Según un estudio independiente encargado por Plantronics sobre las comunicaciones en el lugar de trabajo, los ejecutivos españoles emplean más de dos horas diarias en la comunicación por correo electrónico, lo cual equivale, de manera acumulada, a nada menos que diez años de su vida laboral .
Según la encuesta llevada a cabo en España por la empresa Sondea.com, en la que participaron más de 200 altos cargos directivos de todos los sectores, se considera que casi la mitad de los mensajes leídos y enviados carecen de relevancia, lo que supondría una pérdida de tiempo de cinco años de la vida laboral.
En concreto, los individuos encuestados afirman pasar una media de 2,68 horas al día navegando por Internet, 2,24 horas utilizando el correo electrónico, 1,49 horas en reuniones, mientras que el tiempo que pasan de media al teléfono es de 1,33 horas.
Más en profundidad, el 48,95% de los e-mails son considerados irrelevantes, mientras que el 51,05% se consideran relevantes. Asimismo, el 47,73% de los directivos encuestados opinan que las conversaciones por teléfono son más eficaces que el correo electrónico, frente a un 52,27% que se decanta por el uso de este medio.
Como dato curioso, cabe resaltar que son los divorciados/as los que consideran que reciben una media superior de e-mails irrelevantes en relación con su trabajo, alcanzando esta media el 69,7% del total de los correos que reciben.
Por último, el uso de las nuevas tecnologías es totalmente respaldado por los ejecutivos de nuestro país, ya que 7 de cada 10 personas (72,73%) opinan que el equilibrio entre su trabajo y su vida ha mejorado gracias a las nuevas herramientas de comunicación, mientras que tan sólo el 27,27% opina lo contrario.
Los datos de España corroboran e incluso superan los del norte de Europa
Las conclusiones de la encuesta llevada a cabo en España se corresponden con las de un estudio llevado a cabo también este año en el Norte de Europa a iniciativa de Plantronics por el Henley Management College, en el que se destacaba que los ejecutivos europeos dedican un mínimo de dos horas al día a los mensajes de correo electrónico, considerando que el 32 % de ellos carecen de relevancia.
El estudio de Henley revela un espectacular aumento del tráfico de correo electrónico, hasta tal punto que cada mensaje que enviamos genera entre cuatro y seis más que acaban en nuestra bandeja de entrada. Los ejecutivos están cuestionando el uso generalizado del correo electrónico como sustituto de las conversaciones personales o telefónicas, especialmente para gestiones internas, ya que se considera que este medio de comunicación dilata la toma de decisiones.
El estudio revela también que el correo electrónico, usado eficazmente, puede ayudar a mejorar los procesos y el intercambio de información, así como la toma de decisiones.
Sin embargo, si no se usa inteligentemente, puede crear un entorno despersonalizado, reducir la capacidad de acción de las personas y hacer que éstas tiendan a proteger sus posiciones. Por contra, el estudio concluye que el teléfono reduce el tráfico de correos electrónicos y a menudo ayuda a aclarar cuestiones y a agilizar el proceso de toma de decisiones.
Además de demostrar la eficacia del teléfono como herramienta de comunicación, el estudio señala que rara vez se usa el teléfono y que se discuten asuntos complejos mediante el correo cuando hay muchos interlocutores implicados. El 43 % de los directivos europeos encuestados consideran que únicamente consiguen comunicarse con claridad en un exiguo 10 % de los mensajes enviados; el resto sólo sirve para generar más basura que limpiar en la bandeja de entrada.
Asimismo, el tiempo que se pierde con el correo electrónico tiene implicaciones sociales, porque se reduce la interacción con los compañeros de trabajo. Mientras que hablar por teléfono parece contribuir a fomentar las relaciones personales, se considera que el empleo del correo electrónico las debilita.
Según Philip Vanhoutte, Director General de Plantronics para Europa, «los resultados de nuestro estudio muestran que el teléfono se usa como herramienta de comunicación secundaria y el correo como la principal, a pesar de su impacto negativo en la productividad y la salud de los empleados y en el balance de las empresas». Vanhoutte subraya la necesidad de que «la dirección de las empresas anime a sus trabajadores a usar más el teléfono con auriculares inalámbricos y les enseñe cómo utilizar eficazmente toda una serie de productos y tecnologías de la información y la comunicación que les ayudarán a tomar decisiones, interrelacionarse y gozar de mayor flexibilidad».
