Cada vez es más habitual que las compañías adquieran programas de gestión de procesos empresariales, conocidos también por las siglas BPM (del inglés Business Process Management) y provistos de tecnologías de automatización. Así lo recogen diferentes informes como la investigación ‘Automation with intelligence’ de la consultora Deloitte que indica que el 73% de las organizaciones a nivel mundial apuesta por este tipo de soluciones. En cuanto a los sectores donde se emplean, su utilización abarca diferentes ámbitos: desde entidades gubernamentales a empresas del sector sanitario, pasando por servicios financieros y compañías minoristas y manufactureras, entre otras.
Los programas de este tipo se caracterizan por englobar un conjunto de sistemas, metodologías, herramientas, dinámicas y tecnologías que permiten a las organizaciones gestionar y optimizar sus procesos de negocio de manera eficaz: el propósito es que alcancen los objetivos que previamente se han marcado mejorando así su rendimiento y eficiencia. Integran para ello un motor de flujo de trabajo que se encarga de automatizar la ejecución de todos esos procesos definidos.
Consideraciones principales
Las soluciones BPM comparten, en líneas generales, una serie de características comunes como, por ejemplo, la automatización de procesos y tareas mediante el empleo de tecnologías de automatización robótica de procesos (RPA): a través del uso de bots, las empresas automatizan tareas que son repetitivas, de modo que los trabajadores pueden destinar su tiempo a labores que verdaderamente aporten más valor al negocio y a la vez supriman la dependencia con respecto a los procesos manuales. Asimismo, esta automatización de procesos está impulsada por la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, ayudando así a reducir posibles errores.
También destaca la presencia de las llamadas herramientas de modelado a través de funciones como los diagramas de flujo de trabajo. Su empleo facilita a los empleados no solo diseñar, también visualizar y acreditar, los procesos de negocio de una manera sencilla y organizada. Estos programas brindan, por sus características, otras funcionalidades de interés como, por ejemplo, simular diferentes escenarios y variaciones dentro de un proceso en particular para determinar cuáles serían sus posibles consecuencias y efectos; o identificar aquellas áreas de mejora y cuellos de botella dentro de la compañía al efectuar un análisis desde el punto de vista del rendimiento; rendimiento que se mide y se monitorea por medio de instrumentos específicas. Asimismo, las soluciones BPM proporcionan un marco que garantiza a las empresas que los procesos que llevan a cabo cumplen con las políticas y normativas establecidas.
Los beneficios
Como cualquier otra solución empresarial que se precie, la gestión de procesos empresariales y su automatización ofrece a las compañías una serie de ventajas que deben valorarse y estudiar. Una de las más importantes es la mejora de la productividad y la eficiencia operativa, pero existen otras de interés como una reducción en el tiempo de ejecución de los procesos y la posibilidad de adaptarse a las nuevas necesidades cambiantes del mercado. El hecho de que los procesos se automaticen minimiza, por otro lado, los errores humanos y proporcionan resultados más predecibles.
Las soluciones de gestión de procesos empresariales reducen también los costos operativos; brindan un mayor control y visibilidad de los procesos; minimizan las microgestiones al automatizar flujos de trabajo perfectamente definidos; y mejoran la capacidad de la toma de decisiones.
Exact BPM
Este software, que integra en un único sistema todos los procesos de negocio de una organización, se presenta como una solución que ayuda a optimizar procesos y a dirigir a las empresas hacia la automatización y la digitalización total. Simplifica, para ello, aquellos procesos que resultan complejos y ofrece a los empleados la información necesaria para una toma de decisiones inteligente, independientemente del sector industrial en el que operen y sin la necesidad de disponer de múltiples aplicaciones. Dentro de este escenario, la base sobre la que se sostiene son los productos Exact Globe (software de gestión empresarial) y Exact Synergy (plataforma low code colaborativa, multi idioma y accesible online 24×7 que brinda a los negocios un gestor de procesos y gestión documental)
Entrando en detalle, Exact BPM optimiza y automatiza, a través de flujos de trabajo colaborativos, los procesos que resultan transversales a los distintos departamentos de la compañía: finanzas, clientes, proyectos, documentos, empleados, proveedores, etc. Así, estos flujos garantizan que todos los participantes en una tarea o una actividad específica estén en sintonía porque el trabajo se transfiere automáticamente a la siguiente persona responsable dentro de dicho proceso.
La propuesta de Exact garantiza, por otro lado, que los trabajadores siempre tienen acceso a la información que necesitan tanto para llevar a cabo sus actividades como para tomar las decisiones oportunas; a este respecto, la conectividad con otros sistemas es absoluta y además es posible conectarse 24×7 desde aplicaciones móviles, lo que garantiza una visión general en tiempo real con independencia del lugar en el que se encuentre el usuario. Junto a los análisis dinámicos y los informes integrados, tienen cabida asimismo las alertas que informan a los trabajadores acerca de las cuestiones importantes que deben conocer.
Destacan, en otro orden de cosas, los workspaces (configurables con recursos como vídeos cronogramas o resúmenes, entre otros) que son espacios de trabajo que estructuran la información y recopilan el conjunto de la comunicación, la documentación y la información sobre un proyecto o un proceso en concreto, y la incorporación de plantillas para una rápida implantación. Con varias opciones de implementación (la nube, la instalación local y las soluciones híbridas para adaptarse a diferentes necesidades), los puntos fuertes de la solución de este fabricante incluyen también: incremento de la productividad y eficiencia, seguridad en los procesos, eliminación de las tareas duplicadas y reducción de la microgestión.
Finalmente, hay que añadir que Exact proporciona un soporte integral desde el análisis y asesoramiento de los procesos a optimizar hasta su implementación, así como la capacitación del equipo interno y un soporte continuo para maximizar el retorno de la inversión que efectúan las organizaciones.
Web: www.exact.com/es
IBM Concert
IBM Concert es una plataforma de automatización tecnológica impulsada por Inteligencia Artificial que permite a las empresas comprender el entorno de sus aplicaciones y descubrir conexiones, dependencias, lagunas y oportunidades en su arquitectura. Asimismo, funciona como una herramienta de colaboración diseñada para equipos que trabajan en proyectos complejos al facilitarles las tareas de priorizar, mitigar y rastrear de forma proactiva las vulnerabilidades de las aplicaciones para garantizar operaciones resilientes. Con el objetivo de simplificar y optimizar operaciones para mejorar la experiencia de los usuarios, Concert trata también de aumentar la productividad de desarrolladores y equipos de ingeniería de fiabilidad del sitio (SRE), poniendo así el enfoque en la productividad. SRE emplea, a este respecto, ingeniería de software para automatizar las tareas de las operaciones de TI, la gestión de sistemas de producción, la gestión de cambios…que de otro modo deben realizar los administradores de sistemas manualmente.
IBM ha implementado en su solución la tecnología de watsonx, su plataforma de IA desarrollada para aplicaciones empresariales. Esta destaca porque se conecta con el entorno y los conjuntos de herramientas de las organizaciones, lo que permite mapear datos y dependencias en tiempo real para detectar los posibles desafíos operativos. También comprender las causas principales, anticipar los problemas antes de que ocurran y abordarlos de manera proactiva con acciones y automatizaciones recomendadas.
En cuanto a sus características, IBM watsonx se presenta como un entorno basado en tecnologías abiertas orientado a dominios empresariales como los siguientes: recursos humanos, servicios de atención al cliente y operaciones de TI. Transparencia, responsabilidad y gobernanza para la gestión (entre otros) de problemas normativos y legales son los principios en los que se basa.
Los beneficios Concert se resumen en tres puntos principales. El primero es que las compañías obtienen una visión completa de 360º de sus aplicaciones, desde el desarrollo hasta la implementación. En este caso, la herramienta genera análisis detallados, visualizaciones y recomendaciones para agilizar una gran variedad de procesos en las empresas. La segunda de las ventajas está relacionada con el uso de la Inteligencia Artificial de tipo generativo: el propósito es descubrir información concreta y recomendaciones prácticas diseñadas para mejorar las aplicaciones críticas para el negocio y proporcionar a los propietarios de aplicaciones y desarrolladores la forma más eficiente de avanzar. Por último, se encuentra el beneficio de la conservación de datos cruciales. En este caso, IBM Concert genera registros precisos de los estados del sistema a lo largo del tiempo para reconstruir eventos, identificar vulnerabilidades y abordar problemas de manera efectiva para mejorar la seguridad, el cumplimiento y la integridad operativa.
En otro orden de cosas, cabe citar que las organizaciones tienen la oportunidad de profundizar en el estado de sus aplicaciones empleando factores como, por ejemplo, el riesgo, el cumplimiento o el coste. A partir de aquí, la solución del gigante azul genera un conjunto de sugerencias y estratégias con las que mejorar estas aplicaciones.
Web: www.ibm.es
Microsoft Power Automate
La solución del gigante de Redmond para esta comparativa es una plataforma de pago por uso basada en la nube y sin compromiso de permanencia que permite crear flujos de trabajo automatizados y que se integra de manera nativa con otros productos de la compañía como Microsoft 365, Azure y Dynamics 365: esta suite, que se caracteriza por eliminar los silos tradicionales entre departamentos, añade valor a cada una de las capas de análisis de datos, automatiza tareas específicas y mejora las actividades relacionadas, entre otros beneficios; además, puede incorporarse a una amplia variedad de servicios externos. Dentro de este escenario, Power Automate es parte de Microsoft Power Platform, plataforma que destaca porque los profesionales no necesariamente técnicos pueden crear aplicaciones empresariales y automatizar tareas sin necesidad de escribir código convencional o conocer lenguajes de programación concretos (low-code).
Desde la gestión de aprobaciones y notificaciones hasta la integración de sistemas complejos y la sincronización de datos, estas son algunas de las tareas de producción repetitivas que lleva a cabo la solución de manera automática. Precisamente, esta automatización se potencia con la Inteligencia Artificial de Microsoft que reduce el tiempo que se destina a estas tareas para que los trabajadores se centren en las labores que aportan más valor. En este caso, los empleados pueden crear, editar y ampliar la automatización de procesos utilizando con Copilot lenguaje natural. O convertir datos que están sin procesar en contenido que resulte interesante gracias a la compatibilidad integrada con GPT.
Microsoft Power Automate -que automatiza procesos en casi todos los sistemas, aplicaciones de escritorio y sitios web- emplea, por otra parte, la automatización robótica de procesos (RPA) para automatizar los sistemas heredados con acciones de interfaz de usuario precompiladas o personalizadas. Incluso existe la opción de administrar picos y optimizar los recursos con una infraestructura hospedada que escala y equilibra dinámicamente las cargas de forma automática; la implementación de bots con IA también se contempla.
Los usuarios pueden, en otro orden de cosas, recurrir a la automatización de procesos digitales (DPA) tanto para automatizar aplicaciones como servicios y datos que se ejecutan en la nube o en el entorno local. Es posible, asimismo, escoger entre más de 1.000 conectores de API o que las empresas creen el suyo personalizado para conectar sistemas e intercambiar información.
En relación con las tareas y minería de procesos, los trabajadores tienen acceso a plantillas integradas para una implementación rápida, desde la etapa en la que se organizan y preparan los datos hasta informes personalizados predefinidos. Para garantizar una implementación segura, es posible utilizar entornos administrados y aplicar una política de prevención de pérdida de datos, entre otras medidas.
SAP Build Process Automation
Forma parte de la solución SAP Build de la multinacional alemana y engloba un conjunto de herramientas de bajo código (y también sin código) dirigidas a crear flujos de trabajo y automatizar tareas. De manera más pormenorizada, Build Process Automation -que se integra de forma nativa con las soluciones del fabricante y ofrece la posibilidad de conexión con aplicaciones de otros proveedores, combina la gestión de flujos de trabajo, automatización robótica de procesos (ARP) y funcionalidades de IA incorporadas.
Provisto de un conjunto de plantillas, facilita precisamente que la gestión de los flujos de trabajo y la automatización de las tareas sean más simples y rápidas al incluir contenido específico de sector ya desarrollado y casos prácticos que facilitan el inicio de proyectos por parte de las compañías. Además, apostar por herramientas sin código (antes citadas) que son intuitivas permiten a los trabajadores no solo mejorar sus procesos empresariales, sino crear flujos de trabajo y automatizar tareas mediante funciones visuales para las que no es necesario tener conocimientos de programación.
Partiendo de la idea de que un flujo de trabajo es una secuencia de actividades o tareas conectadas que se realizan para lograr un resultado concreto, las funcionalidades de gestión de flujos de trabajo de SAP Build Process Automation ayudan a los empleados a digitalizarlos y organizarlos. Es posible, asimismo, ampliar procesos estructurados adaptados a las necesidades de la empresa y a usar reglas para automatizar y adaptar de manera flexible la lógica de las decisiones. Mientras, en el caso de las funcionalidades ARP integradas a las que antes se han hecho referencia, concretar que ayudan a mejorar los flujos de procesos utilizando la automatización de tareas mediante bots de ARP; los usuarios tienen la opción de elegir entre una amplia gama de bots de mejores prácticas preconfigurados para varias líneas de negocio. Estos bots, listos para su implementación, ayudan a generar resultados de manera rápida a partir de las funcionalidades de ARP liberando a los trabajadores de las tareas repetitivas.
¿Qué supone para una compañía que SAP Build Process Automation incorpore el valor de la Inteligencia Artificial a la automatización de procesos empresariales? Principalmente, ofrecer funcionalidades unificadas de IA en el ámbito corporativo que ayudan al trabajador a crear procesos de negocio inteligentes; mientras, los expertos en procesos pueden utilizar funcionalidades de IA y aprendizaje automático para dar soporte al procesamiento inteligente de documentos empresariales. A este respecto, la solución cuenta con una función de extracción de información de documentos que ayuda a aumentar la productividad al automatizar el proceso manual de extracción de datos de documentos escaneados o digitales, además de procesar grandes cantidades de documentos empresariales.
Web: www.sap.com/spain
Software AG ARIS
ARIS es una suite de productos que se perfila como una solución de software de análisis y gestión de procesos empresariales dirigida a las compañías que buscan la transformación digital de su negocio con independencia de su tamaño o la actividad a la que se dedique. Se articula en torno a cuatro puntos principales: análisis de procesos de negocio, automatización de procesos, process mining, y gestión del riesgo y cumplimiento.
Con relación al primero de ellos, ARIS ayuda a las organizaciones a diseñar procesos que resulten más eficientes para responder lo antes posible a los cambios en los requisitos comerciales o del mercado. La solución de análisis de procesos de negocio que integra la propuesta de Software AG (ARIS Transformation Suite) provee, en este sentido, de una visibilidad en sus operaciones y de un seguimiento cercano del negocio.
En referencia al segundo punto, la automatización de procesos, el objetivo es que las empresas ganen en productividad y eficacia. Para ello, disponen de bots que están habilitados para RPA (transformación robótica de procesos). Además, es posible sincronizar los objetivos comerciales operativos y la estrategia corporativa de la compañía con las necesidades de TI.
Por su parte, process mining hace referencia a la minería de procesos, es decir, al análisis en profundidad, el descubrimiento, el seguimiento y la mejora de los procesos existentes de una organización. ARIS Process Mining pone de manifiesto, a este respecto, las deficiencias que requieren ajustes en el diseño, los sistemas de soporte o las necesidades de formación para los empleados. Asimismo, permite disponer de información crítica que ayuda a comprender cómo funciona la compañía y los cambios que son necesarios aplicar para que los procesos se lleven a la práctica según los planes previstos; aquí, la simulación y el análisis de escenarios de optimización de procesos resultan útiles. Incluso es posible analizar los indicadores clave de desempeño de los procesos e identificar los patrones que influyen en ellos a través de la Inteligencia Artificial.
Por último, se encuentra la gestión del riesgo y cumplimiento, En este punto, ARIS Risk & Compliance Management ayuda a identificar y documentar riesgos, así como cumplir las regulaciones básicas; por ejemplo, se garantiza el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos y el establecimiento de controles internos asignando requisitos normativos a procesos comerciales y definiendo controles relevantes para sus riesgos de cumplimiento. Destacan, por otro lado, la gestión de incidencias y pérdidas (efectuando su seguimiento); el establecimiento de controles internos; la realización de auditorías empresariales; y la confirmación de nuevos procedimientos: esto implica la administración de los procesos de confirmación para asegurar que los trabajadores los han leído y que los nuevos procedimientos, políticas y pautas se comprenden.
Conclusiones
En esta comparativa se han incluido cinco soluciones de las principales firmas que copan este nicho de mercado. Todas son una opción interesante para cualquier compañía que, lógicamente, tiene que evaluar sus necesidades a la hora de escoger una u otra. Sin embargo, en nuestra opinión, hay dos opciones que destacan sobre el resto y que por lo tanto son mejores. Hablamos de SAP Build Process Automation y Software AG IRIS. La primera, que puede no solo integrarse de manera nativa con las soluciones del fabricante alemán (brinda asimismo la posibilidad de conexión con aplicaciones procedentes de otros proveedores), destaca porque al integrar herramientas sin código no es necesario disponer de conocimientos de programación. Se articula sobre tres puntos clave: la gestión de flujos de trabajo, funcionalidades de IA y automatización robótica de procesos (ARP). Por su parte, Software AG ARIS se presenta como una suite de gestión y procesos en la que se distinguen cuatro módulos que son análisis de procesos de negocio; automatización de procesos (con cabida para proyectos de Internet de las cosas); la minería de proyecto (opción de analizar los indicadores clave de rendimiento de dichos procesos); y gestión del riesgo y el cumplimiento (entre sus opciones, ayuda a realizar auditorías empresariales).
Respecto al resto de propuestas, comentar que Exact BPM cuenta con características de interés como los espacios de trabajo que estructuran la información (workspaces), los informes integrados y el soporte especializado. Por su parte, IBM Concert es una solución ‘dos en uno’ dirigida a aquellas empresas que, además de apostar de manera importante por la IA, buscan una herramienta que fomente la colaboración de los equipos de trabajo. Finalmente, Microsoft Power Automate tiene el aliciente de integrarse de manera nativa con otros productos del gigante azul como Azure y Dynamics 365.
