RICOH sigue estimulando a las compañías europeas para que cambien de la facturación en papel a la electrónica. Un nuevo estudio publicado hoy por Billentis y financiado por RICOH concluye que el potencial ahorro de costes si la mayoría de facturas en papel se sustituyeran por facturas electrónicas sería de 243.000 millones de euros para las compañías y 40.000 millones para el sector público.
En Europa solo una minoría de compañías ha adoptado la facturación electrónica, pese conocerse el ahorro que esta modalidad ofrece. Se estima que solo una de cada cinco facturas será electrónica en 2013. Esto subraya que aún queda camino por recorrer para cumplir los objetivos de la Comisión Europea. conseguir que el formato electrónico de facturación sea el predominante en 2020. La fecha para el sector público es todavía más temprana: el 2016. El estudio de Billentis identifica varias razones por las que las compañías y el sector público se están resistiendo a adoptar la facturación electrónica, desde los requisitos legales confusos hasta la presencia de socios comerciales que siguen queriendo las facturas impresas. El estudio recomienda a las organizaciones que definan una estrategia que en tres años permita implementar la facturación electrónica de forma exitosa para ellas, sus clientes y sus proveedores.
“El bajo nivel de adopción de la facturación electrónica deja claro que las barreras siguen siendo demasiado reales para las compañías y el sector público en Europa”, afirma Martin Hurley, Vicepresidente y Director General de Outsourcing Services de RICOH Europa. “Como destaca el estudio, uno de los pasos más críticos para implementar con éxito un programa de facturación electrónica es tener claro un objetivo y una estrategia para diseñar la migración de papel a electrónico. Pero un estudio reciente muestra que el 57% de las organizaciones en Europa no cuentan con una estrategia totalmente desarrollada e implementada para gestionar sus procesos de documentos críticos, incluyendo la facturación. Al adoptar una estrategia clara que enlace la facturación electrónica con los objetivos de la compañía (incluyendo la reducción de costes, la disminución en el tiempo de pago, el incremento de la productividad y la eliminación de tareas manuales que roban tiempo) ayudaremos a las organizaciones a adoptar con éxito y de forma completa el nuevo proceso de facturación electrónica”.
“Pero el cambio de un proceso documental crítico puede ser complicado o consumir tiempo, y la clave es gestionarlo sin que ello impacte a las tareas principales del día a día en la compañía. Las organizaciones deberían beneficiarse del asesoramiento de un experto en procesos documentales y encomendarle esta tarea, ya que este puede gestionar la transición de facturas en papel a electrónicas y dejar que la compañía se centre en seguir atendiendo a sus clientes”, apunta Hurley.
