FGC necesitaba herramientas para gestionar la revisión de los requisitos contenidos en sus pliegos de compra de trenes para lograr una comunicación y seguimiento eficientes de cada requisito, tanto al interior de la empresa como con sus proveedores
Ferrocarrils de la Generalitat de Catalunya (FGC) es una empresa pública que desempeña servicios como Operador Ferroviario y Gestor de Infraestructuras. El trabajo de 45 años lo han convertido en un referente en el ámbito internacional como consultores estratégicos y técnicos en transporte ferroviario y gestión turística, superando actualmente los 2.000 empleados.
De acuerdo con su carácter público, FGC adquiere trenes a través de una licitación pública. Como parte de estos procesos se genera un pliego técnico de condiciones que consistía, hasta hace unos pocos años, en documentos de texto de más de 300 páginas que incluían centenares de requisitos.
FGC necesitaba herramientas para gestionar la revisión de esos requisitos contenidos en sus pliegos de compra de trenes para lograr una comunicación y seguimiento eficientes de cada requisito, tanto al interior de la empresa como con sus proveedores. Automatización, edición, trazabilidad de los cambios, control de cambios, reutilización y retroalimentación, así como el cumplimiento de estándares de la industria, eran los componentes principales de su necesidad a nivel compañía.
El acelerado crecimiento de la actividad de la empresa ha modificado drásticamente la dinámica de compra de los trenes y por lo tanto la generación de los pliegos. Oriol Bayó-Puxan, Responsable del equipo de Proyectos de Material móvil, nos narra la evolución que ha vivido la compañía “Hasta hace no más de 4 años en FGC gestionábamos un proyecto de gran calibre cada cinco años y en este momento, estamos comprando simultáneamente dos flotas de trenes, tenemos una operación de Overhaul que también es un calado importante, y estamos preparando la compra de otra tercera flota y en previsión al año que viene, una cuarta, entonces la carga de trabajo ha cambiado tanto que no podemos ir con el método anterior de ir revisando un documento de texto”.
A raíz de este cambio, el tamaño del equipo se ha duplicado. La concurrencia de colaboradores trabajando en un mismo pliego no podía seguir siendo gestionada de la misma manera, el control de cambios y la trazabilidad habían llegado al límite de sus posibilidades. “Necesitábamos una herramienta que hiciera por nosotros el trabajo de tener todo el pliego en la cabeza” señala Bayó-Puxan.
El equipo de Proyectos de Material móvil, liderado por Pau Gratacòs y Bayó-Puxan se dio a la tarea de encontrar esa herramienta partiendo de la guía de requisitos de INCOSE (organización internacional en ingeniería de sistemas) que dicta los lineamientos de cómo hacer requisitos para un proyecto. Fue así como dieron con IBM Rational DOORS Next Generation.
DOORS es un estándar en la industria ferroviaria para la gestión de requisitos, por ello, FGC necesitaba comenzar a utilizar la herramienta. La cuál facilitaría los procesos de integración y trazabilidad con sus proveedores.
Otro aspecto crucial para seleccionar IBM DOORS NG fue el cumplimiento de la Normativa Europea EN 50126 la cual estipula que el modelo de desarrollo de proyectos dentro del sector ferroviario debe amoldarse a un “ciclo en V” de validación y verificación. Además, establece un procedimiento para que las autoridades ferroviarias y el sector de apoyo ferroviario en toda la Unión Europea usen un enfoque común para la gestión de la confiabilidad, disponibilidad, mantenibilidad y seguridad (RAMS, por sus siglas en inglés). Resultaba evidente que hacía falta contar con una herramienta que pusiera especial foco en la seguridad y que cumpliera con las normativas de la industria.
Seguimiento preciso en todo momento
Como un elemento clave para el éxito de los proyectos de compra, FGC necesitaba hacer un seguimiento preciso de la trazabilidad de los requisitos de manera individual, un seguimiento que lo acompañase a lo largo del ciclo de vida del propio requisito y lo dotase de metadatos. “Si pensamos en el requisito en sí, que tiene su ciclo de vida, desde que alguien lo concibe, desde que recogemos una necesidad de un usuario y sabemos que debemos escribir un requisito que dé respuesta a esa necesidad de usuario hasta que lo redactamos, lo validamos, se publica el pliego, y luego se ejecuta un proyecto en base a ese requisito, y ese requisito debemos revisarlo, debemos contrastarlo, tenemos un retorno de experiencia de si estaba bien escrito o no, si el fabricante nos da más información, por lo tanto esta trazabilidad ya del propio requisito también es muy importante y en DOORS NG encontramos esta solución” afirma Bayó-Puxan.
Reduciendo la complejidad mediante el hilo digital
Uno de los principales desafíos a los que FGC se enfrenta en este proceso de compras consiste en la “personalización” de las flotas de trenes, ya que en la mayoría de los casos se hacen a medida. Cada tren se compone de varios subsistemas: el convertidor de tracción, los motores de tracción, toda la parte de interiorismo (asientos, asideros, pinturas, acabados interiores), la cabina, el pupitre, el aire acondicionado, el freno neumático etc. Esto quiere decir que estos subsistemas, que a su vez proceden de diferentes fabricantes, avanzan a ritmos diferentes. A efectos de cumplimiento del pliego esto representa un gran reto, ya que no es posible hacer que el proyecto entero avance según las fases de un “ciclo en V”. Es necesario segmentar los requisitos por subsistema y cada uno de estos subsistemas tienen su propio ciclo de vida en cascada (waterfall) que avanza a un ritmo distinto al de otro subsistema del tren.
“DOORS NG nos permite y nos facilita trabajar con varios workflows en paralelo por subsistemas porque hasta entonces trabajábamos con un waterfall único […] esta es de las grandes necesidades que con DOORS NG estamos resolviendo. Cuando estamos planteando la fase de diseño nos aseguramos que podemos ser exhaustivos en cada uno de los requisitos que están en el pliego porque yo puedo pedir una matriz de trazabilidad que me diga para cada requisito en qué documento de diseño está y el hecho de tenerlo tan segmentado me ayuda a que el fabricante me pueda proporcionar información de si este requisito lo estoy contemplando en este documento de diseño y además nosotros lo hemos revisado y hemos corroborado si este diseño está cumpliendo el requisito” y así podemos ir requisito a requisito, si no antes la unidad mínima era el pliego entero”, destaca Bayó-Puxan
Colaboración sin ambigüedades
Este cambio conceptual ha significado para FGC una comunicación bidireccional más clara y menos ambigua con los proveedores: el requisito se circunscribe muy fácilmente a la hora de referenciar un requisito en particular, gracias al identificador único. A los miembros del equipo les ha proporcionado las herramientas para ser exhaustivos en el control del cumplimiento del pliego y por lo tanto poder saber en tiempo real si el proyecto avanza a buen ritmo y, lo más importante, que no se estén olvidando de nada.
Innovación ágil mediante la reutilización de los requisitos
Otra necesidad que FGC tenía que cubrir consistía en la reutilización de los requisitos. Trasladarlos al siguiente proyecto sin perder la información asociada, cuáles modificar y lo más importante poder segmentar uno a uno, eran algunas de las necesidades de negocio que el área se había planteado para poder acortar el tiempo de entrega de los pliegos. “Al respecto de la reutilización, IBM DOORS no sólo nos simplifica la tarea, no sólo reduce los costes, no sólo nos permite ser más ágiles, sino que además nos asegura una mayor trazabilidad, una efectiva gestión del pliego y aumenta la calidad de nuestro trabajo, ya que nos permite cometer menos errores y nos ayuda a no olvidarnos de nada”, afirma Bayó-Puxan.
Durante los más de tres años en los que FGC ha utilizado la herramienta se ha enfrentado a diferentes desafíos, y contar un partner especializado que le proporcione soporte ha resultado en un mayor aprovechamiento de la herramienta. “Itera nos ayudó a hacer el setup inicial de la herramienta para que se adecuara a nuestra forma de plantear los proyectos, entendiendo, buscando, compartiendo cómo trabajábamos, cómo eran nuestros procesos de recogida de necesidades, cómo lo plasmábamos en requisitos, cómo estos requisitos debían publicarse. Además, nos dió soporte en el diseño preliminar, en cómo plantear en DOORS, en qué herramientas configurar, qué herramientas nos aportaban valor y cuáles no, en la creación de plantillas Word para exportar los requisitos y en formación y en entender cómo utilizar la herramienta” sostiene Bayó-Puxan.
A nivel estrategia, FGC está utilizando IBM DOORS NG para los proyectos más complejos y de mayor dimensión. “La compañía está muy contenta con los resultados que ya está viendo de esta gestión de requisitos porque la capacidad de revisar el trabajo y de revisar los requisitos se ha hecho más eficiente. Nuestro objetivo como área es utilizar y mostrar el valor de IBM DOORS NG al resto de la empresa y poderlo implementar en los proyectos de menor tamaño.” agregó Bayó-Puxan. A futuro FGC está buscando aumentar las fases del proyecto gestionadas directamente en IBM DOORS NG (recopilación de necesidades, revisión de requisitos, gestión de modificaciones) y sistematizar la reutilización de requisitos.
