Antonio Díaz Blanco, Business Developer, HP Española.
En la actualidad, una de las motivaciones para iniciar un proceso de Outsourcing es la necesidad de orientar al personal interno a dar mayor valor al negocio, delegando en terceros especializados la ejecución de actividades rutinarias o que requieren un conocimiento muy profundo y cambiante en todas las tecnologías que se soportan, o se soportarán, desde el departamento de informática.
Teniendo esto en cuenta, una de las preguntas que en más ocasiones nos han realizado las personas que permanecerán en la organización del cliente tras un proceso de Outsourcing es: “Y ahora cual será mi papel en el departamento de Informática?”. A continuación, compartiremos que experiencias hemos observado, considerando diferentes procesos de transición hacia un modelo de servicio externalizado.
Nos gustaría resaltar, en este punto, que el proceso de externalización deberá llevar parejo un proceso de reorganización/transformación del propio departamento de informática. Este proceso deberá proporcionar un diseño detallado de la nueva organización, contemplando aspectos tales como una descripción detallada de funciones, relaciones y dependencias, planes de carrera, planes de formación y reciclado … ,y para ello se recomienda contar con el soporte de una consultora especializada en organización y recursos humanos.
Volviendo al tema que nos ocupa. Para entender que tiempo y recursos se tendrán disponibles para abordar las nuevas funciones, inicialmente se debería plantear una cuestión previa; “Que voy a dejar de hacer de mis actuales funciones?” La respuesta a esta pregunta debería ser el contenido/alcance del servicio externalizado, y es fundamental interiorizar perfectamente que tipo de actividades ya no serán asumidas por el cliente, de forma que se pueda abordar con garantías las nuevas responsabilidades.
A continuación se enumeran algunas de las funciones (nuevas o que se refuerzan) dentro del departamento de informática del Cliente:
– Desarrollar, implementar y gestionar la estrategia de externalización: de forma continuada, no es una actividad que se realiza una única vez, se deberá mantener alineado el servicio externalizado con los requerimientos del negocio.
– Garantizar la provisión de los servicios requeridos por el negocio: aportar en cada momento el soporte TI que se requiere, así como propuestas de valor añadido para conseguir los objetivos corporativos.
– Desarrollar, negociar y gestionar contratos: mantener los contratos actualizados a las nuevas situaciones, e incorporar adecuadamente los cambios que se requieran
– Gestionar el redimiendo del proveedor de servicios: garantizar que en todo momento se disponen de las mejores prácticas del mercado en cuanto a ejecución, gobierno, calidad, mejora continuada…
– Gestionar la relación con el proveedor de servicios: facilitar la consecución de acuerdos en las situaciones de conflicto, o de cambios significativos.
– Gestionar el presupuesto del departamento de informática: gestionar y controlar los presupuestos disponibles.
Tras revisar las funciones a desarrollar internamente en el cliente, no querríamos terminar esta reflexión, sin resaltar un aspecto fundamental para garantizar que la organización que delega ciertas funciones, no pierde ninguno de sus talentos internos.
Se trata de una correcta gestión del cambio a nivel de las personas, haciendo un esfuerzo especial en el plan de comunicación, de forma que en todo momento las personas que permanecerán en la empresa, sepan cual será su función, nivel de responsabilidad …, ya que se requerirá una alta motivación e involucración de los que serán los responsables de garantizar que el nuevo escenario sea un éxito.
