La utilidad de los programas de gestión de contenidos

Es un hecho, y también una realidad: en estos momentos, cualquier compañía con independencia de su tamaño tiene su propia página web. Y es que esta presencia on line resulta ‘casi obligada’. Dentro de este contexto, los sistemas de gestión de contenidos (conocidos también como programas CMS, Content Management System) son plataformas de gran valor y utilidad, en especial si hablamos de pequeñas empresas en las que sus trabajadores carecen de conocimientos informáticos avanzados o no tienen personal informático.

Un gestor de contenidos es un programa destinado a la creación, edición, gestión, administración y publicación de contenidos, principalmente páginas web y en diferentes formatos. Desde el punto de vista técnico, esta clase de soluciones están basadas en un interfaz que controla una o varias bases de datos, localización en la que se alojan los contenidos que ofrecen los portales y tiene la particularidad de que la parte dedicada al diseño de los portales web como el contenido que se publica en ellos son totalmente independientes. Asimismo, permite establecer diferentes políticas o niveles de acceso y llevar un seguimiento y control de la gestión de colaboradores. Con los gestores de contenidos, las empresas invierten costes de mantenimiento muy bajos y también tienen la ventaja de que están preparados para actualizar contenidos en cualquier momento y lugar.

Aunque existen diferentes gestores de contenidos, los más populares son las plataformas destinadas a la creación y mantenimiento de páginas web. No obstante, existen soluciones más avanzadas como los programas de gestión de contenido empresarial y las que introducen funcionalidades de gestión documental.

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RELACIÓN DE PRODUCTOS ANALIZADOS

C2C Soluciones SPC 5.0

Este gestor de contenidos se caracteriza por su sencillez de uso y rápida puesta en marcha. Enfocado a cualquier actividad, reduce costes de mantenimiento y puede gestionarse de forma segura desde cualquier navegador web.

SPC es una aplicación que gestiona los contenidos, el diseño y los servicios de los portales web. Su experiencia en el mercado está avalada por una trayectoria de 10 años, es adaptable a cualquier actividad y su puesta en marcha es bastante rápida porque se instala en 48 horas; y todo ello adaptado al diseño que requiere cada compañía (existe un paquete de herramientas para seleccionar desde los colores a la disposición de los menús). Su facilidad de uso es otra característica a indicar, además de que se trata de una completa solución ‘llave en mano’ que incluye la propia aplicación, el hosting, correo, gestión de dominios, mantenimiento, actualizaciones y formación.

Tras esta carta de prestación, descubrimos que el producto de la firma C2C Soluciones permite que una organización construya su portal web en muy poco tiempo y controle quién puede editar contenidos y qué visitantes pueden acceder a la información de forma segura. Es compatible con contenidos disponibles en un amplio abanico de formatos (HTML, PDF, Imágenes, Word, Excel, PowerPoint, etcétera), dispone de buscadores automáticos, suscripción a y envíos de boletines electrónicos, un asistente para desarrollar formularios, un sistema de gestión de banners y secciones privadas con control de acceso para los usuarios registrados, entre otras prestaciones.

La versión que en estos momentos se comercializa es la 5.0, y la parte dedicada a la publicación de contenidos ofrece las siguientes funcionalidades: copiar/pegar desde las aplicaciones más comunes, tratamiento de optimización de imágenes automático para disminuir el tiempo de carga de las páginas, publicaciones en diferido, establecimiento de ‘fecha de caducidad’ de un contenido e integración de un archivo documental con buscador multicriterio integrado (datos del autor, fecha, sección, categoría y estado de publicación).

SPC 5.0 puede gestionarse de forma segura desde cualquier navegador web e introduce niveles de permisos, además de modificar la estructura y la posición de los contenidos en portada, secciones y subsecciones. A este respecto, la estructura de las páginas web está basada en un sistema de carpetas similar al árbol de carpetas de Windows, aplicando las acciones de crear, mover, renombrar y borrar secciones. También admite la gestión de sitios web multiidioma, secciones privadas (por ejemplo, una zona sólo para clientes) y el pago por contenidos si la organización se dedica a temas de comercio electrónico. Aquí, SPC 5.0 brinda un módulo de tienda opcional, un módulo de logística y pedidos pendientes, e histórico de pedidos.

EMC Syncplicity

Proporciona acceso on line y off line desde dispositivos móviles y desktop, y permite compartir contenidos de un modo sencillo, rápido y eficaz. El producto de EMC también define políticas de acceso a los archivos y carpetas que se utilizan.

Bajo la modalidad SaaS (Software as a Service, software como servicio) y como solución ‘Sync and Share’, Syncplicity es un producto que permite a los trabajadores de una organización compartir contenidos con otros usuarios de dentro y fuera de la compañía. Su principal característica es que se trata de una plataforma que proporciona un conjunto de capacidades de gestión y de control de la información compartida. A este respecto, ofrece las siguientes funcionalidades: control y definición centralizada de políticas de acceso a los archivos y las carpetas que se comparten, gestión de ‘conflictos’ entre versiones sin que ello derive en una pérdida de los datos, permisos de acceso granulares y capacidades de reporting y auditoría. Syncplicity también provee de un sistema de modificaciones de archivos y dispone de capacidades remote-wipe, ligadas a la eliminación de los archivos que se comparten en remoto.

El acceso on line y off line no sólo desde el clásico escritorio de trabajo, sino también desde dispositivos móviles, es otro de sus puntos fuertes. Asimismo, permite compartir tanto ficheros como carpetas de un modo sencillo y sincronizar cualquier archivo desde cualquier ubicación y sin límite de tamaño o de formato. La solución, en este caso, no impone estructuras de carpetas ni tampoco ‘obliga’ al usuario a depositar los activos que quiere compartir en un área específica. Cualquier clase de fichero o de carpeta, además de las subcarpetas, puede ser marcado o apartado para su sincronización. Esta sincronización es instantánea, decidiendo qué contenidos se sincronizan y en qué dispositivos.

Por otra parte, EMC Syncplicity emite notificaciones que sirven para estar al tanto de todas las actividades que se realizan sobre los contenidos de una cuenta, mientras que los administradores establecen políticas y monitorizan los contenidos que se están compartiendo. Su consola de administración cuenta con capacidades de gestión y de control, pudiendo implementar políticas de seguridad y de confidencialidad de la información, así como tener una visibilidad completa de la localización y acceso a los datos corporativos.

Para finalizar, indicar que cada fichero se versiona en tiempo real para garantizar su protección, incluso estando fuera de la red corporativa. Cada una de estas versiones se audita con el propósito de registrar qué se ha modificado, en qué momento y qué usuario ha sido. Si un archivo se ha borrado puede recuperarse desde la papelera de reciclaje o remotamente por parte de un administrador que actúa en nombre del usuario.

GPI Software Web.NET

Su panel de administración ayuda a gestionar de un modo sencillo y seguro los contenidos desde cualquier lugar. Web.Net es una solución escalable y que proporciona funcionalidades interesantes como herramientas SEO.

GPI Software es una empresa de asesoramiento, programación, desarrollo e implementación de proyectos en Internet relacionada con diversas áreas del mundo web, y el producto elegido para esta comparativa es Web.NET, una plataforma de creación de páginas web que dispone de un avanzado gestor de contenidos para sitios corporativos y presenciales. A esta funcionalidad se suma la posibilidad de poner en marcha comercios electrónicos y catálogos on line; y dado que su utilización no reviste de complejidad, aquellos negocios que no tienen conocimientos técnicos en esta materia pueden actualizar su sitio web de un modo sencillo. Web.Net es una solución escalable, con estructuras de diseño de rápida implementación y con herramientas que mejoran el posicionamiento de los portales en Internet para incrementar su notoriedad (SEO).

El fabricante ha desarrollado tres versiones. La primera recibe el nombre de ‘Corporativo’, y cubre todas las necesidades de aquellos sites cuyo objetivo principal es proporcionar contenidos actualizados de cualquier tipo. ‘Catálogo’, que es la segunda, además de suministrar las funcionalidades de la primera añade una más: la posibilidad de gestionar la información disponible a través de fichas de productos con distintos campos; esta solución se recomienda, por ejemplo, a aquellos portales que aportan datos detallados sobre productos o servicios procedentes de cualquier sector, desde industria a automoción, pasando por inmobiliario. Por su parte, la versión ‘Comercio’ añade a las prestaciones de las otras dos opciones un módulo de comercio electrónico, por lo que para las operaciones B2C y B2B es perfectamente válido. Incluso, posee un módulo de conexiones para utilizarlo con bases de datos y, de esta manera, traspasar información entre la web y otras fuentes de información como hojas de cálculo, programas ERP y de gestión, etcétera. Las modalidades bajo las cuales estas versiones están disponibles con: Professional y Advanced.

Ahondando en las características que incorpora Web.NET, una de las más importantes es que posee diferentes estructuras de diseño personalizables, además de un panel de administración que ayuda a gestionar de un modo seguro, rápido y sencillo los contenidos (y cambios posibles) desde cualquier lugar.

Con un sistema de actualizaciones sencillo, Web.NET, facilita la gestión de la zona privada de las páginas web, estableciendo perfiles de acceso a la información.  Asimismo, provee de un módulo de agenda y de noticias, y gestión de banners, galerías de imágenes y control de tiendas. También puede integrarse con redes sociales, herramientas como Google Analitics, la plataforma de envío masivo de correos electrónicos Mail.NET (desarrollada por el propio GPI Software) y portadles como YouTube. Otros datos de interés son: la inclusión de un conector que sirve para importar datos entre la web del cliente y otras aplicaciones o bases de datos (útil para evitar duplicidades y eliminar el riesgo de errores) y el conjunto de herramientas avanzadas SDK para programadores y que ayuda a que este gestor de contenidos se integre con programas ERP.

IBM FileNet Content Manager v5.2

Este producto combina funcionalidades de gestión de contenidos y gestión documental, proporcionando una solución web altamente fiable, integrada con Office y con herramientas de portales como Websphere Portal Server.

Se trata de un módulo que proporciona funcionalidades de gestión documental, incluyendo la captura, la creación, la modificación y el almacenamiento seguro de toda la información no estructurada y semiestructurada de una empresa. Una de las capacidades que incorpora es ‘Contenido activo’, y está relacionada con la capacidad de ejecutar acciones o flujos de trabajo cuando cambia el contenido o los meta-datos de la información almacenada en el gestor documental.

Este ‘Contenido Activo’ es una solución totalmente Web que integra servicios distribuidos de almacenamiento, gestión documental y servicios de cache para la distribución y recuperación de contenidos. También proporciona soporte para guardar cualquier tipo de información que esté digitalizada, incluyendo plantillas, imágenes, fotografías, sitios web, documentos SAP, AutoCAD, Microsoft Office, XML, componentes de contenidos y los descriptores de meta-datos asociados. En el caso de las imágenes, por ejemplo, la plataforma del gigante azul dispone de Image Viewer, un gestor de imágenes proporcionado por FileNet y que está incluido en el Workplace. Las acciones que pueden realizarse sobre este tipo de ficheros son: ver, hacer zoom, scroll, rotar, imprimir o añadir anotaciones. Image Viewer es compatible con archivos GIF, JPG, JPEG, BMP y TIFF 6.0.

A las funcionalidades indicadas, hay que añadir la presencia de herramientas de administración, de auditoria y de monitorización, un apartado de suscripciones a eventos y servicios de autoclasificación de contenidos procedentes de la herramienta de colaboración FileNet P8. Provee, asimismo, de servicios de búsqueda por contenidos y/o meta-datos; servicios de importación y de exportación basados en el lenguaje XML para configuración y documentos; y servicios de integración con otros sistemas a través de los estándares Java, Web Services, .NET y HTTP, entre otros. Por otra parte, soporta la administración de contenidos virtuales y puede integrarse con Office y la herramienta de portal Websphere Portal Server.

La última versión disponible es la 5.2 y destaca por incorporar nuevas funciones sociales de gestión de contenidos a través de IBM Content Navigator, y extendiendo estas capacidades de la mano de IBM Connections. Mientras, la fusión del  motor de contenido y el motor de proceso en un solo motor, denominado Content Platform, está diseñado para que su instalación y su configuración resulte más fácil y rápida.

OpenText The Unlimited

Una solución todo en uno que comprende toda la gama de ofertas integradas de la firma, que incluye desde la Gestión de Contenidos a la Gestión de la Experiencia de Cliente, pasando por la Inteligencia de Negocio, entre otras áreas.

The Unlimited es un producto dirigido a grandes cuentas y corporaciones con más de 2.500 usuarios. Además, tiene la particularidad de que se trata de un programa ELA, una fórmula que tiene el fabricante de licenciar la tecnología y por la que las compañías pueden obtener todas las soluciones para la Gestión de Información Empresarial (EIM) de OpenText desembolsando unos 765 euros por trabajador. Otra característica a señalar de las soluciones EIM de la firma (a través de The Unlimited) es que se encuentran disponibles no sólo en las instalaciones del cliente, sino también a través de dispositivos móviles y en la nube.

Las funcionalidades que ofrece The Unlimited se engloban en cinco grandes bloques.  El primero es el de ‘Gestión de Contenidos Empresariales’ (ECM). En esta área se tratan los temas referidos a la gestión del ciclo de vida del documento, archivado, gestión de registros, y gestión y monitorización del correo electrónico; prestaciones que se completan con tareas de archivado de sistemas de fichero, gestión de formación y aplicaciones centradas en contenido.

La segunda funcionalidad es ‘Gestión de la Experiencia de Cliente’ (CEM), un apartado centrado en la gestión de contenidos web y medios digitales, además de comunidades sociales y portales y soluciones enfocadas al ‘Mobile Web’. The Unlimited también provee de una área de ‘Gestión de Procesos de Negocio’ (BPM), con casos dinámicos, modelización y planificación estratégico del mundo business. Por su parte, ‘Intercambio de Información’ se centra en la gestión de transferencia de ficheros, su reconocimiento y captura, además de poder compartir los archivos basados en la informática en la nube. Por último, ‘Discovery’ se centra en la Inteligencia de Negocio y tiene apartados dedicados a la navegación semántica, análisis y auto-clasificación de contenidos.

Oracle WebCenter Sites 11g

La solución estratégica de Oracle para la gestión de experiencias web promueve el despliegue de páginas atractivas y el desarrollo de óptimas experiencias on line. Para las campañas de marketing on line resulta muy útil.

En el mes de junio de 2011, Oracle anunció la adquisición de FatWire, una compañía dedicada al desarrollo y la comercialización de soluciones de gestión de experiencias web. El producto que nos ocupa, conocido anteriormente como FatWire Content Server, es la solución estratégica que propone Oracle a su cartera de clientes dentro de esta área y permite que las empresas desarrollen óptimas experiencias on line. Facilitar el despliegue de websites atractivos a través de distintos canales es otro de los objetivos a indicar.

La actual versión de la plataforma (WebCenter Sites 11g), primera desde la adquisición de FatWire, destaca porque la interfaz de contribución de contenidos utilizada por los usuarios que administran los contenidos del sitio ha sido renovada totalmente, introduciendo una nueva funcionalidad de page layout.

También se han integrado búsquedas visuales y el soporte drag and drop se ha mejorado para que la tarea de migrar un contenido (o un dato) a un formulario o slot de página resulte más ágil y sencilla. Con WebCenter Sites 11g, asimismo, se ha perfeccionado el soporte para operaciones de tipo masivo (por ejemplo, aprobación y borrado) y añadido una nueva vista de resultados de búsqueda que, al establecerse como fija, garantiza que el arrastre de los datos a las páginas sea más rápido.

Marketing on line

Una de las principales ventajas de WebCenter Sites, Web Experience Management, es la disminución del tiempo de salida a producción de sus portales gracias a una solución amigable que los usuarios pueden utilizar para lanzar rápidamente nuevos productos y servicios, y de esta manera segmentar sus campañas de marketing on line para usuarios específicos. A este respecto, los usuarios de marketing pueden elegir qué contenido presentar a cada segmento de usuarios en cualquier sección de una página.

Por su parte, los segmentos de visitantes se pueden crear aplicando criterios implícitos como son: localización, momento del día, términos de búsqueda usados como referencia para llegar a la página o clickstream de los internautas cuando navegan y que ayuda a conocer sus movimientos en la Web, registrando y monitorizando sus pautas de navegación. En cuanto a los criterios explícitos, WebCenter Sites 11g incorpora datos conocidos del visitante como su sexo y edad. Estos mismos datos también pueden provenir de los sistemas de back-end empresarial y de otras soluciones como los programas CRM para la gestión de las relaciones con el cliente.

Esta plataforma también se distingue por proporcionar personalización de usuario final mediante páginas web totalmente configurables donde el usuario puede seleccionar sus preferencias a partir de librerías de gadgets. Asimismo, existe la opción de gestionar los contenidos provenientes de los usuarios con herramientas avanzadas a escala empresarial que incluyen distintas políticas de seguridad, y listas de palabras blancas y negras.

Entorno móvil

Oracle también ha agregado un conjunto de widgets sociales de serie entre los que se encuentran la gestión del login social de los usuarios para que puedan seguir usando sus credenciales sociales favoritos y compartir contenidos fácilmente. Incluso se ha habilitado una interfaz para publicación de contenidos en el teléfono móvil. Precisamente, la actual apuesta de Oracle hacia la movilidad con WebCenter Sites se orienta a la creación de Responsive Web Sites basados en las tecnologías Mobile Web más avanzadas que existen en estos momentos.

A las características indicadas, se suman también un conjunto de herramientas de auditoría y diseño de contenidos para usuarios comerciales, y una función de análisis y optimización, con registros e informes de los activos individuales, las promociones y los segmentos de visitantes. De igual forma, es posible medir la eficacia de los contenidos en línea y determinar si un artículo o una promoción determinada es relevante para un segmento de cliente en particular, permitiendo el análisis y la optimización en tiempo real de los contenidos y las promociones del sitio.

En otro orden de cosas, Oracle WebCenter Sites 11g proporciona la identificación de segmentos específicos de clientes con recomendaciones y promociones relacionadas para mejorar la experiencia web e incrementar su lealtad. La identificación de funcionalidades fortalece, a este respecto,  a los comerciantes en la creación y la gestión de campañas (pueden crear reglas que definan qué contenidos se entregarán a cada segmento de cliente en línea). Otra funcionalidad a indicar es la posibilidad de crear una experiencia en línea personalizada e interactiva integrada en sitios de redes sociales de terceros y la opción de incorporar el contenido generado por usuarios como comentarios, calificaciones, encuestas y blogs. Para finalizar, la plataforma también gestiona catálogos de productos.

WebCenter Sites forma parte de la Suite WebCenter de Oracle, una herramienta que engloba dentro de una oferta integrada un gestor de portales; una aplicación de redes sociales; y Enterprise Content Management para la gestión de la información que no está estructurada.

Primavera  BSS WebCentral

Con un amplio conjunto de herramientas, esta solución está ligada a la automatización de procesos para garantizar una reducción de los costes operacionales.  Ha sido diseñada para conectarse a los sistemas de información dotados de un conjunto de interfaces para Internet y puede monitorizar, en tiempo real, el desempeño y los resultados que logra una organización a través de soluciones de análisis.

El gestor de contenidos de esta firma es una plataforma que permite desarrollar e integrar aplicaciones personalizadas y procesos de negocio a través de la Web, facilitando el acceso a la información, su gestión y control en cualquier momento y lugar. Con potentes herramientas de negocio, puede diseñar flujos de trabajo y es totalmente compatible con cualquier aplicación o solución de negocio, no sólo de Primavera BSS sino también de terceros.

Otra característica a valorar es que ha sido desarrollada para cualquier organización empresarial, con independencia de su tamaño y su actividad. WebCentral también promueve la productividad entre sus colaboradores gracias al diseño y a la integración de herramientas de colaboración, como portales hechos a medida de las exigencias de cada comunidad de usuarios, aplicaciones de gestión de contenidos y procesos e, incluso, aplicaciones de reporting de gestión.

Una solución ‘multi’

Entrando en detalle, puede integrarse de forma centralizada en cualquier tipo de aplicación (y desarrollo de aplicaciones personalizadas también) a la que se accede vía web para agilizar procesos de interacción, tanto internos como externos. Si a esta funcionalidad se añade que nos encontramos ante una plataforma flexible, multi-portal, multi-idioma, multi-comunidades y multi-módulo, las empresas pueden crear el tipo de portal que deseen. Por otro lado, y dadas las funcionalidades de las que ha sido dotada, las compañías generan de forma centralizada portales web fiables, seguros y dinámicos, donde la simplificación de tareas y procesos del día a día facilitan el trabajo de los empleados.

Si atendemos a sus principales componentes, percibimos que el área ‘WebCentral Analytics’, que soporta los procesos de apoyo a la toma de decisiones, facilita la recogida, la organización, el análisis, y el intercambio y la monitorización de los datos ligada a la parte de gestión de los negocios. Así, con todo este exhaustivo trabajo lo que se persigue es transformar los datos dispersos de los sistemas transaccionales en información de gestión, con formatos de fácil lectura que sustentarán y agilizarán precisamente estos procesos de toma de decisiones en los diferentes niveles jerárquicos de las organizaciones. Con ‘WebCentral Analytics’ también es posible desarrollar una plataforma de indicadores de gestión que servirá para que los responsables de las empresas monitoricen el desarrollo de las operaciones puestas en marcha.

Preparada para la integración

La gestión del archivo documental corre a cargo de ‘Document Management System’. Se trata de una herramienta de archivo documental que organiza los documentos que se utilizan en los procesos de negocio, garantizando su integridad y el correcto acceso a las versiones de los textos aún vigentes. El segundo objetivo de esta área es facilitar la localización y el acceso de los documentos en función de los permisos de cada usuario, y el tercero está relacionado con la gestión, el control de cambios y la aprobación de estos documentos. En cuanto a sus funcionalidades, ‘Document Management System’ provee de una gestión del ciclo de vida de los documentos de una forma estructurada y segura; catalogación y clasificación jerárquica dividida en categorías; y mecanismo de búsqueda y suministro de los ficheros de trabajo de forma inmediata y en cualquier lugar, entre otros. El tercer componente a destacar de WebCentral es ‘WorkFlow Designer’: esta plataforma de gestión workflow facilita la personalización o implementación de los flujos de trabajo necesarios para la ejecución y control de las actividades de un proceso en concreto.

Por su parte, ‘Application Builder’ ha sido desarrollada para crear un modelo de entidades de negocio, formularios y vistas para la información, y publicar todo este material como una nueva aplicación totalmente funcional. Y es que la característica centralizadora de procesos asociados a WebCentral permite desarrollar conectores para la integración de datos entre WebCentral y otros sistemas externos como soluciones ERP y CRM

WebCentral también cuenta con la figura del ‘Site Administrator’. Su cometido es construir y gestionar portales, poniendo a disposición de los usuarios un conjunto de plantillas que en el futuro se puede ampliar siempre y cuando se respete la entidad corporativa de las organizaciones. Además, gestiona los permisos de acceso a la información disponible en los portales en función de las necesidades que haya que cubrir (la construcción de estos portales se realiza con la ayuda de ‘Portal Designer’, una herramienta que sirve para elaborar páginas dinámicas y flexibles).

CONCLUSIONES

Plantear la adquisición de un gestor de contenidos implica, en primer lugar, valorar las necesidades de cada compañía. En este caso, las soluciones de C2C Soluciones (SPC 5.0) y GPI Software (Web.NET) están especialmente dirigidas a aquellos negocios que quieren poner en marcha, o actualizar, su página web y necesitan una solución basada sobre todo en la facilidad de uso. Por su parte, la plataforma EMC Syncplicity destaca por compartir contenidos basados en la informática en la nube de forma sincronizada.

En otro orden de cosas, Primavera BSS Central e IBM FileNet Content Manager también proporcionan funcionalidades de gestión documental, y Oracle WebCenter Sites 11g gestiona y optimiza las experiencias web a través de una renovada interfaz. Además, forma parte de la Suite WebCenter del fabricante, englobando en una oferta integrada un gestor de portales, una herramienta de redes sociales empresariales y un módulo para la gestión de la información no estructurada. Por último, OpentText The Unlimited es una solución todo en uno que, además de proporcionar un sistema de gestión de contenidos empresariales, provee de funcionalidades extra relacionadas con la experiencia del cliente y la inteligencia de negocio.