Vivimos en un mundo interconectado, donde la preocupación por la ciberseguridad crece de manera constante y, aunque estamos cansados de leerlo, es una realidad innegable. Las empresas, grandes y pequeñas, enfrentan riesgos crecientes debido a la cantidad de parámetros a controlar, el volumen de datos que deben gestionar, los múltiples vectores de ataque y la creciente sofisticación de las técnicas empleadas por los ciberdelincuentes, ahora potenciadas por la inteligencia artificial. Desde empresas especializadas como Minery Report, que realizan auditorías y consultoría en ciberseguridad, se advierte que estos factores no solo ponen en peligro la integridad de la información, sino también la confianza de los clientes y la reputación en el mercado. En un entorno donde la tecnología avanza rápidamente, es fundamental que las organizaciones fortalezcan sus medidas de seguridad, manteniendo a salvo la información sensible y protegiendo la privacidad de sus usuarios
A pesar de que muchas empresas centran sus esfuerzos en la protección de hardware y software, a menudo olvidan un aspecto fundamental: la documentación.
En su afán por invertir grandes cantidades de dinero en soluciones tecnológicas avanzadas, pierden de vista que, en ocasiones, lo más simple puede generar beneficios inmediatos. La correcta gestión y organización de la documentación, como la que se exige en normativas como la ISO 27001, es crucial para garantizar un sistema de seguridad robusto. Esta norma, de hecho, subraya la importancia de contar con procedimientos bien documentados, ya que ello no solo permite asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, sino que también facilita la gestión de riesgos y la mejora continua en el tiempo.
La seguridad no es solo una cuestión técnica, sino también táctica y estratégica, y su implementación adecuada puede marcar la diferencia entre el éxito y el colapso en el mundo digital actual. Definir documentación y políticas claras, comunicarlas eficazmente a todos los empleados y proporcionarles la formación necesaria para garantizar su cumplimiento es un paso crucial en cualquier estrategia de ciberseguridad. Aunque las tecnologías avanzadas pueden ofrecer protecciones robustas, el eslabón más débil en la mayoría de los casos no son las máquinas, sino las personas, de ahí deriva la necesidad de pautar directrices claras sobre el comportamiento aceptable dentro de la empresa y concienciar sobre los riesgos de no respetar los límites definidos en su propia normativa.
Es común encontrar diariamente empresas que buscan mejorar su seguridad mediante la implementación de herramientas costosas. Sin embargo, desde Minery Report destacan que, tras realizar numerosos análisis de madurez en ciberseguridad basados en el estándar CIS18 —uno de sus servicios clave—, han identificado que la ausencia o la insuficiencia de documentación actualizada y conocida por los empleados es una de las debilidades más críticas y recurrentes que ponen en riesgo la efectividad general de la seguridad.
A pesar de la importancia de disponer de una documentación adecuada, clara y conocida por todos los miembros de la organización, en la práctica, suele quedar relegada a un segundo plano. La elaboración de políticas, procedimientos normalizados de trabajo y formularios de reporte, junto con su correcta comunicación y aplicación por parte de los empleados, no solo fortalece la seguridad de la organización, sino que también puede minimizar o incluso eliminar amenazas del día a día.
La ciberseguridad no es solo una barrera tecnológica; es un reflejo del orden dentro de una organización
La documentación ofrece una visión integral de la organización: cómo opera, qué procesos sigue, qué herramientas utiliza, los roles de responsabilidad, los mecanismos de respuesta, entre otros aspectos clave. Abarca desde el inventario de activos, que suele recibir mayor atención, hasta otros elementos menos considerados pero igualmente esenciales como el plan de desarrollo seguro.
Además, una documentación bien estructurada y actualizada no solo mejora la gestión interna, sino que también reduce la superficie de ataque de la compañía, fortaleciendo su postura de ciberseguridad.
Para estructurar de manera efectiva la documentación en ciberseguridad y poder abordarla a través de este artículo, la dividimos en cuatro grandes grupos: políticas, inventarios, procedimientos normalizados de trabajo (PNT) y formularios y documentos de notificación. Cada uno de estos elementos desempeña un papel clave en la gestión de la seguridad, asegurando claridad en las directrices, control sobre los activos, estandarización en los procesos y mecanismos formales de reporte.
POLÍTICAS
Las políticas dentro de una organización son esenciales para establecer orden, coherencia y seguridad en todas sus operaciones. Funcionan como una guía que define cómo deben llevarse a cabo los procesos clave, garantizando que cada acción se alinee con los objetivos y valores de la empresa, además de con cualquier normativa o requisito legal aplicable —como pueden ser HIPAA o GDPR—. Entre las más importantes se encuentran aquellas relacionadas con la seguridad, la gestión de la información, el uso de recursos y la protección de datos, ya que impactan directamente en la continuidad del negocio y la prevención de riesgos. Sin políticas claras, las decisiones quedarían a criterio individual, lo que aumentaría la posibilidad de errores, inconsistencias y vulnerabilidades.
Imagina una empresa sin una política de uso de dispositivos personales. Un empleado conecta una memoria USB infectada y, en minutos, un ransomware se extiende por la red, bloqueando sistemas críticos.
Sin normas que regulen estos accesos, la empresa tendría que enfrentar una situación de crisis interna con posible paralización de sus actividades, dificultades para la gestión del incidente, afectación de información sensible y, potencialmente, pérdidas económicas, daños a su reputación e incluso sanciones por parte de los órganos administrativos competentes.
PNTs
Cuando un nuevo empleado se incorpora a una empresa, la curva de aprendizaje puede ser un desafío, especialmente en tareas críticas donde la precisión y la seguridad son fundamentales. Aquí es donde los Procedimientos Normalizados de Trabajo (PNT) se convierten en una herramienta esencial. Estos documentos detallan, paso a paso, cómo realizar una tarea de manera estandarizada, garantizando calidad, seguridad y eficiencia. No solo facilitan la integración del nuevo talento, reduciendo errores y dudas, sino que también aseguran que todos los procesos se ejecuten de forma coherente, independientemente de quién los realice. En un entorno donde la seguridad y la operatividad dependen de la disciplina en la ejecución, los PNT son la base sobre la que se construye un trabajo preciso y confiable.
INVENTARIADO
Si no se tiene un conocimiento completo de todos los activos, resulta difícil aplicar medidas de seguridad efectivas, lo que deja algunos dispositivos expuestos. Basta con que un solo punto quede desprotegido para que toda la seguridad se desplome, como una muralla que cede por una única grieta. Si no se protegen todos los activos por igual, cualquier esfuerzo será insuficiente. Por ello, el primer paso para asegurar los sistemas de una compañía es conocer y controlar todos y cada uno de los activos involucrados en el proceso. Esta información permitirá una gestión adecuada de las vulnerabilidades, facilitando la aplicación de soluciones y medidas de mitigación necesarias.
Además, la importancia de los inventarios no se limita solo a hardware y software. Es fundamental contar, entre otros, con un registro preciso de los recursos sobre los que se realizan copias de seguridad, ya que esto permite garantizar que la información crítica esté protegida y minimizar el riesgo de pérdida de datos. Sin un inventario claro de los activos respaldados, es posible que ciertos sistemas o archivos esenciales queden fuera de las estrategias de recuperación, comprometiendo la continuidad del negocio en caso de un incidente.
De igual manera, es fundamental llevar un control detallado de las cuentas y los proveedores con acceso a los sistemas. Una gestión adecuada de las cuentas no solo ayuda a detectar accesos no autorizados y reducir riesgos de seguridad, especialmente en entornos donde múltiples usuarios interactúan con sistemas críticos, sino que también facilita la administración de permisos. Un ejemplo claro de su importancia es la gestión de accesos cuando un empleado deja la empresa. Contar con un registro preciso permite identificar y revocar rápidamente los permisos correspondientes, evitando posibles fugas de información y asegurando que solo el personal autorizado tenga acceso a los sistemas.
Por otro lado, el inventario de proveedores ayuda a evaluar los riesgos asociados a terceros, asegurando que sus niveles de seguridad cumplen con los estándares requeridos. Sin esta visibilidad, las organizaciones pueden verse expuestas a brechas de seguridad derivadas de accesos externos o credenciales comprometidas. En un mundo donde la confianza es un recurso valioso, pero frágil, la falta de control sobre quién accede a nuestros sistemas puede convertirse en una grieta por donde se filtre el peligro.
Imaginemos un correo que llega a la bandeja de entrada del encargado de pagos, con una factura aparentemente legítima, pero con un número de cuenta modificado. Sin un registro fiable al que acudir para verificar la información, el engaño podría pasar desapercibido, y el pago terminaría en manos equivocadas.
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS DE NOTIFICACIÓN
Formularios bien estructurados permiten que incidentes como vulnerabilidades detectadas sean reportados de manera eficiente, asegurando que lleguen a las personas correctas y que se tomen medidas oportunas. Sin un registro claro, la falta de trazabilidad puede retrasar la respuesta y aumentar el riesgo de un incidente mayor.
Del mismo modo, los documentos de acuse de recibo de equipos asignan responsabilidad sobre los dispositivos entregados, evitando pérdidas y malentendidos. En el caso de los dispositivos personales utilizados en la empresa (BYOD), contar con acuerdos firmados permite establecer reglas claras sobre su uso y acceso a la información corporativa. Además, estos documentos pueden incluir cláusulas que autoricen un análisis forense en caso de incidente de seguridad, asegurando que la empresa pueda investigar un ataque sin vulnerar la privacidad del usuario. Cada organización debe desarrollar los formularios y registros específicos que mejor se adapten a sus necesidades, garantizando un control eficiente y alineado con su operativa.
Por Sandra Medel Sánchez, especialista en consultoría de ciberseguridad en Minery Report
