Meta4 ha recogido en un decálogo algunas claves para la optimización de costes en las organizaciones actuales. Estas recomendaciones han sido extraídas de las conclusiones del último Seminario “HR in Process” que organiza y lidera Meta4, enfocado en esta ocasión a trasladar a clientes y profesionales de recursos humanos la experiencia de la compañía en la implantación de sus soluciones para este ámbito, recogiendo las mejores prácticas del mercado para que las empresas puedan reducir gastos y optimizar sus cuentas de resultados sin tener que recurrir a medidas drásticas.
En este momento actual de recesión, Meta4 ha recogido diez recomendaciones encaminadas a favorecer el ahorro empresarial para aportar a los responsables de recursos humanos un apoyo en el diseño de sus estrategias:
1. Implantación de Planes de retribución flexible
La implantación por parte de la empresa de un plan de retribución flexible tiene como resultado ventajas fiscales, y ahorro de impuestos para la compañía y para los usuarios del mismo. Además estos planes, incrementan la imagen y el atractivo de las empresas para la captación y retención del talento.
2. Adopción de medias de flexibilización
Tales como reducción de la jornada laboral, reestructuración de las funciones departamentales, optimización de los departamentos, externalización procesos puramente administrativos como la nómina o la administración de personal a través de un servicio de outsourcing, traslados y/o desplazamientos de los empleados, para conseguir foco en las áreas críticas más relacionadas con el negocio, etc.
3. Bonificaciones de la Seguridad Social
Es habitual que las compañías no apliquen todas las bonificaciones que les corresponden, y existen un gran número de circunstancias por las que pueden beneficiarse, resultando fundamental conocer las actualizaciones normativas en este sentido.
4. Aplicación de Exenciones
Para reducir el coste salarial, las compañías deben analizar sus nóminas y revisar sus conceptos en busca de exenciones (completas o en partes). Los colectivos específicos también disponen de exenciones que las compañías deben conocer y aplicar.
5. Prestaciones de la Seguridad Social
Hace algunos años, la Seguridad Social pagaba las prestaciones por 30 días mensuales a los empleados, y por días naturales a los empleados diarios. Actualmente, permite el descuento de prestaciones por días naturales tanto a empleados diarios como a empleados mensuales. Aunque, algunas empresas continúan trabajando con el sistema anterior, resultará conveniente revisar cómo se están calculando las prestaciones de la Seguridad Social.
6. Análisis del nivel de cumplimiento de Ley Orgánica de Protección de Datos
Con el objetivo de evitar posibles sanciones que en función a su gravedad, pueden oscilar entre 600€ y 600.000€ de multa.
7. Revisión de los convenios colectivos
La revisión de las clausulas de descuento del convenio y su aplicación, beneficia el ahorro a las empresas. Determinadas clausulas de los convenios, generalmente las que reducen los pagos a los empleados, suele pasar inadvertidas y no se aplican. Estas clausulas, que normalmente se incluyen en los convenios con la finalidad de reducir el índice de absentismo, se pueden aplicar con el objetivo de conseguir los fines para las que fueron creadas.
8. Tratamiento de las cotizaciones con periodo de devengo superior al mes
La Seguridad Social exige a las empresas que los conceptos con periodo de devengo superior al mes, tengan su cotización prorrateada en los meses en los que se ha devengado el concepto. Esto es particularmente complicado en los casos en los que no se conoce, a priori, cuál es el importe que se va a cobrar. Se debe revisar los conceptos de devengo superior al mes, analizar cómo se está realizando la cotización de los mismos y cerciorarse de que es correcta. Si no es así, se deben poner en marcha las modificaciones necesarias para cotizar correctamente, y más teniendo en cuenta que, en los últimos meses, la Seguridad Social está mostrando una especial preocupación por este tipo de conceptos. Cada vez son más frecuentes las inspecciones con resultado de sustanciosas sanciones para las empresas que no están cumpliendo esta obligación o que la cumplen de forma incorrecta.
9. Comparativa de la prorrata de la paga extra versus la paga extra cobrada.
Este análisis indicará si está cotizando de más o de menos a través de la prorrata. Una prorrata ajustada correctamente reduce los gastos de la Seguridad Social.
10. Uso de la tecnología
Los costes de distribución en papel de información confidencial (recibos, certificados y otros) pueden ser muy elevados. La implantación de herramientas tecnológicas que abaraten la distribución de la información y aseguren la confidencialidad de la misma, supondrá un ahorro importante, un ejemplo es el Autoservicio de Empleado, una solución que ayuda a las empresas a convertirse en compañías más dinámicas, flexibles e innovadoras, permitiendo sistematizar y reducir los procesos administrativos y mejorar la comunicación entre empleados y directivos
