Sarce automatiza la gestión de gastos de viaje, en el Grupo Lledó

La internacionalización ha sido una importante vía de escape para muchas empresas que veían peligrar sus negocios en la época de crisis. Para otras, como es el caso del Grupo Lledó, ha formado parte de su estrategia de crecimiento, prácticamente desde su constitución hace 60 años. El Grupo, actualmente con presencia directa en España (32 delegaciones), Portugal, Francia, U.K., Perú, México y Hong Kong, opera además comercialmente, en otros 30 países por medio de clientes/distribuidores asociados.

El Grupo Lledó siempre se ha caracterizado por su alto nivel de innovación en productos y soluciones y, por suministrar al mercado, de forma habitual, las tecnologías e ideas más avanzadas. Por todo ello destaca como una de las empresas que más intensamente han ayudado en la evolución del mercado, sustentando su crecimiento sobre tres pilares fundamentales: innovación, cercanía y personalización en su oferta.

Por otro lado, una buena parte de su éxito, se debe a una gestión óptima de sus procesos y a una extensa red comercial propia, única en el sector. Con el apoyo de la tecnología necesaria para dar soporte a premisas tan importantes como la deslocalización, la movilidad y la inmediatez, ha logrado adaptar poco a poco su modelo de negocio “tradicional” a los nuevos requerimientos de un cliente cada vez más exigente y tecnológico. Para lograrlo, el compromiso y el cambio efectuado también, en la gestión interna de sus propios empleados, ha sido fundamental.

De todos los cambios que ha implementado la compañía para adaptarse a la nueva era digital, destaca por la complejidad del proceso y por la cantidad de gente implicada en el mismo, la gestión de las notas de gastos. Un proceso, realmente transversal, que ha dotado de mayor agilidad a la fuerza de ventas, pero también al cuerpo ejecutivo. Ahora bien, un cambio tan radical ha precisado de un trabajo previo de mentalización y cultura corporativa para motivar a los profesionales implicados en el cambio.

Primero mentalizar para luego, agilizar

Lorenzo Escobar, director financiero del Grupo Lledó, destaca la labor previa de organización que se hizo en la compañía. “En el departamento financiero-contable éramos conscientes de la necesidad de optimizar la gestión de los gastos en los que incurría nuestra fuerza de ventas”. Primero fue necesario cuantificar el coste real, segundo ordenar y clasificar ese coste y, tercero, mejorar todo el proceso: captura de datos, contabilización y reembolso al usuario. Y, por supuesto, sin perder de vista, el tema fiscal. “Cuanto antes tuviéramos recogidos los gastos y cuánto mayor fuera el detalle de los mismos (concepto, fecha, medio de pago, divisa, etc.), más fácil sería también cumplir -en tiempo y forma- con las obligaciones contables y tributarias, pues nuestro periodo de cierre es mensual”, dice Escobar.

Lo que parecía evidente, era la necesidad de contar con un software específico que permitiera llevar a la práctica, el esquema planteado por los responsables financieros de la firma y que, grosso modo, tenía que ver con:

1. Establecer un modelo concreto de registro, autorización, contabilización y reembolso de los gastos incurridos.
2. Determinar los plazos efectivos y suficientes para soportar y garantizar la viabilidad de todo el proceso.
3. Digitalizar el proceso al máximo, también desde el punto de vista de tener la documentación (justificantes, notas de gastos) digitalizada y certificada por la AEAT.

En cuanto al modelo, se estableció que la empresa seguiría proporcionando las tarjetas de crédito, pero el cargo iría domiciliado contra la cuenta bancaria personal del generador del gasto. Esto implicó una negociación con las entidades financieras de tal manera que el período de cargo fuera suficientemente amplio para que la empresa pudiera siempre reembolsar el importe de la nota antes del cargo bancario. A su vez la citada tarjera incorporaba ciertas ventas que la hacía más atractiva para el usuario final.

Esta medida que, si bien al principio fue acogida con bastante recelo, ha mostrado su eficiencia con el paso del tiempo porque ha permitido, no solo moderar el gasto, sino agilizar la gestión contable y evitar errores y pérdidas de tickets, facturas o justificantes de pago. “Los empleados se han concienciado sobre la necesidad de seguir el protocolo establecido para garantizar el reembolso de los gastos corporativos que iban contra su tarjeta de crédito”. El establecimiento de los plazos, también ha marcado la diferencia del nuevo sistema con respecto al modelo anterior, menos informatizado y, por lo tanto, con menos capacidad de aportar valor al negocio.

En todo este proceso se mantuvo siempre como premisa básica la satisfacción del usuario final, imprescindible para concluir con éxito cualquier proyecto.

Conscientes de la necesidad de apoyar tecnológicamente el proceso de gestión de las notas de gastos, el Grupo Lledó analizó diversas soluciones que existían en el mercado, optando por el aplicativo de Sarce, entre otras cuestiones, por su amplia cobertura funcional, pero sobre todo por dos elementos básicos: facilidad de uso e, importantísimo, su flexibilidad para adaptarse a su (y a cualquiera) sistema informático actual, singular actualmente en el mercado por razones históricas. Automatizar las tareas y evitar el trabajo manual ha permitido dotar al Grupo Lledó de la agilidad, seguridad y confiabilidad que precisaba en la gestión de sus notas de gastos.

Agilizar y automatizar, pero también controlar

Por supuesto que, el objetivo principal, una vez determinado el modelo de ejecución, pasaba por agilizar las tareas de gestión de los gastos evitando dedicar tiempo a tareas administrativas y de escaso valor para el negocio. De hecho, el departamento pasó de tener en los inicios (tarjetas domiciliadas en la cuenta de la empresa) hasta 3-4 personas (en algún momento de cada mes) gestionando y procesando las notas de gastos (recogida de datos, conciliación, revisión documental, contabilización, etc.) a un solo empleado que se encarga del proceso de principio a fin y durante unas horas muy concretas en cada mes.

El resto, realiza ahora otras funciones más rentables para la compañía, ya que se dispone de mayor información para realizar un buen control financiero.

Pero, la función de control también fue importante y estuvo latente en todo el proceso de decisión ya que la suma de todos los gastos de la plantilla, supone una partida presupuestaria importante para el Grupo, concretamente, solo en los gastos asociados al Business Travel estaríamos hablando de unos 800.000 € el pasado año (todavía en período de recuperación post-crisis). Por lo tanto, suponía un gran reto para la compañía, no solo, conocer todos los detalles del gasto, (impuestos que gravan los conceptos facturados, moneda en la que se ha facturado y pagado, diferentes conceptos asociados a un mismo ticket, distintas formas de pago, etc.), sino poder controlarlos, evitando, que, por error o desconocimiento, se pudiera incurrir en situaciones irregulares.

El Grupo Lledó ha conseguido, bajo el paraguas del aplicativo Sarce Travel, automatizar la planificación de los business travel, controlar el cumplimiento de su política de gastos y reducir los gastos indirectos relacionados con la administración y supervisión de los costes

Al objetivo de agilizar y controlar, se sumaba también el propósito de encontrar fórmulas de ahorro que permitieran no solo, ajustarse a los presupuestos establecidos, sino más aún, mejorar la ratio de rentabilidad de la organización. Así, el Grupo Lledó cuantifica los ahorros directos obtenidos tras la automatización de la gestión de las notas de gastos en unos 19.000 € (ahorro/horas/personas/año), simplemente en esta primera fase de implementación, con lo que el período de recuperación de la inversión en la plataforma ha sido muy, muy corto. Y, según lo anticipado, queda pendiente la segunda fase de análisis y negociación, de la cual se espera obtener de hecho el mayor retorno de la inversión.

Centrándonos en los gastos de viaje, el Grupo Lledó ha conseguido, bajo el paraguas del aplicativo Sarce Travel, automatizar la planificación de los business travel, controlar el cumplimiento de su política de gastos y reducir los gastos indirectos relacionados con la administración y supervisión de los costes. Queda pendiente -eso sí, el propio director financiero de Lledó dice que es el siguiente paso a seguir- facilitar la selección y negociación con las agencias de viajes para poder comparar condiciones y precios y analizar los gastos para determinar posibles áreas de mejora y, proponer alternativas más rentables. Se trata, por tanto, de sumar al proceso, además de las capacidades de automatización y control, la funcionalidad de reporting que tantas ventajas puede aportar a la compañía.

Reporting y rentabilidad al proceso

El paso siguiente es, por tanto, obtener rentabilidad del proceso de gestión automatizado de las notas de gastos. A través de los informes detallados, la compañía puede acceder a información muy valiosa sobre el origen y la naturaleza del gasto. La posibilidad adicional de utilizar diferentes dispositivos para generar y acceder a estos informes, proporciona agilidad, flexibilidad y rapidez, además de la eliminación del papel.

La eliminación del papel -dicho sea de paso- ha sido para el Grupo Lledó una premisa importante, no solo aplicada a la función de reporting, ni mucho menos, sino que, como explica Lorenzo Escobar “buscamos desde el principio evitar la acumulación de documentos en papel, por lo que, el hecho de poder, por ejemplo, fotografiar un ticket con el teléfono o con cualquier dispositivo móvil y con ello, iniciar todo el proceso de gestión, nos ayuda a cumplir con nuestro objetivo de cero papel y, al tiempo, nos permite acompasar el tránsito a la digitalización de la compañía”.

Para Escobar, las herramientas de reporting que incluye la nueva solución de gestión de notas de gastos, han permitido a los distintos roles de la compañía aprovechar los beneficios que aporta la aplicación. Roles que, previamente, se habían definido al diseñar dentro de la solución los diferentes workflows que comprende el proceso global. Y es que, como apunta el director financiero del Grupo Lledó, una gestión digitalizada y centralizada de los gastos de viaje impacta positivamente en empleados con diversos perfiles y pertenecientes a varios departamentos.

La capacidad de comparar gastos, presupuestos tanto actuales como históricos ha permitido a la compañía agilizar las labores de validación y también los techos presupuestarios. La fijación de estos dos últimos conceptos es básica para poder automatizar procesos, como aprobaciones masivas o rechazos de solicitudes de gastos por falta de partidas que los soporten.

El estado de situación actual y los pasos a futuro

Al hablar de la gestión de las notas de gastos asociadas a los viajes de negocios del Grupo Lledó, hay que hacer referencia a su alineación con los nuevos entornos de movilidad, con su capacidad para acceder desde cualquier dispositivo móvil para iniciar en cualquier momento una solicitud, adjuntar una factura o aprobar un gasto. La solución de gestión de notas de gastos, permite hoy, que cualquier empleado del Grupo suba la documentación asociada a un gasto al repositorio central de la compañía o a la nube donde podrá continuar con la tramitación, cuando y desde donde quiera.

Hoy, los empleados que utilizan el nuevo aplicativo, ven en él un aliado, no solo para agilizar el proceso sino también, a nivel administrativo, para registrar automáticamente sus gastos en la contabilidad general, para importar los movimientos de los pagos electrónicos, para controlar las notas de gastos, realizar los reembolsos de estas o para conciliar gastos con pagos electrónicos.

El siguiente paso, además de la solicitud de viajes conectado con las Agencias de Viajes a través del sistema, pasa por abordar los temas relacionados con la gestión de la recuperación del IVA. De hecho, a partir del mes de julio de este año, se espera la entrada en vigor del SII (Sistema Inmediato de Información) que obligará a las grandes empresas, grupos societarios y compañías adscritas al régimen de devolución mensual del IVA a remitir vía telemática información de las facturas emitidas y recibidas. En el caso de estas últimas, el plazo es de cuatro días naturales desde la fecha en que se produzca el registro contable de la factura y, en todo caso, antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación en que se hayan incluido las operaciones correspondientes.

Este modelo supone la configuración en la sede de la AEAT de un libro de registro virtual de la compañía y obliga a extraer específicamente el tipo de detalle que solicita la administración por lo que, este será un terreno sobre el que la compañía también avanzará con su aplicativo de gestión de notas de gastos, con el objetivo de simplificar el proceso y cumplir con los requisitos establecidos por la Administración.

El proyecto en cifras (al cierre de la 1ª fase):