Una experiencia en movilidad urbana, accesible, práctica y sostenible, esta es la primera definición que nos viene a la cabeza cuando hablamos de la empresa española de “motosharing” Muving. Muving es la primera red social de vehículos en el mundo, que en tan sólo un año, no sólo ha expandido su flota por todo el territorio español, contando con 12 delegaciones en las principales ciudades de España, sino que recientemente ha iniciado su expansión internacional, abriendo delegaciones en Francia, Portugal y Estados Unidos.
Su impresionante trayectoria no ha pasado desapercibida, ya en 2017 recibió el premio Start up como empresa más innovadora, concedido por OMEXpo, la Feria de referencia en el comercio electrónico y marketing digital que organiza Easyfairs. En tan sólo un año, cuenta con más de 100.000 clientes, 2.500 motos eléctricas, 150 nuevos puestos de trabajo, y 300 toneladas de CO2 ahorradas.
A medida que sus clientes incrementaban, también lo hacía su flota de vehículos, las incidencias de taller, el personal y en general la complejidad de gestión y operaciones. En seguida vieron que el sistema de trabajo basado en hojas de cálculo no era consistente y fiable, por lo que decidieron incorporar una app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker, que les permitiera crecer con todas las garantías, a medida que la demanda de servicio lo hacía, y los requerimientos aumentaban.
Reto
La demanda de servicio de motosharing Muving, no paraba de crecer. Está naciendo un nuevo modelo de movilidad urbana y ha venido para quedarse. Los usuarios sólo quieren pagar por el uso que le dan al vehículo y si además esto ayuda en la lucha contra la contaminación del aire, y las dificultades de tráfico en las vías urbanas, sumado a una experiencia positiva , mucho mejor. Tal fue el éxito, que Muving empezó a ver crecer su demanda de servicio. Más motos, más baterías, más incidencias…
“Teníamos un sistema muy opaco, usábamos hojas de cálculo que nos hacía incurrir en errores y ralentizaba nuestra tarea”, dice Angel Cuevas, City Manager de Madrid. «Esto suponía un enorme reto para Muving. Inicialmente la gestión del taller la llevaban a través de hojas de cálculo y documentos en papel, toda la información de motos, órdenes de taller, inventarios, stocks… además de los retos inherentes a la naturaleza de su negocio»
Con visión de futuro, inmediatamente decidieron poner remedio a los retos crecientes que se planteaban, querían una aplicación que les ayudara a gestionar sus talleres, y crecer a medida que éste lo hacía. Los más imperioso era organizar el taller, las ordenes de trabajo, la gestión del almacén. Por eso contrataron a la empresa Pymglo, miembro oficial del programa Partners de FileMaker Inc. quien les desarrollo una app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker, llamada Muving Operations. A medida que iban dando respuesta a cada uno de los retos, surgió la posibilidad de aplicar la logística, para la planificación de rutas, incidencias, mantenimiento, limpieza y reubicación.
“El sistema de trabajo anterior era tremendamente tedioso, en el taller manualmente a través de Google Maps, ubicábamos a diario cada una de las motos de la ciudad, una a una, y de forma manual montábamos la ruta de las furgonetas, para recargar baterías.” Angel Cuevas, City Manager de Madrid.
La Solución
Actualmente, la app personalizada Muving Operations la utilizan prácticamente el 80% de la empresa, absolutamente todos los equipos trabajan con la información en tiempo real, con la posibilidad de acceder desde cualquier lugar, y en cualquier plataforma, desde escritorio, web y dispositivos móviles.El desarrollo y la implementación, ha sido rápida, y paulatina. En un mes y medio disponían de la gestión de taller implantada y funcionando y se ha ido evolucionando la app personalizada, añadiendo los módulos de rutas, gestión de almacén, siniestros, gestión de pedidos y garantías, a medida que las necesidades de la empresa han ido creciendo y cambiando.
En ruta
Gracias a la solución se ha reducido un 80% el tiempo dedicado a la generación de rutas, ahora en tan sólo 10 minutos disponemos de la ruta óptima desde el taller para recargar el máximo número de motos en el menor tiempo posible.
El día a día en Muving es intenso, en el taller trabajan por turnos 24/7 los 365 días del año. Lo primero que se hace, se organizan para prepara las rutas que van a salir a revisar las motos que están en la calle. Esto se hace varias veces al día, La app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker, y desarrollada por Pymglo, se conecta a través de una API a su app nativa, para saber dónde están cada una de las motos de cada delegación. A partir de aquí, la app personalizada indica cuántas motos hay en cada código postal, y el estado de la carga de batería de cada una de ellas. El responsable, selecciona las motos que quiere ir a recargar, para cada código postal, y la app personalizada les genera la ruta, geoposicionando hasta 150 ubicaciones, es decir 150 motos. Traza la ruta óptima saliendo de cada uno de los talleres de cada delegación.
Una vez que la ruta está hecha, lo operarios, en su dispositivo móvil, ven la ruta asignada por el responsable. Hay un cuaderno de bitácora donde anotan las incidencias, así si queda alguna cosa pendiente, el siguiente turno sabe lo que tiene que hacer.
El operario de ruta, arranca su furgoneta, también eléctrica, elige la ruta que tiene que hacer, va a la primera moto que le indica y una vez ha llegado, hace el parte desde el dispositivo móvil sobre el estado de la moto, los intermitentes, el estado de la batería… La delegación ve en todo momento la información en tiempo real, además la aplicación permite añadir anotaciones, documentación e imágenes para una mejor toma de decisiones.
Cuando la moto está perfecta, la activa desde el mismo dispositivo móvil, para que entre de nuevo en servicio, y los usuarios puedan ubicarla y usarla. Una vez realizado el parte de la moto, la app personalizada les posiciona la siguiente moto de la ruta.
El taller
Durante el camino, se pueden encontrar una moto en mal estado, un accidente… desde la app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker, pueden crear incidencias, generar una orden de taller, o recogerla en ese mismo momento, para que esté el mínimo tiempo fuera de servicio. El taller está también conectado en tiempo real, y ven las órdenes de taller que tienen pendientes a raíz de cada una de las rutas, para una mejor previsión del trabajo.
Las gestión de las órdenes de trabajo, está vinculada a las órdenes de ruta, o a sus propias órdenes de mantenimiento de motos, Cada vez que abren una orden de taller, tiene asociados todos los costes de mano de obra, coste en materiales y tiene vinculación directa con el almacén de cada delegación que automáticamente resta el componente requerido del stock disponible.
En Muving, han reducido tiempo en la gestión de incidencias, siniestros, y en el día a día de la operativa de taller
Angel Cuevas, City Manager de Madrid afirma que «ahora disponemos de un histórico de cada moto, las veces que se ha cargado la batería, a qué hora, las veces que ha entrado en ruta, el km, etc… Esta gestión integrada de las ordenes de taller, permite disponer siempre de una visibilidad clara y transparente de todos los costes asociados, mano de obra, coste de piezas, coste de extras de repuestos, de manera que pueden enviar el presupuesto detallado a la compañía de seguros en caso de accidente. La gestión de la flota, que antes se hacía con hojas de cálculo, especificando manualmente cada una de las motos, el número de matrícula, y la documentación asociada, ahora desde el responsable de fábrica de Muving, les informan de las motos que van a llegar a la delegación ( 38 cada vez) con sus 76 baterías, inmediatamente en el momento que reciben las motos, se dan de alta en la app personalizada con sus baterías correspondientes, estando al día siguiente ya operativas»
Almacén, personal y mucho más
«El taller se gestiona con el almacén automáticamente, si utilizo una pieza, ésta se descuenta inmediatamente en el almacén. Yo necesito saber el stock que tengo, y lo sé en todo momento por que lo cuenta en tiempo real» afirma Angel Cuevas, City Manager de Muving Madrid.
La app personalizada hecha con la Plataforma FileMaker y desarrollada por Pymglo, también lleva toda la gestión del almacén: gestión de pedidos a fábrica de repuestos, formulario de garantías. Ahora se pueden controlar el histórico de garantías para cada pieza utillizada. También pueden realizar pedidos de materiales entre delegaciones, si necesitarán una pieza que la fábrica no dispone en stock.
“En Muving, hemos reducido tiempo en la gestión de incidencias, siniestros, y en el día a día de la operativa de taller. El servicio a las motos, las recargas de batería y optimizado los ciclos de recarga de las mismas » afirma Fran Jiménez, Director de Tecnología y Producto. La gestión de baterías es una particularidad que empaca mucho en el propio negocio, se dispone de una almacén específico para las mismas, y en algunos casos una persona exclusivamente dedicada. Estas baterías son inteligentes, ya que van vinculadas a un cerebro en la moto, que las va regulando según una serie de factores, según necesitan más o menos consumo de batería. Funcionan controladas por un software, y la app personalizada en el taller les ayuda a llevar el seguimiento del software que cada una de ellas. La gestión del personal del taller, ha sido un reto que ha ido apareciendo a medida que la plantilla crecía. Antes no tenían nada para este efecto, pero ahora la app personalizada de taller les da una gran abanico de posibilidades, por ejemplo la gestión de fechas, incidencias por trabajador, avisos de renovaciones de contrato, renovación del carné de conducir. Les ayuda a cuadrar horarios y turnos, llevar las altas y bajas de contratos, formación etc…
Beneficios
“Gracias a la aplicación somos más eficientes en la gestión de taller, almacén, rutas, esto implica una mayor disponibilidad de vehículos hacia los clientes. Esto redunda en que los clientes están más satisfechos, y en una reducción de costes. La compañía va mejor y los clientes hablan mejor de la compañía” Miguel Angel Martínez, Marketing & Communication Director.
Además de una gestión más eficiente en las operaciones de la compañía, la app personalizada les ha dotado de la flexibilidad, fiabilidad y la capacidad de crecer más rápidamente. Les ha permitido reducir el tiempo en la gestión de incidencias, siniestros y en general, en muchas las actividades diarias.
“FileMaker lo ha hecho posible. Si, con la Plataforma FileMaker hemos podido crecer más rápidamente, y adaptarse a los requisitos necesarios para la empresa”. Fran Jiménez, Director de Tecnología y Producto.
-Optimización de recursos: Antes de la implantación de la aplicación, generar las rutas diariamente suponía de media, alrededor de 90 minutos, ahora lo pueden hacer en tan sólo 10 minutos. La aplicación además les ha permitido reducir el tiempo en el recuento de incidencias y siniestros, control de las motos, recargas de baterías y los ciclos de éstas.
–Se ha evitado la duplicidad de datos: Todo el centro de actividad se hacía con hojas de cálculo, ahora se gestiona todo desde la aplicación, siempre accesible en tiempo real, por lo que es mucho más ágil, preciso y controlado.
-Transparencia y trazabilidad: Tanto en las piezas que utilizan, la versión utilizada de cada batería, las incidencias asociadas a cada motos, su histórico, hasta la cantidad de piezas en tiempo real que disponen en stock. La app personalizada además cuenta con toda la información de quién se ha conectado, a qué hora, les aporta una transparencia y trazabilidad total.
-Resolución de incidencias mucho más eficiente: La app personalizada tiene integrado el taller con las órdenes de ruta, e incidencias, por lo que que la resolución de incidencias es mucho más ágil. El taller siempre ve en tiempo real si una incidencia se ha generado durante la ruta, y esto permite organizar mucho mejor la carga de trabajo el taller, mientras que se envía al departamento correspondiente para tramitarlo con la compañía de seguros.
–Control y reducción de costes: Cualquier orden que se abre en el taller lleva asociados todos los costes de mano de obra, coste en materiales y tiene vinculación directa con el almacén de cada delegación que automáticamente resta el componente requerido del stock disponible.
-Reducción de papel: Antes de la implementación de la aplicación, el uso de papel en la empresa era intensivo. Cada cambio de turno dejaban notas de las tareas pendientes que hacer. Esto además de la posible generación de errores, y pérdidas, generaba mucho uso de papel. Ahora utilizan una bitácora, dentro de la aplicación donde se anota y queda registrado todo lo que queda pendiente, para que el el siguiente turno pueda continuar con las tareas pendiente.
“La app personalizada me ha permitido realizar el trabajo más fácilmente. Una aplicación global que gestione, permite reforzar tareas y encontrar puntos débiles», concluye Angel Cuevas.
