Las empresas europeas con una plantilla de más de 5.000 empleados tardan más tiempo y gastan más dinero en procesar sus facturas que las que tienen una plantilla de entre 250 y 499 personas, según revela un estudio realizado en cuatro países europeos –España, Alemania, Francia y Reino Unido– por Iron Mountain, empresa líder mundial en el campo de la gestión documental, protección de datos y recuperación de la información.
El estudio, desarrollado por la empresa de investigación YouGov, entrevistó a 200 ejecutivos de departamentos financieros. Los resultados indican que muchas compañías siguen utilizando procesos anticuados y controles inadecuados en la gestión de sus facturas. Las cifras facilitadas por los encuestados revelan que, mientras que las firmas con una plantilla de entre 250 y 500 empleados tardan una media de 8,6 días y gastan 11 euros para procesar una factura entrante, estas cifras suben a casi 10 días y 14,5 euros para las empresas con una plantilla de más de 5.000 empleados.
Estos resultados indican una falta de eficiencia corroborada por otros descubrimientos del estudio: un 22% de los encuestados que trabaja en empresas de más de 5.000 empleados piensa que tiene a demasiada gente dedicada a la gestión manual de facturas, preocupación que sólo comparte el 9% de los directivos de empresas con una plantilla de entre 250 y 500 personas. De forma similar, el 24% de los encuestados de compañías con más empleados cree que el coste total de estos procesos financieros es demasiado alto, frente a sólo un 13% que tiene la misma impresión en las empresas de entre 250 y 500 trabajadores.
Sin embargo, los directivos de las empresas de menor tamaño son más propensos a expresar su preocupación porque sus sistemas de gestión financiera y gestión documental puedan estar desactualizados: un 13 % frente a sólo un 5% de los que trabajan en compañías de más de 5.000 empleados.
“Una gestión eficaz de las facturas es un proceso crítico para la buena marcha de los negocios, con independencia del tamaño de la empresa”, comenta Ignacio Chico, Director General de Iron Mountain. “Cuanto mayor sea la empresa, más facturas tendrá que gestionar, y más posibilidades habrá de que esas facturas lleguen en múltiples formatos, idiomas y moneda. A medida que aumenta el volumen y la complejidad de las facturas, muchos sistemas financieros llegan al tope”.
“Nuestro estudio ha revelado que el 19% de los directivos encuestados de las empresas de mayor tamaño percibe falta control sobre sus procesos de pago. Resolver esta situación requiere que la empresa tenga que realizar inversiones en nuevo hardware y software, y que forme a su personal, lo cual significa utilizar unos recursos y experiencia que podrían emplearse en otras áreas del negocio. Las soluciones de Iron Mountain para la gestión de facturas permiten solucionar este problema ofreciendo mayor control, y permitiendo el cumplimiento de la normativa vigente y el ahorro de costes”, concluye Chico
