Informática El Corte Inglés ha obtenido recientemente la homologación por parte de la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) para la solución InvesDoc DC, que realiza digitalización certificada de facturas.
La Digitalización Certificada es el proceso de transformación de facturas en formato papel en documentos electrónicos con el mismo valor jurídico que las primeras. Se trata, por tanto, de un proceso que da valor jurídico al documento digitalizado y que permite la destrucción de los originales, regulado a través de dos normas publicadas el pasado año 2007: la Orden EHA/962/2997 de 10 de abril y la Resolución de 24 de Octubre de la AEAT.
Entre los requisitos legales que se exigen en ambas normas para alcanzar la homologación, se incide de forma especial en la necesidad de garantizar la integridad de la factura, es decir, que el documento electrónico sea idéntico al documento en papel, no habiéndose alterando el primero durante el proceso. En la actualidad, sólo unos pocos proveedores tecnológicos cuentan con soluciones homologadas para la digitalización certificada, siendo Informática El Corte Inglés la compañía con mayor reconocimiento de mercado y líder indiscutible en el ámbito de la gestión documental (datos de DBK).
La digitalización certificada, beneficios para la empresa
Como señala Javier Gómez Goñi, Director de I+D Tecnología Documental de Informática El Corte Inglés, “la digitalización certificada resultaría enormemente ventajosa para todas aquellas empresas que, independientemente de su tamaño o su sector de actividad, reciben un importante número de facturas”.
El proceso de digitalización certificada, que abarca desde la captura del documento mediante un dispositivo especializado hasta su almacenamiento en el gestor documental, impone determinados requisitos para que el procedimiento esté certificado como: la utilización de un software de digitalización certificado por la AEAT, que el proceso garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra, que ésta se rubrique con una firma electrónica avanzada o que los resultados se organicen en torno a una base documental, entre otros.
Los beneficios que este procedimiento aporta a las organizaciones son similares a los que se obtienen a través de la gestión documental en sentido general. Estos beneficios hacen referencia, por ejemplo, a factores relevantes como el ahorro de costes y tiempos, la eliminación de errores, el ahorro de espacio (por la eliminación de tareas manuales y del archivo de facturas en papel). En palabras de Javier Gómez Goñi “otra de las ventajas de la digitalización certificada es que la misma permite, además, la integración directa de las facturas en la gestión contable de las empresas a través de la incorporación de los datos a las soluciones ERP”.
