El Ayuntamiento de Valencia ha contratado al proveedor de servicios TI Steria para desplegar un sistema de archivo electrónico y físico de documentos. A través de este proyecto, el Consistorio pretende estar preparado en la eliminación gradual del uso del papel en la gestión y optimización de los trámites administrativos municipales, beneficiando de esta manera a una población de 815.000 habitantes (más de 1,5 millones en su área metropolitana) y facilitando sus tareas a unos 5.500 empleados públicos.
El Archivo Electrónico servirá para la gestión y almacenamiento seguro de los documentos y ficheros relacionados con cada expediente o procedimiento administrativo, permitiendo en todo momento la recuperación y consulta de los mismos tanto por parte de los empleados del Ayuntamiento como por los usuarios.
El sistema, basado en la solución URM (Universal Records Management) de Oracle, estará integrado con los sistemas de Tramitación, Digitalización Certificada y Gestión de Contenidos del Ayuntamiento. Además, aprovechará y reunificará pequeñas aplicaciones ya existentes y utilizadas para conocer la ubicación de los archivos convencionales en las estanterías, baldas y huecos de los almacenes.
La solución URM de Oracle ha sido seleccionada por su total compatibilidad con la infraestructura y arquitectura técnica del Ayuntamiento de Valencia y por cumplir además con todos los estándares tecnológicos y archivísticos preceptivos. Asimismo, dispone de todos los módulos necesarios para la implementación tanto del archivo de documentos electrónicos como físicos para permitir tareas como la descripción archivística, la organización de fondos, las transferencias físicas y electrónicas, los préstamos y consultas y búsquedas, así como la gestión de depósitos o el expediente del ciudadano.
Además de implementar el sistema y, dentro de los trabajos de consultoría aparejados al proyecto, Steria se encargará de estructurar los fondos documentales del Ayuntamiento valenciano. Para ello seguirá la Norma ISO 15489 de Gestión de Archivos (referida a documentos y expedientes en fase de archivo definitivo), que considera aspectos como las políticas a seguir, la designación de responsables, los cuadros de clasificación, reglas de transferencia, lenguajes controlados (metadatos), conservación, retención, expurgo, destrucción, préstamos y auditoría de todo tipo de actuaciones.
También se ceñirá a la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G) y a la Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivísticos para Entidades, Personas y Familias ISAAR (CPF).
“Este sistema de archivo electrónico es un pilar básico en la implantación de la Administración Electrónica en el Ayuntamiento de Valencia, facilitando la progresiva utilización de documentación electrónica en los trámites administrativos. Por otro lado, además de poder cumplir con la Ley 11/2007, el Ayuntamiento también va a mejorar su eficacia operativa así como su productividad al tener la información organizada de manera más eficiente y va a reducir sustancialmente los costes de almacenamiento”, indica José Ramón Ferri, Director de TI del Ayuntamiento de Valencia.
