Una de las dificultades, por monótonas y porque perjudican la productividad de cualquier tipo de empresa es el apartado referente a la gestión de las notas de gastos de los empleados de una compañía. En este sentido, Expensya, acaba de desarrollar una solución que agiliza los procesos de gestión adaptándose en todo momento a las necesidades de cada empresa.
De media, un empleado destina 20 minutos en completar una nota de gastos, según un estudio de la GBTA, lo que anualmente supone una suma de tiempo y dinero significativa. A este lance, hay que añadirle, además, que uno de cada cinco informes de gastos contiene errores o falta de información, por lo que el coste de tiempo y dinero aumenta ostensiblemente.
Expensya permite que los datos relevantes de las notas de gastos se extraigan automáticamente, todo ello gracias a su tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres OCR+
Para contrarrestar esta problemática, Expensya ofrece a las empresas una solución para la gestión de las notas de gastos, inteligente, intuitiva de uso sencillo y apta para cualquier tipo de empresa, sin importar su tamaño o especialización. Tal como afirma Karim Jouini, CEO de Expensya. “Hoy día, la tecnología debe tender a facilitar los procesos de negocios de cualquier empresa. Con nuestra herramienta, se simplifica la entrada y creación de notas de gastos, reduciendo hasta un 80% del tiempo que los empleados utilizan para ello. Además, es posible compartir la información con otros usuarios de manera inmediata cuando se retome la conexión”.
Efectivamente, Expensya permite que los datos relevantes de las notas de gastos se extraigan automáticamente, todo ello gracias a su tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres OCR+, capaz de leer recibos y facturas e ingresar los datos de manera automática en tan solo cinco segundos, permitiendo que sean distribuidos directamente al departamento o persona encargada de su validación.
De este modo, los informes de gastos de las empresas se controlan en tiempo real y los datos se transforman en información estratégica. Además, Expensya cumple con las leyes vigentes de conservación de facturas y está homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
La digitalización de los gastos al servicio de la empresa
Concebida para ser utilizada vía web o móvil (iOS, Android y Windows Phone), la tecnología de Expensya almacena todos los datos en la nube. Esta característica permite a las compañías gestionar los gastos en cualquier momento y en cualquier lugar. Asimismo, la información de los usuarios queda almacenada y duplicada dentro de los centros de datos, altamente seguros, de Europa.
Utilizando potentes algoritmos de aprendizaje automático, la aplicación Expensya integra tecnologías de digitalización, archivado y procesamiento inteligente, que capturan automáticamente los gastos. Dichos gastos se añaden tomando una foto, procesando un correo electrónico, importando un PDF o recuperándolo automáticamente de docenas de proveedores en línea, y Expensya simplifica todo el procesamiento necesario: captura, flujo de validación, verificación de la política de gastos, asignaciones analíticas, detección de fraudes, cálculo del IVA recuperable, integración con software de contabilidad, digitalización certificada de documentos y análisis de datos de BI.
La solución procesa actualmente más de 20 millones de euros en informes de gastos por semana, con gastos añadidos de un centenar de países. Disponible en ocho idiomas y adaptado a las especificaciones de los diferentes mercados de destino, Expensya se posiciona como líder de crecimiento en Europa. En tan solo cinco años desde su creación Expensya se ha convertido en una aplicación indispensable para la gestión de gastos de la empresa.
Integrada con los principales ERPs y softwares de contabilidad en Europa, su estrategia es la de ofrecer una experiencia sin fricciones en cada mercado que aborda y ya cuenta con alianzas con varios socios internacionales, como American Express, Orange Business y Grant Thornton, para brindar un servicio de 360º a su cartera de clientes. Además, su último acuerdo con Uber otorga una gestión totalmente integrada de los viajes de negocios.
