramente y desde el punto de vista de procesos, entre otros. De esta forma, podemos dibujar un plan de gestión integral de todos los documentos, procesos y equipamientos que se usan para gestionar la información física o electrónica y una vez integrada, gestionarla con el paso del tiempo para que siga siendo óptima y adecuada para el cliente y su evolución como empresa”.
Así que estrategia documental es la clave. Los fabricantes ayudan a las empresas a conseguir unos mejores ratios de productividad y para ello se apuesta por el denominado outsourcing documental. Y es que, los procesos de gestión documental son los que ayudan a las empresas a gestionar sus documentos de forma óptima y conseguir así un ahorro de tiempo y dinero, algo que resulta vital para el negocio de todas las compañías dada la importancia que para éstas tienen los documentos. De hecho, el 90% de la información vital para el funcionamiento adecuado de los procesos de una empresa se encuentra en sus documentos.
Tal y como asegura Pablo García Carvajal, Sales Manager de Xerox Global Services España, “en nuestro caso, a través de nuestra división de Xerox Global Services, ofrecemos la más completa gama de servicios de outsourcing documental del sector, y nos hemos convertido en uno de los proveedores de servicios de externalización líderes del mundo. Nuestros servicios ofrecen una gestión integral de todos los procesos documentales, ya que se ocupan de cada fase del ciclo de vida de los documentos, ya sea en papel o en formato digital.
De esta forma, Xerox mejora los niveles de productividad de sus clientes, les ayuda a reducir sus costes de impresión y, además, les permite disminuir el impacto que tienen sobre el medio ambiente”. La gestión documental –digital- en cualquier compañía genera beneficios inmediatos, que se traducen fundamentalmente en ahorros importantes de tiempo y dinero. “Los inconvenientes son inexistentes, siempre que la implantación del sistema se haya realizado con el asesoramiento de consultores especializados y con la planificación adecuada. Los consultores de Kyocera abordan este tipo de proyectos con una metodología probada, que permite a nuestros clientes obtener todos estos beneficios a corto plazo y expandir el uso de la gestión documental digital en todos los procesos de negocio a su propio ritmo”, afirma Juan Martínez, Director de Tecnología y Soluciones de Kyocera
Finalmente, José Luis Domínguez, director de marketing de Lexmark, asegura que “el objetivo de Lexmark es el de proporcionar una gestión de documentos transparente y completa en cualquier estadio del ciclo de vida documental, para ayudar a las empresas a optimizar su rendimiento en línea con la filosofía de nuestra empresa: imprime, mueve y gestiona.
Esto se traduce en una serie de soluciones avanzadas para la gestión de documentos, que van desde la seguridad al escaneo de originales, un cambio progresivo de impresoras por dispositivos multifunción de acuerdo con las necesidades de cada empresa, un entorno que asegure la integridad de los documentos y un menor malgasto de papel, el desarrollo de soluciones a medida para los departamentos que las necesiten y educación y soporte para asegurar que se compartan y se adopten las mejores prácticas.
Situación del mercado
Desde hace ya muchos años, el mercado de la impresión ha cambiado y sigue en ese proceso de cambio, donde la tecnología es el motor que ha modificado los tiempos y necesidades del mercado. Pero, quizás, el cambio más importante que hoy en día se está viviendo, es el de las empresas proveedoras de este mercado. Las cuales han dejado de ser meros proveedores de tecnología para convertirse en empresas de servicios. La impresión en sí, está pasando a convertirse en un servicio integral, donde se diseñan soluciones específicas para el cliente desde los aspectos meramente técnicos y de integración con las plataformas informáticas hasta los procesos de financiación, servicio, mantenimientos y otros.
En los últimos años muchas empresas han comenzado a optimizar sus activos informáticos para reducir costes, mejorar la seguridad y para abordar nuevos proyectos, recurriendo a costosos proyectos de consolidación de servidores, de virtualización de almacenamiento y otras iniciativas, y olvidando a menudo su entorno de impresión.
Para Jesús Ayllón, director general de InfoPrint, “el parqué de impresoras de las empresas se ha desarrollado de forma caótica en la mayoría de los casos, de hecho el bajo coste de las impresoras de oficina ha permitido adquisiciones realizadas con el sólo criterio del coste de compra de los equipos, olvidando otros costes muy elevados como es el caso de los consumibles y sin evaluar la mejor solución global, desde un punto de vista funcional, económico y de facilidad de gestión/actualización.
La buena noticia es que crece la conciencia de que una revisión del entorno de impresión empresarial puede suponer ahorros de costes muy significativos, y que nuevos proyectos de impresión pueden suponer fuentes de ingresos adicionales, como TransPromo, e incluso permiten abordar innovaciones importantes en áreas como la cadena de suministros (RFID) o la gestión documental”.
Para Víctor Prieto, Director de Marketing, Canon Business Solutions, “en España sigue siendo dominante la impresión en blanco y negro, aunque cada vez es más frecuente el uso del color en los entornos de trabajo de oficina gracias a la introducción de equipos multifunción con una tecnología más avanzada y con unos costes operativos muy inferiores a la impresión en color “tradicional”.
El responsable de la multinacional coreana Samsung es de los que ve la botella medio vacía. Según este directivo, “los últimos datos de diferentes analistas muestran que el mercado de consumo se está estancando, e incluso retrocediendo, siendo el Canal Profesional el que en estos momentos está tirando de la venta de dispositivos de impresión. Además hemos vivido un periodo electoral, el cual hace que muchos proyectos en la Administración Pública quedaran en suspenso. Sin duda es la Administración, la que debe tirar del mercado en estos momentos de estancamiento”.
Según Gartner, el mercado de impresión – impresoras, equipos multifunción y copiadoras – en la región EMEA creció un 4,3% el año pasado, siendo la tecnología láser la más elegida por las empresas, dadas las ventajas que ofrece con respecto a la tecnología de inyección de tinta. Y dentro del láser, el color ha adquirido un importante protagonismo en los últimos años por los esfuerzos que hemos llevado a cabo los fabricantes para concienciar a las compañías sobre los beneficios que esta tecnología puede proporcionar a su negocio.
Y en lo que a gestión y outsourcing documental se refiere, parece que este negocio está en alza y continuará siendo un pilar importante para las empresas en los próximos años. Cada día son más los procesos de externalización que se desarrollan en todo el mundo, debido en gran parte a la falta de especialización de las empresas en determinados sectores del quehacer tecnológico.
Según datos de IDC, en 2007 el mercado español de servicios tecnológico evolucionó a un ritmo de un 8,7%, hasta alcanzar los 10.336 millones de euros en ingresos; y la consultora considera que durante este año el crecimiento será muy similar gracias, entre otros aspectos, al buen momento que el negocio del outsourcing está experimentando en nuestro país.
La evolución
El mercado de la impresión ha cambiado mucho. Como hemos estado viendo, ya no se trata sólo de vender impresoras. Para el responsable de Xerox, “sin duda unos de los principales cambios ha sido el protagonismo que la tecnología láser ha conseguido, con respecto a la inyección de tinta, así como el crecimiento del uso del color, algo que en el caso de Xerox ha sido muy importante ya que nosotros no fabricamos equipos de inyección de tinta y seguimos realizando una fuerte apuesta por el color. Y otro cambio fundamental ha sido el rápido crecimiento con respecto a los servicios de gestión y outsourcing documental, a pesar de que todavía el 90% de las empresas no es capaz de calcular lo que se gasta en gestionar sus documentos”.
Para Carlos Cermeño, Director Nacional de Ventas de Brother, “en los últimos años dos son los cambios fundamentales que se han ido produciendo paulatinamente en el mercado de la impresión y que giran en torno a la idea de multifunción y a la de láser color. En este tiempo hemos podido ver como el numero de multifuncionales vendidos ha ido poco a poco ganando terreno al de impresoras monofunción, hace un par de años que los multifuncionales de inyección de tinta superaron en ventas a las impresoras y la tendencia se sigue manteniendo y poco a poco se traslada a la tecnología láser .
Y por otro lado nos hemos encontrado una evolución tecnológica que ha posibilitado que la tecnología láser color se haya colado en las grandes empresas y en la pyme”. Además de éstas el portavoz de Samsung añade: “Básicamente cada vez más estamos viviendo la transición desde equipos de una sola función a los multifunción, la del color al monocromo y la del coste inicial de la máquina a un coste total de propiedad (TCO)”.
Qué busca la empresa
Dado que las cosas han cambiado tanto en el mercado de la impresión es de suponer que las empresas buscan otras cosas. Ya no importa la velocidad de impresión, si ésta no va acompañada de una excepcional calidad. A su vez la calidad a un precio elevado tampoco tiene una buena acogida. Juan Martínez, Director de Tecnología y Soluciones de Kyocera, cree que “los clientes no requieren productos sino soluciones globales que le faciliten el día a día y que les permitan centrarse únicamente en su trabajo.
Además no quieren llevarse sorpresas a final de mes. Los costes de impresión son un gran desconocido para las compañías a pesar de que suponen el 3% de su cifra de negocio. Hoy en día podemos afirmar que 8 de cada 9 empresas los desconocen, según un estudio realizado por la consultora Sigma 2”.
Para Joan Morales de HP, “los clientes solicitan de un conocimiento experto, tanto de producto como de soluciones, así como una amplio portafolio que pueda responder a las distintas necesidades de impresión, desde la impresión personal hasta la impresión para grandes grupos a través de multifuncionales compartidos”.
Lo más habitual es que en las empresas se proceda a una renovación por obsolescencia o baja productividad de sus equipos, ya sea por velocidad, calidad, o menos frecuentemente, por los cambios en su sistema informático. Y por supuesto, es determinante la fiabilidad de funcionamiento y nivel de servicio que el fabricante es capaz de prestar para asegurar la óptima utilización de sus equipos.
Además y según afirma el portavoz de brother, “características como la velocidad y la resolución son también determinantes en el proceso de compra, aunque otras como el espacio, la facilidad de uso, de mantenimiento y de sustitución de consumibles están adquiriendo mayor importancia debido a la penetración de las impresoras multifunción en el hogar, al igual que la simplicidad de instalación que hacen que nuevas funcionalidades como la conexión wireless sean especialmente valoradas.
Con funciones más completas, aplicaciones más avanzadas y sin embargo buscando una mayor facilidad de manejo. Se busca compatibilidad con sistemas operativos y aplicaciones de gestión, como SAP, Oracle o Microsoft Business Solutions, así como soluciones concretas para pymes”. Antes comentamos que el mercado de la impresión esta cambiando, y esto como es lógico también le afecta a los clientes. En realidad, uno de los motores de este cambio es el propio cliente, el cual hace mucho mayor hincapié a la hora de realizar un cambio integral de parque de impresión.
La tendencia hoy en día, en empresas medianas y grandes es realizar un enfoque global de su parque de impresión y desarrollar un proceso que permita dar la misma calidad de servicio e impresión en cualquier parte del mundo o del ámbito de su empresa.
Según manifiesta el portavoz de Konica Minolta, “esto obliga a los proveedores de servicios de impresión no solo a estar en posición de dar servicios logísticos, mantenimiento y soporte en cualquier parte del mundo, sino a ser capaz de ofrecer soluciones personalizadas, donde el hardware y/o software ofrecido es uno de los componentes de la solución total a implementar.
El mito de la oficina sin papeles
La revolución tecnológica de finales de la década de los noventa y principios del año 2000 supuso que se llegase a cuestionar la continuidad del papel como elemento de trabajo diario. De esto, los periodistas sabemos algo. Llevamos mucho tiempo escuchando que los periódicos y las revistas desaparecerán debido al “Fenómeno Internet”. La totalidad de los consultados para este reportaje no tienen ninguna duda de que el papel no desaparecerá de nuestro entorno de trabajo. Y eso a pesar de la conciencia ecológica que está surgiendo cada vez más dentro del ámbito empresarial.
Así por ejemplo, el portavoz de Infoprint señala que “a todos nos gustaría que desapareciera el papel aunque sólo fuera por los beneficios ecológicos que representa, pero los indicadores apuntan a que seguiremos utilizando papel muchos años.
Los vaticinios del pasado de la “oficina sin papel”, se ha demostrado que eran totalmente erróneos ya en su planteamiento de origen; de hecho, siempre será necesario imprimir cierto material. La contribución ecológica debe consistir en imprimir menos, en menos papel y con menor gasto energético, utilizando la impresión a doble cara y reuniendo información en un mismo documento siempre que sea posible. Para ello, las políticas de “green TI”, preocupadas por el impacto medioambiental de las nuevas tecnologías, desempeñarán un papel fundamental”.
Por su parte, el director de marketing de Lexmark asegura que “no es factible que desaparezca el papel impreso. De hecho, en un estudio reciente realizado en empresas de hasta 250 empleados que hemos publicado junto con Ipsos, se concluye que cada vez de imprime más. Pese a que la mayoría de las empresas son conscientes del impacto del uso del papel en el medio ambiente, seis de cada diez admiten que su volumen de documentos impresos ha aumentado. En Lexmark lo que promulgamos es hacer un mejor uso del papel y un mejor uso de las herramientas con que cuentan actualmente las impresoras, que ofrecen opciones como la impresión a doble cara, escanear directamente al correo electrónico o al disco en vez de copiar, etc”.
Y es que, a día de hoy, la idea de la oficina sin papeles todavía está lejos. Es cierto que los procesos de gestión de documentos actuales dependen más de los archivos digitales que de los documentos en papel y que más del 80% de los documentos que se manejan en las oficinas actuales son electrónicos. Sin embargo, el uso del papel sigue aumentando debido a la explosión de las fuentes de información como Internet.
Además, el 90% de la información vital para el funcionamiento adecuado de los procesos de una empresa se encuentra en sus documentos físicos, por lo que, es muy complicado que éstos desaparezcan por completo. Para Pablo García Carvajal de Xerox, “más que hablar de una desaparición del papel, debemos referirnos mejor a un cambio en la forma de trabajar con el papel y de gestionar los documentos para conseguir ahorros considerables de costes, impacto medioambiental, etc”.
¿Nos encontramos, pues, ante una quimera? Según se desprende de las palabras de Juan Martínez de Kyocera, la respuesta es afirmativa: “La idea de oficina “sin papeles” no es sólo una utopía, sino que el número de documentos que imprimimos aumenta progresivamente y tendemos a imprimir más de lo que necesitamos. Las nuevas tecnologías (Internet, el correo electrónico…) que en un principio se preveía que disminuirían el uso de las impresiones en la oficina han tenido el efecto contrario, aunque han disminuido el número de fotocopias (antes se imprimía el documento y se distribuía físicamente en vez de vía mail) aumenta la cantidad de información que se acaba imprimiendo. Aún así, los procesos de gestión documental están evolucionando, y aunque jamás harán desaparecer el papel, sí que disminuirán su volumen”
La moda del outsourcing documental
El outsourcing es una de las palabras de moda dentro del mercado de la impresión. Gracias a la externalización las empresas han visto la posibilidad de ahorrar costes e incrementar la productividad. No obstante, muchas empresas no saben de qué se trata realmente esto de la externalización documental. Sin embargo, no todos los fabricantes apuestan porque la empresa apueste por el outsourcing documental.
Tal y como afirma Joan Morales de HP, “antes de tomar este tipo de decisiones, una empresa debería pensar si no pueden mejorar los procesos documentales dentro de la misma empresa con una mínima o mediana inversión. En muchas ocasiones la respuesta es afirmativa y poder hacer este tipo de actividades dentro la empresa con la adecuada mejora de procesos, es sin duda suficiente sin necesidad de optar por el outsourcing.
Para ello HP cuenta con soluciones de todo tipo que se adaptan a la medida de la empresa y que permiten automatizar procesos de impresión y documentales de forma sencilla, ahorrando costes y tiempo”. En la misma línea se manifiestan desde Samsung, que consideran que sin duda puede ofrecer un servicio al Cliente, y lo consideramos realmente útil en determinados mercados verticales como puedan ser el Legal o el de La Sanidad cuyo volumen documental es muy alto.
Casi calcada a esta declaración nos encontramos con la de Carlos Cermeño, Director Nacional de Ventas de Brother que asegura que “el outsourcing documental cubre algunas de las facetas de la gestión documental, especialmente a las que se refiera al almacenamiento y acceso a la información y las políticas de seguridad, pero raramente a las aplicaciones y equipos que generan los documentos o la información propiamente dicha. Además este outsourcing puede ser viable en empresas muy grandes, pero no es aplicable a la mayoría de las Pymes, salvo en sectores muy concretos”.
En el lado opuesto se sitúa una de las empresas que más está apostando por este tipo de estrategia. Se trata de la multinacional Xerox, uno de los líderes del mercado en ofrecer soluciones de outsourcing. Su portavoz, Pablo García asegura que “me parece muy positivo que las empresas cada vez sean más conscientes de las ventajas que implica tener un proceso de gestión documental adecuado, ya que gastan entre un 5 y un 15% de su presupuesto en gestionar los documentos. La externalización permite ahorrar tiempo en los procesos de gestión para que las compañías puedan centrarse en las principales tareas de su negocio, reduce los costes y permite disponer de más capital para invertirlo en actividades que pueden generar más ingresos”.
En Lexmark también se suben al carro de este modelo: “La impresión bajo demanda es una tendencia del mercado que cada día es más solicitada, debido entre otros factores a la consolidación de dispositivos en forma de equipos multifunción. Aunque en este momento las instalaciones con este tipo de arquitectura, no son numerosas, hemos detectado en cada una de ellas un nivel de satisfacción elevado, sobre todo si se trata de una solución completa y competitiva como es la de Lexmark, que además aporta valor y beneficios a nuestro canal de distribución y al usuario final ya que paga únicamente por lo que consume”, asegura José Luis Domínguez.
Planes Renove
Muchas compañías del sector están ofreciendo ofertas, tipo plan renove, para cambiar su parque de impresión por otro más moderno a coste prácticamente cero. Se trata de ofertas y estrategias de las empresas fabricantes que ofrecen la renovación total de un parque de impresoras a cambio de, por ejempo, prestarles un servicio de atención exclusivo. HP, fue una de las pioneras en ofrecer este tipo de servicio. Su portavoz asegura que “nuestra compañía fue una de las primeras en poner en marcha un plan de Renovación y Reciclaje de impresoras.
Hoy con más de 50.000 impresoras renovadas en casi 7 años sin duda el Plan Renove de HP es un referente en el mercado. HP ofrece a las Pymes la posibilidad de renovar su antigua impresora, sea de la marca que sea y del tipo que sea, por el hecho de comprar una nueva impresora HP. Para ayudar e incentivar la renovación y el reciclaje HP recoge sin coste la antigua impresora en las oficinas del cliente y hace un descuento en la compra de la nueva impresora”.
Otra compañía muy activa en ofrecer planes renove es Kyocera. Para el portavoz de esta empresa japonesa, “pese a que en España sigue existiendo un gran arraigo ‘a la propiedad’, la adquisición de equipos va dejando de ser algo primordial y otras fórmulas alternativas están empezando a ‘calar’ en el entorno empresarial. Ahora prima la reducción de los gastos y del inmovilizado gracias a soluciones de ‘pago por uso’. Es una nueva fórmula de replantear el negocio, un “todo incluido”, que proporciona una estrategia totalmente personalizada a cada empresa.
El futuro conduce a las empresas a adoptar esta nueva fórmula de pago por uso y a la puesta en marcha de soluciones que contribuyan a reducir los gastos innecesarios y adaptarse a sus necesidades reales. El principal atractivo de este modelo de pago reside en que las empresas no tienen que realizar ninguna inversión ni desembolso inicial y que conocen desde el primer momento cuánto van a pagar mensualmente por sus servicios de impresión, sin sorpresas, en una factura única con un importe cerrado”.
Lo que está claro es que Cada compañía implementa las estrategias que considera más adecuadas para atender al mercado, en este sentido las iniciativas tipo plan renove tienen la ventaja de facilitar la sustitución de viejos equipos cuyo mantenimiento y consumibles resultan ya caros tanto para el cliente como para el propio fabricante de impresoras. InfoPrint, por ejemplo, tiene actualmente en el mercado un plan renove de impresoras industriales, que permite sustituir viejas impresoras matriciales por nuevas impresoras de líneas rápidas InfoPrint 6500, con importantes ventajas económicas.
Las tendencias
Parece que la tecnología láser color y los multifuncionales serán los dos protagonistas de los últimos años. Los primeros por la reducción que se va a producir en los precios y lo segundos porque resuelven múltiples necesidades, por lo que son equipos muy valiosos en pequeñas y medianas empresas así como en grupos de trabajo. Y es que según la mayoría de analistas, en la actualidad existe una tendencia de crecimiento importante en el segmento de dispositivos multifunción, tanto en inyección de tinta como en láser. En inyección de tinta, se observa además una mayor demanda de impresoras inalámbricas, mientras en el sector láser se aprecia una tendencia de crecimiento en las soluciones de servicios de pago por uso.
Además, la tecnología va a permitir el poder gestionar quién tiene acceso a qué funcionalidades de los equipos de producción de documentos así como obtener informes muy detallados de la utilización de esos equipos incluso a nivel de usuario. Sin embargo todas las tendencias vendrán marcadas por lo que marquen los clientes, que ahora mismo, se encuentran en un partido diferente al que jugaban hace un par de años. Por ello las compañías se esfuerzan en ofrecer productos innovadores y que destaque de entre la competencia.
Como decíamos antes, ya no sólo vale la velocidad por página. Por ejemplo para el responsable de Kyocera, “el ahorro de costes y el cuidado del medioambiente son los principales puntos que tienen en cuenta las empresas a la hora de instalar sus parques de impresión. Kyocera apuesta firmemente por las tecnologías de impresión que respetan el medio ambiente y desarrollamos acciones y programas de concienciación hacia la protección del entorno con un importante ahorro de costes, como Ecosys, que desde hace 15 años se ha convertido en la esencia de los equipos Kyocera.
A través de esta tecnología se reducen notablemente los costes de impresión mediante el empleo de componentes de larga duración que favorecen la preservación del medio ambiente. Además permite obtener un elevado rendimiento con menos materiales consumibles. Un ejemplo de esta tecnología son nuestras impresoras láser, en las que el tóner es el único material consumible, lo que supone una enorme ventaja en cuanto a la eliminación de residuos frente a otras soluciones, además de un importante ahorro de costes para las empresas”.
Víctor Prieto, Director de Marketing, Canon Business Solutions, afirma que “factores como la velocidad, calidad, compatibilidad, fiabilidad y nivel de servicio prestado a los equipos siguen siendo claves en la renovación. Y en los últimos años, la disminución de los costes de impresión comienza a ser otro de los factores determinantes en las decisiones de sustitución o racionalización de la flota de impresoras”. Para la compañía Konica Minolta la clave de todos los cambios que se están produciendo en este mercado se encuentra en el propio cliente, el cual hace mucho mayor hincapié a la hora de realizar un cambio integral de parque de impresión.
La tendencia hoy en día, en empresas medianas y grandes es realizar un enfoque global de su parque de impresión y desarrollar un proceso que permita dar la misma calidad de servicio e impresión en cualquier parte del mundo o del ámbito de su empresa. “Esto obliga a los proveedores de servicios de impresión –asegura el responsable de Konica Minolta- no solo a estar en posición de dar servicios logísticos, mantenimiento y soporte en cualquier parte del mundo, sino a ser capaz de ofrecer soluciones personalizadas, donde el hardware y/o software ofrecido es uno de los componentes de la solución total a implementar. Konica Minolta piensa que su enfoque de proveedor de soluciones y servicios profesionales, junto con su diseño de estrategia documental para sus clientes, es la respuesta adecuada a las necesidades de los clientes a la hora de abordar su parque de impresión”.
Gestión eficiente
A pesar de todo lo expuesto hasta ahora, la empresa sigue sin saber cómo llevar a cabo una gestión eficiente del material impreso, de cómo ahorrar costes con el parque de impresoras, de cómo reducir el consumo y los costes y de cómo incrementar la productividad. Las herramientas están disponibles, solo hay que utilizarlas eficientemente. Muchos de los equipos profesionales y semiprofesionales que se encuentran presentes en el mercado están dotados de herramientas y aplicaciones que permiten hacer una más eficiente gestión documental en la empresa, reducir costes y el despilfarro de recursos y sobre todo reducir el impacto en el medio de nuestras actividades de impresión. Los principales actores del mercado dan unas cuantas claves.
Para Brother “algunas de las aplicaciones que se pueden encontrar en el mercado hacen que se posibilite una gestión más eficiente: opción bloqueo de seguridad para controlar el uso del color a determinados usuarios, sistema “non stop printing”, que permite seguir imprimiendo en negro cuando alguno de los tóner de color se haya agotado y unidad dúplex para las funciones de impresión, copia, escaneo y fax, permite un ahorro de hasta el 50% del gasto derivado en los costes del papel, al posibilitar la salida de los documentos a doble cara y ofreciendo así una opción responsable con el medio ambiente”.
Desde Lexmark se apunta que lo primero que debería hacer una empresa es preguntarse qué necesidades reales tiene, si necesita políticas de control del color, del control de la impresión, de seguridad, ahorro de costes, etc. El adoptar algunas medidas muy sencillas puede ahorrar miles de euros a una empresa.
El enfoque de Lexmark destinado a ayudar a sus clientes a aumentar el control sobre sus impresiones se denomina Print, Move, Manage (imprimir, transferir, gestionar). Es una forma práctica para las compañías de comprender las diferentes maneras en que las copias impresas afectan a su organización, así como las soluciones disponibles para tratar dichos asuntos.
Print, Move, Manage incluye una estrategia por fases que permite a nuestros clientes solventar problemas de impresión urgentes a la vez que va estableciendo gradualmente las bases de un entorno completamente optimizado.
Por su parte el director de markting de impresión para Pymes de HP considera que una compañía, “primero tiene que analizar las necesidades de impresión que tiene la empresa, entender cuanto se imprime, cuanto se gasta, como necesita ser la impresión, segura, distribuida, en qué tipo de formato, en láser, etc. Una vez entendidas las necesidades contar con el consejo experto de distribuidor y fabricante para poder ayudarle a optimizar el parque de impresión”.
Y por supuesto, seguridad
Uno de los principales problemas de la industria de las TI es el referente a la seguridad. Suplantación de identidad, virus, phising o spam, son algunos de los conceptos que estamos habituados a escuchar. Aunque pudiera parecer que la seguridad no afecta (al menos en la misma medida que afecta a los ordenadores o servidores) lo cierto es que las impresoras también tienen su problemática de seguridad y ésta cada vez es más importante para los fabricantes. Según algunos estudios realizados en empresas europeas aproximadamente el 85% de los empleados tiene un acceso total a las impresoras de la compañía, en las que es muy frecuente encontrar documentos impresos con información “sensible” para la compañía.
Hasta hace poco tiempo, este problema era considerado como no evitable, dada la complejidad del software y hardware necesario para el control, por lo que se utilizaban impresoras monopuesto o situadas en áreas de acceso restringido para la impresión de este tipo de documentación. En otras palabras, la seguridad era aplicada a la ubicación física más que al dispositivo de impresión en sí mismo.
Sin embargo, la introducción de nuevas tecnologías en los equipos multifunción permite la impresión en red de una manera completamente segura, a nivel del documento. Y es que, la seguridad siempre es un área de preocupación para la empresa. Las impresoras reciben mucha información confidencial y deben estar en buen recaudo, asegurando que no estén al alcance de cualquier persona que puedan pasar por delante de un equipo.
Sin embargo la seguridad de las impresoras no parece ser todavía uno de los motivos fundamentales para elegir una gama de impresoras dentro de una empresa tal y como afirma el director de marketing de Lexmark, “la seguridad es importante para muchas empresa, pero debería serlo para todas. Hay estudios que aseguran que el 30% de los empleados se han dejado información confidencial en las bandejas de las impresoras. Esta cifra es altísima, y el riesgo para un empresa se cifra en más de 100.000 euros.
Por otro lado, el 78% de los empleados dice estar preocupado porque sus compañeros lean sus documentos confidenciales. Lo que esto demuestra es que las empresas necesitan ser conscientes de que la información esté segura, especialmente cuando se habla del material impreso. Ahora mismo hay una gran variedad de soluciones disponibles que proporcionan seguridad, mediante códigos, reconocimiento de identidad, etc., que permiten solucionar estos problemas. En Lexmark trabajamos con bancos, hospitales, administraciones públicas y muchas empresas que necesitan asegurar que la información confidencial con la que trabajan está segura en cualquier momento”.
El portavoz de Xerox también afirma que “desde luego que la seguridad es importante, porque todas las empresas manejan documentos en los que la confidencialidad y la seguridad de los datos es fundamental. Hay estudios que demuestran que el 89% de los españoles se muestra muy preocupado por la seguridad de los archivos que imprime”. De hecho esta compañía ofrece a sus clientes un conjunto completo de herramientas cuando adquieren equipos entre los que destacan:
– Autentificación de los usuarios a través de un login y una contraseña, o a través de sistemas biométricos, smartcards, etc
– Herramientas que implican una introducción de un código en el dispositivo antes de comenzar a imprimir.
– Firmas digitales
– Filtrado de IP, que permite limitar el acceso desde servidores web a direcciones específicas.
– Compatibilidad con los últimos estándares de seguridad (HTTP, IPSec, IPV6)
– La plataforma web abierta EIP (Extensible Interface Platform) para nuestros equipos multifunción que permite, entre otras cosas, personalizar la interfaz de usuario de los mismos para que puedan acceder a los documentos a imprimir sólo los usuarios que estén autorizados.
– Tecnolgía Dataglyphs, que permite ocultar información en un documento.
– Tecnología de información bloqueada dentro de un documento.
– Microtexto: texto muy pequeño que puede ser leído por una lupa, pero no puede ser copiado.
– Tecnología Glossmark, que crea una imagen en relieve que no puede ser copiada.
– Tinta invisible que desaparece.
