Los documentos en papel son una parte muy importante en cualquier entorno de trabajo profesional, pero los procesos basados en estos son complejos de gestionar, son caros de mantener y poco eficientes para cualquier compañía. Kyocera, líder en servicios y soluciones de impresión, ha lanzado KYOcapture 5.0, un software de captura y enrutamiento que se integra en cualquier equipo multifuncional para automatizar la entrada de documentos en las empresas. De esta forma la compañía fabricante de origen japonés, amplía su oferta como proveedor de soluciones de gestión documental y servicios de digitalización.
Algunos de los inconvenientes que se eliminarían con la puesta en marcha de este nuevo sistema automático, que optimiza los flujos de trabajo y que, de forma inmediata, mejora la eficiencia y la productividad de los usuarios de las empresas serían:
– El coste del espacio físico necesario para almacenar los archivos en papel,
– Los largos tiempos invertidos en la clasificación de documentos y, su archivo,
– Las tareas de búsqueda y recuperación,
– El riesgo de traspapelar información
– El gasto económico de la distribución interna y externa de documentos.
Beneficios inmediatos
Con el uso de KYOcapture 5.0 en cualquier entorno de trabajo, el cliente final consigue aumentar la productividad y la seguridad, y reducir los costes de forma inmediata. Los procesos basados en documentos de papel se convierten en flujos de trabajo electrónicos más eficientes que permiten la búsqueda y localización de documentos de una forma mucho más ágil.
El envío de la información digital está asegurado a través de sistemas de autentificación y encriptación, con el ahorro económico que supone el no tener que enviar documentos físicamente a través de mensajería. Además KYOcapture es compatible con equipos multifuncionales de cualquier fabricante y ofrece amplias facilidades de uso, tanto para administradores como para usuarios finales.
De este modo se convierte en una herramienta especialmente útil en entornos que trabajan con importantes cantidades de papel, como son los pagos contables, albaranes, facturas, etc… y en sectores como construcción, educación, entidades que prestan servicios financieros, legales, instituciones gubernamentales y sanitarias, recursos humanos y compañías logísticas.
Captura, proceso y enrutamiento
Con KYOcapture 5.0 integrado en los equipos multifuncionales de su empresa, es posible ejecutar, de forma sencilla, los tres pasos que nos permitirán gestionar archivos de forma rápida, segura y eficiente.
En primer lugar captura los documentos en papel o en formato electrónico desde un dispositivo multifunción, desde una dirección de email o de carpetas de red, permitiéndonos añadir códigos a los archivos digitales que nos facilitarán su identificación e integración en los diferentes flujos de trabajo internos.
En segundo lugar es capaz de procesar los documentos usando un conjunto amplio de componentes de procesamiento, incluyendo funciones de un OCR (software de reconocimiento óptico de caracteres) y OCR zonal. Y por último, enruta los documentos digitalizados a un sistema existente de gestión de contenidos, a carpetas de red, a sistemas de gestión documental o bien a bases de datos, dependiendo de las necesidades concretas de cada entorno de trabajo.
En definitiva, una herramienta que ayudará a aumentar la productividad y eficiencia de los empleados de grandes, medianas y pequeñas empresas, ya que todas las tareas pueden automatizarse, desde la clasificación de facturas hasta la introducción de información, aprovechando en mayor medida los recursos humanos de la organización.
