Los Ayuntamientos españoles están destinando más euros de los necesarios a la gestión de sus procesos documentales. Esta es la principal conclusión del estudio recientemente presentado por Kyocera y que pone de manifiesto la necesidad de reorganizar el parque de impresoras de la Administración Pública. Según los datos facilitados por la compañía de origen japonés, un Ayuntamiento de 200.000 habitantes gasta, de media, unos 70.000 euros anuales en consumibles, cifra que podría reducirse en un mínimo de un 25% estableciendo las medidas oportunas.
El principal problema al que deben hacer frente estas instituciones es la gran cantidad de equipos de diferentes marcas que han ido adquiriendo a lo largo del tiempo, por no disponer de una gestión de compra centralizada. Al tener un gran parque de impresoras es muy difícil establecer un control sobre el número de trabajos que se realizan, lo que impide a su vez contabilizar el gasto de consumibles. Otro problema derivado de la variedad de modelos y dispositivos es el encarecimiento de los pedidos de tóner y otros consumibles, ya que cada área o departamento realiza sus propios pedidos, acción que abarataría la adquisición de los mismos.
El segundo gran inconveniente al que se enfrentan los responsables de informática de los Ayuntamientos es la falta de concienciación de funcionarios y trabajadores. No existe una percepción sobre el gasto que genera la mala utilización de los recursos de impresión, lo que aumenta el número de trabajos y, en definitiva, la inversión de las instituciones públicas en esta área.
Según las propias conclusiones del estudio los empleados son reacios a la disminución de equipos personales de sobremesa porque tienen miedo a perder privacidad de lo que imprime frente al resto de usuarios, además de disminuir su comodidad, al tener que levantarse del sitio a la hora de recoger un documento.
“Lo recomendable en el caso de la Administración Pública es realizar un análisis de los costes de impresión, teniendo en cuenta factores como la cantidad de páginas mensuales que se utilizan, el tipo de documentos que se imprimen y qué usuarios y departamentos son los que realizan las impresiones. De este modo se pueden identificar las necesidades y buscar una solución que se adapte a ellas de modo más eficiente y económico”, según Natalia Orueta jefe de mercado para el sector público de Kyocera.
Para eliminar la percepción de falta de seguridad y privacidad de los usuarios cuando imprimen en dispositivos departamentales -que no sean personales o de sobremesa-, existen aplicaciones de recogida de trabajos mediante tarjetas personales de identificación, que permiten enviar documentos a imprimir desde el PC y recogerlos en cualquier impresora en red de la empresa y sólo en el momento que el usuario pasa su tarjeta por el equipo, de forma que lo recoge y no queda al alcance de ninguna otra persona. Del mismo modo, los trabajos no se acumulan en las bandejas de los dispositivos, se mantiene la privacidad y se disminuye el número de impresiones –ya que los trabajaos que no se recogen en 24 horas, se eliminan automáticamente- y por tanto, el gasto total en gestión documental.
Respecto a la posible falta de concienciación de los usuarios en materia medioambiental, es posible establecer normas predefinidas en función de la política de impresión interna. Para ello existen aplicaciones de software que controlan el cumplimiento de estas reglas que previamente establece el propio ayuntamiento, informan mediante mensajes al PC de los usuarios de los beneficios económicos y medioambientales que se obtienen y proporcionan un mejor uso de los recursos existentes.
