Cada vez son más los departamentos que se suman a la automatización de procesos: marketing, financieros, recursos humanos o los departamentos de producción, entre muchos otros, se aprovechan de sus bondades, como son el aumento de la eficiencia, la reducción de costes o la reducción de los errores humanos.
Cuando se automatizan las tareas repetitivas, una de las grandes ventajas de las que se benefician las empresas es dedicar el tiempo de los trabajadores a tareas más estratégicas y que generan mayor valor.
Las tecnologías emergentes como la IA o el machine learning, prometen transformar totalmente el mercado de la automatización. Pero también traen consigo diferentes retos, como es la resistencia al cambio por parte de los trabajadores y, por supuesto, un tema candente como es la ciberseguridad, ya que este tipo de soluciones pueden ser la puerta de entrada a nuevas vulnerabilidades.
Para analizar el estado de la automatización y los retos a los que se enfrentan las empresas, desde Byte TI hemos organizado un webinar moderado por Lluis Soler Gómez, Director de negocio y Cofundador de SoftDoit, que ha contado con la presencia de Javier Pizarro, Gerente RPA de Ayesa; Cecilia Olaso, Responsable de marketing para España de Yooz y Javier Aroca, Senior Key Account Manager de Pagero.
La automatización en España
La automatización en España ha experimentado un crecimiento exponencial en los últimos años, marcando un impacto significativo tanto en el ámbito industrial como en la vida cotidiana de los ciudadanos. Este avance se ha visto impulsado por el constante progreso tecnológico y la necesidad imperante de mejorar la eficiencia y la competitividad en un mercado cada vez más globalizado.
Sobre esto, Javier Pizarro explica que desde Ayesa se encuentran a diario con dos escenarios, “el primero es de una empresa grande o del Ibex35, en el que ya tienen un estado de automatización avanzado; y luego, otras empresas más pequeñas, pymes, que tienen una serie de operaciones más manuales y que poco a poco las van automatizando. Respecto a los sectores, nosotros aparte de cada sector de cada empresa, luego hay una serie de sectores cross, tipo recursos humanos, finanzas, logística, que nosotros es donde desarrollamos la mayoría de nuestras condicciones”.
Cecilia Olaso coincide con su compañero en que existen dos tipos de empresas, pero incide en que, “de todas formas, la buena noticia es que están todos queriendo automatizar, a pesar de que están en distintas etapas de su proceso de automatización, están todos entendiendo su importancia. Y según nuestra experiencia, nosotros empezamos a tener operaciones en el mercado español en 2020, y la verdad que hemos notado incluso un grado de maduración del mercado en cuanto a la penetración de la automatización de procesos en general en España, que se vio en aumento desde el 2020 hasta hoy. Y en cuanto a los sectores, los que más se benefician de la automatización de nuestra experiencia son la banca, la industria manufacturera, la logística y todo lo que es atención al cliente”.
Tendencias emergentes: RPA e IA
La automatización, en sus diversas formas, ha irrumpido en el mundo empresarial y tecnológico con un impacto revolucionario en la forma en que se realizan las tareas y los procesos. En este contexto, dos tendencias emergentes han tomado el centro de atención: la Automatización Robótica de Procesos (RPA) y la Inteligencia Artificial (IA).
Estas tecnologías están redefiniendo la eficiencia operativa, la toma de decisiones y la transformación de las empresas a nivel global. Javier Aroca incide en que, “en los últimos años hemos visto una tendencia por parte de las empresas a automatizar procesos de facturación, sobre todo recepción de facturas, por todos los beneficios que conllevan: reducción de errores, mejora en la calidad de datos, más eficiencia y esto al final tiene un ahorro de costes. Estamos viendo una tendencia a lo virtual, que a raíz de un pedido generado de un comprador a un vendedor, se genera un pedido X en tu propio sistema con un import X y cuando de alguna de las formas la factura entra en tu sistema o entra en tu RP con esa referencia del pedido X que tiene un importe, automáticamente la factura, se autocontabiliza y se procede al pago. Esto al final no deja de ser un RPA”.
Siguiendo esta línea, Javier Pizarro añade otra tendencia, la IA. “ Nosotros estamos empezando a combinar RPA con IA, concretamente con la plataforma de IBM, con Watson X, que nos permite tener nuevos robots más inteligentes, que son capaces de resolver problemas más complejos que los que veníamos resolviendo con la RPA tradicional”.
Por su parte, Cecilia Olaso explica que en Yooz también combinan la RPA con la IA, “Yooz desde el principio usa ambas en conjunto para todo lo que es, no solo la digitalización de la factura, sino también la extracción de datos, los workloads inteligentes que están por detrás, la conciliación de la factura con la orden de compra…”.
El papel de la nube
La automatización y la nube son dos elementos interconectados: la combinación de estos dos conceptos está redefiniendo la agilidad, la eficiencia y la escalabilidad en un mundo empresarial en constante evolución.
“La nube tiene un montón de beneficios. Por ejemplo, permite un acceso global, permite escalar mucho más fácil o simplemente tienes que pagar más dinero y ya estás escalando. De otra manera, hay que hacer muchas gestiones, poner más máquinas.. Entonces, la nube te permite escalar muy fácilmente y tiene una tasa más alta de disponibilidad. Es verdad que al principio tiene un menor coste, pero luego ya a la larga vas obteniendo los beneficios”, explica al respecto Javier Pizarro.
Qué se puede automatizar
Muchas veces surge la duda de si las empresas son conscientes de todas las tareas que pueden automatizar. Sobre esto, Cecilia Olaso afirma que muchas empresas están un poco confusas sobre el potencial que hay detrás del tema de la automatización, “es complicado encontrar una empresa que se ponga a pensar cuáles son los procesos que se tienen y que se pueden automatizar. De todas formas, con el surgimiento de editores de software o de sistemas que proponen automatizar distintos procesos, y toda la comunicación, las acciones de marketing y todos los procesos de comunicación de todos los software que están disponibles en el mercado, las empresas ya pueden ir conociendo que automatizar y que no”.
En opinión de Javier Pizarro, hay gente que necesita que su trabajo sea menos repetitivo y menos monótono, y entonces quiere poner algo, que no tiene por qué ser un robot, “normalmente ese tipo de oportunidades al final terminan en un éxito porque es la persona que está en el día a día. Nosotros hemos desarrollado un funnel que al final traducimos en una plantilla extra, que no es nada muy sofisticado, pero en la que hay 10 preguntas, en la que le decimos: ¿es un es un proceso repetitivo y manual, está basado en reglas? ¿La entrada es legible? ¿Tiene una entrada estándar?.. entre otras preguntas, y con ellas se puede diseñar el proceso a seguir”.
La ciberseguridad en la automatización
La ciberseguridad desempeña un papel crucial en la era de la automatización. Con la creciente dependencia de sistemas automatizados y la digitalización de procesos empresariales, proteger los activos digitales se ha convertido en una prioridad esencial. Entonces, ¿cómo se pueden proteger las empresas contra los ciberataques que lamentablemente están al orden del día?
Respondiendo a esta cuestión, Javier Aroca, incide en que la mayoría de las vulnerabilidades vienen más por error humano que por el propio sistema en sí, “no solo hay que tener en cuenta herramientas de prevención, que por supuesto son importantes, sino también políticas en caso de que esto pase, cómo atajarlo y cómo comportarse. Entonces, por supuesto, crear y sobre todo mantenerse actualizado, porque esto va cambiando con el tiempo. Por otro lado, mbién se puede proteger el acceso a información sensible a ciertos usuarios. Luego, por supuesto, certificados que complementen todas estas políticas”.
Cecilia Olaso reflexiona sobre la seguridad explicando que si no se protegen los sistemas, podemos automatizar todo lo que queramos y ponerle las mejores tecnologías, pero claramente si eso no está protegido, no va a haber cliente que quiera seguir trabajando con esa solución, “es importantísimo también la concienciación y formación del personal, porque es de ahí de donde sale la mayor cantidad de puertas o de oportunidades de ciberataques”.
Mientras que Javier Pizarro resalta que poner más máquinas es sinónimo de aumentar los riesgos, “nosotros tenemos un centro de excelencia de ciberseguridad. Esta gente trabaja en auditoría, evaluar los riesgos, la notificación y muy diversos temas que facilitan que no suframos estos ataques. Cada máquina que montes de más, hay más riesgo de sufrir un ataque”.
Factura electrónica y automatización de cuentas a pagar
La factura electrónica, una innovación revolucionaria en el ámbito de las transacciones comerciales, ha transformado la manera en que las empresas gestionan sus procesos financieros. Cuando se combina con la automatización, se convierte en una herramienta poderosa que no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también impulsa la precisión y la productividad.
«El tema de factura electrónica ahora mismo obviamente está de moda por todo el tema de la ley, que obligará al intercambio de factura electrónica entre otros documentos. Todavía no se sabe muy bien, pero no es algo nuevo. Las empresas llevan usando el tema de factura electrónica durante mucho tiempo. Pero desde hace unos años, sí que hay una tendencia a automatizar procesos, sobre todo de recepción de facturas con factura electrónica. Los beneficios que puede traer la ley a la hora de implementar factura electrónica son exactamente los mismos o incluso mejores que los que tradicionalmente han ido obteniendo las empresas. ¿Por qué? Porque va a pasar de no estar estandarizado a estar estandarizado, de no ser común o no ser común entre las empresas a pasar a ser común y ser obligatorio”, explica Javier Aroca.
La portavoz de Yooz incide como su compañero, y aborda el papel de la automatización en las cuentas a pagar, algo que se lleva haciendo hace tiempo, pero también algo que va a traer varias novedades y va a cambiar un poco las reglas de juego de nuestra experiencia, “va a a hacer complejas un poco las reglas de juego, lo que no quiere decir que no nos podamos acostumbrar a ellas, pero al principio va a haber un periodo de transición que es claro y que va a haber que saber acompañar muy bien a los prospectos y a los clientes en ese período de adaptación. La automatización de las cuentas a pagar puede aportar una amplia gama de beneficios a lo que es la implantación de la factura electrónica, porque es un proceso que puede mejorar rápidamente la eficiencia operativa y la reducción de costes administrativos que van a permitir que luego los equipos estén bien focalizados en lo que es la implementación de todo esto de la factura electrónica. Primero que nada, va a permitir que estés desde el día uno en cumplimiento normativo con un procesamiento eficiente de la factura. La automatización te va a proporcionar que tú seas capaz de tener un mayor seguimiento detallado de todas tus facturas, de todas tus transacciones en tiempo real, que las puedas extraer cuando quieras en caso de auditoría o cumplimiento normativo. Vas a poder, por supuesto, ahorrar costes, tiempo, recursos, todo lo que ya sabemos que ya de por sí la automatización aporta. Ni que hablar de la reducción de errores”, explica.
Reticencia a los cambios
En general, cuando se introducen nuevas tecnologías, siempre hay reticencia al cambio. Y cuando además estas tecnologías son automediciones, se genera una serie de miedo entre las organizaciones. Así lo destaca Javier Pizarro, “nosotros creemos que hay que hacer un una labor que tiene que venir de la organización de la parte de arriba, explicarle a su gente oye, vamos a automatizar, pero vas a dejar de hacer esta labor para hacer una labor de más valor. Y esto va a ser una oportunidad para que aprendas nuevas habilidades, incluso aprendas habilidades que están mejor pagadas en el mercado, porque normalmente la automotriz o los robots vienen a suplir las tareas automáticas de poco valor”.
Además, la automatización se volverá más relevante con las nuevas leyes que reducirán la jornada laboral. Por lo que las empresas necesitarán ser más productivas y eficientes, lo que beneficiará a la automatización de procesos.
«El uso de RPA depende del proceso y su importancia. Si es un proceso recurrente que consume tiempo y es propenso a errores, RPA es una opción. También, la escalabilidad de RPA es importante, ya que permite una automatización en tiempo real y libera a los empleados para tareas de mayor valor”, finaliza Javier Aroca.
EMPRESAS PARTICIPANTES
YOOZ
La automatización de las Cuentas a pagar en Cloud es una herramienta fundamental que toda empresa debería tener hoy en día para hacer frente a los principales retos de productividad, eficiencia y visibilidad de datos financieros en tiempo real. Yooz logra eso mismo en una herramienta “todo en uno”, en la nube y con una combinación única de potentes tecnologías como la IA y el Machine Learning para una automatización eficiente del proceso desde la compra al pago.
PAGERO
Pagero es una red internacional para la automatización de cuentas a pagar y cuentas a cobrar. Con una única conexión a Pagero podrás conseguir el intercambio digital y automatizado de pedidos, facturas, órdenes de pago y otros documentos, con clientes y proveedores en todo el mundo. Entre las ventajas de Pagero destacan: ser una red abierta y de interconexión con otras plataformas, ser una red global, garantizar el cumplimiento normativo por país y ser independiente de cualquier ERP o sistema contable.
AYESA
En Ayesa somos un proveedor global de servicios tecnológicos y de ingeniería. Desarrollamos e implementamos soluciones digitales para empresas. Actualmente, todas las plataformas de robotización están incluyendo IA, en Ayesa hemos empezado a combinar robots con inteligencia artificial concretamente con la plataforma de IBM WatsonX, lo que nos permite tener bots más inteligentes que son capaces de resolver problemas más complejos.
