La Universidad Autónoma de Madrid (UAM), entidad fundada en 1968 e integrada en el ‘top 3’ de las universidades públicas españolas y en el 200 mundial, ha abordado un proyecto transformación tecnológica con el fin de optimizar sus recursos internos. La entidad educativa, que ofrece a sus más de 35.000 alumnos matriculados más de 180 títulos de grado y postgrado a través de un equipo de 3.200 académicos, se decidió a reemplazar sus anticuados sistemas de servidores por un sistema de ingeniería conjunta, Oracle SuperCluster, que ofrece alto rendimiento, alta disponibilidad y bajo mantenimiento. Su objetivo: dotarse de un sistema eficiente que facilitase la matriculación ininterrumpida de sus 35.000 estudiantes durante los periodos en los que el volumen de inscripciones se dispara.
Hechos relevantes
- Los responsables del departamento de TI de la UAM estudiaron distintas propuestas hasta encontrar una solución que les permitiera apoyar la gestión de la planificación de recursos, desde la matriculación de los estudiantes hasta la planificación de horarios del personal académico y alumnos o la gestión de RRHH y del presupuesto. Se decantaron por Oracle SuperCluster, que les ha permitido mejorar un 91% la eficiencia en la matriculación y multiplicar por 10 el ritmo de formalización de inscripciones, eliminando además los periodos de inactividad.
- El objetivo de la UAM era reemplazar sus sistemas de servidores anticuados por un sistema de ingeniería de gran rendimiento, alta disponibilidad y bajo mantenimiento que le permitera proporcionar servicios de matriculación de forma ininterrumpida y eficiente a más de 35.000 estudiantes durante los periodos de gran volumen de inscripción.
- Se buscaba elevar la eficiencia y optimizar los costes operativos, a través de la mejora de la planificación de los recursos de la Universidad (ERP) – incluyendo la matriculación de alumnos; la definición de los horarios de los estudiantes y del personal académico; la asignación de clases; los recursos humanos y el presupuesto.
- Lograr la escalabilidad requerida para añadir bases de datos, servidores de aplicaciones, software para la gestión de la biblioteca y dominios web para satisfacer las demandas del equipo técnico, de la administración, del personal académico y de los estudiantes.
- Renovar el servidor de aplicaciones y la plataforma de gestión de la experiencia web para mejorar la eficiencia tanto del usuario como del personal técnico y proporcionar un software académico de alto rendimiento a los estudiantes, reflejando la imagen corporativa de calidad de la UAM.
La solución implantada
- Para permitir la matriculación de 285 estudiantes por minuto, diez veces más que con el sistema previo, y facilitar a la UAM la gestión de las aulas y del horario del personal académico un 91% más rápidamente, se implantó Oracle SuperCluster half-rack de 80 TB, Oracle WebLogic Server y Oracle Database.
- Con estas herramientas la UAM ha satisfecho la necesidad de un rendimiento extremo, una alta disponibilidad y un bajo coste de mantenimiento de un sistema de ingeniería integrado de fábrica.
- Con ellas consiguió reducir el tiempo medio de respuesta de más de cinco segundos a menos de 0,5 segundos, permitiendo a más estudiantes registrarse de forma más rápida, simultáneamente y a su conveniencia, a la vez que se eliminaron prácticas ineficientes como ventanas de matriculación restringidas.
- Lograr una alta disponibilidad del sistema, evitando cualquier sobrecarga, incluso durante los periodos de más alto tráfico del curso académico – la matriculación de grados y posgrados – y eliminar disrupciones en el sistema por mantenimiento para permitir al 98% de los estudiantes completar la inscripción al primer intento.
- También se redujo el tiempo de exportación e importación de la base de datos desde más de dos horas hasta solo 20 minutos, mejorando la eficiencia de los administradores de la base de datos y permitiendo a la UAM gestionar más eficientemente sus recursos.
- Se logró la escalabilidad necesaria para responder a demandas futuras – como el incremento de la auto-matriculación o de clases online, la optimización del software de gestión de la biblioteca y una nueva web – rápidamente y a bajo coste.
- Se mejoró el rendimiento de las aplicaciones empresariales al implementar Oracle WebLogic Server, permitiendo a la UAM proporcionar a los estudiantes un software académico de alto rendimiento que complemente la educación presencial, perfeccionando el desarrollo del estudiante sin requerir horas adicionales del personal académico.
- Oracle Consulting asistió a la UAM en la planificación de una hoja de ruta detallada para asegurar una transición rápida y sencilla a Oracle SuperCluster. En solo tres meses el sistema integrado estuvo totalmente operativo. Oracle Consulting también participó en la formación del personal administrativo y técnico, y continúa la asesoría a la UAM en otros proyectos como la renovación de la web de la universidad.
