Exact Software ha anunciado la firma de un acuerdo con la empresa Unipapel para la puesta en marcha de un sistema de presupuestación, reporting y consolidación que dará soporte a las áreas múltiples de la compañía (finanzas, ventas, producción, etc), y que entrará en producción en su primera fase el próximo mes de octubre.
Unipapel es el grupo empresarial español líder en la fabricación y distribución de productos de oficina y material escolar. Con presencia directa en España, Francia, Portugal, Andorra y Marruecos, la compañía da empleo a más de 600 personas y cuenta con tres fabricas ubicadas en Madrid, La Rioja y Guipúzcoa. Recientemente, Unipapel ha reforzado su presencia en los mercados internacionales -que ya representan un 40% de su cifra de ventas- con la adquisición de la empresa Adimpo, primer mayorista europeo en la distribución de material escolar, de oficina y consumibles informáticos.
“El proyecto que estamos abordando tiene como principal objetivo integrar en una sola herramienta la presupuestación, el reporting y la imputación analítica de costes para todas las sociedades del grupo, incluida la reciente adquisición de Adimpo”, señala Beatriz Meijide, Directora de control de Gestión del Grupo Unipapel
Anteriormente Unipapel utilizaba la solución SAP BW y hojas de cálculo Excel, pero se planteó la necesidad de implantar una herramienta que le permitiera agilizar el proceso de cierre mediante el reparto de costes fuera de SAP y que les dotara de más flexibilidad y adaptación a los cambios.
Se evaluaron diferentes plataformas del mercado, entre ellas las soluciones Business Objects de SAP, Cognos de IBM y Longview CPM de Exact Software, y finalmente se decantaron por esta última por su capacidad para alcanzar los objetivos fijados, así como su escalabilidad, flexibilidad y facilidad de manejo. Además, también se valoró el precio competitivo de la solución y la experiencia contrastada de Exact en otras implantaciones similares.
Con la nueva solución, Unipapel integrará todas las sociedades del grupo contable y analíticamente en un único sistema que permitirá su análisis individualizado y consolidado. Asimismo se automatizaran múltiples procesos que permitirán el ahorro de costes y la disponibilidad de recursos que podrán dedicarse a otras tareas. Entre los procesos automatizados caben destacar: el de consolidación de sociedades, ajustes y eliminación de operaciones; el de reporting de gestión (sin necesidad de esperar a fin de mes); y el de presupuestación, de forma que cada usuario sea responsable de sus datos y los cambios se consoliden automáticamente.
Los usuarios tendrán la posibilidad de modelizar procesos de negocio (cálculo de rappels, presupuesto de tesorería, etc.) y llevar a cabo las tareas de presupuestación a través de simulaciones sobre todas las variables de ingresos y gastos.
La facilidad de aprendizaje y manejo de Longview CPM harán posible que sean los propios usuarios los encargados de mantener y hacer evolucionar el sistema. La plataforma les dota de una gran flexibilidad y accesibilidad a la hora de integrar datos desde cualquier fuente o sistema, introducir nuevos datos vía web por cualquier usuario del Grupo, así como compartir información y hacerla accesible a toda la organización.
La solución, que se ejecutará sobre plataforma Windows y base de datos SQL, entrará en producción en su primera fase el próximo mes de octubre, incluyendo la presupuestación de ventas y gastos, así como el reporting asociado y consolidado. Una segunda fase ampliará el ámbito de la solución a funcionalidades de presupuestación de producción, reporting detallado y consolidación. Ampliaciones adicionales se prevén agregar ulteriormente.
