El grupo químico y farmacéutico Esteve ha confiado a IBM la implantación de una innovadora solución de gestión integral de información en los departamentos de garantía de calidad y prevención y medioambiente, que manejan documentación sometida a normativas. Esta herramienta, que ya está en funcionamiento, se integra con otros sistemas de Esteve, como su herramienta corporativa de gestión (ERP).
IBM ya implantó esta solución, conocida como IBM SCORE, en una de las empresas filiales del Grupo en 2008. En este caso, la solución IBM SCORE se encuentra integrada también con su ERP para la gestión y almacenamiento de facturas. Por otra parte, IBM ha implantado un sistema de réplica de la documentación de los departamentos de prevención y medioambiente de las dos unidades de negocio para que los usuarios de ambas puedan acceder a ella.
Esta tecnología se diferencia de otras herramientas de gestión documental porque es la única que cubre el ciclo de vida completo de la gestión de la información. Es decir, permite gestionar la información de principio a fin, desde la creación hasta su publicación y posterior gestión, incluyendo un amplio abanico de funciones (notificaciones sobre cambios en los documentos, asignación de tareas, firma electrónica, control de auditoría, etc.). Todo ello se realiza de manera automatizada y en un sistema único para todos los departamentos implicados.
“Con esta solución tecnológica hemos contribuido a una mejor gestión de la información, ahorrando tiempo, evitando errores y facilitando tanto el proceso de auditoría como el cumplimiento de las normativas. Esta solución aporta un gran valor a la industria farmacéutica”, afirma Juan Ramón Gutiérrez, responsable del sector farmacéutico en IBM Global Business Services.
Desde que comienza la investigación para fabricar un nuevo fármaco hasta que éste sale al mercado, pueden pasar entre 8 y 12 años. Durante este periodo se elabora se elabora una gran cantidad de documentación, parte de la cual tiene por destino el Registro Sanitario, que incluye alrededor de 500 documentos distintos, que es preciso enviar a la Agencia Española del Medicamento con el objetivo de obtener la autorización que permita comercializar el producto.
En la producción de estos documentos intervienen distintos departamentos: I+D, control de calidad, garantía de calidad, producción, departamento legal, finanzas, logística…etc. Este sistema, contribuye al aseguramiento de la máxima calidad en la documentación elaborada a lo largo del ciclo de vida del producto, de una manera homogénea y coherente, minimizando errores, obteniendo un considerable ahorro de tiempo y facilitando el cumplimiento de las regulaciones.
IBM SCORE es una solución configurable que ha sido creada sobre estándares abiertos, con tecnologías probadas, que se pueden adaptar con rapidez a los cambiantes requisitos de las normativas. IBM SCORE resulta del acrónimo en inglés de “Solutions for Compliance in Regulated Environments”, un nombre para una solución claramente orientada a facilitar el cumplimiento de la conformidad regulatoria en términos de gestión documental.
No obstante, aunque en un principio fue una solución especializada en la empresa farmacéutica, otras industrias han manifestado su interés, como compañías aéreas o energéticas, dado el alto valor añadido que supone la solución frente al planteamiento, ya clásico, de los gestores documentales básicos, donde es preciso cumplir los requerimientos mediante un conjunto de funcionalidades desarrolladas a medida. IBM SCORE no solo gestiona la información sometida a regulaciones sino que también tiene capacidad para gestionar el resto de la información corporativa de forma integrada.
