Las empresas que se encuentran en plena expansión y transformación digital necesitan soluciones que los acompañen en su nuevo escenario. Obtener información de calidad en el menor tiempo posible, reducir el tiempo en los procesos de consolidación o cumplir con normativas contables son solo algunos de los retos a los que se pueden enfrentar.
Para poder dar respuesta a todas estas necesidades se necesitan las herramientas específicas. Entre esas herramientas destacan SAP Group Reporting y SAP Disclosure Management. Por ello, de la mano de T-Systems, Byte TI organizó un webinar que contó con la presencia de María Jesús Arribas, Consultor SAP Finanzas de T-Systems y Alberto Román, Consultor SAP Analytics de T-Systems,
Fue María Jesús Arribas quien abrió el encuentro analizando la situación que viven las empresas y que ventajas les pueden proporcionar ambas herramientas. Tal y como expuso, la implantación del módulo Group Reporting como herramienta de consolidación de balances permite que ésta se realice con diferentes métodos: global, proporcional y puesta en equivalencia. Arribas, explicó el caso de éxito que hicieron en un cliente del sector asegurador para mostrar las ventajas de esta herramienta. “Hay diferentes retos a los que se enfrentaban, en los que destaca la consolidación de los estados financieros bajo dos normativas contables como eta el Plan Contable de Entidades Aseguradoras, IFRS, y se pretendía reducir todas las tareas manuales y el control del todo el proceso”. Otro de los retos a los que se enfrentaron en T-Systems es que, las aseguradoras tienen que presentar la cuenta de resultados con un formato específico denominado Informe Técnico por Destino y además, en el caso de este cliente tenía que cumplir con todos los requerimientos de la CNMV.
Para poder dar respuesta a todas estas necesidades se necesitan las herramientas específicas. Entre esas herramientas destacan SAP Group Reporting y SAP Disclosure Management
La solución planteada por T-Systems fue la de actualizar la versión de S/4Hana donde ya se incluía la funcionalidad de Group Reporting. Asimismo, se realizó un proceso de consolidación con Group Reporting y se sustituyó el proceso anterior que se tenía implementado a base de Excel y una herramienta específica denominada HFM, porque como explicó Arribas, “no le daba ninguna visibilidad, ni trazabilidad de los procesos que estaban llevando a cabo. Pero es que además, se tuvo que realizar una reclasificación de los gastos en ingresos por naturaleza y de otros repartos, así como cubrir las nuevas necesidades de informes que tenían que enviar a la CNMV para lo que empleamos SAP Disclosure Management”.
El proyecto se tardó en implementar alrededor de seis meses y se hizo a través de una implantación en on-premise, para lo que hubo que preparar la infraestructura tecnológica. Una vez implementado, el cliente pidió a T-Systems que les acompañara en dos cierrres, tanto en el de resultados como en el de consolidados, para ver que no se produjera ningún fallo y que en el caso de que así fuera, se pudiera resolver lo más rápidamente posible.
Metodología
El proceso de implementación se he realizado siguiendo en todo momento la metodología aconsejada por SAP. En este caso se trataba de un proyecto bastante estándar y se realizaron las siguientes fases:
- Prepare: incluye la infraestructura tecnológica que se va a necesitar
- Explore: Activación de las Best Practices que más convenían al cliente
- Realize: Modelización y Construcción de los diferentes componentes
- Deploy: en la que se incluye la puesta a disposición de la documentación, la formación y la aceptación.
- Run: en el que se dio al cliente un soporte post-arranque en dos ciclos de consolidación.
La gran ventaja que proporciona SAP S/4HANA Group Reporting es que se pueden realizar las tareas de consolidación en tiempo real. Además, da al cliente una perspectiva con todo detalle de la marcha del negocio en cualquier momento del periodo. Además, como explicó la portavoz de T-Systems, “el proceso de consolidación permite la realización de la misma bajo diferentes normativas contables. Por otra parte, el método de integración que emplea Group Reporting afecta a todas las modalidades como el Global, la integración proporcional y la puesta en equivalencia. En lo que se refiere al alcance del proyecto tuvimos que realizar diferentes planes de consolidación porque teníamos dos normativas contables diferentes”. Con todo ello, se presentaron diferentes informes como es el Balance Consolidado tanto del modelo de cuentas consolidadas como el de IFRS.
Ventajas
Tras la implementación de la solución la aseguradora obtuvo unos beneficios prácticamente inmediatos. Tal y como expuso Maria Jesús Arribas, “con la implementación de SAP S/4HANA Group Reporting, el cliente ha obtenido sobre todo simplificación. Ahora tiene un modelo de dato único y armonizado, ha mejorado la experiencia en cierres tanto en local como en grupo del usuario y, sobre todo, cuenta con herramientas analíticas y de reporting unificadas”. Además gracias a la nueva solución implementada, la aseguradora cuenta ahora con una configuración flexible que se adapta a sus necesidades, tiene una trazabilidad y control de los procesos en todo momento y puede dedicar un mayor tiempo al análisis de la información.
SAP Disclosure Management
A continuación, Alberto Román, Consultor SAP Analytics de T-Systems, explicó en detalle qué proporciona la herramienta SAP Disclosure Management. Tal y como dijo, “se trata de una herramienta que se utiliza para elaborar los estados financieros en formato electrónico y preparados para presentar a los organismos reguladores. En definitiva, la función de este software es cumplir con un requisito legal que impone un Regulador como la CNMV. que exige el formato XBRL”
Es aquí donde entra en juego la aplicación de SAP ya que si no, la alternativa sería generar el fichero por un usuario, algo que según expuso Román es prácticamente imposible. La ventaja de SAP Disclosure Management es que, en este caso, el cliente ya trabajaba bajo S/4HANA y ésta se integraría perfectamente, para poder generar la información tanto en XBRL e iXBRL. Éste último formato es el que exigirá la CNMV a partir de 2022 ya que el regulador se adhiere al Autoridad Europea de Valores y Mercados y comenzará a emplear la taxonomía europea. La ventaja de este formato es que puede ser abierto por los usuarios cuando quiera y no es tan complejo como el sistema anterior.
La infraestructura que se necesitó en este caso se componía de tres entornos SAP Disclosure Management conectados a sus homólogos de SAP S/4HANA y la gestión se puede realizar desde un navegador web.
En general, y como explicó Román, “el cliente, gracias a la solución implementada ha podido cumplir con la normativa exigida con el organismo regulador, ha reducido los tiempos de procesamiento así como de los costes y se ha reducido de forma muy importante el riesgo de error ya que la información se obtiene directamente de la fuente consolidada y existe una trazabilidad del dato en todo momento.
