Comprobación de última hora en el procesamiento de los documentos

Cualquiera que trabaje en la producción de documentos masivos (procesamiento batch) conoce el problema: Nada hay más molesto que los cambios en un documento justo antes de imprimirse. Afortunados aquellos que pueden sacar un documento individualmente de un archivo de gran volumen en solo segundos.

Imagínese que justo antes de enviar una nueva póliza de seguros al sr. X, un cliente leal y antiguo de la aseguradora Z, se recibe una llamada en el departamento de servicios. Es el sr. X, solicitando cambiar el importe de la póliza. ¡Qué embarazoso si su correspondencia saliera con la cantidad equivocada! Por eso la compañía Z tiene que encontrar ahora rápidamente el documento afectado, extraerlo y cambiarlo.

Pero es más fácil decirlo que hacerlo, resulta que la póliza del sr. X ya ha sido lanzada y dirigida hacia la gestión de salida (output management). El problema radica en que la mayoría de las empresas generan documentos -como pólizas, extractos bancarios, facturas y similares- en trabajos en batch, en los cuales los archivos de impresión de gran tamaño pueden contener 100.000 documentos o incluso más (con frecuencia en AFP o PDF). ¿Cómo es posible encontrar una sola letra o página en este revoltijo?

En esta clase de situaciones, el reto está en filtrar un documento muy específico del flujo de datos masivo y detener su procesamiento, en el menor tiempo posible – una tarea prácticamente imposible usando la tecnología y los métodos tradicionales.

¿Existe alguna manera de instalar un mecanismo que pueda bloquear un documento lanzado para su envío en el último momento, -por ejemplo- justo antes de la producción, y eliminarlo o devolverlo a la persona adecuada para su corrección?

Se busca una aguja en el pajar

Las empresas que manejan grandes cantidades de documentos se enfrentan continuamente a este tipo de situaciones. En el mundo real, los datos empíricos indican que a menudo se producen cambios en el contenido del documento entre la generación y el envío. No es de extrañar realmente considerando que pueden transcurrir semanas entre los dos procesos. Algunos negocios siempre envían documentos transaccionales como extractos de cuenta, pólizas de seguros, etc. en una fecha específica.

Mientras, pueden suceder un montón de cosas incluso el tema puede complicarse realmente si el estado de cuenta impugnado o la factura incorrecta de la electricidad ya se han impreso. Si se pudiera acceder solamente al documento justo antes o incluso después de imprimirse – independientemente de cuán grande sea el trabajo de procesamiento, sería lo ideal.

Si existiese un software que pudiera mostrar en pantalla todos los correos con sus documentos individuales y el estado del procesamiento, un software que diera acceso al documento, incluso durante la producción, al departamento o al empleado del centro de impresión correspondiente, sería una gran ventaja.

Comprobación en el último momento: el rescate aún es posible

Pero ese no es el único problema: el concepto de servicio también está en juego. Un cliente de repente llama y pide sus declaraciones de valores vencidos tiempo atrás– una situación habitual-. Sería muy eficaz que el administrador del documento pudiera comprobar su estado con sólo un clic del ratón. ¿Está siendo impreso actualmente? ¿O ya está el documento en el sistema de ensobrado? ¿Ha sido ya recogido? La capacidad de consultar esta información no puede ser subestimada.

Todas las organizaciones y negocios que producen grandes volúmenes de documentos se enfrentan a esta situación

En resumen, lo que se necesita es una tecnología que haga un seguimiento del ciclo de vida de los documentos y su envío. Lo ideal sería que el documento podría incluso ser extraído del sistema de ensobrado en caso de un problema.

Todas las organizaciones y negocios que producen grandes volúmenes de documentos se enfrentan a esta situación, y es por eso por lo que Compart desarrolló una serie de herramientas en DocBridge Suite a finde monitorizar y gestionar íntegramente el workflow. Sus principales funciones incluyen:

• Monitorización
• Informes en tiempo real
• Contabilidad
• Obtención de trabajos completos y documentos individuales
• Reimpresión

Por eso, esta solución escalable, basada en Internet y procesamiento batch personalizado permite a los usuarios (especialistas de departamento, output management) intervenir en cualquier momento durante el ciclo del documento y por supuesto ANTES de que los datos se transmitan al sistema de gestión de salida. Esta sería la situación más fácil, pero si los datos ya están en el servidor de impresión, incluso aún no es demasiado tarde. Los trabajos pueden pararse completamente y extraerse los documentos individuales incluso durante el ensobrado.

Monitorización sin problemas: ¿Dónde está el documento?

El principio básico de DocBridge Suite es crear el mayor grado de automatización y una cadena de procesamiento continuo entre las fases individuales del procesamiento de los documentos – generación, preparación, control de calidad, producción y tratamiento posterior

Esto significa específicamente que los correos y las páginas individuales de un documento puede ser consultadas en base a criterios de búsqueda (nombre del cliente, dirección, trámite/número de póliza, palabra clave, etc.) – ya sea desde un PC del departamento especialista, el centro de impresión o desde donde se de salida al documento o se envíe. Dicha funcionalidad facilitaría el trabajo de extraer la póliza de seguro del Sr. X de un archivo de lotes de 10.000 documentos.

Y eso no es todo. Las soluciones de Compart garantizan un seguimiento sin fisuras, visualizan el workflow del proceso del documento y muestran el estado del trabajo en tiempo real (creación, impresión, ensobrado, franqueo, mailing).

La comparación automática “objetivo/real” es de particular interés aquí. ¿Qué hay detrás de ello? El software extrae diferentes metadatos (identificación del trabajo, número de páginas, número de cliente, código de barras) de los documentos pendientes de procesar y los transmite como listas de trabajos al sistema de ensobrado (como un archivo CSV, por ejemplo). Allí se procesan los metadatos y se envía una confirmación al sistema de gestión de salida, de forma automática y al instante.

De esta manera el director de producción y otros profesionales pueden comprobar en cualquier momento si los documentos se han impresos correctamente, en el pedido apropiado, combinados con los insertos oportunos y preparados para ser enviados por correo.

Control de calidad incluida

Incluso antes en el proceso, el usuario puede marcar el documento que no debe ser enviado en la lista de trabajos mencionada antes de la producción. Los modernos sistemas de ensobrado son actualmente tan inteligentes que pueden detectar la correspondencia afectada basándose en códigos de barras y redirigirlos automáticamente a una papelera especial. Tal intervención de última hora es ciertamente la mayor ventaja de los sistemas de output management de hoy como DocBridge Suite. También ofrecen diferentes funciones para validación de correos y documentos.

El control incluye:

• ¿Cumple la correspondencia con todas las especificaciones (cumplimiento legal, identidad corporativa)?
• ¿Cómo se asegura que los documentos individuales están correctamente agrupados/combinados (correo postal optimizado)?
• ¿Se combinaron todos los insertos correctos en los documentos?
• ¿Es posible imprimir (campo de direcciones, legibilidad de códigos de barras y códigos de control, compatibilidad con impresoras, gestión del color, etc.)?

Además, se pueden almacenar en el sistema ciertas funciones y flujos de trabajo para el envío y cancelación de documentos

Otra de las ventajas de las soluciones de Compart dentro de DocBridge Suite es que soportan no solamente la validación a nivel trabajo sino también chequean los documentos de forma individual. Tan pronto se realiza un documento (o mailing) y se envía, el sistema notifica automáticamente al empleado responsable por email.

Organizaciones y compañías de diferentes sectores y países, como seguros AXA y Servicios Municipales de la ciudad de Munich, utilizan las soluciones DocBridge Suite para un gran número de tareas. No importa cuál sea el escenario, las empresas se benefician de una monitorización completa y un alto grado de automatización así como, y en última instancia, de una extrema flexibilidad en el control de procesos.