Un estudio patrocinado por RICOH revela que, ante un entorno de negocio cada vez más regulado y digital, la seguridad documental es motivo de preocupación para la mayoría de compañías europeas del sector financiero. Menos de la mitad (un 47%) de los encuestados dentro del sector de banca y seguros creen que la seguridad de sus documentos es mejor de lo que era en 2009, y más de una cuarta parte (26%) afirman que en realidad es peor. Además, solo un tercio pueden auditar completamente el acceso a los documentos, por lo que no tienen el suficiente control sobre quién puede acceder potencialmente a esta información sensible. Todo ello, a pesar de que el 63% ha establecido objetivos de gestión del riesgo de documentos en sus organizaciones.[1]
Estos hallazgos llegan en un momento en el que la industria, que tradicionalmente ha confiado en un enfoque manual y en papel a la hora de procesar información, se encuentra bajo una creciente presión para gestionar cantidades cada vez mayores de información, ya que los clientes solicitan interacción a través de canales digitales y el sector necesita seguir el ritmo de las nuevas tecnologías. Los procesos de documentos en el sector de los servicios financieros también necesitan cumplir complejas regulaciones nacionales e internacionales, que requieren que estos sean más transparentes, permitan informes más estrictos y faciliten registros de auditoría exhaustivos.
“En el sector de los servicios financieros –quizás más que en ninguna otra industria–, el mundo de los documentos en papel y el de los digitales están colisionando, ya que la regulación cambia y la evolución de los hábitos del cliente obliga a las organizaciones a repensar con rapidez la forma de gestionar la información crítica”, explica Carsten Bruhn, Executive Vice President, RICOH Europe. “Esta es una de las industrias con una regulación más estricta, pero esta lucha para superar los retos de seguridad de documentos subrayan lo compleja que se ha vuelto la gestión efectiva de los procesos de documentos”.
El estudio también revela que, aunque se trata de un sector en el que el servicio al cliente es un factor competitivo clave, muy pocas compañías cuentan con unos procesos documentales que faciliten la capacidad de respuesta hacia los clientes (26%), la retención de los clientes (35%) y la captación de nuevos clientes (36%).
“Las funciones de cara al cliente –incluyendo ventas y marketing, facturación, servicio y soporte– se apoyan en el buen funcionamiento de los procesos de documentos, que garantizan que los empleados dispongan del tiempo suficiente para atender a los clientes. Un mal funcionamiento de los procesos documentales puede repercutir negativamente en la fidelidad de los clientes y en la percepción que estos tengan de una organización. Las compañías del sector de servicios financieros necesitan revisar profundamente estos procesos, tanto en papel como digitales, para asegurarse que son efectivos, ágiles y seguros. Al hacerlo, garantizarán un acceso rápido a información precisa que permitirá captar a más clientes mantenerlos fieles a la compañía.”, afirma Bruhn.
El estudio, el Índice de Gobierno Documental 2012 de RICOH, fue realizado por Coleman Parkes Research en nombre de RICOH. Revela hasta qué punto las nuevas tecnologías están impactando la forma en la que las compañías en Europa –incluyendo las instituciones financieras– están gestionando la información y también los procesos documentales críticos que sustentan las operaciones propias de una organización, como finanzas o recursos humanos.
