En estos momentos en que las empresas de cualquier tamaño y de todos los sectores están bajo presión por el recorte de gastos operacionales, los recientes desarrollos en tecnología y la mejora de las soluciones de impresión han creado una oportunidad para que las organizaciones tanto del sector público, como del privado puedan conseguir grandes ahorros en sus costes de impresión, mejorando su competitividad.
Estos ahorros en tiempo del personal y en materia prima se pueden alcanzar sin comprometer la calidad de los trabajos de impresión. Así se desprende del estudio realizado en 23 países de EMEA, incluida España, por la consultora independiente Centro para la Investigación Económica y Empresarial (cebr) para OKI Printing Solutions.
Reducción de la externalización, mejora de la gestión de impresión
Según el estudio, Gestión de la impresión ínteligente, controlando los costes y el. impacto medioambiental, de Cebr, las empresas gastan en España casi 13.000 millones de euros al año en materiales impresos, de los cuales 4.103 millones de euros se gastan en materiales de impresión externalizados, de los cuales, se podrían internalizar 1.067 millones de euros, si se utilizasen los equipos adecuados de impresión.
También reduciendo costes e introduciendo cambios en la gestión de la impresión, particularmente la eliminación de derroche de papel y de transportes innecesarios, se podría alcanzar un ahorro en emisiones de carbono de más de 83.000 toneladas al año. Este dato es equivalente a sacar de la circulación 20.000 coches.
Los ahorros se pueden dar en dos áreas específicas:
• Con las últimas mejoras en tecnologías de impresión y copiado, muchas tareas que anteriormente se externalizaban a empresas de impresión especializada, ahora pueden ser producidas internamente con un coste más efectivo y sin pérdida de calidad. Las actividades de impresión que ahora se pueden internalizar incluyen material pre-impreso, tarjetas de visita, señalización profesional, etiquetas y otros materiales de marketing y comerciales como boletines y revistas de la compañía.
El informe estima que asumiendo más funciones de impresión internamente, las empresas podrían ahorrar 320 millones de euros al año. Estos grandes ahorros vienen en parte de la eliminación de derroche de papel, al imprimir únicamente las cantidades necesarias, en el momento en que son necesarias y en el sitio donde se requieren.
• Con la implementación de mejores técnicas en la gestión de la impresión, los mayores ahorros puede provenir del ahorro en tiempo de los empleados, en costes de la impresora, en papel y en los consumibles. «Adoptando los servicios gestionados de impresión, se ayuda a identificar, gestionar y mejorar la eficiencia en la impresión,» comenta Douglas McWilliams, Jefe Ejecutivo de CEBR. «Entre las técnicas incluidas encontramos la identificación precisa de patrones, asegurando que los empleados tienen acceso a los equipos de impresión que necesiten, configurando las impresoras de forma correcta para minimizar tiempos, utilizando impresión dúplex para optimizar el uso del papel y enviando los trabajos rutinarios a los equipos monocromo’
El estudio estima que mejorando la gestión interna de la impresión, las empresas podrían ahorrar hasta 857 millones de euros al año.
Conclusiones
Otras conclusiones del informe de CEBR incluyen:
• En España, los ahorros anuales más grandes se podrían dar en la Administración Pública (150 millones de euros), seguido de Educación (123 millones) y actividades de arquitectura y consultoría técnica (99 millones), seguido de salud (90 millones).
• Del total del gasto de impresión en España, el 31,6% es impresión externa subcontratada a empresas especializadas en impresión. Grupos sectoriales como el sector servicios, gastan al año 2.104 millones de euros en subcontratar servicios de impresión y el gobierno, alrededor de 480 millones de euros anuales.
Del gasto total de impresión en España, el 68,4% corresponde a la impresión interna. Grupos sectoriales como el Gobierno, gastan al año por encima de 3.800 millones de euros al año en impresión interna y el sector servicios, gasta en torno a 3.000 millones al año.
La revolución digital
Además, el estudio destaca dos tendencias que harán más fácil a las empresas imprimir internamente documentos de forma eficaz. Primero, las compañías están compartiendo electrónicamente archivos, tanto desde Internet como por email; como resultado, los documentos enviados pueden ser impresos en segundos. Segundo, como las tecnologías de impresión mejoran y se abaratan, las empresas pueden realizar unos materiales de calidad profesional internamente, utilizando productos muy asequibles. Esos materiales, anteriormente sólo era posible producirlos usando servicios externos especializados y más caros que la producción interna.
«Como concluye el estudio, la impresión es una función esencial para todas las empresas y ha cambiado rápidamente’ confirma Juan Pedro Pérez. «Estos cambios han creado una oportunidad real para una impresión más inteligente, lo que ofrece una contribución significativa a la mejora de la productividad y de la competitividad. En respuesta a esto, OKI Printing So/utions ofrece tanto la tecnología, como el. conocimiento para ayudar a las empresas a gestionar su impresión interna de forma más efectiva y económica»‘
