Un estudio de la compañía de gestión y custodia de la información Iron Mountain ha descubierto un inesperado aspecto negativo del backup y la capacidad de almacenamiento de última generación. El estudio reveló que los empleados se están relajando en cuanto al archivo de documentos, sabiendo que – si es necesario – solo tienen que llamar al departamento de TI para ayudarles a recuperar los datos perdidos.
En una serie de entrevistas con profesionales senior de las TI en Alemania, Francia, España, Países Bajos y el Reino Unido[i], Iron Mountain averiguó que los departamentos de TI están frustrados por la manera poco profesional con la que afrontan los empleados el almacenamiento de datos pero tampoco hacen nada para modificar este comportamiento.
La razón más común es que creen que este comportamiento es debido a que el empleado no tiene grandes conocimientos informáticos, aunque otras explicaciones incluyen un descuido y negligencia generalizados, poco control sobre los documentos, un sistema inconsistente e incompleto de dar nombre a los archivos (lo que dificulta su localización) y el reto que suponen unos datos desestructurados para los equipos creativos. En el caso de los RRHH, los profesionales de las TI admiten que sus colegas de RRHH están en general demasiado ocupados y tienen que gestionar demasiados datos como para no incurrir en errores.
Según los profesionales de TI en Europa, esta es la lista Top Ten de los peores en almacenar documentos:
- RRHH
- Financiero
- Marketing
- Ventas
- Desarrollo de negocio
- Equipos creativos
- Atención al cliente
- TI y desarrollo de software
- Dirección
- Administración
Una empresa de servicios en Francia de alrededor de 100 empleados dice: “Principalmente es el equipo de desarrollo de negocio: no son tan tecnológicos y siempre están con prisas por lo que cometen errores y archivan documentos incorrectamente. Luego no pueden encontrarlos cuando los necesitan”. Una empresa más grande del mismo sector, también en Francia (más de 1.000 empleados) se queja de la gente de marketing: “Tienen continuas presentaciones, procesan documentos y otros archivos relacionados con el marketing. Hacen copias de seguridad de los datos y luego se confunden sobre cuál de ellos necesitan a tiempo en algún momento. Tampoco ayuda mucho que no nombren e indexen los archivos correctamente”.
Una agencia de medios británica, con aproximadamente 150 empleados, dice que la mayor parte de las veces la culpa es de los equipos creativos: “Probablemente esto se deba a que siempre están acudiendo a archivos y presentaciones para actualizarlos con nuevas ideas y conceptos y no los archivan correctamente”. Una empresa de servicios financieros de más de 1.000 empleados explica que los mayores culpables en su empresa son los empleados de servicio al cliente: “Ocurre porque lo ven desde su propia perspectiva. Saben que pueden acudir a nosotros a cualquier hora para recuperar datos. Otros departamentos raramente lo hacen”.
Los departamentos de RRHH puntúan alto en España. Una empresa de servicios con una plantilla de 350 personas achaca el hecho a que, por lo general, los profesionales de este ámbito carecen de conocimientos informáticos: “Tratan con tanta información cada día, que son propensos a cometer errores como puede ser no archivar correctamente”.
En Alemania, una agencia de medios de tamaño mediano, de más de 500 empleados, apunta a los equipos creativos: “Tienen que gestionar cantidades ingentes de contenido multimedia cada día y a veces se confunden con diferentes versiones de los mismos archivos. Su reto está en saber gestionar datos no estructurados”.
En los Países Bajos los que peor puntúan son el desarrollo de negocio, las ventas y el marketing. Según una empresa manufacturera y de ingeniería con 350 empleados: “El departamento de desarrollo de negocio simplemente no está organizado para saber cómo gestionar datos y acaba por extraviar documentos a diario”. Una pequeña empresa de servicios con menos de 100 empleados afirma: “La gente de ventas es descuidada y su negligencia está relacionada con el hecho de que creen que todos los datos tienen copia de seguridad y que los pueden recuperar cuando quieran”. Los equipos de administración y operaciones también aparecen como culpables. Una empresa de hostelería de 200 empleados dice: “No han puesto en marcha procesos para almacenar archivos y no tienen estándares específicos para nombrarlos e indexarlos por lo que los documentos no están guardados correctamente”. Un profesional de las TI en una pequeña empresa manufacturera de 100 personas admite, sin embargo, que: “Inicialmente pensaba que los culpables eran los de marketing porque sabían que los departamentos de TI les iban ayudar a encontrar los datos, pero más tarde me di cuenta de mi equivocación y que solo se trata de que no tienen los conocimientos informáticos suficientes”.
