A pesar de que todos se muestran convencidos de que el papel no va a desaparecer nunca de nuestras oficinas, el desarrollo y utilización de las tecnologías de archivo digital son parte del futuro de nuestras compañías. Así al menos se puede destacar como una de las conclusiones de la quinta edición del Foro de Tecnología Documental y Workflow, que tuvo lugar ayer, en el Ateneo de Madrid, con asistencia de más de doscientas personas convocadas por Informática El Corte Inglés.
El encuentro se centró, específicamente, en mostrar el potencial de las Tecnologías Documentales para alcanzar ahorros sostenibles en las organizaciones y para mejorar su eficacia, en tiempos de crisis. Al mismo asistieron fabricantes de tecnologías ECM/BPM, directivos de TI y responsables de procesos intensivos en el tratamiento documental de numerosas organizaciones públicas y privadas.
El Foro trató temas de actualidad, como el contrato digital, la factura electrónica, los sistemas de digitalización y autentificación digital o la proyección de servicios cada vez más populares, como el outsourcing documental. También se analizaron la adaptación de los sistemas de gestión de documentos a las nuevas normativas y el avance registrado en estas tecnologías.
Como viene siendo habitual, los usuarios fueron los auténticos protagonistas de la jornada. La presentación de los proyectos de Tesorería General de la Seguridad Social, Telefónica, Generalitat de Cataluña, BBVA, Dirección General de Tráfico, Mapfre o RACE, entre otros, mostraron experiencias concretas en el despliegue de las Tecnologías Documentales. También se mostraron ejemplos de la automatización de la producción administrativa y de sus ventajas, tanto para los grandes organismos de la Administración General del Estado, como para las Administraciones locales.
Los asistentes pudieron presenciar debates, con la participación de personalidades de renombre, acerca de los retos que plantea la Gestión Documental en diversos ámbitos.
Una de las mesas, contó con la presencia de Jesús Cabañas, Imaging Product Manager de Fujitsu; Alain Navarro, Software & Solutions Sales Director para Francia e Iberia de Kofax; Jesús González, Senior Systems Engineer de EMC Captiva y Jorge Palomero, Consulting System Engineer de NetApp, con. Juan Manuel Sáez, director de BYTE TI como moderador.
¿Desaparecerá el papel?
Esta es la pregunta del millón. Son muchas las personas y analistas que aseguran que el papel va a desparecer en los próximos años de las empresas y oficinas. En este sentido, en la mesa se vieron las discrepancias sobre este tema. Por ejemplo, Jesús González fue tajante: «Claramente el papel va a desaparecer de los entornos empresariales. Bajo mi punto de vista, el papel simplemente va a quedar como un repositorio de documentos históricos o como un soporte de uso temporal. En estos momentos, todo lo que se pueda digitalizar es mucho más sencillo de gestionar y por supuesto es muchísimo más barato».
Los otros tres integrantes del coloquio no compartieron la opinión del Senior Systems Engineer de EMC Captiva. Por ejemplo, Jorge Palomero aseguró que «el papel no sólo no va a desaparecer sino que, según demuestran numerosos estudios realizados por reputadas consultoras, está creciendo el uso de papel en las empresas. Además, se encuentran también las Administraciones Públicas, para las que la utilización del papel es fundamental por ejemplo en la utilización de expedientes.
En estos casos nos encontramos ante un modelo mixto ya que las AA.PP. tienen una parte de los documentos en papel (que es fundamental para ellos) y otra parte digitalizada». En este aspecto, el más taxativo fue Jesús Cabañas, Imaging Product Manager de Fujitsu quien afirmó: «El papel como medio de trabajo y de documentación en sí es prácticamente imposible que desaparezca. Si el papel tuviera los días contados, entonces no se entendería un puesto como el mío en una empresa como en la que trabajo y que sigue apostando por productos y soluciones para trabajar y manejar documentos en papel. Lo que ocurre es que existe un problema que se encuentra en el manejo de la información en formato papel que se hace en las organizaciones empresariales, a las que hay que formar para que esa gestión se haga de una forma mejor y más eficiente de lo que se hace en la actualidad. Así que yo creo que vamos a tener que coexistir con el papel durante bastante tiempo».
Digitalización distribuida o centralizada
Uno de los problemas que se plantea con la digitalización documental se centra en la forma de realizarla: distribuida o centralizada. Las tendencias parece que van hacia una digitalización distribuida, pero los ponentes se manifestaron a favor de un modelo mixto. Por ejemplo, el representante de NetApp apostó por ese modelo mixto aunque con matizaciones: «A la hora de procesar la información se está yendo hacia un modelo centralizado que es por lo que están apostando la mayoría de las empresas, entre las que se incluyen por ejemplo la banca y las aseguradoras. No obstante, cuando estas empresas apuestan por modelos de outsourcing la digitalización distribuida se va imponiendo». Por su parte, el portavoz de Fujitsu cree que «se está apostando claramente por la captura distribuida, esto es debido a que si se capturan los documentos en origen las empresas van a tener muchos menos costes. Por ejemplo, se habla constantemente de las ventajas de los equipos los multifiuncionales pero no son máquinas que sean adecuadas para realizar correctamente en el tema de los procesos de negocio. Mi apuesta, en definitiva es por la digitalización distribuida siempre que tengamos que convivir con el papel. La principal ventaja de esta opción es que estamos traspasando el coste de procesar algo al usuario, con lo que se reducen significativamente los costes. Sin embargo, es cierto que en el caso del histórico sale más rentable a llevar la información a los centros de proceso y por tanto apostar por la digitalización centralizada».
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