Zoom Video Communications ha lanzado en fase beta su nueva herramienta Workflow Automation, diseñada para mejorar la eficiencia y reducir el tiempo dedicado a tareas rutinarias. Además permite a los usuarios crear flujos de trabajo complejos tanto en Zoom Workplace como en aplicaciones de terceros, permitiéndoles centrarse en tareas más significativas y mejorar la colaboración con sus colegas.
Esta herramienta automatiza los procesos dentro de Zoom Team Chat, la solución de chat con inteligencia artificial de Zoom, que próximamente incluirá nuevas capacidades.
«Construimos Workflow Automation para que sea fácil de usar para equipos de todos los tamaños y habilidades. Lanzamos la funcionalidad primero con Team Chat porque es una oportunidad para fortalecer la colaboración con los miembros del equipo y realizar el trabajo de manera asincrónica», afirma Wei Li, jefe de Zoom Team Chat en Zoom.
Maximizando la Eficiencia
En un entorno laboral dinámico, la eficiencia es clave, y Zoom Workplace ayuda a los usuarios a optimizar su tiempo. Con Workflow Automation, los usuarios pueden configurar mensajes automáticos en Team Chat para presentar a nuevos miembros en un canal, crear recordatorios recurrentes para actualizaciones de proyectos, simplificar las solicitudes de días libres y recopilar comentarios mediante cuestionarios en un canal de chat.
Zoom presenta Workflow Automation, un constructor de flujos de trabajo sin código para mejorar la eficiencia
Estas funciones ahorran tiempo y mejoran la eficiencia, y no se requiere conocimiento técnico para construir estos flujos de trabajo. Los usuarios solo necesitan utilizar la función de «arrastrar y soltar», sin necesidad de programar código alguno.
Uso de Workflow Automation
Crear flujos de trabajo en una plataforma puede ser complicado. Con Zoom Workflow Automation, los usuarios tienen la opción de elegir entre plantillas predefinidas o diseñar sus propios flujos para automatizar tareas diarias.
Zoom Workflow Automation facilita la automatización de tareas para que los usuarios puedan centrarse más en la toma de decisiones estratégicas y aumentar su productividad general. Entre las tareas que se pueden automatizar están la programación de actualizaciones recurrentes de proyectos y el envío de recordatorios al equipo para publicar actualizaciones de estado en un canal de Team Chat, así como la recolección eficiente de aportes, ya sea para solicitudes de funciones, comentarios de usuarios o informes de incidentes.
Para simplificar los flujos de trabajo, los usuarios pueden configurarlos de manera secuencial, condicional o basados en eventos, lo que permite múltiples caminos y resultados automatizados. Por ejemplo, un usuario podría establecer un flujo de trabajo en Team Chat donde los comentarios entrantes se clasifiquen automáticamente según palabras clave. Si la palabra clave es «facturación», el mensaje se redirige al canal de finanzas; si es «problemas técnicos», se alerta al canal de soporte de IT. Esta automatización mejora los tiempos de respuesta y garantiza un manejo eficiente de diversas consultas dentro de Team Chat.
Zoom ha diseñado Workflow Automation para que sea accesible a equipos con diferentes niveles de habilidad, ofreciendo una experiencia sin necesidad de código que permite a cualquier persona crear flujos de trabajo complejos. Se incluyen plantillas predefinidas para tareas comunes, como la incorporación de nuevos miembros a un canal o la simplificación de procesos de aprobación, como las solicitudes de días libres. Zoom continuará agregando nuevas plantillas para abordar una amplia gama de necesidades empresariales.
Disponibilidad
Durante el período beta, Workflow Automation está disponible sin costo adicional para los usuarios de pago de Zoom. Una vez que esté disponible de manera general, los planes pagos incluirán ejecuciones ilimitadas de flujos de trabajo estándar y asignaciones específicas para ejecuciones de flujos de trabajo premium, con cargos adicionales en caso de exceder estas asignaciones.
