La digitalización y la reducción del papel en las oficinas son las prioridades básicas del sector hotelero español, de acuerdo con un estudio realizado por Kyocera entre las empresas hoteleras más importantes de España.
Los hoteles españoles se encuentran sumergidos en un complejo proceso de digitalización de todos sus documentos que tiene como objetivo final poner solución a muchos de los problemas a los que se enfrentan actualmente, entre los que destacan el aumento de los volúmenes de papel y la falta de control y seguridad en las impresiones de documentos confidenciales.
Como explica la propia Kyocera, la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) obliga a todas las empresas a tener la misma seguridad sobre el papel que sobre el resto de ficheros, lo que supone que el papel tiene que estar perfectamente guardado bajo estrictas condiciones de seguridad. Este hecho facilitará la digitalización masiva de los documentos con el objetivo de ahorrar espacio y mejorar los procesos de seguridad.
La importancia de la seguridad
Las empresas hoteleras están adaptando mayoritariamente los sistemas de control y seguridad documental para evitar que existan usuarios que acceden a documentos críticos y para conocer los volúmenes de impresión por departamento. De esta manera, se hace necesario un sistema personal de control por tarjetas que permite imprimir los archivos solamente cuando el usuario está delante de la máquina. Según Kyocera, el ahorro medio que una empresa puede conseguir gracias a estos sistemas se sitúa alrededor del 25% pero lo más importante es la seguridad que conlleva el hecho de que no haya papeles confidenciales en la bandeja de salida o que usuarios no autorizados utilicen los equipos.
La propuesta de Kyocera
La compañía japonesa Kyocera propone, a través de sus soluciones de gestión documental, controlar de forma efectiva todos los documentos de la empresa, optimizando los procesos de trabajo y reduciendo los costes operativos. Además de tener un acceso más rápido a la información, gracias a las soluciones de gestión documental de Kyocera, se reducen las tareas de mantenimiento manuales y se tiene un control absoluto sobre la seguridad de los datos.
“La normativa referente a la digitalización de facturas es de reciente aparición, con lo cual, muchas compañías están retrasando la digitalización de sus archivos para ver cómo evoluciona este sistema, a la espera de una oferta de soluciones de digitalización homologadas”, apunta Juan Martínez, director de Tecnología y Soluciones de Kyocera. Además, añade, “Kyocera ofrece soluciones específicas de gestión documental y seguridad para ayudar al sector hotelero a cubrir sus demandas de digitalización e incrementar la eficiencia, al tiempo que se reducen los costes y las necesidades de espacio para su almacenamiento”.
